ماهي خطوات اعداد التقرير الجيد؟

يختلف التقرير باختلاف الهدف منه، سواءً كان تقرير إداري، فني، طبي، الخ....

أولاً يجب أن يكون التقرير:- واضحاً: سهل فهمة واستيعابه موجزاً: بما يكفي لغرض منه كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع، دقيقاً:يحتوي على معلومات صحيحة

ثانيا يجب ان:- نتحري الدقة والموضوعية، التأكد من صحة المعلومات، الصدق في الإدلاء بالمعلومات، عدم تدخل الأغراض الشخصية في كتابه التقرير

هناك عدة خصائص يتميز بها التقرير الجيد من أهمها:

كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير، مثل:

1.    القدرة على التفكير المنطقي

2.    القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور

3.    القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار

4.    القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة وتنسيق أنيق

ويكون التقرير كالاتي:-

بداية التقرير:-

صفحة الغلاف ، صفحة المحتويات، إجراءات التعديل ، المقدمة( الأهداف، المجال) ،ملخص الإدارة

صلب التقرير:-

عرض المعلومات والحقائق، الجداول ،الرسوم البيانية ،الدراسة والتحليل

خاتمة التقرير:-

النتائج ، التوصيات، الملاحق

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

مهارات إعداد التقرير وكتابته هي إحدى مهارات الإتصال الإداري؛ فالتقرير هو تصور لموقف اجتماعي أو إقتصادي وعادة يهتم بتوضيح الإيجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف.

كما يعرف بأنه وسيلة من وسائل الإتصال الفعال في منشآت الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة.

إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وعلى ذلك يجب إتباع أسلوب في إعداد وكتابة التقرير يهدف إلى أن يكون التقرير:

واضحاً: سهل فهمه وإستيعابه.

موجزاً: بما يكفي لغرض منه.

كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع.

دقيقاً: يحتوي على معلومات صحيحة.

ولابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من رواء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يلي:

- إعلام الغير بامر من الامور.

- تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء عين أو بوجهة نظر محددة.

- عرض نتائج بحث أو دارسة لموضوع معين أو مشكلة مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من أطلع عليه.

الهيكل العام للتقرير

بداية التقرير:

- صفحة الغلاف

- صفحة المحتويات

- إجراءات التعديل

- المقدمة( الأهداف، المجال)

- ملخص الإدارة

صلب التقرير:

- عرض المعلومات والحقائق

- الجداول

- الرسوم البيانية

-الدراسة والتحليل

خاتمة التقرير:

- النتائج

- التوصيات

- الملاحق

تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل:

- مرحلة الإعداد

-مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي

- مرحلة الكتابه

- مرحلة المراجعة

- مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير

مراحل ( خطوات كتابة التقرير):

- جمع وتنظيم المعلومات

- تحديد الأفكار الرئيسية

- كتابه المسودة الأولى للتقرير

- إعادة كتابة المسودة

- قياس قابلية التقرير للقراءة

- التدقيق

- تصحيح الطباعة

عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ:

- أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا

- أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً

- أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية

- له بداية ووسط ونهاية

- له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء

- أن يكتب في لغة واضحة ومباشره

- أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)

-  استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا

- أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير

- خاليا من الأخطاء

البيانات المدخلة بصورة صحيحة  مع رسم تخطيطي  

كتابة التقرير باليد على ورق ليكون تصميمه على الكمبيوتر باحد برامج التقارير سواء الباور بوينت او الاكسل وهناك من يقوم بعمل التقارير وورد وهناك تقارير تصمم بالفلاش ميكروميديا حسب مادة التقرير بعد كتابة التقرير باليد نقوم بوضع خطوات على الورقة بالارقام1 و2 و3 وهكذا لسهولة الترتيب على الكمبيوتر داخل البرنامج ملحوظة: اختيار البرنامج عادتاً يكون حسب نوع التقرير بعد تبييض التقرير داخل البرنامج يتم عرضه ومراجعته للتأكد من عدم وجود أخطاء ويكون ترتيبه متناسقاً مع الموضوع للعرض أما المدير أو مجلس الإدارة ودي الطريقة اللي انا بمشي بيها تقريباً ومتعود عليها لسهولتها وسرعة تقديم التقرير

First  of all preamble it in short. Then sequence wise make the headings of the most important points which you want to highlight. It would be better if u add pictures of related points. Then at the end narrate your desire to solve the issues ( just suggest). Please don’t forget to add your colleague’s contribution to accomplish the task assigned to you.