كيف تكون مدير مكتب ناجح؟

-المدير الناجح المدير الناجح يصنع نجاحاً لمكان عمله، ويوفّر عليه الوقت والجهد بأكثر الوسائل اختصاراً، وراحة؛ إذ إنّ نجاحه يكمن في كيفية تسيير الأعمال، والموظفين بكل هدوءٍ، واحترامٍ دون وجود مشاكل، ونزاعات، لأن توفير جو المحبة، والألفة بين الموظفين يُساهم في التطوير وتفوق العمل، وبث النشاط، والحيوية بين أركان الشركة أو المؤسسة.

- والمدير الناجح يُطوّر من المؤسسة، وينهض بها نحو الرقي، والتقدم، وعليه أن يكون صبوراً، متحملاً، يعلم كل ما يحصل في أروقة العمل، ويعالج كدمات الخلل، ويُبلسم جرح الخلل بآرائه الحكيمة، وتصرفاته السديدة بالحكمة، ورجاحة العقل، وتغليبه على العاطفة، وتجنب كثرة الغضب، والبعد عن رفع الصوت، والتحدث مع الموظفين بلين، ولطف، وحسن معاشرة، كما أنه يزورهم، ويعقد معهم علاقات اجتماعية تُقوّي أواصر المحبة، والشراكة، والتفاعل الإيجابي.

-ولعلّ المدير الناجح يدرك تماماً بأن الواجبات، والمهام أكثر من الأوقات لذا عليه أن يكون متفائلاً، منشرح النفس، والهيئة، وهو يعلم جيداً بأنه سينجح في مكانه، واجتماعاته إذا تغلّب على السلبيات، ووضع أمامه أهدافاً محددة، ولنجاح اجتماعاته يستعد بحرصٍ على مناقشة الأمور التي يجب طرحها، ومناقشتها، كما أنه يُوزّع جدول أعمال الاجتماع مقدماً؛ لإعطاء الفرصة للمجتمعين للاستعداد، ودعوة الشخصيات التي يجب تواجدها دون الإكثار أو الإقلال، والاهتمام الجيد بالتنظيم للاجتماع، وتحديد أهدافه الخاصة قبل البدء بالاجتماع، ثم تحديد وقت بدء، وختام اللقاء مع تنظيم أوقات للراحة وسط الاجتماع.

-صفات المدير الناجح المدير

الناجح يحترم آراء، ومشاعر الزملاء، والنقد البنّاء، مع الحرص على أن يكون جو الاجتماع مريحاً، وودياً دون أن يشوبه التوتر، والملل، والسأم. يجعل النقاش يشمل كلّ الحاضرين، ومحصوراً في المهمة، والأهداف التي من أجلها تمّ عقد الاجتماع، وعدم الخروج، والتفرّع عن الموضوعات الأصلية، وذلك يجعل الحاضرين يمارسون مهارة الاستماع، والإنصات الفعّال، والمدير الذكي هو الّذي لا يجعل الموظفين يشعرون بالهيبة، والخوف أثناء النقاش، والحوار مع الاحترام، والتقدير.

- إنّ المدير يعلم بأن جدول الأعمال أشبه بالخريطة التي تصل به إلى الهدف، فيحرص على السير على هداها؛ كي لا يفقد الطريق هو وزملاؤه. حين يدير الاجتماع عليه أن يوجهه لتحقيق أهدافه، لأنه مسؤول عن الإدراك التام لما يحاول تحقيقه في كل موضوع من موضوعات جدول الأعمال، وباستفاضة، وأن كل مشارك أبدى وجهة نظره، كما أنه يجعل النقاش دوماً في صلب الموضوع المطروح في حالة التطرق إلى مواضيع جانبية، ويحسم النقاش بين المشاركين الذين ينحون منحنى يهدّد سير الاجتماع في طريقه الصحيح، وتحقيق الأهداف، ثمّ يتأكد من تسجيل القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع، وهو الذي يدير دفة النقاش بمهارة. يتصف المدير بالحنكة، والبصيرة لتحقيق الأهداف، والاتصال الفعّال، والحماس، والحيوية، والقدرة على توزيع المهام، والتفويض، وإحسان استقبال الموظفين، والترحيب بهم، ويطمئن عليهم، ويسأل عن غيابهم. يظهر تميزه في عمله، واجتماعاته بكفاءته، وموهبته، ورأيه السديد، ويستعد استعداداً شاملاً، وجيداً لطوارئ العمل، ويتقبلها بليونة، ويُركّز على السلوك الواثق المتحمّس المتمكن والمتفائل، ويُبعِد عنه كل ما يزيد من الاضطراب العصبي، أو أي شيء يُعرقِل التفكير، ويستنزف الطاقة.

- حين يتحدث المدير مع موظفيه يجب أن يكون مؤدباً حريصاً عليهم، أنيقاً في اختيار الألفاظ المناسبة، ويستخدم الدعابة، والفكاهة لإضفاء الحميمية، ومن أكثر الوسائل الجذّابة في إقناع الموظفين بالكلام بالأرقام، والإحصائيات، والحقائق، والبعد عن التردد، والقلق.

- المدير هو في الغالب من يُقدّم الأسئلة للموظفين، على أن تكون ذكية؛ لأنّ معرفة بعض الأسئلة أفضل من معرفة جميع الأجوبة، وطرح السؤال الذكي، والمناسب أثناء العمل أمر حسن، وعملية مثمرة، وإيجابية، وذات نفع كبير؛ فطرح السؤال المناسب يؤدي للحصول على ما يريد، وفي أي وقت.