أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
شكرا للدعوة
ميثاق المشروع هو بين المساهمين او الجهة المستفيدة لكي يمكن مدير المشروع من العمل بالتنفيذ
وتحتاج الى
شكرا لدعوتك
اتفق مع اجابة الزميل محمود خضر
مع التقدير
اتفق مع اجابة الاستاذ محمود خضر
.................... متابع ....................
المدخلات Inputs هي الأمور التي يجب أن آخذها في عين الاعتبار، ما هي الأمور التي يجب أن تكون متوفرة لدينا لكي أستطيع أن أبدأ هذه العملية؟ الآن أريد أن أكتب ميثاق مشروع، أو أمر المباشرة، أو أمر التكليف، فما المفروض أن يكون موجودًا عندي، ما هي الأشياء التي يمكنني أن استعين بها؟
فغالبا هو عندما طلب منك هذا، أعطاك وصفًا، يعطيك بنود الأعمال Statement of Work وأحيانا يسمونها جدول بنود الأعمال أو وصف عن العمل أو ما إلى ذلك، فإن أمدني به العميل فهو من الأشياء التي يمكن ان أستخدم بعض المعلومات الموجودة به لكي أستطيع أن اكتب ميثاق المشروع Project Charter، بمعنى أنني آخذه وأراجعه وأنظر في المعلومات الموجودة به قبل أن أضع ميثاق المشروع Project Charter.
لماذا تريد أن تطلق هذا المشروع؟ أو ما هي المشكلة التي يهدف المشروع إلى حلها؟
إذن الـ Business Case هي قضيتك؟ ما هو الشيء السلبي الذي تريد أن تتخلص منه؟ أما الـ Business Objective فما هي أهداف الشركة أو المؤسسة من إطلاق المشروع.
انتبه لهذا السؤال لأنه يتكرر كثيرا خاصة في المقابلات، خاصة إن كنت مجتمعا مع الإدارة العليا، قد تسمع هذا المصطلح كثيرا، يقول لك ما هي الـ Business Case؟ لماذا؟ ما هي المشكلة الموجودة عندك ونريد أن نتخلص منها؟ ما هو الشيء السلبي؟ فانتبه لهذا المصطلح.
كذلك أثناء كتابة ميثاق المشروع Project Charter لابد لي كمدير مشروع من شرح الـ Business Case بشكل مفصل وشكل كافٍ، لأنه بناءً على الـ Business Case كما ذكرنا سوف تتخذ الإدارة قرارها، إذا اقتنعوا بـ Business Case التي عرضتها، سوف يوافقون لك على ميثاق المشروع Project Charter ويقولون لك وافقنا على المشروع، واستلم صلاحياتك كمدير مشروع، أما إذا كانت الـ Business Case المقدمة ضعيفة، لم يجدوا فائدة من المشروع المقترح، لم يقتنعوا بذلك المشروع، لم يجدوا أن المشكلة التي تتحدث عنها مشكلة حقيقية، يقولون لك لم نوافق على ميثاق المشروع، وقم بتأجيل المشروع، أو إلغاؤه، فإذن الـ Business Case من أهم الأمور التي يجب أن تدرج في ميثاق المشروع Project Charter.
إذا كنا نقوم بهذا المشروع مثلا بالتعاون مع شركات أخرى، أو مع شركاء آخرين، فأي اتفاقيات يجب أيضا أن نأخذها بعين الاعتبار، وتفاصيل هذه الاتفاقيات يجب أن نوضحها في ميثاق المشروع Project Charter.
النقطة الرابعة والخامسة هما شيئان يجب دائما عليك كمدير مشروع أن تأخذهما في عين الاعتبار وهما:
العوامل البيئية والمؤسساتية التي تحيط بالمشروع EEF أي ما هي العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على فرص نجاح المشروع؟ مثل البنية التحتية، والقوانين الحكومية، ووضع السوق، وارتفاع الأسعار، كل هذه عوامل خارجية، أما العوامل الداخلية فمثل سياسات التوظيف والتسريح، ووجود الإقامات أو وجود الفيزا أو عدم وجودها، إلخ.
هي سياسات وإجراءات العمل وملفات المشاريع السابقة التي يمكن أن نعود إليها للاستفادة منها في المشروع الحالي.
كقاعدة عامة، لابد من أخذ هذين الأمرين في عين الاعتبار تقريبا في كل عمليات إدارة المشروع، وهما EEF و OPA فهما من مدخلات كل عمليات إدارة المشروعات -سواء ذكرنا ذلك أو لم نذكره- فدائما عليك كمدير مشروع أن تأخذ في عين الاعتبار العوامل البيئية المؤسساتية EEF وأيضا أن تأخذ في عين الاعتبار الأصول المعرفية OPA.
ثمة بعض الأدوات والتقنيات التي سوف نستخدمها في كتابة الوثيقة الرئيسية للمشروع Project Charter ومنها:
هناك بعض المعلومات التي قد لا تكون موجودة لدي أثناء كتابة ميثاق المشروع Project Charter فقد يكون من المطلوب مني مثلا تحديد الميزانية المتوقعة، والإطار الزمني العام، والمخاطر العامة، وهذه المعلومات قد لا تكون موجودة عندي، فأحتاج إلى استشارة بعض الخبراء. بعض الخبراء مثل:
عندما تقول عن شخص SME أي يستعان به من باب التشاور فقط، لكن ليس له صلاحيات بعد، فمثلا تقول حاليا أنا اكتب ميثاق مشروع Project Charter وأحتاج تزويدي ببعض المعلومات. عندما نقول عن شخص أنه SME بمجال محدد يعني أنه متخصص في تخصص دقيق،
إذا كنت أعمل في مؤسسة هيكلها الوظيفي Strong Matrix من الممكن أن ألجأ إلى استشارة مكتب إدارة المشروعات PMO الذي أعمل فيه أصلا فمن بين مسؤولياتهم مساعدتي وتقديم ملفات المشروعات السابقة لي وتقديم العون والمعلومات التي أطلبها وما إلى ذلك.
إذن هذا بالنسبة لاستشارة بعض الخبراء Expert Judgment وللخبراء أمثلة وأنواع كثيرة أوردنا بعضها.
تلك المهارات التي يستخدمها شخص ما لتيسير الحصول على معلومة خاصة من مجموعة من الأشخاص. فأحيانا أثناء اجتماع، إذا ما كان هذا الاجتماع غير منضبط، تجد كل الأشخاص يتحدثون في مواضيع مختلفة، بمعلومات مختلفة، بشيء يلزم، وشيء لا يلزم وهناك خلافات وهكذا، من الوارد أن يقوم شخص ما بالتطوع لتنيظم الاجتماع، فينظم من يتحدث، وينظم النقاط التي يريد أن يناقشها، وما هي أهداف هذا الاجتماع، هذا الشخص هو الذي نسميه facilitator والتقنيات التي يستخدمها هي تقنيات facilitation أو التيسير
إذن أنا كمدير مشروع مطلوب مني أن تكون عندي بعض هذه التقنيات، مطلوب مني أن أستطيع أن أقوم بتنظيم الاجتماع وتسهيل الحصول على المعلومات التي أريدها، فإذا اجتمعت مع ثلاثة أو أربعة خبراء لكي لا يتحول الاجتماع إلى فوضى أقوم بمساعدتهم على التركيز على الفكرة التي أسألهم فيها، وأطلب منهم مثلا أن يعطيني كل شخص وجهة نظره بشكل منفرد، أو أن يرسلها بالبريد الإلكتروني إن كان الاجتماع بهم صعبًا، هذه نسميها Facilitation Techniques. وشكرا علي دعوتكم لنا وبالتوفيق دائما وابدا
أتفق مع الزملاء
و ازميل أحمد الزوواي
أتفق مع إجابة الأستاذ محمود خضر .....شاملة ومختصرة ...
شكرا على الدعوة.
أتفق مع أغلب إجابات الساده أعلاه
شكرا للدعوة . اجوبة الاخوة الزملاء تكفي لتغطية متطلبات السؤال ولا حاجة لاضافة اخرى .
شكرا للدعوة -
اتفق مع اجابتي الاخوين محمود خضر واحمد الزواوي - تفاصيل متكاملة !!!
