ما واقع الأرشيفات في العالم العربي ؟ و هل نملك ثقافة أرشيفيّة لصيانة ذاكرتنا الجماعيّة من التلف؟ و هل تطبق القوانين المنظمة للأرشيف في وطننا؟

شكرا لدعوتكم الكريمة

في الحقيقة سؤالك شامل ويحتمل اكثر من اجابة .. ولكن هنا ارغب بأن اختصر اجابتي بالاتي

الارشفة موجودة بمنطقة الوطن العربي وبقوة وتتباين قوة ظهور ادارتها بين القطاع الخاص والعام , وهي تتباين ايضا ضمن القطاع الخاص نفسه ولكنها تفرض نفسها بقوة بالقطاع الحكومي العام كل ذلك من منظور عام , اما اذا دققنا اكثر نجد ان الارشفة هي من اجل خلق الوظيفة فقط وليس من اجل الاستفادة من مفردات عملها او مخرجاتها , فمثلا هل تستطيع اي شركة اليوم ان تعطينا نتائج دقيقة عن عمل معين قامت به قبل خمس سنوات او عشر سنوات , بينما نجد الغرب يأرشف نتائج العمل لخمسين سنة مضت , ولذلك هم يستفادون من خبرة الماضي من خلال تحسين نتائج الحاضر

في القطاع الحكومي نجد النتائج اسوأ فالارشفة تعني (السرداب ) او الغرف الموجودة تحت الابنية الحكومية وهي عبارة عن رفوف تملأها الاوراق الصفراء المهترئة , وذلك ناتج من الروتين والبيروقراطية الحكومية والموظفين انا هم معاقبين او ذوي مؤهلات علمية قليلة تم تعيينهم في هذا القسم المهم

قسم الارشيف مهم جدا بالحقيقة وهو مرتبط بكل الاقسام الاخرى ( المبيعات , الانتاج , التسويق ادارة الموارد البشرية )والا كيف نعود لنتائج سابقة وحتى عملية الارشفة المؤتمتة هي قليلة الحظ في منطقتنا فنحن نستخدم النتائج الانية ونعتمد على الشفهيات اكثر من النتائج المحفوظة الكترونيا او المحفوظة ورقيا .

ان الأرشيف العربي  حقيقة واقعية لا خيال ,بما أن الدول العربية تحتفض بالقديم والحديث المعاصر من البيانات والصور و المواضيع الحرة الخاصة والعامة منها التي تدون التاريخ الثقافي والعلمي والإقتصادي والديني ,فهي بحد ذاتها صيانة لثقافة الجيل القديم نحو المستقبلي وخاصتا الهوية منها ,أما التنضيم فالراجح أن كل دارس وباحث  لمادة ما من التاريخ الأرشيفي فهو بحد ذاته مساهم في ترسيخه للجيل الحالي و المستقبلي . والله أعلم

هنالك موسسات عملت على ارشفة الملومات وذاكرة الوطن والكتب وحماية هذا الارشيف بوضع انظمة تحفظ الحقوق وعدم السرقه والقرصنة كالامن السبراني 

يعتبر الأرشيف مهمل مثل المكتبات وغيرها من مرافق المعلومات في أغلب الدول العربية، ورغم أننا أمة الكتاب كما قيل ويقال، إلا أن الواقع لا يعكس هذه الأقوال، فلا يوجد اهتمام بالمكتبات ومصادر المعرفة في الدول العربية كما نلاحظ عزوف كبير للشباب العربي على الكتاب والمكتبات زاد في تعميقه الثورة التكنولوجية الهائلة التي يمر بها العالم. وطالعنا أمس في مداخلة من أحد الأعضاء كيف تتحول المكتبات في ليبيا إلى مطاعم ومقاهي.أردت التركيز على قطاع الأرشيف، لأن المكتبات تعتبر أكثر حظا بالمقارنة به في عدة نواحي تشريعية، وتنظيمية وفنية الخ، إلا أن قطاع الأرشيف ظل يعاني الكثير من الإهمال والنسيان ويعامل معاملة غير عقلانية وتنظيمية وتشريعية وأغلب الدول العربية تعاني من غياب سياسات واضحة، تشريعات تقنن القطاع وبرامج تنظمه وتنظم إجراءات معالجته والحفاظ عليه.وسأحاول في هذه المداخلة تعريف الأرشيف؟ التطرق إلى نظام وبرنامج التصرف في الأرشيف؟ واقع الأرشيف في الدول العربية؟ وكيف تثمين القطاع والنهوض به؟1. الأرشيف؟الأرشيف هو جملة الوثائق مهما كان نوعها أو تاريخها، تنشأ في إطار نشاط شخص مادي أو معنوي.فهي تنشأ بصورة طبيعية. تحفظ أولا لقيمتها الإدارية والقانونية والمالية. ثم يحفظ جزء منها ثانيا لقيمتها التاريخية والشهائدية ولكونها تمثل مصدرا للبحوث العلمية.تمر الوثيقة الأرشيفية بثلاثة مراحل:- المرحلة الأولى وتسمى بالأرشيف الجاري Current Archives- المرحلة الثانية وتسمى بالأرشيف شبه الجاري أو الوسيط Semi Current Archives- المرحلة الثالثة وتسمى بالأرشيف النهائي أو الأرشيف التاريخي Historical Archivesالأرشيف الجاري:تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بمكاتب العمل لقيمتها الإدارية والقانونية والمالية، وتكون تحت مسؤولية الوحدات والمصالح المنتجة لهذه الوثائق.الأرشيف شبه الجاري:تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بمركز الأرشيف الانتقالي لقيمتها الإدارية والمالية والقانونية، لكن يقل استعمالها من قبل المصالح المنتجة، فما يميزها عن الأرشيف الجاري هو قله وضعف استخدامها لذلك تكون هذه المرحلة اصطناعية وليست طبيعية أملتها تكاثر الوثائق في مكاتب العمل والتي تأثر على مردود الموظفين. لذلك تحول هذه الوثائق إلى مركز الأرشيف الانتقالي وتكون تحت مسؤولية مصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف.الأرشيف النهائي:تحفظ الوثائق في هذه المرحلة بالأرشيف الوطني أو دار الوثائق القومية وتختلف التسميات من دولة إلى أخرى. تصبح هذه الوثائق تحت تصرف مؤسسة الأرشيف الوطني وتتلاشى تماما مسؤولية المؤسسة.لا ترحل كل الوثائق إلى الحفظ النهائي بل جزء بسيط تتوفر فيه القيمة التاريخية والشهائدية. تحفظ هذه الوثائق بصورة نهائية وتكون مصدرا للبحوث العلمية وحفظ لذاكرة الأمة. تكون ظروف الحفظ والتنظيم مهمة جدا في هذا المرحلة بما أن الوثائق معدة للحفظ الدائم ومصدرا للبحث.يحكم انتقال الأرشيف بين هذه المراحل جملة من الأدوات والإجراءات التي تكون برنامج التصرف في الأرشيف. فما هي مميزات هذا البرنامج وماهي فوائده وأدواته؟2. برنامج التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف؟برنامج التصرف في الأرشيف هو جملة الأدوات والإجراءات التي تضبط وتنظم التصرف في الأرشيف، وهو جزء من السياسة العامة للتصرف في الأرشيف.السياسة العامة للتصرف في الأرشيف هي التمشي والإستراتيجية التي تحددها وتضبطها كل دولة للنهوض بقطاع الأرشيف وتنظيمه التحكم فيه، وإضافة إلى البرنامج الفني التصرف في الأرشيف الذي يحدد الأدوات والإجراءات، تتطرق السياسة الأرشيفية إلى جوانب أخرى وهي:- الجانب التشريعي والقانوني والذي يضمن خضوع وإجبارية المؤسسات على تنفيذ برنامج وسياسة الدولة في مجال الأرشيف،- التكوين وهو تكوين أخصائيين ومهننين للتصرف في الأرشيف ويشمل التكوين المؤسسات التعليمية والبرامج والكادر التعليمي الخ،- الموارد البشرية،- الموارد المادية: المباني، والوسائل الكفيلة بتنظيم القطاع في كل مؤسسة حكومية،- الموارد المالية: تخصيص مخصصات مالية للقطاع،- إضافة إلى البرنامج الفني الذي يشمل الأدوات والإجراءات الكفيلة بتنظيم القطاع،كما سبق أن ذكرنا، أن تطبيق برنامج للصرف في الأرشيف بما يشمله من أدوات وإجراءات هو الكفيل بانتقال الأرشيف بين المراحل العمرية من حياة الوثيقة وكفيل بتنظيم القطاع ورقيه.1.2 الأدوات الأرشيفية؟يشمل البرنامج جملة من الأدوات نستعرضها بصورة مختصرة:- الجرد وهو هو أحد ركائز برنامج التصرف في الوثائق الأرشيفية، يتم إعداده مرة واحدة في تاريخ المؤسسة. ويتمثل في حصر جميع الوثائق الأرشيفية منذ تاريخ إنشاء المؤسسة ومهما كان نوع هذه الوثائق (وظيفية أو غير وظيفية) ومكان حفظها (بمحلات العمل أو بمحلات الأرشيف الانتقالي) ودون الأخذ بعين الاعتبار مصيرها النهائي (الإتلاف أو الحفظ الدائم).وهو بذلك يمثل أداة بحث أولية بالنسبة للمصالح المنتجة وأداة تصرف ناجعة بالنسبة لمصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف التي يمكّنها من ضبط السياسة العامة للتصرف في الوثائق الأرشيفية (تحديد الحجم الجملي للوثائق، ضبط التوزيع الجغرافي للرصيد، دراسة الحاجيات والمستلزمات،..).يمكّن الجرد خاصة من:- تعريف الوثائق الأرشيفية (مصدر النشأة، وصف المحتوى، الحدود الزمنية)؛- تحديد أماكن حفظ الوثائق الأرشيفية (المخزن، الخزانة أو الرف، رقم الحافظة أو الصندوق أو الحاوية ...)؛- ضبط أحجام الوثائق الأرشيفية بعدد الحافظات القياسية أو بالمتر الخطي.- القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق وهي أداة تصرف أرشيفية تجمع في قائمة واحدة وموحدة عناوين وبيانات حول كل الوثائق الأرشيفية الوظيفية /المتداولة دون غيرها (ملفات، وثائق منفردة، وثائق مكونة).أهدافها:- توحيد عناوين الوثائق الأرشيفية وتسمياتها: تجميع عناوين كل الوثائق الوظيفية بالمؤسسة وبيات مضامين كل منها،- التحضير لإعداد جدول مدد الاستبقاء ونظام التصنيف الموحد؛- أداة مراقبة تحويل الأرشيف الوسيط ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تتم مناولتها،- أداة تمكّن من تحديد أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية المتداولة (في طور الاستعمال)،- أداة تمكّن من تحديد أنواع النظائر (أساسية وثانوية) والوثائق الأرشيفية التي يتكون منها كل ملف؛- تمكن من تحديد مسار الملفات والوثائق الأرشيفية أو الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات (المصدر والجهة)؛- أداة تمكن من تحديد مسؤولية المحافظة على النظير الأساسي لكل هذه الوثائق؛- أداة تمكن من الحصر الدائم والمتواصل للوثائق الوظيفية بالمؤسسة؛- أداة لتحديث الأدوات الأرشيفية الأخرى؛ الخ.- جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية وهي أداة أرشيفية تمكن من تجميع قواعد الحفظ ومن تطبيقها ومراقبتها؛أداة أرشيفية يتم الحصول عليها بالاتفاق (بالإجماع).قاعدة حفظ: هي إجراء يحدد عمر كل نوع من أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية ومصيرها النهائي (إتلاف أو حفظ دائم أو انتقاء).وظائف جدول مدد الاستبقاء:- حماية الوثائق الأرشيفية الصالحة لأخذ القرار، لحماية حقوق الأشخاص والمؤسسات والذاكرة الوطنية من كل عملية إتلاف عشوائية؛- تحسين ظروف العمل بالمحلات المعدة لذلك؛- التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية؛- حفظ ذاكرة المؤسسة والوطن.- نظام التصنيف وهو التصنيف هو عملية ذهنية تتمثل في تجميع الوثائق الأرشيفية وتعريفها وترميزها طبقا لنظام التصنيف الموحد. وهذا الأخير هو أحد ركائز نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتمثل في تركيبة هرمية ومنطقية تتنزل ضمنه كل أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية مجمعّة في أصناف ومفرعة إلى أقسام وفروع وذلك طبقا لوظائف وأنشطة المؤسسة.أهداف نظام التصنيف الموحد:- توحيد فهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتالي توحيد طرق استرجاعها؛- استخدام لغة توثيقية مقننة (رموز) تمكّن من تجميع الوثائق الأرشيفية المتشابهة (ذات الصنف الواحد) ومن التخاطب الموحد مع الأشخاص ومع الحاسب الآلي؛- ضمان التمفصل المنطقي الدائم للرصيد؛- حماية الوثائق الأرشيفية وسريتها؛- سهولة إعادة هيكلة الملفات التكاملية المتميزة عادة باللاتمركز.هيكل نظام التصنيف الموحد:- قائمة التصنيف الرئيسية؛- قائمة التصنيف الفرعية؛- كشاف ألفبائي.2.2 الإجراءات؟- التصنيف: تصنيف وفهرسة الوثائق الأرشيفية النشطة طبقا لنظام التصنيف،- الترتيب: ترتيب الوثائق في الرفوف،- التحويل وهو تحويل الوثائق الأرشيفية من مكاتب العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،- الترحيل وهو ترحيل الوثائق الأرشيفية من مركز الأرشيف الانتقالي إلى الأرشيف الوطني طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،- الإتلاف وهو التخلص من الوثائق عديمة القيمة التي فقدت قيمتها الأولية (القانونية والمالية والإدارية) وقيمتها الثانوية (التاريخية، والشهائدية) طبقا لقواعد جدول مدد استبقاء الوثائق،- الإعارة والاسترجاع،- الحفظ: عملية خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من عوامل التهرئة الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة. وتخضع هذه العملية لمقاييس ومواصفات علمية تتعلق بتهيئة المخازن وبالحرارة والرطوبة الخ.- الإحصاءات الأرشيفية،- الختطرقنا إلى الإجراءات والأدوات و السياسة الأرشيفية الكفيلة بتنظيم القطاع، والتي انبنت على المعايير والمقاييس العالمية للتصرف في الأرشيف منذ قرون. لكن السؤال أين نحن من هذه البرامج وماهو الواقع الحقيقي للقطاع في الدول العربية؟3. واقع الأرشيف في الدول العربية؟يتسم واقع الأرشيف في الدول العربية بالتردي وبالإهمال رغم قيمته ويختلف من دولة إلى أخرى، ورغم سعي العديد من الدول إلى سن برامج وتشريعات تهدف إلى تنظيم القطاع مثل تونس، إلا أن القطاع ظل يحكمه الإهمال والتردي والنظرة الدونية من قبل المجتمع التي حاولت وسائل الإعلام والسينما العربية على مر القرون الماضية على تسويقه على أنه مصدر للفكاهة وقبر للمغضوب عنهم إداريا.ومن مظاهر التردي التي يعيشها القطاع في الدول العربية نذكر على سبيل الذكر لا الحصر، فالتطرق إلى الواقع علميا يتطلب دراسة ميدانية.- جهل لقيمة ومفهوم الأرشيف من قبل المؤسسات الحكومية والخاصة،و إن كانت المؤسسات الخاصة تنظر دائما إلى القيمة الربحية فإن لا المؤسسات الخاصة أو الحكومية يشفع لها إهمالها للقطاع،- خلط كبير بين قطاع المكتبات والأرشيف في كل الدول العربية، ورغم انتمائهما لعلوم المعلومات فإن لكل قطاع أدواته ورؤيته وبرامجه،- غياب تشريعات وقوانين أو عدم تطرقها بجدية إلى القطاع في الدول العربية، وعدم صرامتها وردعها للمخالفين والمتقاعسين عن تطبيق البرامج والسياسات التي تحتويها،- غياب برامج وسياسة أرشيفية واضحة في أغلب الدول العربية وما زال الأرشيف يحول عندما تكتظ مكاتب العمل، ويتلف في كثير من الأحيان عشوائيا، وتضيع الكثير من الوثائق المهمة وتحفظ الوثائق التاريخية في ظروف أقل ما يمكن أن يقال عنها أنها سيئة،- غياب كادر فني وأخصائيين لتنظيم الأرشيف، بل يلقى دائما بالمغضوب عنهم إداريا في قطاع الأرشيف ولا يهم المدراء إلمامهم بالمجال وقدرتهم على معالجته أم لا،- غياب مدارس مختصة مثل الدول الغربية التي تدرس المهنة في مدارس مختصة،- غياب جمعيات مهنية واتحادات على شاكلة الاتحاد العربي للمكتبات والمعلومات يتطرق إلى مشاكل المهنة، وان وجدت مثل الفرع العربي الإقليمي للمجلس الدولي للأرشيف فإنها لم تستطع معالجة المشاكل والنهوض بالقطاع في ظل غياب إرادة سياسية في الدول العربية للنهوض بالقطاع رغم جهودها الكبيرة التي تذكر فتشكر،هذه بعض المشاكل التي يعاني منها القطاع في الدول العربية، لكن كيف السبيل إلى تثمينه والنهوض به عربيا؟4. النهوض بالقطاع وفوائد ذلك؟إن نجاح قطاع ما، رهين بالإرادة السياسية التي تقف خلفه، فالإرادة السياسية هي الكفيلة بالنهوض بالقطاع ودفعه وحل المشاكل التي يعاني منها، وإن أقترح على الفرع العربي للمجلس الدولي للأرشيف "أربيكا" على ضبط برنامج على مستوى عربي والعمل على مخاطبة الساسة في الدول العربية لتحفيزهم على مزيد النهوض بالقطاع،العمل على خلق جمعيات واتحادات على شاكلة الجمعيات والاتحادات في قطاع المكتبات لتبادل الخبرات ورسم برامج للنهوض بالقطاع والاستفادة من التجارب الموجودة في بعض الدول العربية،العمل على مزيد الاهتمام بمجال الأرشيف في المقررات الدراسية بمدارس مهن المعلومات في الدول العربية من خلال الأدوات والساعات والبرامج المخصصة،مزيد تحسيس المؤسسات الحكومية والخاصة بقيمة الأرشيف في المؤسسة ودوره في دعم وتسريع اتخاذ القرار،فالاهتمام بالأرشيف يعود بالنفع والفائدة على المؤسسة والتي من أهمها،- خلق جو من الراحة للموظفين بدل الاكتظاظ والحاويات المكدسة في مكاتب العمل،- تأهيل الإدارة وتطويرها،- تسريع الوصول إلى الملفات وبالتالي تسريع أنشطة المؤسسة وأخذ القرار،- تحسين العلاقة بين المواطن والمؤسسات خاصة الحكومية وتعميق الثقة بينهما،- ضمان سرية الملفات وتجنب ضياعها،- الحفاظ على ذاكرة المؤسسة والدولة،- تكوين رصيد من الأرشيف التاريخي يمثل مصدرا للبحوث التاريخية والعلمية وبالتالي يكون رديف لدور المكتبات ويدفع عجلة البحث العلمي في الأقطار العربية،- الخإن الأرشيف هو نتاج لنشاط المؤسسة، والمؤسسة تتعامل يوميا بالوثائق والملفات في علاقتها بالمواطن والمؤسسات الأخرى، والوثيقة هي الضامن الوحيد لحقوق المؤسسة والمواطن، لذلك يرجع الاهتمام به على المؤسسة بالفائدة ويساهم في تأهيلها وتطويرها. ويكون هذا التطوير من خلال البرامج والسياسات التي يكون للدولة دور كبير في تحديدها وتحيينها من خلال القوانين والتشريعات التي تصبح المؤسسات الحكومية خاضعة لها ومجبرة على تنفيذها.كما لا ننسى دور الجمعيات والاتحادات والملتقيات في مزيد التعريف بالقطاع وتثمينه.