مشاكل العمل و حلول: ما هي أبرز مشاكل الوظائف الإدارية و القرارات الخاطئة المؤثرة على العمل برأيك؟ و كيف يمكنني مواجهتها؟

من أصعب المشاكل وجود موظفين يشغلون مناصب لاتتناسب مع مؤهلاتهم فيولد عندهم أرتباك وتشوش يؤثر بشكل واضح على طريقة أتخاذ القرارات والطريق للخروج من هذه المشكلة يجب التركيز على مؤهلات و قدرات كل شخص في الأدارة على حدة بعد ذلك يمكنك توكيل الأشخاص المناسبين لبعض المهام التي يبرعون فيها بغض النظر عن مناصبهم. 

ابرز المشاكل في المناصب الاداريه أحيانا تجبر على اتخاذ قرار معين من قبل إدارة أعلى قد لا تتفق معها في ذلك القرار وفي نفس الوقت تتحمل تبعات هذا القرار وتتحمل كثرة الشكاوي من قبل الموظفين اللي تحت إدارتك هؤلاء الموظفين يسيلون كل انواع السباب اليك ولا يعلمون ان هذا القرار لا ذنب لك فيه أيضا أحيانا لا توجد لديك خيارات عدة للخروج من المشكله ولكن حتى اقرب الحلول الممكنه قد لا تعجب الطرف الاخر من موظفينك الكثير من المشاكل من هذا القبيل حلها يكون بالتفاهم مع الادارة التي أعلى وبيان لها مدى صائبية القرار من عدمه وبيان إيجابياته وسلبياته أيضا التعاون معهم في تحديد ماهو مناسب لجعل بيئة العمل نظيفه ومريحه وخاليه من اي مشاكل

شكرا للدعوة الكريمة -

الجواب الى شطرين :

مشاكل ليس لهل حل - الاصعب هو انهاء خدمة موظف او مجموعة موظفين -  وجود ادارات مفروضة ليس لها خبرة في مجال ادارتها - مدير متزمت في جميع قراراته ولا يقبل النقاش - وجود اوامر ادارية عليا لا يمكن تغييرها من الادارات الادنى - .... على سبيل المثال .

الحل - كل معليك عمله محاولة مناقشة الجهة المعنية ليس  الا  !!

مشاكل لها حلول - بالامكان تجاوزها لانها من ضمن الصلاحيات الممنوحة لنا   !!!

يرجى مراعاة اعتمادي طريقة مختصرة في الاجابات باللغتين العربية (الام) والانجليزية مع تقديري واعتزازي بجميع الزملاء *

ابرز المشاكل هي عدم توصيف وتحديد الصلاحيات لكل ادارة وعدم تعاون الادارات ... المواجهه تكون بتحديد صلاحيات كل ادراة وكل موظف وزرع روح التعاون من اجل المؤسسة لابد ان يعمل الجميع للمصلحة العمل وليس للتحكم

شكرا على الدعوة الكريمة و اتفق على طرح و اجابات السادة الزملاء

اولا كل شركة او مؤسسة لها مشاكلها الادارية الخاصة بها والتي تختلف باختلاف احداثيات كثيرة منها طبيعة النشاط وحجمه وظروفه ومراحل انجاز العمل وخلافه ............

ثانيا : معظم المشاكل الادارية اسسها : - 

أ - عدم تاسيس العمل بطريقة صحيحة بمعنى عدم انسيابية الاجراءات لاي عمل داخل الادارة المعنية 

ب - عدم فعالية متابعة العمل بمعنى عدم وضع اسس وخطط فعالة للمراقبة والمتابعة 

ثالثا : ابرز المشاكل الادارية هي كثيرة جدا يمكن تصنيفها كالتالي :-

أ - مشاكل تتعلق بمركزية اولا مركزية القرارات مثل 1 - ان يكون المسؤول عن كل القرارات شخص واحد 2 - ان يكون المسؤول عن القرار الواحد اكثر من شخص

ب _ مشاكل تتعلق بتكرارية الاجراءات او تطويلها

ج  - مشاكل تتعلق اختصارات مخلة باجراءات الاعمل

د - مشاكل تتعلق بكفاءة القائمين على الاعمال  

هـ - مشاكل تتعلق بطرق توزيع الاعمال على الموظفين 

رابعا :القرارات الخاطئة المؤثرة على العمل 

هي كل القرارات التي تعطل او تقلل من سرعة ودقة وانسيابية العمل وهي اكثر من الحصر 

خامسا : مواجهة هذه القرارات اما : - 

أ - الوقاية وهي تجنب وقوعها اصلا من البداية 

ب - العلاج بوضع الرجل المناسب في المكان المناسب لاتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب 

يجب علينا أولا تعريف  ما هو معني كلمة مشكلة : ــ

يري البعض ان المشكلة هي : ــ 

قصور في الأداء بين ماهو قائم وما هو متوقع او مستهدف "أو" فجوة بين الامكانيات المتاحة وتحقيق الاهداف.ويري البعض الآخر ان المشكلة هي : ــ     انحراف عن معيار أداء " ويري البعض الثالث ان المشكلة هي : ــ هي الصعوبات التي تواجهنا عند الانتقال من مرحلة إلى أخرى؛ وهي إمّا تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.

وانا أميل إلي المعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو: 

 

المشكلة = الفرصة ! #      فرصة.. لماذا ؟لأنها فرصة لإيجاد حل جديد أوعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة وهذا يعني  اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية  و إنعاش لذاكرة المنظمة  في حل المشاكل.

# أنواع المشاكل:

مشكلات في التنفيذ: وهي الانحراف عن المعايير المحددة بزيادة أو نقص. 

مشكلات في الإنجاز: وهي ما يمنع من الوصول إلى وضع أفضل. # أخطاء في تحديد المشكلات:

 تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو وليس تضخيمه .  الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .  القفز مباشرة إلى الحلول دون تحليل المشكلة.  الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : ومن أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .  التركيز على الأسباب الخارجية فقط  دون الداخلية 

 إغفال مشاركة المستويات الإدارية التنفيذية  القريبة من تنفيذ العمل والإتيان بحلول فوقية قد لا تلقي النجاح المرغوب فيه .

 أبرز العوامل المؤثرة في  القرارات والتي قد تؤدي إلى ضعف مستوى صناعة القرارات في الشركات:

1-      الكم الكبير من المعلومات:

يجب تحديد نوعية المعلومات المطلوبة والتركيز عليها حتي لا نتوه في بحر المعلومات  وبالتالي إتخاذ قرارات خاطئة

2-     البيروقراطية

أن أكبر حاجز يقف أمام صناعة القرار بطريقة أكثر فعالية هو مشاكل التنسيق التي تسببها البيروقراطية.

3-      الثقة والتعاون: 

  مستوى الثقة بين المديرين التنفيذيين و في زملائهم ضعيفة للغاية وبحاجة إلى تحسين  حيثأن عملية صنع القرار المناسب تتطلب تعاوناً أكثر وثقة اكثر.

4-      هيكلية الحوافز: 

أن حوافز المنظمة لا تشجع النوع الصحيح من القرارات علي  المدى المتوسط والقصير والطويل.

 مزايا المشاركة في اتخاذ القرارات

 -1تساعد على تحسين نوعية القرار، وجعل القرار المتخذ أكثر ثباتًا وقبولاً لدى العاملين، فيعملون على تنفيذه بحماس شديد ورغبة صادقة.

-2   كما تؤدي المشاركة إلى تحقيق الثقة المتبادلة بين المدير وبين أفراد المؤسسة من ناحية، وبين المؤسسة والجمهور الذي يتعامل معه من ناحية أخرى.

3- وللمشاركة في عملية صنع القرارات أثرها في تنمية القيادات الإدارية في المستويات الدنيا من التنظيم، وتزيد من إحساسهم بالمسئولية وتفهمهم لأهداف التنظيم، وتجعلهم أكثر استعدادًا لتقبل علاج المشكلات وتنفيذ القرارات التي اشتركوا في صنعها.

 4- كما تساعد المشاركة في اتخاذ القرارات على رفع الروح المعنوية لأفراد التنظيم وإشباع حاجة الاحترام وتأكيد الذات.

هناك بعض الاحتياطات عند مشاركة الأفراد

1-      إشراك العاملين فقط في الموضوعات التي تدخل في نطاق عملهم، والتي يملكون قدرات ومهارات تمكنهم من المساهمة فيها.

2-      هيئة المناخ الصالح والملائم من الصراحة والتفاهم، وتوفير البيانات والمعلومات اللازمة حتى يتمكن الأفراد من دراستها وتحليلها وتحديد البدائل على أساسها.

3-      وأخيرًا إعطاء الفرصة المناسبة لعملية المشاركة، مثل الأخذ بالآراء التي يدلي بها الأفراد إذا كانت ملائمة وذات فائدة عملية ويترتب على تطبيقها نتائج إيجابية تنعكس على فعالية ورشد القرار الذي يتم اتخاذه عن طريق المشاركة.