بما انك امين مخزن وعند الجرد الدورى للمخزن اكتشفت وجود عجز بمنتج او اكثر ما هى الاجراءات التى ستتخذها ؟

اذا كنت انا المسؤول اقوم بالتاكد مرة اخرى من المادة و التاكد من وجود العجز فعلا

ثم اقوم بمراجعة حركات السحب التي تمت على هذه المادة حتى اخر جرد سابق

ثم اقوم بمراجعة الاشخاص الذين يستخدمون هذه المادة و التاكد من تواريخ سحوباتهم و كمياتها

اقوم بمراجعة الكميات المدخلة و مطابقتها بالفواتير و الوثائق

التاكد من صحة وحدة الصرف التي ادخلت بها المادة و مدى ملائمة لها ، و التاكد من عدم حدوث اي اشكالية بسبب وحدة الصرف

و في النهاية اذا تاكدت من وجود العجز اقوم بتحمله انا و الفريق العامل في المستودع و بكل رضى لانه سيكون بسبب تقصيري و الفريق

نقوم بتحرير كشوف بالعجز وتثمن وتخصم على امين المخزن بمعرفة اللجنة

 

عادة العجز يكون لسببين رئيسيين و تتفرع منهم أسباب أخرى و هذين السبيين هما :

* عجز فعلي أي نقص في الصنف .

* عجز بسبب تداخل في الاصناف .

و يتفرع مما ذكر عدة اسباب يجب تحليلها و معرفة الاسباب التي ادت الى العجز .

و لكن ادارياً يجب عمل الانظمة التي تمنع حدوث مثل هكذا مشاكل في العمل .. و تدريب الافراد المعنيين عليها .

اولا :- يجب ان يكون هناك جرد دوري وباستمرار على المنتجات العديدة لتفادي الوقوع بالخطأ . ثانيا :- ان وجد خطأ داخل اوراق المستودعات من سندات الاخراج فيجب مخاطبة الدائرة المختصة التي تتبع لها ادارة المستودعات سواء ادارية او مالية ، ومن ثم يتم التعديل بموافقة الادارة .

عمل بحث شامل مرة او مرتين او ثلاث عن المنتج

واذا لم اجده اعمل بلاغ للادارة وانا كمسؤول مخزن اتحمل المسؤولية التامة

‏/‏‎مراجعه قوائم الجرد (رصيد اول المده)0 مراجعه كارت الصنف واذونات الصرف @ اعاده ترصيد الكارت و التأكد من تسلسل اذونات الصرف وكمياتها والجهات التي صرفت لها لأنه لا عجز حقيقي الا ويتبعه زياده فعليه في الجهه المقابله@التأكد من التوقيعات للمسلم و المستلم@الحصر والعد الفعلي لكل الأصناف وخاصه المشابهه للصنف الناقص و الأصناف القريبه من مكانه بالمخزن والتأكد من الأصناف التالفه و الراكده بعد كل هذه الأجراءات نتأكد انه عجز فعلي يتحمله جميع العاملين بالمخزن دون ا‏/‏‎مراجعه قوائم الجرد (رصيد اول المده)0 مراجعه كارت الصنف واذونات الصرف @ اعاده ترصيد الكارت و التأكد من تسلسل اذونات الصرف وكمياتها والجهات التي صرفت لها لأنه لا عجز حقيقي الا ويتبعه زياده فعليه في الجهه المقابله@التأكد من التوقيعات للمسلم و المستلم@الحصر والعد الفعلي لكل الأصناف وخاصه المشابهه للصنف الناقص و الأصناف القريبه من مكانه بالمخزن والتأكد من الأصناف التالفه و الراكده بعد كل هذه الأجراءات نتأكد انه عجز فعلي يتحمله جميع العاملين بالمخزن دون اعتراض

 اولا التاكد من العدد اكثر من مرة  والتاكد من الرصات مضبوطة ام لا   . ثانيا    اقوم بمراجعة الحركات التى تمت على هدا الصنف بعد اخر جرد تم عليه وثبت انه مطابق   ثالثا  اذا ثبت  انه يوجد عجز اقوم بعمل محضر اثبات حالة بالعجز وابلاغ ادارة المخزن لاتخاذ اللازم

بكلّ واقعيّة سأحاول صرف نظرهم عن ذلك٬ فإذا تم آكتشاف العجز٬قدّمت اعتذارا رسمياً٬ وكتبت تقريراً فوري عن الحالة٬وقمت بمراجعة الأرشيف في الأيام الأخيرة ٬لأن ذالك لن يكون من الطبيعي أن يحصل.

هقوم بعمل بحث عن السبب وهقوم بالتبليغ عن المتسبب فى شكوة رسمية

1-حصر المواد التى بها العجز

2-تقدير تكلفة هذة المواد 

3-مراجعة المسؤل المباشر و مناقشتة عن امكانية حل العجز عن طريق issue / site return  للمواد

4-و لعدم حدوث العجز مرة اخرى عدم السماح بمغادرة البضائع بدون فتورة او اذن صرف من مقر المخزن

5-عمل جرد بصفة شهرية

6-عمل تخزين للمواد على رفوف بطريقة صحيحة حتى لا تسمح با الخطاء فى الصرف مرة اخرى

اولا مراجعه الاضافات والصرف والتاكد من العجز ثانيا بعد التاكد من وجود العجز تقوم بعمل ازونات صرف بالكميه المعجزه واعتمادها من مدير المشروه