ماهى المسندات المطلوبه فى عمليه الجرد؟ وماهى لجنه الجرد؟

استخدام المستندات اللازمة للجرد وفقا للنماذج المعدة لذلك:- • محاضر الجرد • كشوف الجرد ‌ب. لا يجوز إنهاء اجتماع اللجنة إلا بعد تحرير كشف الجرد الفعلى فى نهاية كل يوم من واقع مسودات الجرد الذى تم إعداده خلال اليوم. ‌ج. اللجنة مسئولة مسئولية كاملة عن إنفاذ العمل بالصورة المطلوبة وبدون أخطاء ‌د. العضو الفنى مسئول عن صحة الأصناف من حيث مسمياتها وأنواعها. ‌ه. على جميع القائمين بالجرد إثبات جميع المخالفات أولا بأول دون تقصير ‌و. مطالبة أصحاب العهد الشخصية فى أخر السنة المالية بتقديم إقرار بما فى عهدتهم وسلامتها ومراجعتها. مستندات الجرد: 1- المحضر: وتقوم اللجنة بتحرير محضر أعمال متضمنا ملخص أعمالها وما قابلها من صعاب أو معوقات أو مخالفات أو فروق خلال الجرد وعلى الأخص:- • سوء حالة الأصناف أو نقص الإجراءات المتخذة لحفظها. • عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين – وأية مخالفات تعرض المواد للحريق أو التلف. • الأصناف التى تحتاج إلى رقابة أكثر • الفروق الجسيمة التى اكتشفت خلال الجرد. • أية توصيات لتلاف الأخطاء وتذليل العقبات 2- بطاقات أو مسودات الجرد يوضح عليها البيانات الخاصة بكل صنف بخط واضح ويتم بها إجراء عمليات التقريب والجمع والطرح ويثبت بها الرقم النهائى لرصيد الصنف. 3- كشوف الجرد : ترحل البيانات الواردة ببطاقات أو مسودات الجرد فى كشوف الجرد النهائية يوميا ويوقع على هذه الكشوف أعضاء اللجنة وأمين المخزن على ان يكون كشف الجرد من اصل وأربع صور واضحة تسلم صورة لامين المخزن ويوقع بالاستلام – وتحتفظ اللجنة بباقى النسخ لأغراض المراجعة والتقييم ويؤخذ توقيع المراجع الداخلى على جميع الكشوف. 4- دفتر يومية المخزن: الغرض من استعمال هذا الدفتر هو حصر كل أذن استلام أو إذن صرف يثبت فى هذا الدفتر رقم كل إذن استلام أو إذن صرف وتاريخه واسم المورد أو اسم المستلم وقيمة الأصناف الواردة أو المنصرفة ويستعمل هذا الدفتر فى المخازن بأنواعها لكل مخزن على حدة. 5- دفتر مراقبة المخزون: يقيد فى هذا الدفتر الأصناف الواردة والمنصرفة ويبين الجهة الواردة منها أو المنصرفة إليها مع بيان ما يصرف وقيمة الأصناف الواردة بالثمن وكذلك المنصرفة بالثمن مع بيان أرقام وتواريخ الآذون الخاصة بها ورقم قيدها بدفتر اليومية . والغرض من استعمال هذا الدفتر هو التحقق من صحة القيد فى دفتر العهدة الذى يمسكه أمين المخزن بالمطابقة عليه والذى يعتبر جزء من نظام الرقابة الداخلية فى المخازن. 6- دفتر عهدة المخزون: يشمل هذا الدفتر جميع عهدة المخزون على اختلاف أنواعها وان يخصص دفتر لكل نوعية على حدة فمثلا دفتر للخامات وأخر للعدد والآلات وأخر للوقود وان لم يتيسر يمكن تقسيم الدفتر إلى قسمين أو ثلاث أقسام وترصد الأصناف بالدفتر حسب الحروف الهجائية مع مراعاة ترك عدد من الصفحات للأصناف المتعددة الصرفيات ويراعى ان تتم عملية القيد فى هذا الدفتر يومياً أولا بأول من اذونات الإضافة والصرف. 7- دفتر العهد الشخصية : يخصص لكل صاحب عهدة من الأقسام صفحة تقيد فيها جميع الأصناف التى بعهدته وما يضاف منها وتاريخ وأرقام أذون الاستلام والصرف والباقى من العهدة يعد كل عملية إضافة أو خصم يفتح لكل صاحب عهدة ملف خاص يحفظ بها كشف العهدة الخاص به وصور أذون الصرف وأذون الإضافة. ثالثا: الطرقات الداخلية: إيجاد طرقات داخلية تساعد على سهولة العمل بالمخازن رابعا: أدوات الإطفاء مراعاة تهيئة المخازن بطريقة تحول دون وقوع الحرائق وتزويدها بأجهزة إطفاء الحرائق " كيماوية ورغوية" خامسا: التخزين: مراعاة الطرق الفنية فى عمليات التخزين ويفضل تخزين الأصناف المتجانسة فى مخزن واحد مثل ( قطع غيار – تعبئة وتغليف) سادساً: التأمين: لابد من التأكد بتوافر بوالص التأمين على المخازن ضد الحريق أو السرقة وكذا على أمناء المخازن ضد الاختلاس أو السرقة حفاظا على أموال المنشاة. تعليمات خاصة بأمناء المخازن ومساعديهم : على كل أمين مخزن ومساعديه الالتزام بما يلي: - 1. ترتيب كل صنف في مكان واحد داخل المخزن لتسهيل عملية الحصر والعد – مع وضع بطاقات توصيف لكل صنف يوضح بها اسم وكمية كل عبوة مع تجنيب بضاعة الأمانة والبضائع التالفة ( الراكدة ) في مكان خاص ووضع علامات خاصة عليها لتميزها ولفت نظر لجنة الجرد إليها. 2. تنظيم عملية التخزين سواء بالنسبة للصنف الواحد أو الأصناف العامة بما يسهل مهمة لجان الجرد – وإرشاد اللجان عن جميع الأصناف التي في عهدته. 3. إثبات حركة الوارد والمنصرف والرصيد على بطاقات الصنف حتى تاريخ الجرد. 4. تحديد القوة اللازمة من العمال لكل مخزن لتنفيذ هذه الأعمال الموضحة بالبنود (1 ,2 , 3) حسب حاجة العمل . 5. تسليم كافة المواد والبضائع المحرر بها أذونات صرف مواد أو " فواتير " إلى الجهات الطالبة أو " العملاء " حتى نهاية 28/12/ 200 بحيث تظل بالمخازن المواد والبضائع التي لم تستخدم لها أذون صرف أو " فواتير ". تقييم الجرد : عملية التقييم مسئولية المختصين بحسابات المخازن بالإدارة المالية بعد المراجعة الكاملة لمستندات الجرد. واجبات مسئولي التقييم : 1. مراجعة بطاقات أو مسودات الجرد من حيث التقريب أو التجميع والتفريغ في كشوف الجرد. 2. الحصول على الأرصدة الدفترية النهائية المعتمدة ومقارنتها بأرصدة الجرد الفعلي. 3. استخراج العجز والزيادة وبيان مبررات وأسباب كل منها وعرضها على مدير الادارة المالية وإضافة الأصناف الزائدة حسب الوارد لكشوف الجرد. 4. الحصول على أسعار التقييم التي تم التسعير بموجبها واستخراج القيمة النهائية للجرد الفعلي. 5. تسليم الكشوف النهائية للتقييم لمدير الادارة المالية. تنظيم أعمال الجرد : أولاً : إتمام العمليات التمهيدية : 1. استيفاء سجل الأصول الثابتة بحيث يوضح به مفردات كل أصل من الأصول ومواصفاتها وكافة البيانات الأخرى المتعلقة به. 2. إيداع كافة المتحصلات بالخزينة وتسوية جميع السلف والعهد الفرعية والمعلقات. ثانياً : جرد الأصول الثابتة : 1. يتعين جرد جميع أصول الشركة الثابتة بكافة أنواعها وتحرير محاضر بنتيجة الجرد تثبت بها مفردات ومواصفات كل أصل وأبعاده ودرجة صلاحيته ومكان تواجده – مع ضرورة المطابقة مع سجل الأصول الثابتة أو سجل العهد الشخصية. 2. يقدم أمناء المخزن إقراراً بأنه لا توجد لديهم عهد أخرى لم يشملها الجرد وأن جميع ما لديهم من عهد قد تم إثباتها بالدفاتر مع ذكر أرقام وتاريخ آخر إذن صرف منها. 3. يراعى بالنسبة للمخلفات جرد كل نوع على حدة بالعدد والوزن وذلك بقوائم مستقلة. ثالثاً : فيما يختص بجرد الخزائن والعهد النقدية : - تتضمن محاضر جرد الخزائن الدفاتر ذات القيمة مع الإشارة إلى رقم آخر مستند تم استخراجه. أنواع الأصناف التي بالمخازن : تنقسم الأصناف التي بالمخازن إلى ثلاثة أصناف وهي كما يلي:- ‌أ. مستديمة : وهي التي لا تفنى بطبيعتها بل تبقى محتفظة بأوصافها ومميزاتها مثل ( الأثاث – الملابس – الخزن – الآلات – العدد - ......... إلخ ) . ‌ب. مستهلكة : وهي الأصناف المستديمة التي استوفت مدة استعمالها أي التي يقرر اعتبارها تالفة وغير صالحة للاستعمال ولا يمكن إصلاحها مثل ( الخشب الكسر – المعادن - ....... إلخ ) ويجب أن يكون في مخزن مستقل ووضع كل نوع على حدة وذلك لسهولة الصرف أو عند عرضها للبيع . قواعد التخزين : ( يراجع أخر اصدار للائحة المخازن ) 1. تنظيم حركة وصرف الأصناف داخل المخزن حتى يسير العمل بدقة وسرعة وبأقل التكاليف. 2. تخزين المجموعات المتشابهة من الأصناف كل على حدة وعلى سبيل المثال ( المسامير بأنواعها ومقاساتها – الأخشاب – أدوات الكهرباء ). 3. ترتيب الأصناف داخل المخزن على الأرفف أو الدواليب أو داخل الأدراج أو على الحوامل – ضماناً لسلامة الصنف وسهولة عند الصرف منه واحتفاظاً بنظافة المخزن وبمظهره ورونقه . 4. وضع بطاقة على كل صنف يثبت عليها اسم الصنف – رقمه – الوحدة الخاصة به ( كيلو – متر – عدد ) وذلك لإمكان إظهار الرصيد أولاً بأول مطابقاً للدفاتر. 5. الحفاظ على الأصناف داخل المخزن ضد الحريق أو التلف أو السرقة وذلك باتخاذ الإجراءات الكفيلة. 6. يجب أن يخصص " للمواد البترولية – الأحماض – الفحومات " مخازن مستقلة بعيدة عن المخازن الأخرى وفي أماكن مأمونة . 7. يجب مراجعة الأصناف التي تتعرض للتلف ورفع مذكرة للمختص وإلا أصبح أمين المخزن مسئولاً ومطالباً بما يترتب على ذلك من خسارة . حالة المخازن : أولاً : حماية النوافذ : ضرورة تركيب شبك حديد على النوافذ لحماية المخزون من السرقة. ثانياً : التوصيلات الكهربائية : يراعى أن تكون التوصيات الكهربائية داخل مواسير وليست أسلاك على الحائط وينتهي بسكين يسهل بها عزل التيار عند الانتهاء من العمل. المصدر: أفكار عملية حول عملية الجرد