أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
إحدى موظفات الحسابات ارتكبت عددًا من الأخطاء في فواتير العملاء ، حيث حررت لبعض العملاء فواتير أعلى من قيمتها ، و للبعض الآخر أقل من قيمتها ، وأحياناً تحرر الفواتير لهم مرتين عن نفس العمل .
مديرها المباشر، لفت إنتباهها لهذه الأخطاء في عدد من المناسبات. كما أرسلها للتدريب و أصر على ضرورة توخي الدقة ، ولكن للأسف استمرت فى عمل الأخطاء.
دعا المدير الموظفة إلى إجتماع تأديبي. في الإجتماع، لم تستطع الموظفة إعطاء تفسير مرضي لأخطائها. فقرر المدير إصدار مذكرة تحسين الأداء لعلاج المشكلة.
المدير يرغب منك مساعدته في تحديد الآتي :
نوع التحسين المطلوب.
الفتره الزمنيه للتحسين .
الدعم اللازم
تاريخ المراجعة. في حال عدم التحسين بعد ذلك ما الإجراء الذي تقترحه على مديرها.
يرجي الانتباه اولا متي يتم اكتشاف الخطأ
اذا كان الخطأ اكتشف من ناحية العميل فان ذلك قصور من روؤساء الموظفه لعدم مراجعة فواتير العملاء
فان الفواتير تسير علي مراحل ( الاعداد والتحرير ثم المراجعة ثم الاعتماد )
من الواضح ان الموظفة تمر بعدة ظروف داخل وخارج العمل
داخل العمل :
* توبيخ الوظف دائما
* عدم التحفيز
* القاء متطلبات كثيرة وانجازها في وقت ضيق
* الراتب غير مناسب وقلة الزيادة في الراتب والبدلات
* قلة الاجازات
اما خارج العمل
* ظروف ومشاكل عائلية
* بعد المسافة بين المنزل والعمل
.. من الواضح ان المدير قد ارسل الموظفة للتدريب من قبل ولم ياتي بفائدة لذا فان عدم تركيز الموظفة لذا فان التدريب لا يجدي بالنسبة لها :
الحل :
نوع التحسين المطلوب : الاجتماع مع الموظفة بالطريق الودي واتاحة لها الفرصة عن التحدث بحرية ، الاستعانة بالطبيب النفسي والمصلح الاجتماعي لمعرفة الاسباب ومدي علاجها وذلك في سرية تامة وحفظ الملفات واسرار الموظف
اذا كان المشكلة نفسية فيتم حلها بالطرق المناسبة
اما اذا كان المشكلة في داخل العمل فيتم حلها بمساعدة فريق العمل
الفترة الزمنية : لسيت قصيرة وذلك لمعرفة الاسباب من اجتماع واحد او مرتين
الدعم اللازم : التشجيع والمثابرة
المراجعة بعد فترة ما بين ثلاث اشهر الي ست اشهر
اذا لم يتحسن : الافضل نقلها الي قسم اخر
وضع عدة خيارات قبل الفصل لمعرفة اذا كان هناك نتيجة ام لا
ان يكون هناك رقابة عليها وان تقوم بعمل تقرير يومي بالعمليات المدخلة بالنظام وتصوير كل قيد بالاضافة للفاتورة او البيان داخل الملف وتسليم الملف يوميا للمشرف المباشر لمراجعته وفي حال وجود اخطاء توجيهها
اما اذا استمر الحال كذلك يجب نقلها لمكان اخر قد يكون هذا مجال خبراتها ودراستها ولكنها لا تحبه او لا تشعر بالحماسة به وفي حال استمرار الاخطاء لا يوجد حل سوى الاقصاء
السلام عليكم ورحمه الله وبركاته
السؤال مهم جدا
من وجه نظري البسيطه اولا اجتماع مع الموظفه فقط ويكون هذا الاجتماع ليس لمدير وموظفه بل لاخ اكبر لها موجود لحل مشاكلها ,
ثانيا اذا كان الموضوع يتطلب اعطائها اجازه ساقوم بذلك وسوف اقوم بالاتصال بها لاطمن عليها .
ثالثا عمل برنامج تدريب قصير المده مع التحفيز انه في غضون ثلاث اشهر بعد التدريب سنقوم بترقيه بعض الموظفين
ورأيي لا يمكن ان تكون هي القائمه علي عمل الفواتير وتخليصها وتقوم انت المدير بتعين مشرف عليها هذا سيكون ضد وليس مع مصلحه العمل .وشكرا لحضرتك علي السؤال
1 : نوع التحسين عباره عن فتره تدريبيه
2 : الفتره3 اشهر
3: المتابعه النباشره
اقترح اما نقلها الي قطاع اخر او فصلها
مبدئيا يجب ان يعلم الجميع ان ادارة الموارد البشرية ليست ادراة تعسف وفصل وانها ليست ضد الموظف تحت اى ظرف من الظروف واعلم ان الجميع اكثر من دراية وخبرة وعلم ومعرفة بهذا الشان وبالتالى يجب قبل الحكم على اى موظف بحث حالته وكما يقول بعض الاخوىة الافاضل مشكورين يجب البحث فى التاريخ الوظيفى ومن سمى الجلوس مع الموظف عدة جلسات واحتواء مشاكله ورفع روحه المعنوية وتحفيزه وايصاله لاحساس انه احد اركان واعمدة الشركة ولا يصح ان تنهدم هذه الاركان بتهدم موظف ويجب دائما تذكيره بالفصل بين حياته الخاصة والعمل اننا جميعا متواجدين وابواينا مفتحة له فى اى وقت سواء لمشاكله الشخصية او العملية
نوع التحسين المطلوب يبدأ بتحديد مستوى تمكنها من مهنتها وبعد الاختبار يتم التدريب المكثف على نقاط الضعف المهنى والعلمى لديها
تحدد الفتره الزمنيه وفقا للتقيم المهنى الذى سيتم عمله والا يقل عن شهر والا يزيد عن3 شهور والا يتم الاستغناء عنها ان لم تتحسن
الدعم اللازم يقدم من ادارة التدريب والدعم الفنى بالشركه وفقا لنوع ودرجة الضعف المهنى لدى الموظفه
بعد مده اقصاها3 شهور ويتم البت فى بقاءها من عدمه
من كم الاخطاء الظاهر في السؤال ارى ان يقوم بالبحث لها عن عريس ويشتري دماغه ويبحث عن اخرى علي مستوى عالي من المهنية والكفائة
لماذا كل هذا التعقيد؟ ببساطة جدا التحسين المناسب فى الحاله دى، هو المدير نفسه :)
أعتقد انه أذا قام بالمراجعة بنفسه تحت مجلس تأديب كما فعل، ثم يصحح الخطأ لفترة لحظية وتحت المراقبة، وبكدا يكون وفر وقت تدريب اخر ودعم مجهول! ولكن بعد ذلك وبعد التاكد من الخطأ العمدى، لابد من تحملها الكامل للآخطاء :)
