كيف تنجز عملك بأقل مجهود ؟

إن هدفك ليس محاولة كتابة كل بنود المتنوعة في قائمة أولوياتك حتى تستطيع بعد ذلك أن تبدأ العمل في الأصعب منها. ولكن هدفك هو أداء أهم الأعمال- تلك الأعمال التي تحتاج إلى وقت وتفكير وجهد " – إذا كان لديك كثير من الوقت المخصص للتخطيط. فبهذا المنهج سوف تنجز أعمالاً فائقة الجودة في وقتها المحدد وبأقل جهد أو توتر وتحصل على نتائج أفضل.

أضف بنود العمل الجديدة لقائمة أولوياتك. عندما تصلك أعمالاً جديدة طوال اليوم من خلال مكالمة هاتفية أو رسالة عبر البريد الإلكتروني فلا تترك ما كنت تقوم بأدائه لمجرد تلقي هذا العمل الجديد بل ضفة إلى قائمة أولوياتك واستمر في أداء ما كنت تفعله.

دليل توفير الوقت

تعتبر المقاطعات من أكبر العوائق أمام تحقيقك للنجاح في العمل. فإذا سمحت للعمل بأن يتوقف كل مرة يرن فيها جرس التليفزيون أو يصل البريد أو يدخل شخص من الباب فلن تنجز أي عمل أبداً. من الأفضل أن تفصل تليفونك وتغلق الباب أو تعلق لافته "ممنوع الإزعاج" لفترات قصيرة حتى تستطيع الانتهاء من أعمالك المهمة.

• ابدأ بصفحة جديدة. عندما تستخدم كل السطور في الصفحة الأولي لقائمة أولوياتك ابدأ بصفحة جديدة.
• ادمج صفحات قائمة أولوياتك. عندما تنتهي من حوالي في المائة من البنود التي في الصفحة الولي لقائمة أولوياتك عندها يحين الوقت الذي تعيد فيه كتابة القائمة حتى تدمج كل البنود في صفحة واحدة. لأنك إذا لم تفعل ذلك فسوف ينتهي بك الأمر إلى كوم من القوائم.

تفحص كل بند في الصفحة الولي لقائمة أولويتك، وأعد الكتابة من جديد في صفحة جديدة. وبعد أن تعيد كتابة بند، ضع عليه خط وعندما تنتهي، انظر إلى القائمة بأكملها لتتأكد من إتمام أو نقل كل البنود الموجودة في الصفحة، يمكنك بعد ذلك أن ترمي بالقائمة بعيداً أو تضعها في ملف تحت عنوان قوائم قديمة.

دليل توفير الوقت

• ضع تاريخاً لأوراقك دوماً. فهذا يمكنك من معرفة المدة الزمنية التي أنجزت فيها شيئاً أو أن تحدد موقعه بين الأحداث. وسوف تخبرك أيضاً بالمدة التي ظل فيها شيء ما معلقاً موجوداً في قائمة أولوياتك.
• خطط للغد.في نهاية اليوم، انظر لقائمة أولوياتك قبل العودة للمنزل واسأل نفسك "ما هو أهم عمل يجب أدائه غداً؟". حدد موعداً مع نفسك. اكتبه في التقويم واجعله أول شيء تقوم به في الصباح (تلك نصيحة أخري عظيمة لتوفير الوقت).

لا تخف من قائمة الأولويات الطويلة

يصاب العديد من الأفراد بالفزع عندما يكون أمامهم قائمة طويلة من الأشياء عليهم القيام بها. فهم يعتقدون أن عليهم الانتهاء من كل الأعمال بنهاية اليوم، وعندما لا يستطيعون ذلك، يشعرون بالإحباط. ولكن منهجي مختلف قليلاً عن ذلك. إنني أريد أن أدون في قائمة أولياتي شيء يجب أن أفعله، لأن ذلك يضمن عدم نسيان أي شيء. ففي كل يوم يكون عندي ما بين و بنداً أريد أن أفعله.

لا أريد الآن تعتقد أنني أفعل ذلك كل يوم. لأنني لا أستطيع، فليس هذا هدفي. ولكن هدفي هو التأكد من أداء الأعمال الهامة كل يوم ففي بعض الأيام قد أكمل بنداً واحداً فقط من قائمة أولوياتي. ولكن يكون هذا العمل هو أهم العمال التي يجب إتمامها، ومن ثم أكون قد أمضيت يوماً مثمراً للغاية.

إنني اقترح أن تتعود على تدوين كل شيء يجب عمله في قائمة أولوياتك. فسوف تنجز إعمالاً أكثر في وقت أقل وبمجهود أقل. وسوف تتحسن جودة عملك، وستجد أنك قد سيطرت على حياتك بصورة أفضل بكثير.