أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
Management consists of six functions:
1. forecasting
2. planning
3. organizing
4. commanding
5. coordinating
6. controlling
تعد السكرتارية التنفيذية و إدارة المكاتب الحديثة من أهم الوظائف الجوهرية في الحقل الإداري ، ويطلق لقب سكرتير على الشخص الذي يساعد مديره في العمل على أداء معظم أعماله، ويسجل له معلوماته، ويكتم أسراره، ويجب أن يكون القائم على هذه الوظيفة ملم جيداً بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب.
أهمية وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الحديثة
وتعد السكرتارية هي المسؤول الأول عن تنفيذ العمل والتنسيق بين الإدارات المختلفة، والبريد الوارد و الصادر و الأرشيف وتحديد مواعيد المقابلات و الاجتماعات، كل ذلك دون تضيع للوقت المستغرق و الجهد المبذول في إتمام العمل.
مواصفات السكرتير الناجح
كيف تكون سكرتير ناجح؟
عناصر ضغوط العمل التي تتعرض لها وظيفة السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة:
كما قد توجد أيضاً ضغوط شخصية تتعرض لها السكرتارية و إدارة المكاتب الحديثة مثل:
وللخروج من مثل هذه الضغوط محاولة إيجاد نظام شخصي جديد للعمل دون التأثير على النظام الفعلي القائم على العمل بالمؤسسة
لمعرفة مهام السكرتيرية
مدير المكتب او السكرتارية : عبار عن مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له.أهمية السكرتاريه : تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بالاضافة الى المحافظه على اسرار العمل
افضل المهارات
وضع خطة لتنفيذ الأعمال المطلوبة بعد ترتيبها على حسب درجة أهميتها . والبدء بتنفيذ الأعمال الصعبة حتى لا يظل العقل مشغولا بها
تأدية الأعمال في الوقت المحدد لها حتى لا تتراكم الأعمال ويؤدي تراكمها إلى الارتباك
المضي في إنجاز العمل الذي بدأته حتى نهايته وعدم تركه إلى عمل آخر إلا إذا دعت الظروف إلى ذلك
الاحتفاظ بالأدوات الكتابية بكميات مناسبة للعمل في مكان قريب من اليد كالأوراق والملفات والكربون … الخ
عدم إضاعة الوقت في التحدث بالهاتف في أمور شخصية أو احتساء المشروبات وإضاعة الوقت في التحدث مع الآخرين
احترام جميع الزملاء والجعل منهم أصدقاء ومد يد المعونة لهم دون استثناء
انواع السكرتاريه
السكرتارية الخاصة
السكرتارية المتخصصة
السكرتارية العامة
اتفق مع اجابة الانسة مريم تماما
حدثنا عن موقف صعب واجهته في العمل السابق كسكرتيرة/ سكرتير؟