إلى أي مدى يمكن اعتبار ادارة المخازن والمشتريات أفضل من لجان الشراء؟

ذلك يتوقف على  .- مدي المعرفة والخبرة الفنية  وطبيعة المواد .  اذا يتطلب  فى كثير من اوامر الشراء معرفة وخبرة فنية عالية للمواد المطلوبة او البضاعة  قد لاتتواجد للإدارة والمعرفة جيده بالمواد ومواصفاتها بدقة كبيرة كما للأفراد فى اللجان   وايضا عند الاستلام فى المستودعات  يجب التدقيق ومطابقتها بالمواصفات المطلوبة في  التعبئة والشحن  المتفق عليها عند التعاقد ومراجعه المواصفات وفق الخبرة الفنية.- عامل الوقت .الوقت اللازم لتكوين اللجان الفنية قد يكون حرج بعض الشئ فى بعض الامور   للحاجة للسرعة فى  انهاء الاجراءات سواء فى الشراء او الاستلام  لذلك  يجب ان يكون افراد الادارة  افضل لاتمامها بسرعه  .ولكن دون مخاطرة اذ يجب توفر الخبرة الكافية 

فهوم وظيفة الشراءتتضمن مسؤولية المشتريات تامين التدفق المنتظم للمواد الى داخل المنظمة و التعاملمع المورد و متابعتة ,و متابعة التوريد لحين وصول المواد الى مخازن المنظمة.ان أكثر من قسم يشارك في عملية الشراء مثل التسويق و الإنتاج و الصيانة…..و لكن ادارة المشتريات تمتلك المسؤولية الرئيسية في تحديد المواد المناسبة للتوريدكذلك الأسعار التفاوضية و متابعة وصول المواد و الخدمات المتعلقة بالتركيب ….لدى المشتريات اثر بالغ على ربحية المنظمة من خلال أثرها على ارتفاع او انخفاضكلفة الانتاج. كما ان للمشتريات اثر على الأداء الكلي للمنظمة .أهميـة الشـراءتبرز أهمية إدارة الشراء للأسباب التالية :-1-تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المشاريع لتأمينها لاستمرار الإنتاج لذا ازدادت أهمية إدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج2-ازدادت أهمية إدارة الشراء مع زيادة الإنفاق على المواد المشتراة3-تتأثر قدرة و كفاءة المؤسسة على الإنتاج بقدرة إدارة الشراء على أداء أعمالها في الحصول على المواد بالكمية و المواصفات المناسبة4-تأتي أهمية إدارة الشراء في الحد من مبالغة الإدارات الأخرى المستخدمة للمواد من حيث الكمية و المواصفات مما يزيد النفقات .أهداف إدارة الشـراء يمكن إجمال أهداف إدارة الشراء كما يلي :-1-الاستخدام الامثل للموارد : حيث تتولى الشراء الملائم من حيث السعر و المواصفات و الوقت و الجودة المناسبة مما يؤثر على تقليل النفقات المالية و استخداما امثلا لها مع تجنب تجميد راس مال المشروع في مستلزمات الإنتاج و الآلات و الأدوات2-التخطيط الجيد لشراء المواد : حيث يساعد على تحديد المخزون الاقتصادي و يقلل تلف المواد أو تقادمها3-تقليل تكاليف الشراء : يؤدي الشراء المدروس إلى تقليل النفقات و بالتالي زيادة قوة المؤسسة التنافسية .4-تمثل مهمة الشراء الناجح مصدرا من مصادر القيمة المضافة و هي الفرق بين المدخلات و المخرجات فكلما قلت قيمة المدخلات زادت حصيلة المبيعات .5-تحقيق علاقات مع الموردين تؤدي إلى توفير في السعر و تلقي اقتراحات متعلقة بالبدائل .6-الحصول على أفضل الأسعار مع عدم إغفال الالتزام بتامين المواد و بمواعيدها و بالمواصفات المطلوبةوظائف الشـراء يمكن إجمال أنشطة إدارة الشراء بما يلي :-1-التحقق من الحاجة : وهي أول خطوة لتقرير الشراء بالرجوع إلى المخازن و التحقق من توفر المواد المطلوبة .2-تحديد مواصفات المواد المطلوبة : وذلك لتقدير كلفتها و الرجوع إلى المواصفة عند الاستلام و لإدراجها بطلب التوريد و الذي يحدد عادة المواصفات هو طالب المادة لكن قد تتدخل إدارة الشراء عند المغالاة في المواصفات او لاقتراح البديل3-اختيار المورد : غالبا هناك أكثر من مورد للمادة الواحدة ويتم الاختيار بناء على المعاملات السابقة و الالتزام و غيرة4-دراسة الأسعار : تدرس الأسعار الواردة من الموردين او بالكتالوج او عن طريق التفاوض المباشر او المناقصات5-إرسال أمر الشراء : يرسل إلى المورد كتابيا لحفظ الحقوق القانونية و تلافي الاختلافات6-متابعة أوامر الشراء :لضمان وصول و تسليم المواد بالوقت المناسب7-الاستلام و الفحص و التفتيش : قد تتولى ذلك او توكل هذة المهمة الى دائرة أخرى تحت إشرافها8-التخزين : تتولى هذة المهمة إدارة الشراء و في حالات ضيقة تتولاها إدارة الإنتاج و إذا اتسعت مهام المنظمة تحتاج إلى إدارة مستقلة للخزن9-الاحتفاظ بالسجلات : لا بد من توثيق عمليات الشراء في سجلات للرج عند الحاجة مراجعة الفواتير : تتولى إدارة الشراء ذلك لوجود بعض المواصفات الخاصة للمواد و يشترك قسم المحاسبة بذلك تمهيدا للصرفتنظيم إدارة الشـراءالعوامل المحددة لتنظيم إدارة الشراء1-حجم النشاط الذي تمارسه إدارة الشراء2-كلفة الشراء تبرز أهمية إدارة الشراء3-طبيعة السوق4-طبيعة السلع5-التقادم و تغيير الموضة و التغيرات الفصلية6-قدرة المنظمة الماليةالتنظيم الداخلي لإدارة الشـراءمركزية و لا مركزية إدارة الشـراءالمركزية : تعني تنفيذ كافة أعمال الشراء و تجميعها في وحدة إدارية واحدةاللامركزية : تعني إيجاد إدارات مستقلة لكل وحدة تنظيمية مع إعطاء كل منها استقلالية في أداء عملية الشراءيترتب على الأسلوبين عيوب و مزايا و حديثا التركيز على الأسلوب المركزي بسبب حدوث ازدواج في العمل و انخفاض في الإنتاجية و إسراف واضح .مزايا مركزية الشراء 1-السماح بممارسة الشراء الكبير و جني فوائدة بالخصم الكمي و الحصول على الخدمات2-فعالية الرقابة و الاقتصاد في نفقات النقل و الحراسة و الإجراءات3-توحيد سياسة التعامل مع الموردين4-سهولة الحصول على الكفاءات المطلوبة لقلة عدد الموظفين المطلوب5-يؤدي تعدد مراكز الشراء إلى ارتفاع الأسعار بسبب تعدد الطلبات ووجود تنافسية بتعدد الطلباتمزايا اللامركزيةاللامركزية جيدة في حال توفر فروع في مواقع جغرافية مختلفة فينفرد كل فرع بشراء احتياجاته لأغراض اختصار الوقتالموازنة بين المركزية و اللامركزيةلا وجود للمركزية المطلقة او اللامركزية المطلقة و على الإدارة أن تعمل على تحقيق أقصى مردود من مزيج المركزية و اللامركزية و ذلك عن طريق :1-ان يتم تحديد واجبات و مسؤوليات الإدارة المركزية للشراء و مسوؤلية الفروع2-ان تقتصر مسؤولية المركز الرئيسي على وضع السياسات الخاصة بالموردين و الرقابة و المواصفات و تحديد إجراءات عمل موحدة3-ان يمتلك الرئيسي سلطة شراء المعدات و المواد الرأسمالية لارتفاع كلفتها و توزيعها على الفروع عند الحاجة4-ان يتوفر نظام معلوماتي مشترك بين الإدارة الرئيسية و الفروع لتسهيل الرقابةعلاقة إدارة الشـراء بالإدارات الأخرى1-علاقة إدارة الشراء بالإدارة الهندسية :إن إدارة الشراء ترتبط بالإدارة الهندسية بعلاقة تنسيقية فنية للتوصل إلى المواصفات التي تلبي احتياجات المشروع و اقتراح البدائل في حال صعوبة توفرهاو أحيانا يكون هناك تنافر في الأهداف بين الإدارتين حيث تهدف إدارة الشراء الى الحصول على المواد بالجودة المناسبة مع ضغط النفقات بينما ترغب الإدارة الهندسية الى الحصول على أعلى جودة لتحقيق أعلى كفاءة2-علاقة إدارة الشراء بإدارة الإنتاج :عادة إدارة الإنتاج تتضمن إدارة الشراء أحيانا في حال كون المؤسسة محدودة الشراء , ومع اتساع الأعمال استقلت ادارة الشراء و أصبحت توفر لإدارة الإنتاج ما تحتاجة من مواد و من الضروري الوصول الى ثقة و تعاون بينهما لتحقيق مصلحة المنظمة في الإنتاج بجودة عالية مع تقليل النفقاتو تقوم ادارة الشراء ببرمجة و تخطيط الشراء بناء على طلبات الإنتاجو تقوم بإعلام ادارة الإنتاج بمواعيد الاستلام و نتائج فحص الموادوتتعاون الإدارتان في تحديد مواصفات المواد و تقوم إدارة الشراء بإعلام إدارة الإنتاج بمدى توفر المواد المطلوبة في السوق و البدائل المطروحة3-علاقة إدارة الشراء بإدارة المبيعات :تقدم إدارة المبيعات لإدارة الشراء المعلومات المساعدة في التخطيط للشراء كذلك تقوم إدارة الشراء بتزويد إدارة المبيعات بمعلومات عن الموردين و طرق بيعهم ان أمكن ذلك .4-علاقة ادارو الشراء بادارة المخازن :عادة تكون إدارة المخازن من ضمن إدارة الشراء لكن في حال كانت المخازن مستقلة فان العلاقة بينهما هامة من حيث التنسيق و التعاون فتعتمد خطط الشراء على المواد المتوفرة في المخازن وذلك بشكل دوري و مستمر تجنا لتجميد راس المال المستثمر في المواد او النقص في توفر المواد .كما ان إدارة الشراء تخطر المخازن بتوقعات ارتفاع او انخفاض الأسعار من اجل تقليل الإنفاقو تقوم إدارة المخازن بإخطار كل من إدارة الشراء و الإنتاج في حال تلف المواد المخزنة لاتخاذ الإجراءات المناسبة و توفير غيرها5-علاقة إدارة الشراء بالإدارة المالية :لا بد ان تحصل ادارة الشراء على موافقة الادارة المالية قبل الشراء , كما لا تستطيع الادارة المالية صرف الفواتير دون تاييد ادارة الشراء بوصول المواد و سلامتها ومطابقتها للمواصفات المطلوبة6-علاقة ادارة الشراء بادارة الحركة :ان من واجب إدارة الشراء متابعة أوامر الشراء و تنفيذها لذا فهي على اتصال مع إدارة الحركة لعرفة مدى تنفيذ الشراء ووصول البضاعة و تلتزم إدارة الشراء باختيار وسيلة الشحن ونوعها بعد المقارنة بين أجور الشحن التي تزودها بها إدارة الحركة .الشراء بالجودة المناسبة و الرقابة عليهايقصد بالجودة المناسبة مدى ملائمة جودة المنتج للغرض الذي يستعمل لاجلة .يقصد بالجودة مجموعة العناصر المتوفرة في المادة و التي تتطلبها حاجة معينة .تشكل الجودة أهمية قصوى على كفاءة المشروع بتأثيرها على كفاءة الإنتاج و قوة المركز المالي للمشروع , قد تكون الجودة المناسبة متوسطة او مرتفعة او منخفضة,و ليس من الضروري ان ترتبط الجودة بالسعر حيث أن السعر تحددة عوامل المنافسة في السوقطبيعة السلعة و تحديد الجودة و الجهة التي تقررهاهناك اثر لطبيعة السلعة على توصيف الجودة او الجهة المسئولة عن التوصيف و المواصفات عند تحديد كل صنف من أصناف المواد ,1-ففي حاله المواد الأولية تكون الإدارة الهندسية هي المسئول الأول ثم المشتريات تليها الإنتاج .2-في حال مواد التشغيل فان ادارة الشراء هي المسؤول الاول ثم الانتاج ثم الادارة الهندسية3-المعدات و الآلات تعتبر الإدارة الهندسية هي المسئول الأول ثم كل من الإنتاج و الشراء .مسؤولية تحديد الجودةهناك مجموعة من الآراء التي تدعم كون الإدارة الهندسية هي المسئولة عن توصيف الجودة نظرا لمسؤوليتها عن تقرير جودة السلعة النهائية و تصميم مواصفاتها .و هناك أراء تدعم أن إدارة الإنتاج هي المسئولة حيث أنها تحدد المواد المطلوبة للإنتاج من الناحية الفنية . و كما أن إدارة الشراء تتقدم باقتراحات خاصة بالمواصفات تبعا لما يلي :-1- مدى توفر المواد2- تكلفة الحصول على المواد3-علاقة إدارة الشراء بالموردينوهناك احيانا لجان تشكل من اعضاء من الادارة الهندسية و الانتاج و الشراء للاتفاق على المواصفات الخاصة بالجودة فتكون المسؤولية مشتركة بين الاعضاء.طرق تحديد الجودة :-1-التوصيف بالعلامة التجارية , هناك مواقف تحتم استخدام العلامة التجارية أهمها عندما يصعب على المشتري توصيف جودة السلعة لدقة الصناعة علما بأنة غالبا ما تكون أسعارها عالية و تحد من حرية الاختيار بين الموردين .2-المواصفات القياسية العامة , قد تلزم الدولة الموردين بوضع مواصفات قياسية لأصناف السلع لتوحيد المقاييس و المعايير و تمتاز بسهولة الوصف من قبل المشتري و المورد و تبسيط التصميم و تسهيل إجراءات الشراء و الرقابة .3-طريقة المواصفات الكاملة ,تتمثل بوضع مواصفات تفصيلية للسلعة بدقة وشمولتمتاز بتسهيل الفحص و تحديد المسؤولية4-طريقة الرتب , طريقة العينة ….هل يجوز لادارة الشراء تجاوزتوصيف الجودة المطلوبة؟اذا كانت الجودة مطلقة وثابتة فلا يجوز ذلك الا في الحالات التالية :-اذا كان هناك حد ادنى و حد اعلى للمواصفات-عندما تتضمن المواصفات الاصلية عدة بدائل-عندما يقترن توصيف الاحتياجات عبارة ( ما يعادلة )الرقابة على الجودةتعني التاكد من توفر المواصفات للسلعة المشتراة للتاكد من ان المورد التزم بعقد الشراء و يلزم ذلك الفحص و التفتيش .اهداف الرقابة على الجودة :-1-الرقابة دليل على كفاءة ادارة الشراء في الحصول على الجودة المطلوبةو اختيار المورد المناسب.2-الرقابة تؤدي بالمورد بالالتزام بما هو متفق علية من مواصفات3-تجنب الحاق الضرر بالالات و تحافظ على سلامة العاملين4-الرقابة تحدد مواطن الخلل و المسؤوليةالمستوى العام لجودة المشتريات يتحدد بالمدى البعيد بعدة عوامل اهمها :-1-العناية بوضع مواصفات دقيقة و كاملة لمستويات الجودة2-اختيار الموردين القادرين على تامين هذة الجودة المطلوبة3-وضع نظم واسس دقيقة للفحص الاصناف الواردةحتى يتم التوصل الى اهداف الرقابة( في التاكد من ان المواصفات الواردة مطابقة للمطلوب )على الجودة ما اثر ذلك من ناحية تسويقية ؟أي سلعة نهائية تامة الصنع تتاثر بجودة المادة الخام قد يقوم المشتري بالفحص للسلعة قبل الشراء فيكتشف هذة الشوائب مما يؤدي الى فقد الثقة بالبائعمن ناحية اقتصادية اثر التكلفة على عامل الفحص قد يكون مبرر للفحص اذا كانت العوائد على السلعة مرتفعة جدا و بعض المواد الخام قد تقلل من جودة السلعة .عملية الفحص :-تعتبر امتداد لعنصر الثقة بالمورد فيزيد فيزيد اهتمام المشتري بالرقابة على الجودة خاصة مع الموردين الجدد ,و تختلف اجراءات الفحص باختلاف الظروف التي تعمل بها المؤسسة و التكاليف الخاصة لفحص المشتريات .مثال: قد تكون سلعة غير مطابقة للمواصفات بنسبة5% ,تكلفة الخسارة درهم إذا لم يتم الفحص اما اذا تم الفحص فالتكلفة درهم .اذن لا مبرر للفحص ( ننفذ الفحص اذا كانت تكلفة الفحص اقل من الخسارة )تعتمد طريقة الفحص ووقتة و دقتة و مكانة على طبيعة السلعة او نوع المواد و درجة اهميتها من وجهة نظر المشتري .اجراءات الفحص:-1-تحديد المواد الواردة بالرجوع الى اوامر الشراء2-اجراء الفحص بسرعة للاسباب التالية:أ‌-تجنب نفقات الخزن و الارصفةب‌-تجنبا للتلف اذا كانت قابلة للتلفت‌-كي يتم اعلام المورد و معالجة الموقف اذا تطلب الامر ذلكث‌-اعلام الدائرة الهندسية و الانتاج بنتيجة الفحص لاقتراح البديلج‌-التمكن من رفض البضاعة و تحصيل التعويض او الاستبدال3-الفرز4-العينات5-الرقابة الاحصائية للجودة استنادا على خصائص معينة بالسلعة لتحديد الانحرافومن ادوات الرقابة الاحصائية : نظام الرقابة الدائري,خرائط المراقبة ,و غيرها .و تقع مسؤولية الفحصالشراء بالكمية المناسبةيتم الشراء بكميات حسب احتياجات المشروع التي تتحدد في ضؤ الطلب المتوقع( ذات العوامل التي تؤثر على الكمية المناسبة تؤثر على الوقت المناسب )1-عوامل خاصة بالسوق مستقر او لا , و حركة الاسعار2-عوامل خاصة بطبيعة السلعة( موسمية) و ظروف العرض و الطلب3-عوامل خاصة بأهداف اخرى مثل السعر الجودة التوقيت4-عوامل خاصة بإمكانيات المشروع المادية و التخزين5-عومل خاصة بنظام الانتاج المستمر او المتغير حسب الطلب الخاص بمواصفات محددة تختلف باختلاف طلب العميل .من مسؤوليات إدارة المشتريات في تحقيق هذا الهدف ما يلي :1-تقرير شراء احتياجات المشروع من صنف أول بأول أي الشراء للاستخدام العاجل او الشراء دفعة واحدة أي للتخزين2-الشراء على دفعات متعددة لكن كميات محدودة3-تحديد مستويات التخزين كالحد الأدنى الواجب الاحتفاظ بة من كل صنف4-تحديد نقط إعادة الطلب5-تحديد الكمية الاقتصادية في ضؤ معدلات التخزين6-دراسة الإمكانيات المالية و الائتمانية المتاحة للمنشاة7-مراقبة حركة و معدلات استخدام المواد المشتراةفي ضؤ ما سبق تحدد الكمية المناسبةالشراء بكميات غير مناسبةالأضرار التي تلحق بالمشروع اذا اشترى بكميات اكبر من المناسب:-عند الشراء بكميات كبيرة هناك بعض الخسائر1-استخدام راسمال عامل في شراء كميات زائدة2-ارتفاع مخاطر التخزين و التقادم و زيادة التكلفة دون مبرر3-مخاطر تقلب الأسعار الخاصة بالسلعة وتغيرات الموضة و الموديلاتالاضرار التي تلحق عند الشراء بكميات اقل1-إضاعة الفرص التسويقية مثل عدم الالتزام للعميل بتزويدة بكميات محددة2-تعطيل عملية الإنتاج و احتمال عدم التجانس بالجودة بسبب الشراء المتقطع3-زيادة تكلفة الشراء بسبب ارتفاع السعر4-ارتفاع تكلفة إصدار امر الشراءالعوامل المؤثرة في تحديد الكمية المناسبة1-ظروف السوق و توافر الصنف بالمواصفات المطلوبة و اتجاهات الاسعار2-ظروف السلعة السعر,الوقت,العرض,الطلب3-طبيعة الإنتاج مستمر او متغير4-إمكانيات المنشاة المالية و التخزينية5-معدلات الاستخدام كما و نوعا ,اهمية الصنف للمنشاة6- فترة إعادة الطلب او فترة الاستمرار ( الفاصل بين إصدار أمر الشراء ووصول البضاعة7-الكمية الاقتصادية8-شروط الموردين (تحديد حد ادنى او عدم القدرة على التوريد)9-مشاكل السوق و الشحن-الحصول على وفورات·هناك علاقة عكسية بين تكاليف التوريد و تكاليف التخزين·يجب الموازنة بين تكاليف التوريد و التخزين عند تحديد الكمية الاقتصاديةتحديد الحجم الاقتصادي للطلبيةأي تحديد الكمية التي يجب شراؤها بحيث تؤدي الى تقليل التكلفة الى أدنى حد ممكن , و تتحقق اقل تكلفة للشراء عندما تتعادل نفقات الاحتفاظ بالمخزون و نفقات الحصول على الشراءكلفة الاحتفاظ بالمخزون تشمل ما يلي :-1-الفائدة على راس المال المستثمر في التزين2-نفقة التامين على المخزون و الضريبة على الممتلكات3-نفقات التخزين و التقادملا يمكن لأي منشاة ان تحقق الإنتاج او المبيعات دون مخزون للبضاعة الجاهزة او المواد الخام او النصف مصنعةو تقوم إدارة المخزون بتحديد الكمية المناسبة و الاقتصادية من المخزون بانواعةيمكن تقسيم تكاليف المخزون الى مجموعتين أساسيتين :1-تكاليف الاحتفاظ بالمخزون : مثل تكاليف التخزين ,المناوله,التامين ,راس المال المجمد ,و التقادم وتتراوح نسبة هذة التكاليف الى مجموع إجمالي تكاليف% الى%2-تكاليف الطلبيات : المتمثلة في المصاريف الإدارية و الاتصالات الهاتفية و تكاليف الشحن و الاستلام و المناولة و عادة ما تكون هذة التكاليف ثابتة للطلبية الواحدةمجموع التكاليف = تكاليف الاحتفاظ بالمخزون + تكاليف الطلبياتللمخزون ثلاث مستويات هي:1-الحد الأدنى : و هو الحد الذي يجب أن لا يقل فية المخزون من أي صنف عن هذا الحد او هذا المستوىعدد الأيام التي ترغب الإدارة الاحتفاظ بها في المخزون * معدل الاستخدام اليومي2-حد إعادة الطلب : وهو الحد او المستوى الذي إذا وصل إلية المخزون يجب البدء في إجراءات طلب المواد لكي تصل هذة المواد في وقت مناسب و تضاف إلى الرصيد الموجود السابق قبل ان تصل الى حد الطلبالحد الأدنى + ( المدة اللازمة لوصول المواد الى المؤسسة * معدل الاستخدام اليومي )3-الحد الأعلى : هو الحد الذي يجب أن لا تتخطاة كمية المخزون من الصنف عن هذا المستوى و لا يمكن ان تسمح بة إدارة المشروع.مثال1 : هذا علمت أن المخزون لصنف ما يجب أن يكفي عشرة أيام على الأقل ( الحد الأدنى ) ,كما ان الشركة تستخدم هذا الجزء لإنتاج العدد من المنتجات و لفترة طويلة فان خطوط الإنتاج في ظل الطاقة الطبيعية تحتاج الى وحدة يومياالمطلوب :1-احسب الحد الأدنى للمخزون2-اذا علمت ان المدة التي ستمر بين طلب المواد ووصولها هي يوما استخرج نقطة إعادة الطلبالحل :- الحد الادنى =عدد الايام التي ترغب الإدارة الاحتفاظ بها بالمخزون * معدل الاستخدام اليومي وحدة = *نقطة إعادة الطلب =الحد الأدنى + ( المدة اللازمة لوصول المواد المؤسسة * معدل الاستخدام اليومي ) + (* ) = وحدة………………………………………….. ………………………………………….. .مثال2 : اذا علمت ان السياسة الداخلية لمصنع الأثاث تنص على ان المخزون من الأخشاب يجب ان يغطي فترة زمنية بحدود (7- ) يوم و ان معدل استخدام اليومي من الأخشاب هو وحدة يوميا و ان المدة اللازمة لوصول الأخشاب من لحظة طلبها هي ايامالمطلوب :1-الحد الأدنى =7 * = وحده2-حد إعادة الطلب + ( * ) = وحدة3-الحد الأعلى = * = وحدةحد إعادة الطلب = + ( * ) = وحدةاختيار مصادر الشراءفوائد اختيار المورد الأفضل :-1-حصول المشتري على السعر التنافسي2-تمتعها بمرونة الطلب3-حصولها على أفضل الخدمات من المورد4-الحصول على استقرار في الأسعار5-حصول على استشارات تسويقية و توفير السلعة حتى في أوقات ندرتها6-توفير السعر المناسب و الجودة المناسبة و التوريد بالوقت المناسب و بكل التسهيلات الممكنة في الدفع و الخصمعوامل اختيار الموردين :-1-الموقع الجغرافي2-صفات المادة3-حجم الكمية المطلوبة للإنتاج4-الجودة5-الخدمات المقدمة من المورد6-التطور في التصميم و التجديد في طريقة الإنتاج7-مدى توفر الإمكانيات الإدارية و الفنية8-السعر9-سلوك و مهارة رجال البيع-الإمكانيات المالية للموردمصادر المعلومات عن الموردين :-1-المعلومات المبنية على الخبرة2-فهارس الموردين و الإعلان في سجل الموردين3-مندوبو البيع و الزيارات الشخصية4-المعارض المحلية او الدولية5-الاسواق التجارية و المؤتمرات6-الدليل التجاري و الصحف و المجرت التجاريةمراحل اختيار المورد :-1-مرحلة حصر اسماء الموردين المحتملين2-مرحلة تقييم الموردين3-مرحلة المفاوضات4-مرحلة جمع المعلومات عن المورد و سمعتة في السوقان قوة مساومة الموردين مصدرها :-1-مدى حاجة المشتري للسلعة2-معرفة الوقت المسموح للتفاوض3-مدى قناعة المورد بمعقولية سعرة و قناعتة بكفاءة الخدمات و الضمانات4-كفاءة ممثلة في التفاوضاما قوة مساومة المشتري فتبرز من خلال العوامل التالية :-1-وجود سوق تسودها المنافسة تتعدد فيها مصادر الشراء2-قدرة ادارة الشراء في تحليل الاسعار و التكاليف و توفر المعلومات عن السوق3-تكامل المعلومات حول اصناف السلع و استخداماتها و بدائلها و كافة البدائل4-قدرة ممثل ادارة الشراء التفاوضية·العلاقة الحميمة بين ادارة الشراء و الموردين لها ثمراتها في الحصول على السعر و الجودة و الخدمة المناسبة .وسائل تنمية العلاقة الجيدة بين المورد و إدارة الشراء :-1-تعزيز الثقة بين الطرفين2-الزيارات الشخصية3-توفير المعاملة العادلة و عدم التحيز في التعامل4-الاعمال التي تتصف بالصدق و الالتزام و سرعة السداد5-التزام المندوبين بالنزاهة6-المرونة في التعامل و ايجابية التعامل عند الخلاف7-المرونة في الطلبتقييم الموردين :-1-الطريقة الطبقية او الترتيبية2-طريقة التدرج3-طريقة نسب التكاليفالسياسات الخاصة بمصدر التوريد :1-الشراء من مصدر واحد او عدة مصادر2-الشراء من مورد محلي او خارجي3-الشراء من المنتج او الموزعمبررات الشراء من مصدر واحد :-1-الحصول على خصم الكمية نتيجة الشراء بكمية كبيرة2-ضمان الحصول على سلعة متجانسة بالمواصفات و المكونات3-كون هذا المصدر الوحيد ( محتكر للسلعة )4-سهولة الاتصال و الاجراتءات و المتابعة5-تقليل تكلفة اصدار امر الشراء6-عندما تكون الكمية قليلة فان تعدد الموردين غير مبرر7-تخفيض تكلفة النقل8-سهولة رد البضاعة في حال مخالفتها للمواصفاتمبررات الشراء من عدة مصادر:-1-الحصول على تشكيلة واسعة من السلع2-الاستفادة من عامل المنافسة بين الموردين3-ضمان استمرار الحصول على السلعة4-تجنب مخاطر الاعتماد على مورد واحد5-اذا كانت الكمية كبيرة بشرط عدم توفرها لدى مصدر واحد6-في الوقت المسموح بالشراء قصير7-السرعة و زيادة المرونة بالحصول على الصنف* اختيار مصدر واحد او أكثر : نقارن بين الوفورات المحققة و تعتمد على كفاءة إدارة المشتريات و اختيارها لمصدر التوريد لأنة يؤثر على مركز المشروع .الشراء من المنتج او الموزع :-مبررات الشراء من المنتج1-اذا كانت السلعة المنتج متخصص بها و يوزعها مباشرة2-اذا السلعة سريعة التلف3-غالبا اذا الكمية كبيرة4-تجنا لاستغلال الوسطاء5-قد تتوفر للمنتج خدمات اعلى من الوسطاءمبررات الشراء من الوسطاء1-للحصول على الخدمات اذا تفوقت على خدمات المنتج2-اذا حجم الطلبية صغير3-عندما يكون الوسيط الموزع الوحيد للسلعة4-لضمان السرعة لقرب الموقع الجغرافيالشراء من المورد المحلي او الاجنبي:-مبررات الشراء من المورد المحلي :1-الحصول على وفورات النقل و التخزين و تسهيل الإجراءات2-تجنب المخاطر الخارجية3-السياسات الموحدة و القوانين التي تمنع الاستيراد من الخارج4-سهولة رد البضاعة5-العلاقة مع المورد المحلي غالبا اقوىمبررات الشراء من المورد الخارجي :1-عدم توفر البضاعة في السوق المحلي2-اذا كانت تكلفة السلعة اقل من السلعة المحلية3-اذا المواصفات غير متوفرة بالسلعة المحلية4-صغر حجم المخزون المحليالشراء بالسعر المناسبالسعر المناسب هو السعر الذي يكون عادلا او مناسبا لكل من البائع و المشتريالاعتبارات التي تحدد السعر المناسب :-1-اعتبار التكلفة2-الاسعار المقيدة3-مدخل العرض و الطلب4-المنافسة5-نقطة التعادلالخصومات :-من الاعتبارات التي تلاحظ في تحديد السعر الخصم الممكن الحصول علية و منها :1-الخصم النقدي / خصم تعجيل الدفع : وهو خصم يسمح بة عند التسديد قبل الموعد2-الخصم التجاري : يمنح دون النظر للكمية3-خصم الكمية : يتناسب نع الكمية المشتراة طرديامصادر الحصول على المعلومات السعرية1-قوائم الاسعار2-الكاتلوجات3-رجال البيع4-اسعار السوق المعلنة5-طريقة المفاوضات6-المناقصاتالعوامل التي تقرر شراء سلعة معينة غير السعر:-1-الجودة2-تكاليف الشراء3-تكاليف الخدمة4-موسمية انتاج السلعة5-كمية الطلبالشراء بالوقت المناسب-الوقت لة علاقة بالتكلفة ,القيمة الزمنية للنقود او السعر-يؤثر توقيت الشراء على عناصرمختلفة مثل اختيار المورد و الجودة والكمية و السعر و اكتساب الفرص التسويقية في السوق-تختلف أهمية الوقت باختلاف ظروف السوق من عرض و طلب و نوعية بضاعة (استهلاكية او إنتاجية )-بالنسبة للموردين فان عامل الوقت هام في-عامل الوقت مهم لإدارة الإنتاج فهناك نوعين من الطلب طلب مستمر أو متقطع او خاص محافظا على استمرار العمليات الإنتاجية-عامل التوريد و عامل التسليم مهم إذا كان الطلب خاص و هنا فاصل الزمن بين الطلب و التسليم لها أهمية عند المشتري فيتعامل مع المورد الذي يؤمن البضاعة في الفترة الزمنية التي حددها خاصة اذا كان المشتري مستثمر و ليس مستهلك-قد يكون هناك شروط جزاء في حال عدم التوريد بالوقت المتفق علية-التوقيت مهم في اكتساب الفرص التسويقية-الندرة النسبية للمواد تزيد من أهمية التوقيت لضمان استمرار الإنتاج-يرجع اختيار التوقيت الى كفاءة إدارة الشراء التي تحدد ذلك حسب ظروف السوق و المشروع و طبيعة السلعة .سياسات التوقيت المناسب للشراءأولا : سياسة الاستخدام الفوري /الشراء عند الحاجةالأسباب التي تدعو الى شراء المواد حسب الحاجة دون تكوين مخزون احتياطي :-1-تقليل نفقات التخزين و مخاطرها2-تفادي تكلفة التقادم بالتخزين3-تقليل الاستثمار بالمخزون و استغلال امثل للأموال4-قد يؤدي للاستفادة من فرص انخفاض الأسعارمخاطر الشراء للاستخدام الفوري:-1-ارتفاع الأسعار2-عدم الاستفادة من خصم الكمية و الخدمات المقدمة للشراء بكميات الكبيرة3-قد يتوقف التوريد فيتوقف الإنتاج تبعا لذلك* من ضرورات استخدام هذا الأسلوب اختلاف التصميم و الموضة باستمرارثانيا : سياسة الشراء المقدم :-الأسباب التي تدعو لاستخدام هذا النوع من الشراء الذي يتجاوز الحد الأدنى :-1-الاستفادة من مزايا الشراء الكبير2- تجنب ندرة المواد وتوقف الإنتاج3- الاقتصاد بتكاليف النقل و نفقات التخزين4-الاستفادة من الحصول على المواصفات الجيدة المناسبةمخاطر الشراء المقدم :-1-تكلفة التخزين و تجميد الأموال2-احتمال هبوط الاسعار3-احتمال التلف و التقادم للمخزون4-مخاطر الاحتفاظ بالمخزون و صعوبة السيطرة عليةثالثا : الشراء لاجل المضاربةيتم الشراء بكميات تتعدى حدود الرؤيا المستقبلية و ذلك اعتمادا على احتمال حصول المشروع على ارباح نتيجة للشراء بسعر جاري و توقعها ارتفاع اسعار المواد مستقبلا1-تتوقع ان التغير في الطلب غير وارد فالطلب ثابت2-تتوقع ان السعر بعد مدة سيرتفعان المضاربة تهدف الى تحقيق ربح من خلال الارتفاع المتوقع للاسعارو يتضمن:1-الاستخدام الامثل للاموال2-خطورة الاحتفاظ بالمخزون3-التقادم4-الخسارة الناجمة عن انخفاض الأسعارنمـــوذج طـلــب شــــــراءالشركة :………………………طلب شراء رقم :…………….مطلوب لإدارة / قسم …………..إلى إدارة المشتريات :المطلوب : شراء الأصناف المبينة فيما يلي على أن يتم التوريد خلال ……..رقم الصنفاسم الصنفالمواصفاتالكميةالوحدةالتوقيع :………… معتمد …………………* على جهاز المشتريات ان يدقق صحة البيانات الواردة لان التهاون في ذلك يترتب تكاليف مادية و معنوية.* و لا يحق لة تغيير أي بند من البنود المذكورة .بطاقـــة صنــفرقم الصنف :…………المواصفات:…………..………….…………طلب الشراءاوامر التوريدتاريخكميةتاريخ اللزومرقمتاريخسعرالموردالمنتج :…………البديل:………….الموردون1-…………2-…………3-…………4-…………نواحي الاستعمال………..عندما يصل رصيد المخزون ………… وحدةاطلب ………………….. وحدةنمــوذج طــلب السعــرالشركة :………….عنوان المقر:……….إدارة المشتريات :………. طلب أسعار رقم:……….تاريخ :……….الى :…………..أرجو موافاتنـا بأسعاركم عن الأصناف المبينة ادناة وذلك على الصورة المرفقة و في موعد غايتة …………الكميةالوحدةالصنفالمواصفاتسعر الوحدةاجماليتوقيع رئيس المشتريات :………..يمكن الشحن بموعد غايتة :…….. من وصول امر التوريدمن ………….. عن طريق…………… اسم المورد ……………. التوقيع ………العنوان………………….التاريخ …………كشف رصيد اسعار طلبات عروضنموذج :……………رقم الصنف :………… المواصفات :…………..التاريخرقم الطلبالموردالكميةالوحدةسعر الوحدةمقداراالخصم من الموردالتسيلمالشحنرقم أمر التوريدنموذج امر توريدالشركة …………عنوان المقر………..إدارة المشتريات:…………….أمر توريد رقم:………………” المرجو ذكر جميع الفواتير , بوالص الشحن,المراسلات,و صناديق الشحن”التاريخ ……….بالإشارة لعرضكم رقم ………..تاريخ…………..نرجو توريد الاصناف المبينة ادناة:-رقم متسلسلالكميةالوحدةالصنفالمواصفاتالسعرالاجماليمكان التسليم :…………….عن طريق: …………….شرط التوريد ………. تاريخ الشحن :…………..قبول امر التوريد هذا يشمل قبول ………….. الشروط الواردة بالخلفإجراءات الشراء في أجهزة القطاع العامتتم حسب لوائح و قوانين منظمة لإجراءات الشراء و من أهم طرق الشراء المناقصة العامة او العطاء العامإما أن يطرح داخل البلد أو خارجها , الإجراءات الخاصة بالمناقصة هدفها الوصول الى أفضل عرض بما يتناسب مع الشروط ة الإجراءات هي :-1-وضع مواصفات الشروط حيث انه قبل طرح المناقصة يجب أن تقوم لجنه ذات خبرة بالأصناف المطلوب توريدها بوضع مواصفات تفصيلية عن كل صنف مطلوب و في حالة وجوب تقديم عينات يجب النص على وزن او حجم او مقاس بحيث تكون موافية للشروط توضع على كل عينة بطاقة ليس من السهل نزعهاشروط العطاءات و قوائم الاصناف المطلوبة تعد قبل النشر عن العطاء يجب ان يحصل العميل على نسخة مقابل ثمن معين ,كما تطلب الشركة المصدرة للعطاء تامين ابتدائي كضمان مسترد بعد رسو العطاء يكون بشكل كفالة (خطاب ضمان)من البنك و يطلب منة ضمان نهائي و تامين لة لتنفيذ العطاء ,يعهد الى جهاز المشتريات باعداد الشروط الخاصة بالمناقصة فيما يتماشى مع طبيعة التوريدات مثل توقيت الاستلام .2-الاعلان او الاشهار بعد التوصل الى المواصفات يتم الاعلان مرتين على الاقل عند الطرح اما المناقصات الخارجية فيتم بان ترسل كتب دورية الى القنصليات لتتولى الاتصال بالعملاء او الاعلان في الخارجالاعلان الاول يوضح نوع العطاء و الثاني يوضح اخر موعد للتقديم و ثمن النسخة و رسوم البريد و مقدار التامين3-فتح المغلفات المباعة للمتقدمين حسب الجهة الطالبة ربما على مستوى محافظة او على مستوى رئاسة الوزارة ,توجد لائحة المواصفات الحكومية مثل مراعاة استلام البريد صباح اليوم المحدد لفتح المغلفات و يحدد ساعة لفتح المغلفات امام المتقدمين للعطاء .يجب ان يكون المغلف مغلق و مختوم من الحكومة و يوضع علية رقم متسلسل و يضاف بالتتابع و كل عطاء يفتح مغلفة يضع رئيس اللجنة رقم متسلسل على المغلفات و عدد الأوراق المكونة للعطاء و يقرا اسم مقدم العطاء و الأسعار و جملة العطاء ليسمعها الحاضرين من المقدمين للعرض او مندوبيهم و يتم التأكد من تقديم التامين (كفالة بنكية ) ثم يوقع مع باقي أعضاء اللجنة و يقوم برصده في سجل عام خاص بالدائرة , و لا يجوز أي تعديل بعد فتح المغلفات.4-البت في العطاءات حيث تشكل لجنة أخرى على مستوى أخر ,اذا تساوت العطاءات اما يقس العطاء على الشركتين او يتم القيام بعملية مفاوضة .5-الغاء المناقصة :تلغى بقرارمن رئيس المصلحة بعد النشر عنها و قبل البت فيها اذا استغني عنها نهائيا اما في غير هذة الحالة فيجوز الإلغاء في الحالات التالية :أ‌-اذا تقدم عطاء وحيد او بقي بعد العطاءات المستبعدة عطاء واحد فقطب‌-إذا اقترنت العطاءات كلها او معظمها بتحفظات·اذا الغيت المناقصة قبل الميعاد المحدد لفتح العطاءات يرد ثمن الشروط و المواصفات·إذا كان الإلغاء بعد فتح المغلفات أي بعد الميعاد المذكور فلا يجوز رد الثمن الا لمن تقدم و بشرط ان تعاد لة جميع المستندات·اما اذا الغيت بسبب عدم مطابقة العروض للمواصفات فلا يرد الثمنللمتعهدينتنفيذ عقود العطاءاتسيرسو العطاء على عدد من المتعهدين فيقوم رئيس القسم بإعلام هؤلاء المتعهدين كل فيما يخصة خلال أسبوع من تاريخ العطاء ويطلب منه ضمان نهائي و الحضور لتوقيع العقد بعدها يبدأ المتعهد بتوريد ما اتفق علية من بضاعة .تخطيط المشترياتما أن تنتهي ادارة الشراء من تحديد مواصفات المواد بالجودة و السعر المناسب فانها تقوم بعمليات التنبؤ لتحديد احتياجاتها من المواد من خلال عنل موازنات تقديرية تضم الإنفاق على المواد المنوي شرائها خلال فترة زمنية معينة لتكون اداة لتخطيط المشتريات و معرفة مدى التزام ادارة الشراء بتنفيذها او العمل وفقها و بالتالي الرقابة على المشتريات و يعتمد نجاح هذه الموازنات على كفاءة العاملين القائمين على عمليات التنبؤ .تعريف الموازنة التقديرية للمشتريات :-هي خطة عمل توضح الأهداف التي تسعى الإدارة الى تحقيقها من خلال نشاط المشتريات لفترة مقبلة اخذين بعين الاعتبار ما يستجد من امور كما تمثل الانفاق الذي سيصرف على المشتريات خلال تلك الفترة .أهداف الموازنة التقديرية للمشتريات :-تتصف الموازنة التقديرية للمشتريات بمزايا متعددة منها ما يلي :-1-أنها وسيلة فاعلة لمعرفة كفاءة ادارة الشراء2-انها وسيلة للتنبؤ بالمستقبل3-انها وسيلة رقابية4-انها تحدد الاموال المخصصة لشراء المواد5-انها اداة تنسيقية ما بين موازنة المبيعات و موازنة الانتاجالعقبات التي تعيق اعداد الموازنة التقديرية :-1-التغير في الظروف المستقبلية2-الموازنة التقديرية للمشتريات تبنى على الموازنة التقديرية للمبيعات و الانتاج و بالتالي فان أي خطا فيهما يؤدي الى خطا في موازنة المشتريات .3-يعتمد نجاح الموازنة التقديرية للشراء على كفاءة القائمين على القيام بعملية التنبؤ و ليس الإعداد فقط .4-ان ضعف الادارة و النظم مثل تضارب الصلاحيات و تداخلها او ضعف تسرب المعلومات قد يسبب عدم نجاح الموازنة التقديرية للشراء .اعداد الموازنة التقديرية للمبيعات

تعتبر إدارة المشتروات خيارا أفضل من لجان المشتريات  حسب حجم المنشاة واتساع رقعتها الجغرافية فالمنشآت ذات الافرع الاقليمية يستحب أن تدار مشترياتها بواسطة لجان حتى تتم اجرءات الشراء بالسرعة والدقة المطلوبة دون الحاجة للرجوع الى المركز  الذي يشرف على الخطة العامة وتحديد سقوفات بنود الشراء  كما أن تجديد هذه اللجان بصفة دورية يساعد في منع حالات التلاعب التي يمكن حدوثها لبعد الرقابة المركزية 

أما المنشآت الصغيرة والمحدودة في موقع واحد فالافضل أن تكون هنالك إدارة متخصصة في الشراء تضمن في عضويتها الفنيين والمستشارين الذين يحددون جودة الاصناف وكمياتها وبذلك تضمن الاستمرارية لفترات تسمح بتكوين علاقات ايجابية بين المنشأة والعملاء الموردين وتثبيت سياسات الشراء واستقرارها  وبوجودها في نفس الموقع مع الادارة العامة تتمكن المراقبة وقياس الاداء والمراجعة الدورية والغير مخططة من منع أي حالة تلاعب أو فساد.

هي علاقه تكاملية بالاحرى.. حيث ان ادارة المخازن تتحتفظ بالسجلات و البيانات الهامة التي تحتاجها ادارة المشتريات للقيام بعملها ، حيث تزود ادارة ا  المشتريات ادارة المخازن بالحدود الدنيا للاصناف حتى تتمكن ادارة المخازن من تحديد الاصناف الواجب طلبها من ادارة المشتريات للإببقاء على مخزون اصناف جيد لضمان استمرار حلقة البيع و التوريد. اما بالنسبة للجان الشراء فهي جزة من ادارة المشتريات لتمكين الحصول على افضل الاسعار و اجود الاصناف و للتقليل من التلاعب و الرشاوى .    

هو عمل تكميلي بينهم من حيث الامور الفنيه وتحديد الكميات يكون عن طريق ادارة المجازن والاسعار تكون من لجان المشتريات وممكن للجان المشتريات ان تغير فى الكميات على حسب العروض والظروف المصاحبة للعروض المقدمة للشراء