ماهي المهارات الواجبة وجودها بمنسق المشتريات ومشرف المشتريات ومدير المشتريات؟

1- منسق/مشرف المشتريات

الهدف من المنصب: تنظيم و حفظ و إمساك سجلات و نماذج إدارة المشتريات و إدخال البيانات على الحاسب الآلى و مساعدة مدير المشتريات فى مهامه حسب الطلب.

المسؤوليات: منسق المشتريات مسئول عن كل ما يتم تكليفه به من أعمال و مسئول عن جميع المستندات التى يحررها أو يراجعها مسئولية كاملة و يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على مندوبي المشتريات.الخبرات و المهارات: منسق المشتريات يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:- خبرة بالعمل الإدارى لا تقل عن ثلاثة سنوات منها سنة على الأقل فى ضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)- خبرة ثلاث سنوات كمندوب مشتريات (خبرة داخل الشركة)منسق المشتريات يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق2- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى بإحتراف3- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة4- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف5- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية6- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً7- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم8- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين9- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك

2- مدير المشتريات:

الهدف: خطيط و تنظيم العمل بإدارة المشتريات من تخطيط و تنظيم و تنفيذ شراء أى مواد خام ومستلزمات إنتاج ومستلزمات صيانة وتشغيل وكذلك المتطلبات المختلفة لإدارة الشركة بالمواصفات المطلوبة وفى الوقت المحدد وبأفضل الاسعار.

 المسؤوليات:  المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات- المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة- المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة- مسئول عن التخطيط و إعداد البرامج التنفيذية الخاصة بالمشتريات و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة- مسئول عن التخطيط لتوفير الاحتياجات عن طريق الموردين المعتمدين لدى الشركة الذين يتم قيدهم وتقييمهم و إعتمادهم- مسئول عن إصدار سجل قيد للموردين يوضح به جميع بيانات المورد والبحث الدائم عن موردين جدد للوصول لأقل الأسعار بما يصب في النهاية في صالح المؤسسة- مسئول عن التأكد من قدرات المورد على الوفاء بمتطلبات أوامر الشراء و طلبات عروض الأسعار و إستبيان الخامات وذلك قبل اعتماده- مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المشتريات- تدريب الأفراد العاملين بإدارة المشتريات على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب- المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بإدارة المشتريات مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط و توكيد الجودة- إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته- إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين النظام بإدارة المشتريات- إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المشتريات فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات- رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المشتريات- مدير المشتريات مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المشتريات و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخليةالخبرات و المهارات:

- خبرة بأعمال المشتريات لا تقل عن سبع سنوات منها ثلاث سنوات على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)- خبرة ثلاث سنوات كمنسق مشتريات (خبرة داخل الشركة).

مدير المشتريات يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- حفظ و تنظيم إستدعاء البيانات و المعلومات و الوثائق2- صياغة و تحديد الأهداف3- التخطيط الفعال4- إعداد البرامج التنفيذية للخطط المعتمدة5- إتخاذ القرارات بناءاً على الحقائق6- التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى7- التعامل مع الأجهزة المكتبية8- مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالى9- مهارات الإتصال و التواصل مع الأخرين و توصيل المعلومات الفنية لغير المتخصصين10- مهارات التنسيق و توزيع الأعباء11- مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة12- مهارات التفاوض

اسباب كثيرة لايمكن حصرها كلها ولكن سأكتفي بالقليل كالاتى : 1 الامانة 2 ان يكون منظم مهنيا (متابع لكل ماتم تنفيذة ومعرفة ماتبقي من اصناف لم يتم تنفيذها بعد) 3 ان يكون منظم مستنديا وورقيا 4 قادر على خوض المناقشات الشرائية مع مديرين المبيعات او مندوبين الشركات والتفوق فيها 5 ان تكون لدية ذاكرة قوية للشركات والاصناف التى تتعامل بها ومتابعة الشركات بصفة دائمة لمعرفة ما اذا تم طرح منتجات جديدة من عدمة 6 ان تكون علاقاتة العامة المهنية قوية جدااا وخصوصا علاقاتة الشرائية بالشركات ومديرين البيع ومندوبين البيع 7 الاستفسار الدائم عن اى منتج او شيئ يتم رؤيتة بالعين ويجهل استخدامة سواء كانت معدات او مواد غذائية او....الخ 8 لابد من تطوير قائمة الموردين بصفة دورية ودائمة واضافة شركات جديدة لزيادة حجم معرفتة بالسوق 9 عدم الاعتماد على اسعار الشركات لليد الاولى فقط والبحث عن وكلاء للشركات تبيع بسعر اقل من الشركة نفسها نظرا لنسبة الخصم اللذ يستلكها الوكيل ويبيع احيانا بأسعار اقل من الشركة نفسها كيد اولى 10 لابد لمدير المشتريات من متابعة موظفية ومعرفة مهام كل فرد بالادارة ومتابعة ما تم انجازة وماتبقي من مهام وموعد تنفيذها ومتابعتهم بصفة متواصلة (اكتفي مؤقتا بما سبق)

شكرا على الدعوة 

 

وأجد أن اجابة السيد Tawfiq F. Abuleil هي اجابه شامله وكافية للاجابة على السؤال المطروح من حيث تفصيل المهام والمهارات والجوانب الوظيفية المطلوبه للوظائف المذكورة

قبل المهارات من ضروري ايجاد الأتي لموظف المشتريات ١_ الراتب الذي يجعله غني عن النظر الي مايعرض عليه من رشاوي وغيرها ٢_ ثانيا ان يكون هناك وقت كافي لاي طلب شراء الا في الحالات الضروريه فقط ٣_ ان يكون اي طلب بمواصفات فقط ولا يلزم بمركات خاصه اعني البدائل بحيث يقدر ان يوفر البديل والسعر ٤_ ان تكون له صلاحيات محدده ٥_ ان يكون هناك مدير يقدره على ما يتم انجازاته وتوفيره ٦_ ان لا يلزم بوقت دوام كبقية الإدارات التي يحتاج دوامها الي التزام بالدخول والخروج ٧_ حوافز نهتية كل ثلاثة اشهر على الاقل شكرا