أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
هناك بعض المبادئ الخاصة بعملية تصميم قاعدة بيانات. يتمثل المبدأ الأول في أن المعلومات المتكررة (تسمى أيضاً البيانات المكررة) غير صحيحة، لأنها تؤدي إلى إهدار المساحة وزيادة احتمال ظهور أخطاء عدم التوافق. ويتمثل المبدأ الثانى في أهمية تصحيح المعلومات وإكمالها. إذا كانت قاعدة البيانات تحتوي على معلومات غير صحيحة، سيتضمن أي تقرير يحتوي على معلومات من قاعدة البيانات هذه على معلومات غير صحيحة أيضاً. وعلى ذلك، سيحدث خطأ في أي قرار تتخذه يستند إلى هذه التقارير.
يؤدي التصميم الجيد لقاعدة البيانات إلى ما يلي:
تقسيم المعلومات إلى جداول منفصلة مستندة إلى مواضيع لتقليل البيانات المكررة.
توفير المعلومات التي يتطلبها Access لربط المعلومات في جداول مع بعضها عند الحاجة.
يساعد على دعم وضمان دقة وتكامل المعلومات.
مواءمة متطلبات معالجة البيانات وإعداد التقارير.
تتكون عملية التصميم من الخطوات التالية:
تحديد الغرض من قاعدة البيانات
يساعد ذلك في التجهيز للخطوات القادمة.
العثور على المعلومات المطلوبة وتنظيمها
قم بتجميع كافة أنواع المعلومات التي قد تحتاج إليها في سجل في قاعدة البيانات، مثل اسم المنتج ورقم الطلب.
تقسيم المعلومات إلى جداول
قم بتقسيم عناصر المعلومات إلى وحدات أو مواضيع رئيسية، مثل المنتجات والطلبات. وسيتحول كل موضوع إلى جدول.
تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة
حدد ما هي المعلومات التي تريد تخزينها في كل جدول. يصبح كل عنصر حقلاً ويعرض كعمود في الجدول. على سبيل المثال، يمكن أن يحتوي جدول "الموظفون" على حقول مثل "اسم العائلة" و"تاريخ التعيين".
تعيين مفاتيح أساسية
اختر مفتاح أساسي لكل جدول. يعتبر المفتاح الأساسي هو عمود يُستخدم في تعريف كل صف بشكل فريد، مثل "معرّف المنتج" أو "معرّف الطلب".
إعداد علاقات الجدول
شاهد كل جدول وقرر كيفية ربط البيانات الموجودة في جدول واحد ببيانات في جداول أخرى. قم بإضافة حقول إلى الجداول أو إنشاء جداول جديدة لتوضيح العلاقات، عند الضرورة.
تنقية التصميم
قم بتحليل التصميم بحثاً عن الأخطاء. قم بإنشاء جدول وإضافة سجلات قليلة من نموذج بيانات. تأكد مما إذا كان بإمكانك الحصول على النتائج المرغوبة من الجداول. قم بإجراء تعديلات على التصميم، عند الحاجة.
تطبيق قواعد التسوية
قم بتطبيق قواعد تسوية البيانات للتأكد من بناء الجداول بشكل صحيح. قم بإجراء تعديلات على التصميم عند الحاجة.
يفضل كتابة الغرض من قاعدة البيانات في ورقة الغرض منها وكيفية استخدمها ومن سيستخدمها. بالنسبة لقاعدة بيانات صغيرة الخاصة بعمل قائم من المنزل، على سبيل المثال، قد تكتب أشياءً بسيطة مثل "تحتفظ قاعدة بيانات العملاء بقائمة معلومات عن العملاء بهدف إنشاء الرسائل والتقارير. "إذا كانت قاعدة البيانات أكثر تعقيداً أو سيستخدمها عدة أشخاص كما هو الحال مع قواعد بيانات المؤسسات الكبرى، يمكن تحديد الغرض بسهولة في فقرة أو أكثر ويجب أن تتضمن متى وكيف سيستخدم كل شخص قاعدة البيانات. تكمن الفكرة في وجود بيان مكتوب جيداً بالأهداف في توفير مرجعية يمكن الرجوع إليها خلال عملية التصميم. يساعدك هذا البيان على التركيز في أهدافك عند اتخاذ القرار.
