كيف يتم تحسين مخرجات نظام المعلومات المحاسبي عن طريق نظام الضبط الداخلي ؟

شكرا للدعوة الكريمة

اتفق معاجابة السادة الزملاء

أتفق مع اجابة الزملاء الاعزاء

كى يتم تحسين اداء المخرجات يتطلب الأمر ان يتميز نظام الضبط الداخلى بما يلى: ١_ان يغطى كافة انشطة المنشأة وعملياتها ٢_ان بكو ن متلائما مع حجم وطبيعة النشاط بالمؤسسة ٣_ ان يكون​ مدعما بانظمة معلومات واتصالات تكفل تدقيق المعلومات والبيانات ٤_ ان بكون النظام تفصيليا وموثقا ايضا ٥_ان يحتوى على معايير مناسبة تكفل منع او على الاقلال من حجم الاخطاء ٦_ان يحدد بوضوح اجراءات التصحيح عند الحاجة ٧التوافق مع أحكام القوانين ٨_ ان يشتمل على آليات مناسبة تمكن من ضبط وادارة المخاطر _اضافة الى ما سبق التحقق من صحة المدخلات واامخرجات

نطاق وكيفية المراجعة الداخلية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

على المراجع الداخلي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات تحليل المعلومات وفق النواحي الآتية :ــ

أولاً : المراجعة السابقة علي المدخلات .

 ويتمثل ذلك في مراجعة الدورات المستندية ، ومراقبة أو متابعة انسياب البيانات من خلال المستندات ومدى استيفائها لكافة الشروط الشكلية والموضوعية المتعارف عليها ، وطبقا للنظم واللوائح  الداخلية ودليل الإجراءات ، وما في حكم ذلك ، ومن الوسائل التي تستخدم في هذا المجال

ــ حصر وتبويب المستندات التي تؤخذ منها البيانات ومراجعتها .

ــ المقارنة بين الإجماليات والتفاصيل .

ــ استخدام أسلوب الأرقام المسلسلة في إدخال البيانات وإعداد سجل خاص بها.

ــ توثيق البيانات الداخلة من جهة أو شخص مسئول .

ثانياً : المراجعة علي البيانات الداخلة إلي الكمبيوتر .

 

ــ التأكد من صحة البيانات المقدمة إلي قسم إعداد البيانات بقسم الحاسبات الإلكترونية من خلال مراجعتها علي المستندات ، فمثلاً إذا كانت الأجور سوف يتم حسابها بمعرفة الكمبيوتر ففي هذه الحالة يجب أن تطابق البيانات الواردة في كشوف الأجور علي سجل الأجور .

 ــ التأكد من صحة المعلومات والتعليمات المطلوب أتباعها عند القيام بتشغيل البيانات ، وهذا يتطلب منه دراسة برامج الكمبيوتر والاطمئنان إلي سلامتها

 ــ التأكد من أن التعديلات والإضافات في البيانات الداخلة قد أضيفت إلي البرنامج المخزن في الكمبيوتر بعد موافقة الجهات المخولة بذلك .

ثالثاً : المراجعة علي برامج الكمبيوتر المستخدمة في تشغيل البيانات وتحليل وعرض المعلومات .

عندما تدخل البيانات إلي الكمبيوتر فإنه يصعب التعديل فيها إلا بناءً علي قيود جديدة ، ولا يكون هناك فرصة سانحة للتلاعب أو الغش أو حدوث أخطاء ، ولقطع الشك باليقين ، يمكن للمراجع الداخلي التأكد من أن البيانات والمعلومات المخزنة داخل الكمبيوتر مطابقة للأصل وفي هذه الحالة يركز المراجع علي ما يلي :ـ

* ـ صحة تصميم البرنامج .

* ــ سلامة أداء الحاسب الالكتروني .

* ــ سلامة الأوامر والتعليمات [ أوامر التشغيل ] من المنظور المحاسبي .

* ــ وجود وسائل التحكم الذاتي داخل البرنامج .

* ــ صحة التعديلات المداخلة علي برامج الكمبيوتر .

ويمكن  للمراجع في الصدد اختبار برامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشأة عن طريق إدخال بيانات تجريبية إلي الكمبيوتر وتشغليها مرة أخري باستخدام الأساليب اليدوية ، ويقارن بين مخرجات الحالتين .

 

رابعاً : المراجعة علي المخرجات من المعلومات وسبل عرضها وتفسيرها

 

1  ــ مطابقة المعلومات الواجب أن تكون من ناحية التصميم والواقعية علي المخرجات الفعلية .

2  ــ التأكد من أن تفسير المحاسب أو غيره مستندا إلي أرقام صحيحة واردة في مخرجات الكمبيوتر لتلافي التلاعب في تفسير تلك المعلومات .

3 ــ حيث أن معظم المديرين ليسوا خبراء في مجال الكمبيوتر يجب التأكد من التقارير المرفوعة إليهم تطابق من الناحية الموضوعية المعلومات الواردة من مخرجات الكمبيوتر ومن أن اقتراحاتهم قد روعيت عند تشغيل البيانات دورة أخري .

ــ إجراءات المراجعة الداخلية في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات .

  تتمثل إجراءات المراجعة في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات في الآتي :

 

ــ المراجعة حول الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة البيانات الداخلة بمراجعتها علي المستندات ، وكذلك مراجعة المعلومات الخارجة للتأكد من السلامة والموضوعية .

ــ المراجعة داخل الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة التشغيل الداخلي في ضوء البرنامج المعد ، ويتم ذلك عن طريق المقارنة بين التشغيل اليدوي وبين التشغيل الالكتروني للبيانات ، أو تشغيل نفس البيانات باستخدام برنامج كمبيوتر آخر وإجراء المقارنة .

ــ المراجعة باستخدام الحاسب الالكتروني : حيث يستطيع المراجع استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في تنفيذ بعض عمليات المراجعة ومنها علي سبيل المثال ما يلي : ــ

ــ التحقق من صحة العمليات الحسابية .

ــ المطابقة بين الموازين الفرعية والميزان العام .

ــ استخراج الأرصدة الشاذة .

ــ تحليل الأرصدة التي تزيد أو تقل عن أرقام محددة لإعطائها مزيداً من الفحص .

ــ تحليل بعض الأرصدة مثل المتحركة والبطيئة والساكنة .

ــ استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في إعداد القوائم والتقارير المالية علي فترات قصيرة .

ــ الاستفادة من أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات .

 

كيفية المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

هناك طرق مختلفة للمراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، ويتوقف اختيار الطريقة علي حجم المنشأة وحجم مكتب المراجعة وإمكانياته من حيث الخبرات ، ومن أهم تلك الطرق ما يلي :ــ

ـــ المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية

[Auditing Around The Computes  ]

ــ المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية

[Auditing Through the Compute ]

ــ المراجعة باستخدام أسلوب فحص برامج المنشأة

[Auditing Through Firm Computer Programs ]

ــ المراجعة باستخدام برامج خاصة بمكاتب مراجعة .

[Speaalized ProgramsAuditing Through ]

أولاً : المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية :

وتتمثل خطوات المراجعة حول الحاسبات في الآتي :ـ

1  ــ اختيار عينة من المستندات وإجراء المراجعة الشاملة عليها وحصرها وعدها [ Documents Count  ] ومتابعة تسلسل أرقامها .

2  ــ تشغيل البيانات الواردة بهذه المستندات يدوياً واستخراج النتائج  .

3  ــ تشغيل نفس البيانات باستخدام الحاسب الالكتروني واستخراج النتائج .

4  ــ المطابقة بين النتائج في حالة التشغيل اليدوي والتشغيل الالكتروني

5  ــ استخدام المراجعة بمقارنة الاجماليات مع العناصر [ Control Totals  ] للاطمئنان من صحة البيانات .

ثانياً : المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية.

 ويستخدم المراجع في هذا الخصوص مجموعة من البرامج الجاهزة المخصصة لتنفيذ المراجعة من بينها ما يلي : ـ

1  ــ برامج اختبار صحة البيانات الداخلة  Input Data Testing   

2  ــ برامج المحاكاة [Simulation   ] بمؤسسات شبيهة أو حالات افترضيه .

3  ــ برامج استخراج أو اكتشاف التجاوزات والاستثناءات [ Limit Ranges  ] في المعلومات الخارجة ويطلق عليها : اختبارات الحدود والاعتدال وذلك لاكتشاف الخطأ سواء في  البيانات الداخلة أو في البيانات الخارجة .

4  ــ برامج القيم المقيدة [ Restricted Valus  ] لاختبارات صحة البيانات .

 وتساعد هذه الطريقة المراجع من استخدام الأساليب الإحصائية والرياضية والمحاسبية لإنجاز معظم عمليات المراجعة ، وتتطلب هذه الطريقة مستوي عال من الخبرة في مجال  الحاسبات الإلكترونية والمراجعة .

ثالثاً : المراجعة باستخدام أساليب فحص برامج المنشأة .

 وتتمثل خطوات وكيفية المراجعة في الآتي :ــ

1  ــ فحص برامج الحاسبات الإلكترونية التي تستخدمها المنشأة للاطمئنان على سلامتها في ضوء تحقيق الأغراض المصممة من أجلها .

2  ــ فحص خرائط تدفق البيانات التي تغذي  البرامج ، للاطمئنان من سلامة وانتظام التغذية .

3  ــ استمرارية الفحص لأي تعديلات علي البرامج المطبقة .

4  ــ استخدام   هذه البرامج في تنفيذ عمليات  المراجعة والفحص باستخدام الأساليب السابق بيانها في المدخل السابق .

ويتطلب تطبيق هذه المنهج أن يكون لدي المراجع خبرة متميزة عالية في استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المراجعة بعد الاطمئنان من سلامة برامج المنشأة .

رابعاً : المراجعة باستخدام برامج خاصة للمراجعة .

 حيث تقوم مكاتب المراجعة بتصميم  برامج المراجعة مستقلة خاصة بها باستخدام الحاسبات الإلكترونية لتستخدم في مراجعة المنشآت التابعة للمكتب وهذا المنهج لا يطبق إلا في مكاتب المراجعة ذات الإمكانيات البشرية والمادية الكبيرة ، وما زال تطبيقه محدوداً علي بعض المكتب في  بعض الدول .

ويتطلب تطبيق هذه البرامج دراسات الجدوى الاقتصادية ومقابلة تكلفة إعدادها بالمنافع المرجوة منها ، كما يجب أن يؤخذ في الحسبان مخاطر تطور التقنية علي تقادم تلك البرامج .

أساليب المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات .

بالإضافة إلي أساليب المراجعة في ظل التشغيل اليدوي للبيانات ، هناك أساليب أخري  استوجبها التشغيل الالكتروني من أهمها ما يلي : ــ

ــ أسلوب العينات الإحصائية [ Statistical sampling  ] .

ــ أسلوب المحاكاة تحت حالات بديلة [ Simulation  ]  .

ــ أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات  Feed Back Loops  .

ــ أسلوب الاختبار عن طريق الحدود والمقيدات [ Limits and Restrictions  ] . 

ــ أسلوب خرائط المراقبة  [ Control Charts  ] .

ــ أسلوب خرائط الإجراءات  [ChartsProceders  ] .

ــ أسلوب برامج المراجعة الجاهزة [Ready Computer Audit Programs  ] .

ــ أسلوب خرائط تدفق المعلومات Systems Flow Charts   .

ــ أسلوب تحليل النظم  [ Systems Analysis  ] .

 

ـ كيفية مراجعة العمليات التي تتم من خلال الإنترنت .

 

ــ مراجعة المستندات  والمذكرات والوثائق المتعلقة بالبيانات المدخلة إلي الكمبيوتر تمهيداً لإرسالها من خلال البريد الالكتروني أو من خلال شبكة الإنترنت الاطمئنان من سلامتها من الناحية الشكلية والموضوعية والحسابية والمحاسبية وأنها لا تخالف النظم واللوائح الداخلية .

ــ مراجعة موافقات الجهات التي لها سلطة الاعتماد علي الأوامر المرسلة بواسطة البريد الالكتروني وشبكة الإنترنت حسب السلطة والمسئولية داخل المنشأة ، والاطمئنان من سرية المعلومات ذات الطبيعة الحساسة الخاصة من خلال جهاز جدار السلامة .

ــ مراجعة عملية إدخال البيانات والتعليمات إلي الكمبيوتر من أجل تنفيذ العمليات المتفق عليها ، علي النحو السابق بيانه في المباحث السابقة .

ــ مراجعة المعلومات الواردة من المرسل إليهم بخصوص التعليمات والأوامر السابقة للتأكد من أنها تمت حسب الوارد في الاتفاقيات والعقود المعتمدة .

ــ مراجعة المعالجة المحاسبية للعمليات التي تمت من خلال الإنترنت والتأكد من أنها تمت وفقاً للأسس والسياسات المحاسبية المتعارف عليها

 

مراجعة الصفقات التجارية التي تمت من خلال الإنترنت .

تتم مراجعة الصفقات المباعة [ عمليات البيع ] من خلال الإنترنت علي النحو التالي :ــ

ــ         مراجعة عروض الصفقات المعلنة من خلال شبكات الإنترنت من حيث الكمية والمواصفات والأسعار وشروط التسليم وشروط الدفع والتأمين والتسليم.

ــ        مراجعة طلبات الشراء الواردة من خلال الإنترنت علي العروض السابقة أو علي موافقات الجهات المعنية ذات السلطة علي بعض التعديلات في ضوء المساومة والممارسة التي تمت .

ــ        مراجعة العقود المبرمة والمرسلة من المشتري من خلال البريد الالكتروني والاطمئنان من سلامتها ومطابقتها علي ما اتفق عليه .  

ــ        مراجعة أوامر صرف البضاعة من المخازن وأوامر الشحن علي العقود المبرمة وعلي المستندات الأخرى المؤيدة لذلك .

ــ        مراجعة تنفيذ شروط السداد والاطمئنان على الالتزام بسداد الدفعات المتفق عليها من خلال البنك ، وكذلك ضمانات سداد بقية القيمة .

ــ       مراجعة المعالجة المحاسبية خلال المراحل السابقة والتي تتلخص في الآتي :ـ

ــ مرحلة الموافقة علي العرض من خلال شبكة الإنترنت .

ــ مرحلة إبرام العقود من خلال البريد الالكتروني .

ــ مرحلة الحصول علي خطابات الضمان والتأمين المقدم إن وجد .

ــ مرحلة صرف البضاعة من المخازن للشحن .

ــ مرحلة الشحن حسب المستندات المؤيدة لذلك .

ــ مرحلة استلام الثمن سواء من خلال البنك أو عن طريق أوراق القبض وهكذا .

يمكن مراجعة العمليات الأخرى التي تتم من خلال الإنترنت مثل :ــ

ــ عمليات شراء بضاعة .

ــ عمليات تقديم خدمات للغير .

ــ عمليات تلقي خدمات من الغير .

ــ عمليات الإعلان عن بضاعة أو خدمات .

ــ عمليات الاشتراك في معارض دولية .

ــ عمليات المشاركة في مؤتمرات أو ندوات .

ــ عمليات نشر تقارير مجلي الإدارة ومراقب الحسابات .

ــ عمليات متابعة أسعار أسهم شركات معينة .

ــ عمليات طلب الحصول علي تمويل من البنوك العالمية .