كيف يتأكد المحاسب في المكتب أن عملية شراء المشتريات تمّت بالفعل و بالمواصفات التى ترفع عنه المسؤولية و الكمية التى سيصرف ثمنها فعلا و أنها أرخص الأسعار؟

الثقة تنتقل الى المحاسب من خلال المستندات و التوقيعات : اصل اذن اضافة المخازن يرفق مع الفاتورة يؤكد الثقة فى الكمية توقيع مشرف الجودة على استلام المخازن يؤكد الثقة فى النوعية و جودتها اعتماد مدير المشتريات و مندوب المشتريات على الفاتورة يؤكد الثقة فى مفاضلة الاسعار .

المحاسب يتعامل مع مستندات يجب أن تكون سليمة ليكون لها قوة النفي أو الإثبات أما من الناحية المادية وعلي الطبيعة فإنه يوجد متخصص يقر علي المستندات بوصول الأصناف أو الخدمة سليمة وحسب المواصفات المطلوبة وبضمان هذه الإجراءات يستخرج الشيك وهو مطمئن تماما.

يتم عمل محضر فحص واستلام مكون من احد المسؤلون عن البضاعة المشتراه بفيد بالاستلام وكذلك مراقبة المخازن بعد مراجعة الاسعار ومن الممكن الاتصال بالجهة المشتري منها للتاكد من الاسعار عن طريق المراسلات وكذلك امن المصنع للتاكد من تاطابق الاصناف والاعداد التي تم جلبها الي المصنع مع ما هو مثبت في الفاتورة

بختصار يجب اخذ عرض اسعار من اكثر من شركة في المواصفات و الاسعار و من ثم الرقابة الداخلية على المشتريات و المخزون  ولكم الشكر

يجب ان تكون هناك دورة مستندية محكمة التصميم بحيث تتقسم المسؤلية حول اكثر من موظف , بداية من اصدار طلب الشراء الى استلام المواد , وبناء على استكمال كل الدورة المستندية يتم صرف قيمة البضاعة من المحاسب , وبخصوص اسعار الشراء فهذا يعتمد على السياسة الداخلية للمؤسسة.

تعتمد على الاجراءات المتبعة بكل شركة واهم شىء فى كل الاجراءات هى استلام وتوقيع امين المخزن وسند الاضافة ام الاسعار فهى اساسا لابد من اشتراك المحاسب مع مدير المشتريات فى تقديم افضل الاسعار ولذلك لابد ان يتتبع المحاسب كل خطوات عملية الشراء حتى تصل للمخازن

 دائما ما يكون النظام المالي المتبع به تحديد الاختصاصات واما ان يكون مكتوب فتكون اللوائح او غير مكتوب فعليه توثيقة يعني من له الحق ب طلب المشتريات تمن من له الحق بتنفيذ المشتريات ومن له الحق في اعتماد اسعار الشرا ومن استلم واشرف علي الجودة  وهو معني بتوثيق الفاتور بكل هذة التوقيعات للادارات المختلفة بالشركة حتي يقوم بعدها بالتوقيع من بمن له اعتماد الصرف 

الاجراءات الداخلية المعتمدة للنظام المالي هي الكفيلة للمحاسب واهمها المستندات المؤيدة وكل ما كانت المستندات الرسمية الداخلية ومترابطة خالية من العيوب والثغرات كل ما كان ذلك مطمئن .
وكذلك بالنسبة للأسعار فذلك الامر ينظمه أيضاً النظام المالي واللائحة الداخلية الخاص بكل شركة وهي تحدد كيف يكون اثبات اقل الاسعار من قبل ادارة المشتريات ومقدار السقف الاعلى للشراء المباشر ومقدار سقف الشراء عن طريق عروض الاسعار وتحليلها فكل ذلك مرتبط بوظيفة المشتريات وما على المحاسب سوى التأكد من انه قد تم تطبيق اللوائح الداخلية ام تم تجاهلها او تجاوزها.

اولا يجب ان كون هناك طلب شراء يرسل لاكثر من شركة ومن ثم ياتي الرد بالاسعار فيؤخذ اقل الاسعار ومن ثم يتم عملية شراء بعد اعتماد مدير المشتريات عليها ومن ثم عندما تاتي البضاعة يتم استلامها من قسم المخازن ويتم ارسال الى المحاسبة المالية نسخة من الاستلام ومطابقتها مع الفاتورة ويكون مدير المواصفات والجودة قد اعتمدها وبهذا يكون لدى المحاسب التاكيد بان الكمية المطلوبة استلمت وبارخص اللاسعار