ما هي الدورة المستندية للمخازن في الواقع العملي؟

الدورة المستندية للمشتريات والمخازن ( مراحل شراء المواد واستلامها وصرفها من المخازن )                                                          

(1)

طلب شراء ( طلب صرف او طلب تزويد ) :

·        فى حالة توفير المواد بالمستودع يتم تحرير طلب صرف من ادارة المشروع موجة مباشرة لامين المستودع بالمشروع .

·        فى حالة عدم توفير المواد بالمستودع يتم تحرير طلب شراء من ادارة المشروع قبل اسبوعين على الاقل من الحاجة اليها موجه الى ادارة المشتريات .

·        الاعتماد النهائى ادارة المشروع او الجهة الطالبة.

(2)

امر شراء ( امر توريد )

·        بموجب طلب الشراء يتم تحرير امر شراء من ادارة المشتريات مع ارفاق ثلاث عروض على الاقل واختيار الانسب مع مراعاة المواصفات الفنية وجداول الكميات المدرجة بالمناقصة

·        الاعتماد النهائى من الرئيس التنفيذى أو من ينوب عنه.

(3)

محضر فحص واستلام مواد:

·        عند استلام المواد بالمستودع من المورد يتم تحرير محضر فحص واستلام  موضحا به اسم المورد ورقم امر التوريد وتعبئة الملاحظات الخاص بالاصناف غير مطابقة للمواصفات الفنية او الكميات اوالمواد التالفة

·        الاعتماد النهائى كل من1-امين المستودع2-عنصر فنى مراقب او مهندس3- محاسب المشروع

(4)

اذن اضافة مواد :

·        بعد اعتماد محضر الفحص والاستلام يقوم امين المستودع بتحرير اذن اضافة مواد حسب البيانات الواردة بمحضر الفحص والاستلام معتمدة من محاسب الموقع

·        الاعتماد النهائى مراقب المخزون بالادارة ان وجد( او المحاسب الرئيسى بالادارة ).

(5) :

فاتورة المورد :

·        تسلم حسب نظام المورد فى حالة تسليمها لامين المستودع بالمشروع او ادارة المشتريات بالادارة

·        يقوم امين المستودع بارسال حركة الفواتير لادارة المشتريات مع ارفاق اصل محضر الفحص والاستلام وصورة من امر التوريد حسب النموذج المعد لذلك.

·        تقوم ادارة المشتريات بعد فحص الفواتير من حيث الكميات والاسعار والاصناف وتسليمها لرئيس الحسابات

·        تدخل فى النظام المحاسبى عن طريق محاسب الادارة

·        الاعتماد النهائى رئيس الحسابات

(6):

اذن صرف مواد :

·        بموجب طلب الصرف فى بند (1) يقوم امين المستودع بتحرير اذن صرف مواد مطابقة لطلب الصرف ( مع استبعاد الاصناف غير المتوفرة بالمستودع )

·        الاعتماد النهائى مراقب المخزون بالادارة ( او محاسب الادارة )

(7):

طلب تحويل مواد :

·        يستخدم فى تحويل المواد ما بين المستودعات والمشاريع المختلفة يقوم بتحريره امين مستودع الموجود فى المشروع طالب المواد

·        الاعتماد النهائى محاسب الموقع

(8):

سند تحويل مواد :

·        يستخدم فى تحويل المواد ما بين المستودعات والمشاريع المختلفة يقوم بتحريره امين مستودع الموجود فى المشروع مرسل المواد ويقوم باعتماده

·        الاعتماد النهائى محاسب الموقع

(9):

اذن ارتجاع مواد

·        يستخدم فى حالة ارتجاع مواد بعد استلامها من المورد واتضح فيما بعد انها تالفة او غير مطابقة للمواصفات ويحررها امين المستودع وتدقق وتعتمد يدويا من محاسب الموقع .

·        الاعتماد النهائى من مراقب المخزون ان وجد ( او محاسب الادارة )

():

كارت الصنف

·        يتم استخدامه يدويا من قبل امين المستودع لبيان حركة الصادر والوارد لكل صنف بالمستودع ويفيد فى معرفة الرصيد فى اى وقت فى حال عدم استخدام النظام المحاسبى بالمواقع ويستفاد منه المدققين ومراقبى المخازن عند الجرد المفاجئ.

():

نموذج استلام وتسليم عهدة عينية  (العدد والادوات):

·        يتم استخدام نموذج عهدة عينية عند استلام وتسليم العدد والادوات من المستودع من قبل الفنيين والمراقبيين والمهندسين بالمشروع للرقابة عليها بالموقع من التلف والضياع وترسل للادارة مع الحركة

():

نموذج الحركة المخزنية المرسلة الى الادارة العامة:

·        يتم ارسال كل المستندات الموجودة بالمستودع (1-) للادارة وتسليمها للشخص المعنى فى كل ما يخصه ( مراقب المخزون ، محاسب المورديين ، المشتريات ) ويتم التوقع عليها بالاستلام وترسل مرتين فى الاسبوع ( الاحد ، الاربعاء )

ااستلام الفاتوره  الصادره من الشركة المصدرة ومن ثم فرز وترتيب البضاعة وجردها حسب الاصول     ومن ثم عمل الادخال الفعلي على الحاسوب  للمواد المستلمة  بحسب اذا كانت المواد لها مواقع قديمة توضع على موقعها القديم او يتم تعديل موقعها والمواد الجديده يتم ترتيبها على الستاندات وتثبيت مواقعها على الحاسوب

وعند الانتهاء من عملية التخزين تبدأ عملية الصرف بموجب ;-

1-فواتير مبيعات خارجية

2-طلب صرف قطع اذا كان هناك مكان للصيانه داخل الشركه

3-عمل تحويل من فرع الى اخر ضمن اطار الشركه موقع من امناء المستودعات حسب الاصول

      وفي نهاية السنه المالية يتم الجرد السنوي للمخزن حسب كشوفات مواد الصادرة من قسم الحاسب الالي والقسم المالي

اجابات الاخوة الزملاء ممتازة شكرا جميلا للجميع

لا اعلم ما المقصود بالدورة المستنديه 

الدورة المستندية للمخازن بجرد المستودع الفعلى على الطبيعة

الدورة المستندية للمخازن1.   محضر الفحص والاستلام 2.   إذن الإضافة 3.   إذن الصرف 4.   إذن الإرتجاع5.   كارت الصنف