في ظل تطور البرامج المحاسبية وقدراتها التخزينية هل مازال هناك حاجة للارشيف الورقي ؟

نعم

للمرجعيه

...............................................

فى ظل وجود نظام للارشفة الالكترونية تم تقليص حجم الاوراق التى يتم الاحتفاظ بها ليحل الارشيف الالكترونى بعد فترة محل الارشيف التقليدى المستندى الا انه رغم تطور انظمة الارشيف الالكترونى الا ان بعض الجهات مثل البنوك تحتفظ باصل المستند خشية ان يطعن العميل فى المستند الالكترونى مع التطور الهائل فى تعديل نسخ المستندات الالكترونيا ليظل المستند الاصلي هو الفيصل فى تحقيق الطعن على المستند .

ومن مميزات برنامج الأرشيف الالكترونى :

  تنظيم الملفات وفق شجرة تصنيف معينة من المجلدات على الحاسب وسهولة تخزيينها وإسترجاعها.

• حفظ جميع أنواع الملفات والوثائق (خرائط ، صور، رسائل البريد الالكترونية،  ...).
• تنظيم الأرشيف وتصنيف الوثائق والمستندات.
• إدخال المستندات للنظام وتحويلها إلى صور إلكترونية.
• البحث عن المستندات واسترجاعها بسرعة عالية وبعد إنقضاء أى وقت من الزمن مهما طال.
• الحماية والأمان للوثائق والمستندات عن طريق نظام الحماية القوى المدعم به البرنامج حيث يمكن تحديد ادوار ومهام محدده لكل مستخدم, مع تشفير الملفات المؤرشفة , والتي لا يمكن فتحها إلا من خلال البرنامج نفسه.
• تشفير الملفات المخزنة في النظام , بحيث لا يمكن إعادة فتحها إلا من خلال البرنامج , الأمر الذي يساهم في حماية البيانات عن الإختراق أو السرقة.
• سهولة اخذ نسخه احتياطيه من الوثائق  وحفظها واسترجعها عندالحاجه.

نعم بنسبة اقل من قبل لكنه مازال امر مهم كمستندات رسمية

الاجابه لا لانه ليس من المفترض تسجيل العمل مرتين خصوصا لو كان البرنامج المحاسبى ذو كفاءة

و يسمح بعمل نسخه احتياطيه(up date Backup) يوميا

نعم نحتاج الى الارشيف الورقى برغم اختلاف وتطور البرامج يوم بعد يوم ولكن الارشيف الورقى هو المراجع الوحيد والصحيح وبدون اى اختلاف عن كل شئ قمنا بة من البداية الى النهاية