أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
تم عمل عرض فيديو وعرض تقديمى عن دور مراقب الوثائق document controller
نبذة
هى النهج التكنولوجي للتحكم ثيقة الجودة وتخفيف المخاطر الناجمة عن خطأ بشري في إعداد الوثائق.
ويتم تحقيق ذلك من خلال متابعة العمليات ويستخدم عادة من قبل المؤسسة التي تنتج وثائق و قائم على قواعد معقدة على أساس متكرر
اما ما يخص المهارات
استخدام مجموعة من البرامج المكتبية مثل ميكروسوفت افس بما في ذلك البريد الإلكتروني وجداول البيانات وقواعد البيانات. القدرة على تقييم وتحديد الأولويات وتنظيم وتفويض مواعيد العمل. ثبت مهارات صنع القرار. القدرة على الاستجابة بسرعة وفعالية عند التعامل مع المواقف الصعبة. مساعدة الإدارات مع استفسارات حول متطلبات الوثائق والتقارير.
هى التحكم فى طريقة اصدار الوثائق وفقا للسياسة الاكتتابية لشركات التأمين والشروط الخصوصية وفقا لطبيعة نوع الخطر ونوع التأمين المطلوب وذلك يتطلب مهارة فنية ومراجهة دقيقة من مسئولين الاصدار وتنمية المهارات لهم عن طريق حضور ندوات ودورات تدريبة لانواع التأمين ولغة الحوار بين مسئول الاصدار ورؤسائه
مراقب المستندات
هو المسؤول عن خلق منظومة متكاملة للارسال والاستقبال والتحديث والمتابعة لدورة حياة المستندات .
فهو الشخص المسؤول عن ارسال واستقبال جميع الملفات المتعلقة بالعمل ( العقود - الرسومات الهندسية - المراسلات الخاصة - الموافقات - وغيرها الكثير )
كما انه يقوم بتحديث وحفظ جميع المستندات وأعطائها ارقام تسلسلية لسهولة الرجوع لها عند الحاجة لها ومتابعة حالة كل من تلك المستندات.
ويكون على تواصل مباشر بجميع الاقسام الهندسية والرقابية فبكل اختصار هو القلب النابض لكل شركة ولكل مشروع فهو حلقة الوصل بين الشركات.
مهارات استخدام الاوفيس بشكل عام وحفظ المستندات
ملخص لوظيفة "حافظ وثائق/ مراقب مستندات" (Document Control) وبعض الاختصارات الخاصة بها في حدود معرفتي وخبرتي في شركات المقاولات والمكاتب الاستشارية:
مقدمة:
• أرشفة الوثائق أو حفظها وظيفة مهمة جدا للشركات لأنها تسهل عملية الرجوع للوثائق عند الحاجة إليها وتحفظ حقوق الشركات ومستحقاتها المالية لأن المطالبات المالية والحصول على المستخلصات مبني عليها، وهذا ما يعطي الوظيفة أهميتها. حافظ الوثائق/ مراقب المستندات حلقة وصل بين المالك والاستشاري والمقاول وهو للشركة بمثابة القلب للجسم حيث يزود الأقسام والإدارات بالورقيات المختلفة.
أنواع المستندات:
• المستندات إما تعاقدية مثل العقود والمواصفات وجداول الكميات والمخططات التعادقدية، أو وثائق تنفيذية وهي المستندات الخاصة بتنفيذ الأعمال في الموقع وتسمى الريكوستات أو التقديمات مثل طلبات فحص/ استلام الأعمال وواعتماد المواد واستلامها وإلخ...
الريكوست/ التقديم وطريقة إعداده:
• الريكوست عبارة عن وثيقة (نموذج وورد أو إكسل) تحتوي على بعض الأقسام، يحتوي كل قسم على بعض المعلومات؛ مثل قسم الشعارات (شعار المشروع وشعار المالك والاستشاري والمقاول)، وقسم به نوع الأعمال (معماري ومدني وإلخ) وقسم لرقم الوثيقة ورقم المراجعة وتاريخ إصدارها وقسم لوصف الأعمال المقدمة وقسم به اسم المهندس المختص من المقاول وتوقيعه ومدير المشروع وتوقيعه وختم المقاول وقسم لتعليق المهندس/ المراقب الاستشاري الذي أشرف على الأعمال واستلمها وتوقيعه وكذلك مدير المشروع وتوقيعه وختم الاستشاري وقسم لأكواد الاعتماد (القبول أو الرفض).
الرقم المرجعي (التكويد) وكيفية إنشاءه:
• يتميز كل ريكوست برقم مرجعي (Reference No./ Code) وهو رقم فريد لا يستخدم إلا لملف أو ريكوست واحد. يتكون هذا الرقم من حروف مختصرة غالبا تشتمل على اسم المشروع + المقاول + الاستشاري + نوع الأعمال + نوع الوثيقة + رقم مسلسل يتكون من ٣ خانات أو أربعة أو خمسة + رقم مراجعة. مثال: M2P-MEZ-ZFP-WIR-CIV-001-00
• التوضيح M2P(PROJECT)-MEZ(CONTRACTOR)-ZFP(CONSULTANT)-WIR(DOCUMENT TYPE)-ARC(TRADE)-001(SERIAL NO.)-00(REV. NO.).
• يستخدم رقم المراجعة عند رفض الوثيقة وإعادة تقديمها لأن رقم الوثيقة المرجعي ثابت. مثال:
M2P-MEZ-ZFP-WIR-ARC-001-01
عملية اعتماد الوثيقة:
• في حالة المقاول: بعد إعداد/ ملء مراقب المستندات المقاول هذا النموذج وتوقيعه وختمه من المختصين يسلمه لاستشاري التنفيذ/ الإشراف لاعتماده. يُطبع من الريكوست أصل واحد أو اثنين أو ثلاثة (للمقاول والاستشاري والمالك) حسب الاتفاق بينهم ونسخة مصورة يختم عليها الاستشاري عند استلام الريكوستات ويحتفظ بها المقاول لإثبات تسليم المستندات في حالة ضياعها من الاستشاري.
• في حالة الاستشاري: يستلم مراقب المستندات الاستشاري المستندات من المقاول ويوزعها على المهندسين المختصين لاستلام الأعمال في الموقع واعتماد الريكوستات أو رفضها.
متابعة الريكوستات:
• يتابع DC المقاول حالة اعتماد الريكوستات مع DC الاستشاري ويتابع الاستشاري مع مهندسيه.
الاعتمادات/ الأكواد
• يستخدم كود (A: APPROVED) في حالة اعتماد الأعمال المقدمة بدون ملاحظات وكود (B: APPROVED WITH NOTES) في حالة اعتماد الأعمال مع وجود ملاحظات عليها.
• يستخدم كود (C: REVISE AND RESUBMIT) في حالة وجود ملاحظات على الأعمال ويجب تعديل هذه الملاحظات في الموقع وإعادة تقديم الريكوست مرة أخرى.
• يستخدم كود (D: REJECTED/DISAPPROVED) في حالة الأعمال المرفوضة.
• وأحيانا تستخدم بعض الأكواد الأخرى لرفض الأعمال أو لأن الأعمال ليست في نطاق عمل الاستشاري "تُعتمد من قبل المالك" أو تأجيلها لطب رأي المالك مثل: (E: NO ACTION TAKEN)، (F: RETAINED FOR INFORMATION).
الأرشفة:
• تأتي الأرشفة بعد الاعتماد وتنقسم أرشفة الوثائق إلى أرشفة ورقية وأرشفة إلكترونية.
أ. الأرشفة الورقية هي حفظ الريكوستات أو التقديمات Requests/ Submittals) ) في ملفات أرشفة مفروزة حسب نوع الأعمال (معماري أو مدني أو كهرباء أو سباكة/ ميكانيكا أو مساحة) وأيضا حسب نوع الوثيقة (طلبات استلام أعمال أو اعتماد موردين أو اعتماد مواد أو مخططات وإلخ...) ومُرتّبة ترتيبا تصاعديا بعد اعتمادها من استشاري التنفيذ وتوضع في دواليب أو صناديق للحفاظ عليها من التلف أو الضياع ولتسهيل الرجوع إليها.
ب. الأرشفة الإلكترونية عبارة عن نسخة سوفت (بي دي إف من المستندات أو نسخة أوتوكاد من المخططات) ونسخة معتمدة لهذه التقديمات بعد عمل مسح (Scan) لها وتسميتها بنفس الرقم المرجعي الخاص بها بنفس طريقة الأرشفة الورقية لكن في مجلدات على الكمبيوتر.
اللوج وكيفية البحث والفلترة:
• مع كثرة ورقيات المشروع يصعب البحث فيها لذا يُنشأ جدول إكسل (Log) لتسهيل عملية البحث والفتلرة وتتبع الريكوستات ومعرفة تواريخ إصدارها وحالة اعتمادها.
• تحتوي خانات اللوج على شعارات المشروع والمالك والاستشاري والمقاول والقسم ونوع التقديم والرقم المرجعي ورقم المراجعة ووصف الأعمال المقدمة وموقع تنفيذها وتاريخ التقديم وحالة الاعتماد والمهندس الذي اعتمد الريكوست.
بعض الاختصارات المستخدمة (على سبيل المثال لا الحصر):
بعض الاختصارات مختلفة من شركة لشركة وبعضها ثابت في جميع الشركات
اختصارات الأقسام:
- PM: Project Management/ Project Manager
إدارة المشروع أو مدير المشروع
- QC: Quality Control/ Quality Control Engineer
مراقبة الجودة أو مراقب الجودة
- DC: Document Controller/ Document Control Specialist:
مراقب مستندات/حافظ وثائق وأحيانا بيسموه اختصاصي حفظ الوثائق (كلها تشير لنفس الموظف)
- Eng.: Engineer
مهندس
- AR/ARC/ARCH: Architectural:
قسم المعماري
- CIV/CV
خاص بالقسم المدني
- ST/STR: STRUCTURAL
إنشائي: أعم من Civil
- EL/ELE/ELEC: ELECTRICAL
خاص بقسم الكهرباء
- ME/MEC/MECH: MECHANICAL
خاص بقسم الميكانيكا (السباكة)
- SR/SUR: SURVEY
خاص بقسم المساحة
- HSE: Health, Safety and Environment
خاص بقسم الأمن والسلامة (Safety)
اختصارات التقديمات:
- PRQ: PREQUALIFICATION
ملف تأهيل للشركات أو المصانع أو الموردين (ريكوست لاعتماد مورد لتوريد مواد مثل مواد البناء والسباكة والكهرباء والدهانات وإلخ...)
- MAT/MS/MAR: MATERIAL SUBMITTAL
طلب اعتماد مواد (بعد اعتماد المورد تُعتمد المادة التي يريد المقاول توريدها)
- MIR: MATERIAL INSPECTION REQUEST
طلب فحص مواد (بعد توريد المادة يستلمها الاستشاري أو يفحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات وأنها نفس المادة التي اعتمدها من قبل)
- IR/WIR: INSPECTION REQUEST/WORK INSPECTION REQUEST
طلب فحص أو استلام أعمال (يُقدم لاعتماد أي أعمال تُنفذ في الموقع)
- RFI: REQUEST FOR INFORMATION
طلب معلومات أو استفسار أو طلب توضيح (يستخدمه المقاول لكي يسأل عن طريقة تنفيذ أعمال في الموقع أو في حال تعارض بين عملين)
- RFI: Request for Inspection
أحيانا تستخدم بعض الشركات (RFI) بمعنى طلب استلام أعمال، لكن الأولى أنها طلب معلومات
- CPR: CONCRETE POURING REQUEST
إذن صب (يستأذن به المقاول لصب مكان معين) .يستخدم البعض CPW لكن CPR أشهر
- DT/DS/DCS: DOCUMENT TRANSMITTAL/DOCUMENT SUBMITTAL
طلب اعتماد وثائق (تندرج تحته عدة أنواع من الوثائق مثل الاختبارات ونتائجها وقد يستخدم لاعتماد طاقم المشروع أو الهيكل التنظيمي)
- TST: TEST
اختبار
- MOS/MS/MST: METHOD OF STATEMENT
طريقة تنفيذ أعمال (يقدمها المقاول لتوضيح طريقة تنفيذه لأعمال معينة)
- WSA: WORK START ACTIVITY
إذن بدء أعمال (يستأذن به المقاول لبدء تنفيذ أعمال معينة في الموقع)
- DWGs: DRAWINGS
مخططات (كلمة شاملة جميع المخططات)
- DD: Detailed Design
مخطط تفصيلي
- IFC: Issued for Construction
(تقريبا يشير إلى المخططات التعاقدية (التندر)
- SD/SHD: Shop Drawing
مخطط تنفيذي (تنفذ الأعمال بناء عليه)
- ASB/ABL: As Built
مخطط كما نفذ/ مخطط وضع قائم (يرسم حسب المباني المنفذة في الموقع بعد الانتهاء منها)
مهارات مراقب المستندات:
مهارات شخصية:
• مهارات التنظيم والترتيب
• القدرة على اتخاذ القرارات
• القدرة على ترتيب الأولويات لإنهاء الأعمال حسب الأهم
• القدرة على تحمل ضغط العمل (لإمكان تعدد الطلبات في وقت واحد أو التعامل مع أكثر من مهندس أو مقاول)
مهارات تقنية:
• الإلمام – على الأقل – ببرنامجي الوورد والإكسل
• القدرة على استخدام الإنترنت
• القدرة على استخدام البريد الإلكتروني (إرسال واستقبال البيانات عبر الإنترنت)
• مهارات التعامل مع ملفات PDF
• الإلمام ببرامج الأرشفة (لاستخدامها في بعض الشركات)
• مهارات الأرشفة
• مهارات الحاسب الآلي بشكل عام
