أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
مراقبة طلبات الشراء و متابعة تحويلها إلى أوامر شراء. تنفيذ عملية شراء المشتريات المساندة طبقا لطلبات الشراء المعتمدة و حسب المواصفات المعتمدة و حسب جدول التوريد. مراقبة مندوبي المشتريات بطلب عروض الأسعار طبقا للمواصفات و الكميات، و تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة فعالة من حيث السعر و الجودة و مواعيد التوريد و شروط الدفع و الخدمة و مباشرة التنفيذ في بعض الحالات. الاشراف المباشر على أداء مندوبي المشتريات و تطويرهم و مساعدتهم و التعاون معهم في بعض أدوار الشراء. مراقبة مندوبي المشتريات في متابعة التوريد مع الموردين و اتخاذ الاجراء المناسب في حالة تغير جداول التوريد و مراقبة الادخال للمواد المستلمة و متابعة اقفال أوامر الشراء المفتوحة و حل المشاكل المصاحبة لها مع الادارات الأخرى. مراقبة مندوبي المشتريات في تنفيذ المهام المطلوبة في موعدها لتحقيق أهداف المشتريات. مراقبة مندوبي المشتريات في تنفيذ اجراءات الشراء بدقة و التأكد من اكتمال المستندات المطلوبة لعملية الشراء و حفظها بطريقة ملائمة و توزيع نسخ منها للمعنيين من الادارات الأخرى. الاشتراك في تحديث وضع الحد الأعلى و الأدنى وحد الطلب و فترة التوريد للأصناف في ضوء معدلات الاستهلاك. المشاركة في تقييم الموردين و تطويرهم و حل مشاكل الموردين مع رئيسه المباشر. الالتزام بسياسات الشركة في جميع التعاملات الداخلية و الخارجية لنطاق الشركة. جمع المعلومات من السوق بخصوص المواد التي يتعامل معها و مناقشتها مع رئيسه. المشاركة في البحث عن موردين جدد، أو بديل لمواد مستخدمة بالشركة. القيام بأي أعمال أخرى في الاطار العام لوظيفته عند تكليفه. اعداد التقارير الشهرية بخصوص حالة طلبات الشراء و أوامر الشراء.
Some of the main duties are:
- Understand the requirments and work nature at the location where purchasing is looking after.
- Planning and Arranging the Orders on time (As per the agreed demand).
- Close follow up to get things ordered and delivered on time as per the priority.
- Have a good list of sources / suppliers, maintain, evaluate and increase them continuously.
- Raise PO's and handle each single order, till it arrives to the location concerned.
- Get ready with all related documents and certificates to pass the global seasonal audit.
- Money saving, with keeping the same quality of the purchased service / product.
- Close the invoices with our Finance and keep the suppliers' account clear.
- Build a good-business-relationship with the suppliers.
- If needed, get the contracts signed by our Management / Contract Department for the suppliers.
- File each single PO properly without discrepancy, and keep all related documents in there.
Best Regards,
اولا : التنسيق بين اداراتي المشتريات و المخازن لتننفيذ طلب الشراء
ثانيا : تكليف مندوبي المشتريات لاحضار عروض اسعار
ثالثا : الرجوع الي المخازن للتاكد من رصيد المحزن قبل تنفيذ طلب الشراء
رابعا : تقديم عروض الاسعار للجنه فتيه لتحديد الشركه المورده مع تقديم بعض النصائح التي قد تفيد اللجنه فى اختياراتها
خامسا : متابعه حساب الموردين و ذلك للحفاظ علي علاقه اداره المشتريات بالموردين
سادسا : وضع السياسات التى من خلالها يتم تطوير الاداء و سرعه و دقه تنفيذ طلبات الشراء
Determine the firm's purchasing needs.
Source a supplier who will best satisfy purchasing needs.
Negotiate, finlize, and make the purchase.
Communicate the purchase decision to the supplier and to relevant personnel within the orgnization to ensure timed delivery.
Follow-up procedure for evaluating your purchasing decisions.
من وجهة نظرى يمكن اختصار مهام ووظائف إدارة المشتريات وليست ال supply chain لانها اشمل ووقتها سوف نتحدث من منطلق اعمق يتضمن logistic , planing , warehouse
ان مهام إدارة المشتريات هيا عبارة عن مبدأ وهو ( توفير إحتياجات الجهة الطالبة سواء كانت ( مواد او خدمات ) بالجودة المطلوبة وفى الوقت المناسب وبالكمية المحددة والسعر المنافس ) هذا مبدئى فى تحقيق هدف ادارة المشتريات سواء خارجية او محلية .
فكل ما يصب من مهارات تفاوض وتحليل للاسواق والاسعار والبورصات العالمية واسعار العملات الاجنبية والمواد البترولية
وتنظيم العمل داخل الادارة والتعاون مع الادارت الاخرى
وابرام افضل العقود وانوعها
والبحث والمراجعة والتقييم للموردين المعتمدين والجدد والبدائل .
وتقييم الاداء للموظفين طبقا للنظام المتبع داخل الادارة
واختيار افضل الانظمة الالكترونية مثل SAP . ORECAL , MICROSOFT DYN ووسائل الاتصال السريعة .
.كل هذة الوسائل والاداوات وغيرها لتحقيق هذا الهدف الاسمى لادارة المشتريات المشار الية فى الفقرة الاولى
وشكرا
معتز فوزى
شركة هرفى للخدمات الغذائية
الرياض - المملكة العربية السعودية 00966581132097
1- ضمان استمرارية الانتاج: عن طريق شراء وتوفير المواد الأولية والأساسية (raw materials) لعمليات الإنتاج، وبصورة مستمرة دون توقف وإلا تسبب ذلك في تأخير تدفقها وبالتالي تأخر وصول المنتج النهائي للعملاء.2- ضمان الحصول على المنتجات والمواد الأولية بأقل سعر معقول: أي بالسعر الذي يتوافق مع جودة المنتج ومدى رضى الشركة عن هذا المنتج.3- البحث عن عدة موردين (Suppliers) وعدم الاكتفاء على مصدر واحد: ولهذا الهدف عدة أسباب تكمن في زيادة قوة "المجادلة" لصالح الشركة والحصول على أقل سعر معقول، وهذا يتواجد أكثر في طريقة عمل المناقصات. والسبب الآخر للبحث عن موردين جدد هو لضمان الحصول على المواد الأولية في حالة حدوث عطل مفاجئ أو تأخير من قبل المورد السابق.4- بناء علاقات وثيقة مع الموردين.5- التكامل والتعاون بين قسم المشتريات وباقي أقسام المؤسسة: فقسم الانتاج حاجته من المشتريات هي المواد الأولية، وقسم الهندسة حاجته في توفير الأدوات والمعدات اللازمة للتشغيل، وقسم التسويق علاقته بالمشتريات هو بالتوقع (Forecasting) في نوع وعدد المواد اللازمة في المبيعات، وغيرها من الأقسام.6- ضمان التوثيق والتسجيل لكل عمليات الشراء.
يمكن تلخيص الأهداف الرئيسية لها فيما يلي:* ضمان الحصول على الجودة المناسبة عند شراء المواد والسلع، وبالشكل الذي يتناسب مع العمليات الإنتاجية، وكذلك مهام التخزين.* توفير المواد والسلع والمستلزمات لضمان السير الحسن لعمليات الإنتاجية دون توقف أو إرباك.* توفير ما تحتاجه المؤسسة بأقل تكلفة، مع مراعاة الجودة والخدمة المطلوبتين.* منع تكرار الشراء الذي يؤدي إلى تراكم السلع والإسراف والتقادم.
تحويل ومراقبة طلبات الشراء الى اوامر شراء وتنفيذ عملية الشراء المساندة طبقا لطلبات الشراء وطبقا للمواصفات المعتمدة وجدول التوريد ومراقبة مندوبى المبيعات فى كل خطوة يخطوها والتنسيق بين الادارات لتحديد وضع الحد الاعلى والادنى وحد الطلب فى ضوء معدلات الاستهلاك اليومى ومداومة البحث عن موردين جدد والمعرفة المستمرة باحوال السوق والاسعار والخامات .
1- التنسيق مع ادارة المشروعات/ الهندسة/ الاقسام الفنية لجمع المواصفات الفنية للمعدات والمواد المطلوب شرائها
2- ارسال المواصفات الفنية وجداول الكميات للموردين
3-تقييم العروض الفنية المقدمة فنيا وماليا وارسالها للاقسام المختصة للموافقة النهائية
4- اعداد المقارنة المالية واختيار الاقل سعرا بعد استيفائه للشروط الفنية
5- اتمام الاتفاق علي شروط التسليم والدفع مع الموردين
1-فحص طلب الشراء بدقة
2-الرجوع الى الادارة الطالبة والاطلاع على العينات وتاريخ الشراء للاصناف المطلوبة ان وجد
3-جمع البيانات عن الشركات المتخصصة فى بيع تلك المواد وانتقاء افضلها
4-احضار عروض الاسعار وعرضها على الجهة الطالبة وبالاخص ان كان الصنف يحمل صفات فنية وتوقيع الجهة على مطابقة المواصفات بالنسبة للعرض الكامل
5-عمل الاتصالات اللازمة واللقاءات مع الشركات لللوصول لاقل الاسعار وتحديد مدة التوريد
6-متابعة الشركة حتى التنفيذ واتمام الشراء واستلام الفواتير لمراجعتها وتسليمها للحسابات لاستخراج مستحقات الشركة وذلك بعد توجيه ادارة الحسابات لخصم مبلغ ضمان وذلك بالاتفاق مع الشركة الموردة
******ملحوظة ليس من الضرورى الرجوع للمخزن لمعرفة الرصيد الموجود بالمخازن لانه من الممكن ان يكون هناك بداية لمشروع تبدا الادارة فى تنفيذه بعيدا عن رصيد المخزن. لكن متابعة المخزن فى المواصفات والتاكيد على الاعداد
تتضمن عملية الشراء عادةً 8 مراحل أساسية كالتالي:
الطلب
تتكون عملية إدارة المشتريات عادة من 3 مراحل:
قد يتضمن التخطيط للشراء بضع خطوات وهي كالتالي:
تشتمل عملية تقديم تقرير عن المشتريات على:
