ما هى وظيفة Document Control وما المهارات المطلوبة لهذة الوظيفة ؟

وظيفة ال Document control

مثال فى شركة  المقاولات

هو شخص يقوم بارسال واستقبال الطلبات ( استلام اعمال - ارسال مخططات .....) من المكتب الفنى  الى الاستشارى ثم يقوم بتسجيلها وحفظها بالكمبيوتر ويحفظ المستندات بطريقة تدريجيه من الاقدم الى الاحدث Hard & soft  لكى يصل الى المستند فى اسرع وقت عند الحاجه او عند السوال عن طلب معين ، ثم يقوم بعمل ملف على الاكسل ويتم تسجيل كل ما يقوم به من ارسال والاستقبال 

وهو من يعطى الطلبات تسلسل رقمى للطلبات لتنظيم العملية بالاتفاق مع الاستشارى 

المهارات :

العمل مع برامج الاوفس وخاصة (word& Excel)

الشركة أو المؤسسة مثل (الجسد) و مراقب الوثائق هو (القلب) يستقبل جميع أنواع المستندات ثم يقوم (بضخها) توزيعها إلى وجهتها الصحيحة ثم تتبعها و مراقبة التحديثات التي تطرأ عليها حتى تنتهي دورتها و يقوم بحفظها بنسخ soft & hard copy بحيث يسهل الرجوع إليها في أي وقت بتوفير الجهد و الوقت . * المهارات: منظم ، قيادي ، قادر على العمل تحت الضغط، متعاون ، يجيد الانجليزية و العربية ، برامج الاوفيس ، الانترنت ، التعامل مع الالات كماكينة الطباعه و الscanner ، مبدع.

تم عمل عرض فيديو وعرض تقديمى عن دور مراقب الوثائق document controller  

اضغط هنـــــــــــــــــــــــــــــــــــــا

نبذة 

هى النهج التكنولوجي للتحكم ثيقة الجودة وتخفيف المخاطر الناجمة عن خطأ بشري في إعداد الوثائق. 

 ويتم تحقيق ذلك من خلال متابعة العمليات ويستخدم عادة من قبل المؤسسة التي تنتج وثائق  و قائم على قواعد معقدة على أساس متكرر 

اما ما يخص المهارات 

استخدام مجموعة من البرامج المكتبية مثل ميكروسوفت افس  بما في ذلك البريد الإلكتروني وجداول البيانات وقواعد البيانات.  القدرة على تقييم وتحديد الأولويات وتنظيم وتفويض مواعيد العمل. ثبت مهارات صنع القرار. القدرة على الاستجابة بسرعة وفعالية عند التعامل مع المواقف الصعبة. مساعدة الإدارات مع استفسارات حول متطلبات الوثائق والتقارير.

هى التحكم فى طريقة اصدار الوثائق وفقا للسياسة الاكتتابية لشركات التأمين والشروط الخصوصية وفقا لطبيعة نوع الخطر ونوع التأمين المطلوب وذلك يتطلب مهارة فنية ومراجهة دقيقة من مسئولين الاصدار وتنمية المهارات لهم عن طريق حضور ندوات ودورات تدريبة لانواع التأمين ولغة الحوار بين مسئول الاصدار ورؤسائه

 

ما هو مراقب الوثائق Document Control والمهام المكلف بها وما هي المهارات المطلوبة علي قناة يوميات ابو البنات علي اليوتيوب

مراقب المستندات 

هو المسؤول عن خلق منظومة متكاملة للارسال والاستقبال والتحديث والمتابعة لدورة حياة المستندات .

فهو الشخص المسؤول عن ارسال واستقبال جميع الملفات المتعلقة بالعمل ( العقود - الرسومات الهندسية - المراسلات الخاصة - الموافقات - وغيرها الكثير ) 

كما انه يقوم بتحديث وحفظ جميع المستندات وأعطائها ارقام تسلسلية لسهولة الرجوع لها عند الحاجة لها ومتابعة حالة كل من تلك المستندات.

ويكون على تواصل مباشر بجميع الاقسام الهندسية والرقابية فبكل اختصار هو القلب النابض لكل شركة ولكل مشروع فهو حلقة الوصل بين الشركات.

 

محمد سمير محمد محمود سلامة

انا اشتغل مع موثيق لتوثيق الوثائق متل بيع وشراء كراء أو حل مشاكل ضرائب اشتغل على كوميتر

مهارات استخدام الاوفيس بشكل عام وحفظ المستندات