أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
اولا : تنظيم العمل الاداري والوقت والجهد للمدير المختص بالعمل معه او الادارة المختصة
2- الالمام بجميع اعمال السكرتارية العامة ( استلام البريد وتفنيطه وتقسيمه وتصويرة والاحتفاظ بنسخه منه وارسال كل بريد الي المدير المختص به ) ( اعداد جداول المواعيد ) ( استقبال الزوار والترحيب بهم والتجهيز للمقابلات والغائها ان تحتم الامر وبناء علي طلب المدير المختص والاعتذار ان ذلك للمنوط به المقابلة بصورة لائقة معبرة
السكرتير النفيذي منوط بأن يكون حلقة الوصل بين المدير والوكلاء والموظفين والعمال والاداريين
من اهم مهامة اتخاذ القرارات المهمهه وقت اللزوم ان تحتم الامر لذلك
تاكيد مواعيد المقبلات وحجز الفنادق والطيران او الوسيلة التي يفضلها المدير في السفر وايضا اعداد نوتة المواعيد الخاصة به والخاصة بالادارة المختص بها
حضور الاجتماعات وتدوينالملاحظات واعداد نقاط النقاش واعداد سجلات شئون العاملين وتقييمهم والتجيهز للمهرجانات والاحتفالات
اعداد الدورة الورقية للموسسة اي (دفترت سجلات الحفظ التي تسهل عليه الوصول للاوراق والمستندات المطلوبه وبصورة سريعه
ان السكرتير التنفيذي اصبح يلعب دورا اساسيا في سوق الشغل , فهو يقوم بعدة ادوار مهمة داخل الشركة ,ومن اهم الادوار التي يقوم بها :
- -توظيف افكار جديدة والاسهام في تطوير الشركة.-تحقيق اهداف المشروع داخل الشركة.-تاسيس علاقات عمل جيدة مع العملاء وخاصة شركاء الشركة -المداومة على مراقبة جميع المواعيد والاجتماعات المتعلقة بالمدير. -حل جميع مشاكل العمل .-ضبط واحترام مواعيد العمل.- تحمل مسؤولية جميع ملفات ووثائق العمل . -المتابعة اليومية للبريد الصادر والوارد-ترتيب وتنظيم مكتب المدير -استقبال جميع المكالمات الهاتفية داخل العمل-الكتابة وتقديم محاضر الاجتماعات وتوزيع الاوراق .-تسجيل محاضر الجلسات.-تدوين الملاحضات والسفر اذا طلب ذلك.
المدير التنفيذى عليه جميع مهام ومسئوليات تنفيذ السياسات والمتابعة والتطوير وحل المشكلات أو البحث عن حلول لها كما له دور هام فى الإبتكار وخلق آفاق جديدة لتطوير العمل والعاملين ونفسه أيضا لذلك يجب أن يمتلك العديد من المهارات الإدارية والفنية كما له دور هام فى إدارة العلاقات العامة سواء داخل المؤسسة أو مع المتعاملين معها .. هذا منصب هام ويحتاج لشخص غير تقليدى وعاشق للتتعلم والإطلاع دوما ولا يجد اى حرج فى أن يتعلم ممن هم أصغر منه كما يجب أن يصنع التوازن بين البساطة فى التعامل وحفظ مركزه وهيبته مع كل المتعاملين
السكرتير التنفيذي يعتبر من الوظائف الأساسيّة في الهيكل الإداري والذي يُعتمد عليها كثيراً لتطوير العمل وتطوير المؤسّسة في السوق المتواجدة فيه، فالسكرتير يُلقى على كاهله معظم الأمور الهامّة والحساسّة في الإدارة، وتالياً نستعرض أبرز وأهم المهام التي يوكّل بها السكرتير التنفيذي. أبرز وأهم مهام السكرتير التنفيذي متابعة البريد الصادر والوارد واستلامه بمواعيده الدقيقة، وفرزه بشكل مرتّب ومتناسق، تحديداً في حال كان البريد الوارد لعدّة أقسام أو البريد الوارد لعدّة جهات رسمية أو غير رسمية. عرض البريد اليومي على المدير الإداري للشركة، وتصوير الأوراق المهمة التي تحتاج لأكثر من نسخة لحفظها بشكل مرتّب وفي الملفات الخاصّة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة، فالحفظ بالطريقة الإدارية المطلوبة يسهّل العمل كثيراً في المستقبل. استقبال المكالمات الهاتفيّة ومعرفة المتصلين لتحويلهم إلى الجهات المعنيّة في المؤسسّة،إلى جانب تدوين الملاحظات اللازمة وأرقام الهواتف من المتّصل للرجوع إليه عند الحاجة، وعلى السكرتير هنا كتابة كل الملاحظات بدقّة متناهية لإبلاغها للمدير، كما على السكرتير إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير . إعداد وكتابة الخطابات والتقارير والكتب الرسميّة وطباعتها بمنتهى الدقّة، بالإضافة إلى تصميم الجداول الخاصّة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً، وكتابة المذكّرات الإدارية الخاصّة بالموظفين والموجّهة من المدير إلى الأقسام الأخرى. تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع تجهيز غرفة وطاولة الاجتماعات وترتيبها بشكل جيّد وحضور الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع، إلى جانب استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة، ليوزّع فيما بعد على المشاركين في الاجتماع للتوقيع عليه. ترتيب مواعيد المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، ومن ثمّ تجهيز المعلومات المطلوبة بشكل دقيق، وترتيب الأوراق التي يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء موعده. على السكرتير التنفيذي استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار، بالإضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها المؤسّسة. عليه أن يقوم بترتيب جميع السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في المؤسسة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وتجهيز الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر، مع إخبار الجّهة المستضيفة للمدير عن موعد وصوله ومكان إقامته، مع حرصه على متابعة جميع الأمور االازمة لحين وصول المدير إلى البلد المُستضيف، وفي حال طرأ أي تغيير أو إلغاء للسّفر وجب عليه إخبار الجهات المعنية بذلك. تنظيم وترتيب جميع الملفّات الإدارية، وتجهيز المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية وحفظها بشكل مرتّب، بالإضافة إلى إتلاف الملفات القديمة والكتب الإدارية ومذكّرات الذي مرّ عليها وقت طويل. متابعة وتنسيق جميع الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة، وحفظ جميع المُتعلّقات التي تم استخدامها في الموضوع بشكل منسّق ومرتّب بملفات خاصّة. الترتيب المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة. تصميم التقارير وإنشاء الجداول الإداريّة وذلك من خلال الاستعانة بتطبيقات الحاسوب، لذا كان من اللازم أن يتمتّع السكرتير التنفيذي بالمعرفة التامّة في استعمال تطبيقات الحاسوب، مع ضرورة تصميم التقارير عن طريق استخدام هذه التطبيقات وإنشاء الجداول الإداريّة لاستخدامها.
