آلية وطريقة تدقيق القوائم المالية المنشورة الكترونيا؟

تدقيق القوائم اامالية باستخدام التشغيل الالكترونى: -نعلم ان المراجعة هى الفحص الانتقاد للبيانات والمعلومات المالية الواردة بالسجلات بهدف إبداءالرأي الفنى المحايد عن مدى دلالة الحسابات والقوائم المالية للمركز المالى للمنشأة وأيضا نتيجة النشاط _حدث بالطبع تأثيرعلى طربقة وأسلوب العمل بتدقيق الحسابات وعلى ضوء ذلك يتم ما يلى : -دراسة وتحليل النظام ويشمل :1 التعرف على الهدف من النظام &التعرف على عناصر النظام المختلفة2 اختبار النظام بهدف التعرف على مدى تسجيل وتشغيل العمليات بشكل صحيح ومدى قدرته على قبول بيانات غير صحيحة ووجود قواعد رقابية سليمة3 إجراءات اختبار التدقيق ويكون على المدقق ان: *تحديد أهداف التدقيق & تحديد أدلة الإثبات المناسبة &اختيار الأسلوب المناسب للحصول على الادلة الكافية &القيام بإجراءات المراحعة وفقا لما سبق

مراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني Audit in an Electronic Data Processing

  يمكن القول بأن مسئولية المراجع لإبداء الرأي الفني المحايد لا تتغير تبعاً لتغير طريقة تشغيل البيانات المحاسبية وإعداد الدفاتر والسجلات بمعنى أن المراجع يلتزم بإتباع معايير المراجعة المتعارف عليها سواء تم تشغيل البيانات المحاسبية يدوياً أو إلكترونياً ، وتتعلق المشكلة الرئيسية عند مراجعة البيانات التي يتم تشغيلها إلكترونياً بعدم توافر كل مقومات مسار المراجعة وتتمثل هذه المقومات في المستندات المؤيده للعمليات والقيود المثبتة بالدفاتر والسجلات ، والتي قد لا تتوافر بشكل كامل في نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات التي تقوم على إثبات وإزالة وتحديث الملفات دون وجود أي دليل مادي ملموس يؤيد حدوث هذه التغييرات وفي مثل هذه الأحوال لا يستطيع المراجع مطابقة المستندات مع ما هو مثبت بالدفاتر كما يتعذر عليه إجراء المراجعة الحسابية بدفاتر اليومية والأستاذ وبذلك تفقد المراجعة الحسابية والمراجعة المستندية أهميتها ويقل الإعتماد عليها ،ويزداد اهتمام المراجع بفحص وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية في ظل تشغيل البيانات إلكترونياً وبالتالي فإن إجراءات المراجعة التقليدية لم تعد تلائم نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات وتطلب ذلك ضرورة أن يتسلح المراجع بالمعرفة والدراية ببيئة الحاسبات الإلكترونية وبإجراءات الرقابة الداخلية وبالمداخل المختلفة للمراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات ، ويجب لفت الإنتباه إلى أن المفاهيم الأساسية للمراجعة سواء فيما يتعلق بمعايير المراجعة المتعارف عليها أو أداب وقواعد السلوك المهني أو المسئولية القانونية للمراجع لا تختلف بنوعية تشغيل البيانات وإنما يكمن الاختلاف في طرق وإجراءات المراجعة .يتم مراجعة نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية من خلال المراجعة المبدئية واختبارات الإلتزام وأخيراً إجراء الاختبارات التفصيلية ، ويتم إجراء المراجعة المبدئية بغرض فهم تدفق العمليات خلال النظام المحاسبية وتحديد مدى استخدام التشغيل الإلكتروني للبيانات في التطبيقات المحاسبية وفهم الهيكل الأساسي للرقابة الداخلية وتتم المراجعة المبدئية بإتباع الخطوات الأتية :أولاً : جمع المعلومات عن قسم التشغيل الإلكتروني للبيانات مثل موقع القسم وعد الأفراد العاملين به ومستواهم ووظائفهم ومهام ومسئوليات الأفراد الأساسيين والتعرف على الناحية الفنية للحاسبات المستخدمة ونظام التشغيل المستخدم .ثانياً : تحديد التطبيقات المحاسبية الهامة التي تم إجراؤها باستخدام الحاسب وهي التي يمكن أن تؤثر بصورة جوهرية على التقارير المالية التي يتولى المراجع إختبارها .ثالثاً : تحديد مدى استخدام التشغيل الإلكتروني للبيانات في التطبيقات المحاسبية وتحديد ما إذا كان الحاسب يلعب دوراً رئيسياً أم ثانوياً في النظام المحاسبي ويتحدد مدى الإستخدام بمقدار وقت الحاسب المستنفذ في تنفيذ المهام وعدد وأنواع العمليات التي يتم تشغيلها وقيمة المعلومات المنتجة وبلا شك أن هذه الاعتبارات تؤثر إلى حد كبير في مقدار الوقت الذي ينبغي أن يخصصه المراجع لمراجعة التطبيقات المحاسبية التي يتم تشغيلها إلكترونياً .رابعاً : دراسة وفهم الرقابة الداخلية وعلى ضوء ذلك يتحدد مدى الاختبارات التي يقوم بها المراجع وطبيعة أدلة المراجعة المطلوبة وتوقيت القيام بإجراءات المراجعة وتحديد الأنشطة والعمليات التي تحتاج إلى تركيز خاص من جانبه .ولإجراء إختبارات الالتزام والاختبارات التفصيلية هناك ثلاثة مداخل للمراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات تتمثل في الأتي :الأسلوب الأول : أسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسبالأسلوب الثاني : أسلوب المراجعة من خلال الحاسبالأسلوب الثالث : أسلوب المراجعة بمساعدة الحاسبأسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسب Auditing Around The Computer يطلق على هذا الأسلوب المراجعة حول الحاسب وفيه يتجاهل المراجع تماماً الحاسب الإلكتروني ويعامله على أنه " صندوق أسود " لا يعرف ما يحدث بداخله عند عملية تشغيل الحاسب الإلكتروني للعمليات ويقوم هذا الأسلوب على فرض مؤداه أنه طالما أن البيانات المحاسبية لتي استخدمات في التشغيل بيانات صحيحة وتم تغذيتها للحاسب بطريقة صحيحة ( المدخلات سليمة ) وتم تداول المخرجات بشكل صحيح وفقاً لضوابط الرقابة ، فإن عمليات تشغيل هذه البيانات تكون سليمة أي أن هذا الأسلوب يركز على فحص العلاقات بين المدخلات والمخرجات بصرف النظر عن عمليات التشغيل .وتتم المراجعة وفق هذا الأسلوب بقيام المراجع باختبار بعض العمليات من بدايتها إلى نهايتها عن طريق الحصول على المستندات الأصلية لهذه العمليات والقيام بفحصها ومراجعتها يدوياً من البداية إلى النهاية ثم يقوم بمقارنة النتائج التي توصل إليها مع المخرجات التي كان قد تم الوصول إليها بواسطة إدارة التشغيل الإلكتروني للبيانات وعلى ذلك لا يلجأ المراجع إلى إستخدام الحاسب في أدائه لعمله.ولكي يستطيع المراجع استخدام هذا الأسلوب لا بد من الحصول على مصادر المستندات وعلى قائمة مفصلة بالمخرجات في شكل يمكن قراءته وهذا يتطلب الأتي :* أن تكون المستندات والوثائق الأصلية محتفظ بها ومتاحة في شكل يمكن للإنسان قراءته أي لا تكون بلغة الحاسب .* أن تكون هذه المستندات مرتبة بصورة سليمة يمكن للمراجع توزيعها حسب أغراض المراجعة .* أن تكون مخرجات الحاسب مفصلة بدرجة كافية تجعل المراجع قادراً على تتبع عملية معينة من منشأ المستندات حتى المخرجات .ويلجا عادة إلى هذا الأسلوب المراجعون الذين ليس لديهم معرفة ودراية كافية بالحاسبات الإلكترونية ونظم تشغيلها كما يتسم هذا الأسلوب بالبساطة والسهولة وتخفيض تكلفة المراجعة كما يتسم أيضاً بمزية السماح للمراجع بإجراء المقارنات مستعيناً بمخرجات الحاسب أكثر مما هو ممكناً في ظل التشغيل اليدوي التقليدي ، كما يستخدم هذا الأسلوب في حالة الاستخدام المحدود للحاسب من قبل المنشأة محل المراجعة حيث تتوافر أدلة الإثبات ( المستندات ) في صورة مرئية علاوة على توافر موازين مراجعة دورية بالمجاميع والأرصدة .وتوجد عدة عيوب لأسلوب المراجع حول الحاسب أدت إلى عزوف معظم المراجعين عن استخدامه في الوقت الحالي ومن أبرزها :1- صعوبة تطبيقه في أنظمة التشغيل الإلكتروني المعقدة حيث تكون المستندات والدفاتر في شكل غير مرئي وصعوبة الحصول على تقارير مفصلة للعمليات .2- عدم تناسب هذا المدخل مع نظم التشغيل الإلكتروني المتقدمة التي يصعب تحديد المفردات فيها بسهولة بصفة مستقلة وبالتالي قد يصعب اكتشاف بعض أوجه الأخطاء والتلاعب .3- عدم استفادة المراجع من الإمكانيات التي يتيحها الحاسب نفسه كأداة للمراجعة وهي مفيدة إفادة كبيرة في مراجعة أعمال الحاسب .4- قد لا يتوافر في بعض نظم التشغيل الإلكتروني الأكثر تعقيداً تقارير مطبوعة وسيطة لإجراء المقارنات المطلوبة .5- يتجاهل هذا الاسلوب أثار خصائص الرقابة الداخلية على تحديد توقيت ونطاق الاختبارات الأساسية اللازمة للتحقق من صحة وشرعية عناصر القوائم المالية .أسلوب المراجعة من خلال الحاسب Auditing Through The Computer مع تزايد خبرة المراجعين بأنظمة التشغيل الإلكتروني للبيانات أمكن تطوير أساليب أكثر تقدماً لاختبار صحة برامج التشغيل نفسها بدلاً من النظر إلى الحاسب على أنه صندوق اسود مغلق وهو ما يعرف بأسلوب المراجعة من خلال الحاسب ، ويقوم هذا الأسلوب على فرض مؤداه أنه إذا تم التحقق من نظام التشغيل زكانت إجراءات الرقابة الخاصة به على درجة عالية من الكفاءه فلا بد وأن يتولد عن هذا النظام نتائج على درجه عالية من الصحة والثقة وبالتالي تزداد إمكانية اعتماد المراجع على هذا النظام ولا شك أن كفاءة النظام من حيث التشغيل والرقابة تتوقف إلى حد كبير على جودة ودقة البرامج التي يقوم عليها النظام المحاسبي ككل وبالتالي يتطلب فحص واختبار هذه البرامج ومن ثم لا بد من استخدام الحاسب في عملية المراجعة .وتتم المراجعة من خلال الحاسب عن طريق عدة أساليب يمكن استخدام أحدها أو مجموعة منها ومن أهم هذا الأساليب :* أسلوب البيانات الاختبارية Test Data Techniquesيستخدم المراجع أسلوب البيانات الاختبارية في التأكد من كفاءة ومدى الثقة في البرامج المختلفة المستخدمة في التشغيل مثل برنامج تحديث الحسابات تحت التحصيل ( المدين ) وبرنامج الأجور وكذلك التأكد من سلامة الإجراءات الرقابية .وطبقاً لهذا الأسلوب يتم إعداد مجموعة من البيانات غير الحقيقية ( وهمية ) Dummy Data عن العملية محل الفحص وقد يضاف إليها بيانات خاطئه تغطي كافة احتمالات الخطأ التي يمكن أن تواجه عملية تشغيل البيانات الفعلية مثل عدم تشغيل بعض العمليات ، عمليات خاطئه ( أو عمليات غير منطقية ) بحيث يمكن أن تغطي كافة الجواب المنطقية في معالجة هذه العملية ويحدد المراج مقدماً نتائج معالجة هذه البيانات الاختبارية يدوياً ثم يستخدم البرنامج الخاص بمعالجة البيانات ( الفعلية ) لهذه العملية في معالجة البيانات الاختبارية على الحاسب وبمقارنة النتائج المتولدة من التشغيل على الحاسب مع النتائج التي حددها المراجع مسبقاً يمكن تحديد الفروق بينهما وتحري أسباب هذه الفروق .وقد تكون البيانات الاختبارية عينة من البيانات الفعلية من واقع سجلات العميل ، ففي حالة نظم الحاسبات المحدودة يكون من السهل استخدام بيانات اختيارية افتراضية على أن يتم إلغاء أثرها من ملفات المنشأة بعد انتهاء أعمال المراجعة أما في حالة النظم المتقدمة فإن إدخال افتراضية قد يؤدي إلى صعوبات كبيرة عند محاولة إلغاء أثرها من الملفات المتعددة والمرتبطة ببعضها في ظل استخدام قواعد البيانات وشبكات الاتصال المحلية ، فقد تؤدي البيانات الافتراضية إلى تعديل حسابات متعددة يصعب تتبعها ، وإذا كان النظام يعمل بصفة مستمرة كما في نظم البنوك يكون من الصعب تحديد وقت إدخال البيانات الافتراضية .ويتطلب تطبيق هذا الأسلوب القيام بالمهام الأتية :1- تحديد المرحلة التي ستبدأ فيها مراجعة بيانات الاختبار ، هل من أول ظهور المستند الأولي أم من نقطة إدخالها للنظام .2- تحديد أنواع العمليات التي ستشملها البيانات الاختبارية ، هل ستكون كافة العمليات لفترة معينة أو كافة المعاملات لمنطقة جغرافية معينة أو عينة من نوع معين من المعاملات .3- الإطلاع والحصول على أرصدة الملفات قبل وبعد إدخال البيانات الاختبارية .4- الحصول على برامج المنشأة للتأكد من أنها البرامج الرسمية التي يتم تشغيلها وقت الاختبار ولذلك يفضل اختبار توقيت مفاجئ لاختبار النظام .ويتميز هذا الأسلوب بأنه غير مكلف وسريع وبسيط نسبياً حيث لا يقتضي ضرورة تدريب المراجع تدريباً عالياً على الناحية الفنية للحاسب إلا أنه يعاب عليه ما يلي :1- يتم اختبار برامج العميل عند نقطة زمنية معينة وليس عن فترة المراجعة بالكامل .2- لا تعد البيانات الاختبارية الافتراضية اختباراً كافياً لتوثيق التشغيل الفعلي للنظام3- قد يعلم مشغلو الحاسب بالبيانات الاختبارية مما ينعكس على فعالية الأسلوب4- يتحدد مجال الاختبار بمدى تخيل ومعرفة المراجع لإجراءات الرقابة داخل النظام5- في حالة استخدام بيانات افتراضية يعتبر هذا الأسلوب اختباراً غير مباشراً للنظام ، ومن ثم لا يوجد الضمان الكافي بأن البرامج المستخدمة في اختبار هذه البيانات هي بالضرورة البرامج المستخدمة في عمليات التشغيل على مدار فترة المراجعة .6- تحاج البيانات الاختبارية الشاملة - والتي يمكن من خلالها اختبار معظم جوانب النظام - إلى وقت كبير في تشغيلها مما يجعلها مكلفة للغاية .* أسلوب البيانات الاختبارية المتكاملة Integrated Test Facilityيعتبر هذا الأسلوب تطويراً لأسلوب البيانات الاختبارية وذلك للتغلب على مشكلة إمكانية اختلاف البرامج المستخدمة في الاختبار عن البرامج المستخدمة في عمليات التشغيل على مدار السنة ، وطبقاً لهذا الأسلوب ينشئ المراجع وحدة وهمية - على سبيل المثال قسم أو مستهلك أو عامل أو بائع وهمي - ويدخلها ضمن السجلات الرئيسية للوحدة الاقتصادية موضوع المراجعة وفي أثناء العام يدخل المراجع عمليات لتلك الوحدة الوهمية ليتم تشغيلها مع العمليات الحقيقية ويتم مراجعة الوحدة الوهمية على مدار العام وفي أوقات مختلفة وأي انحراف عن النتائج المحددة مسبقاً يشير إلى احتمال وجود تلاعب في نظام الحاسب وهذا يعني أن البرامج موضع الاختبار هي نفسها التي تستخدم في تشغيل بيانات العميل ومن ثم فإنه يعتبر اختباراً مباشراً لنظام العميل حيث من خلاله يستطيع المراجع اختبار إجراءات الرقابة الداخلية المبرمجة .ولا شك أن هناك مزايا عديدة يتمتع بها هذا الأسلوب حيث أن البيانات الوهمية يتم اختبارها أثناء وقت التشغيل العادي للبيانات الحقيقية الأمر الذي يؤدي إلى عدم تعطيل النظام وتخفيض تكلفة المراجعة نسبياً فضلاً عن أنه يمكن من إجراء اختبارات أكثر شمولاً لنظام التشغيل ، غير أن هذا الأسلوب يشوبه عيباً محدداً يتعلق بمشكلة فصل نتائج البيانات الاختبارية قبل اندماجها مع نتائج معالجة البيانات الحقيقية .ومن الطرق التي يمكن استخدامها في الفصل بين النتائج أن يتم تطوير النتائج بالشكل الذي يتسنى معه تحقيق هذا الفصل ، أو استخدام قيود محاسبية عكسية مقابلة للقيود المحاسبية للبيانات الاختبارية بمايؤدي إلى إلغاء أثر البيانات الاختبارية على البيانات الفعلية ، ومع ذلك هناك احتمال حدوث تدمير غير مقصود لملفات البيانات الفعلية سواء بشكل جزئي أو كامل .* أسلوب تتبع البيانات ذات العلامات المميزة Tagging and Tracingيعتبر هذا الأسلوب تطويراً للأسلوب السابق حيث يتم اختيار بيانات الاختبار من ضمن البيانات الأصلية للعمليات مع وضع علامات مميزة لهذه البيانات وتتبع خطوات التشغيل التي تجري على عملية معينة محل الاختبار من خلال برامج التطبيق المستخدمة ، وتتمثل مزايا هذا الأسلوب في الأتي :1- يستخدم مع كل من البيانات الاختبارية أو الحقيقية للمنشأة وبالتالي يمكن تجنب الحاجة الى إجراء قيود عكسية وما ينجم عنها من مشاكل .2- يحدد بشكل قاطع خطوات التشغيل التي تتبع في تشغيل عملية معينة بواسطة البرنامج3- يوفر بشكل ملحوظ دليلاً أفضل لتطابق رقم البرنامج مع سياسات وإجراءات المنشأة عما هو الحال في الفحص اليدوي لرقم البرنامج لكن يعاب على هذا الأسلوب ما يلي :1- يجب أن يكون لدى المراجع معرفة كافية ببرنامج التطبيق لكي يستخدم مسار المخرجات بشكل فعال في تتبع خطوات البرنامج2- عند استخدام هذا الأسلوب في تتبع العمليات الفعلية فإن التتبع يزيد بدرجة كبيرة من وقت تشغيل البرنامج3- لا يتم إعطاء علامات للبيانات الخاطئة* أسلوب التشغيل المتزامن Concurrent Processingوهو أسلوب أكثر تطوراً من الناحية الفنية حيث يتم تصميم برامج لها صفة الإشراف على عمليات التشغيل ووظيفتها ضبط العمليات غير العادية وطبع تقارير عن هذه العمليات والبيانات الخاصة بها ومن ثم يمكن أن يسمى هذا الأسلوب بالمراجعة المستمرة ، ويتطلب هذ الأسلوب ضرورة مشاركة المراجع الخارجي في تصميم النظام وفي وضع خطط الرقابة الخاصة به كما يتطلب أيضاً ضرورة الاعتماد على المراجعة الداخلية لأنها هي التي ستتولى متابعة تشغيل هذه البرامج وتجميع التقارير الناتجة عليها واقتراح أي ضوابط رقابية إضافية تساعد في إكتشاف التجاوزات ( الانحرافات ) فعليسبيل المثال نفرض أن سياسة الشركة تقضي بتحصيل نسبة معينة مقدماً من قيمة المبيعات الأجلة فإذا تم تسليم بضاعة لأحد العملاء دون سداد هذه النسبة فإن الإجراءات التي تتم في ظل أسلوب التشغيل المتزامن تكشف مثل هذا التجاوز .ويزداد الاتجاه في الوقت الحاضر نحو استخدام هذا الأسلوب نظراً لزيادة التعقيد في نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات والكم الهائل من العمليات التي تقوم بها المنشأة على مدار العام وكثرة الأخطار المصاحبة لأسلوب المعاينات الإحصائية مما يحتم ضرورة الاعتماد على المراجعة الداخلية والأدوات المتاحة لها والتقارير الناتجة عنها .* أسلوب المحاكاة الموازية Parallel Simulationيتطلب استخدام أسلوب المحاكاة الموازية من المراجع إنشاء مجموعة من برامج التطبيقات التي تحاكي وتماثل نظام التشغيل بالمنشأة محل المراجعة ويلي ذلك مقارنة مخرجات النظام الذي يستخدم فيه العميل برامجه الخاصة مع مخرجات النظام الذي استخدم فيه المراجع البرامج المماثلة ومن ثم يكتشف المراجع أي اختلافات بين مخرجات النظامين وفحص أسباب حدوثها .ويمتاز هذا الأسلوب بالاتي :1- إمكانية اختبار وظائف برامج المنشأة ودقة مخرجات البرنامج في نفس الوقت2- يمكن للمراجع فحص المستندات الأصلية للعمليات للتحقق من شرعية وصحة هذه العمليات وذلك نظراً لحيازة المراجع ( مؤقتاً ) لسجلات العميل الحقيقة نفسها .3- يمكن للمراجع اختبار هذه البيانات باستخدام أجهزة إلكترونية غير الموجودة في منشأة العميل4- يوفر للمراجع تاكيداً مناسباً بأن السجلات الموجودة قد تم تشغيلها بشكل متسق خلال الفترة تحت المراجعةوعلى الرغم من تلك المزايا إلا أنه يعاب على أسلوب المحاكاة المتوازية ما يلي :1- يعتبر هذا الأسلوب في الحقيقة ترجمة لمدخل المراجعة حول الحاسب وذلك لأنه يركز على مقارنة المدخلات بالمخرجات ويتجاهل الخصائص الأساسية لنظام التشغيل فيفترض أنه إذا كانت المخرجات متطابقة فإن النظام يقوم بتشغيل العمليات والبيانات بدقة2- يستغرق وقتاً طويلاً وجهداً كبيراً ويكلف كثيراً في إعداد البرامج المستخدمة في المراجعةوفي الرابط التالي ما يمثل أسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسب وكذلك من خلال الحاسب :http://sites.google.com/site/biladialyemen/edp-1/AuditinanElectronicDataProcessing.xls?attredirects=0&d=1أسلوب المراجعة بمساعدة الحاسب Auditing with The Computer يقصد بالمراجعة باستخدام أو بمساعدة الحاسب أن الحاسب وبرامجه تستخدم كأداة من أدوات المراجعة من خلال استخدام بعض البرامج الخاصة وينظر المراجع في ظل هذا الأسلوب أن الحاسب وبرامجه مساعدين له عند أداء الإختبارات مدى الإلتزام بالضوابط والإجراءات الرقابية وكذلك الاختبارات الأساسية كاختبارات العمليات والاختبارات التحليلية ، ويؤدي إلمام بوظائف وقدرات الحاسب إلى جانب إلمامه بخصائص أدلة الإثبات في المراجعة إلى تحقيق الأهداف التالية :1- استخدام قدرات الحاسب في التحقق من صحة الإجراءات الحسابية التي نقذها العميل مثل حساب قيمة مصروف الإهلاك أو المبيعات وجمع قيمة عناصر الفواتير أو إجماليات قوائم المخزون أو حسابات المدينين أو الممتلكات والمعدات ونظراً لسرعة ودقة نظم الحاسب في أداء تلك العمليات الحسابية يمكن التحقق من صحة هذه العمليات بشكل قاطع تقل كثيراً عن تكلفة أداء تلك العمليات يدوياً .2- استخدام قدرات الحاسب في تنفيذ العمليات المنطقية لتبويب بيانات الملفات المختلفة واختبار عينات بعض العناصر مباشرة من السجلات الإلكترونية للتحقق من صحتها مثل اختبار عينات من حسابات العملاء لإرسال المصادقات أو اختبار بعض عناصر المخزون .3- استخدام قدرات الحاسب في القراءة والطباعة لإعداد مصادقات أرصدة حسابات العملاء أو قوائم المخزون أو أي مراسلات أخرى تتعلق بجمع أدلة الإثبات .4- استخدام قدرات الحاسب في تنفيذ العمليات المنطقية لعمل التحليلات الرياضية مباشرة من واقع السجلات الإلكترونية فيمكن على سبيل المثال إعداد برامج لحساب ومقارنة النسب المالية لعناصر قائمتي الدخل والمركز المالي عن فترة محاسبية معينة ، كم يمكن فحص المستندات الأصلية مثل الفواتيرللتأكد من شمولها وتناسق العلاقة بينها ومعقوليتها .5- استخدام قدرات الحاسب في فحص السجلات المحاسبية بهدف اكتشاف العناصر غير العادية مثل الأرصدة الدائنة في حسابات العملاء أو عناصر المخزون بطيئة الحركة وطباعة كشف بها لدراستها وتحليلها وتحديد اسباب حدوثها تمهيداً لمعالجتها .ولكي يستطيع المراجع القيام بعملية المراجعة بمساعدة الحاسب فإنه يجب أن يتوافر له عدداً من البرامج المناسبة التي تمكنه من جمع أدلة الإثبات اللازمة بواسطة الحاسب ويمكن الحصول على هذه البرامج من المصادر التالية :1- البرامج التي يعدها ويستخدمها العميل :هي البرامج التي يكون العميل قد استخدمها لإعداد حساباته إلا أن ذلك قد يؤدي إلى تعرض المراجع إلى مخاطر فقد حياده واستقلاله ولذا يجب على المراجع إذا لجأ إلى هذه البرامج أن يقوم بفحصها بدقة باستخدام أجهزة ومعدات بخلاف التي يستخدمها العميل .

مراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني Audit in an Electronic Data Processing

  يمكن القول بأن مسئولية المراجع لإبداء الرأي الفني المحايد لا تتغير تبعاً لتغير طريقة تشغيل البيانات المحاسبية وإعداد الدفاتر والسجلات بمعنى أن المراجع يلتزم بإتباع معايير المراجعة المتعارف عليها سواء تم تشغيل البيانات المحاسبية يدوياً أو إلكترونياً ، وتتعلق المشكلة الرئيسية عند مراجعة البيانات التي يتم تشغيلها إلكترونياً بعدم توافر كل مقومات مسار المراجعة وتتمثل هذه المقومات في المستندات المؤيده للعمليات والقيود المثبتة بالدفاتر والسجلات ، والتي قد لا تتوافر بشكل كامل في نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات التي تقوم على إثبات وإزالة وتحديث الملفات دون وجود أي دليل مادي ملموس يؤيد حدوث هذه التغييرات وفي مثل هذه الأحوال لا يستطيع المراجع مطابقة المستندات مع ما هو مثبت بالدفاتر كما يتعذر عليه إجراء المراجعة الحسابية بدفاتر اليومية والأستاذ وبذلك تفقد المراجعة الحسابية والمراجعة المستندية أهميتها ويقل الإعتماد عليها ،ويزداد اهتمام المراجع بفحص وتقييم أنظمة الرقابة الداخلية في ظل تشغيل البيانات إلكترونياً وبالتالي فإن إجراءات المراجعة التقليدية لم تعد تلائم نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات وتطلب ذلك ضرورة أن يتسلح المراجع بالمعرفة والدراية ببيئة الحاسبات الإلكترونية وبإجراءات الرقابة الداخلية وبالمداخل المختلفة للمراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات ، ويجب لفت الإنتباه إلى أن المفاهيم الأساسية للمراجعة سواء فيما يتعلق بمعايير المراجعة المتعارف عليها أو أداب وقواعد السلوك المهني أو المسئولية القانونية للمراجع لا تختلف بنوعية تشغيل البيانات وإنما يكمن الاختلاف في طرق وإجراءات المراجعة .يتم مراجعة نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات المحاسبية من خلال المراجعة المبدئية واختبارات الإلتزام وأخيراً إجراء الاختبارات التفصيلية ، ويتم إجراء المراجعة المبدئية بغرض فهم تدفق العمليات خلال النظام المحاسبية وتحديد مدى استخدام التشغيل الإلكتروني للبيانات في التطبيقات المحاسبية وفهم الهيكل الأساسي للرقابة الداخلية وتتم المراجعة المبدئية بإتباع الخطوات الأتية :أولاً : جمع المعلومات عن قسم التشغيل الإلكتروني للبيانات مثل موقع القسم وعد الأفراد العاملين به ومستواهم ووظائفهم ومهام ومسئوليات الأفراد الأساسيين والتعرف على الناحية الفنية للحاسبات المستخدمة ونظام التشغيل المستخدم .ثانياً : تحديد التطبيقات المحاسبية الهامة التي تم إجراؤها باستخدام الحاسب وهي التي يمكن أن تؤثر بصورة جوهرية على التقارير المالية التي يتولى المراجع إختبارها .ثالثاً : تحديد مدى استخدام التشغيل الإلكتروني للبيانات في التطبيقات المحاسبية وتحديد ما إذا كان الحاسب يلعب دوراً رئيسياً أم ثانوياً في النظام المحاسبي ويتحدد مدى الإستخدام بمقدار وقت الحاسب المستنفذ في تنفيذ المهام وعدد وأنواع العمليات التي يتم تشغيلها وقيمة المعلومات المنتجة وبلا شك أن هذه الاعتبارات تؤثر إلى حد كبير في مقدار الوقت الذي ينبغي أن يخصصه المراجع لمراجعة التطبيقات المحاسبية التي يتم تشغيلها إلكترونياً .رابعاً : دراسة وفهم الرقابة الداخلية وعلى ضوء ذلك يتحدد مدى الاختبارات التي يقوم بها المراجع وطبيعة أدلة المراجعة المطلوبة وتوقيت القيام بإجراءات المراجعة وتحديد الأنشطة والعمليات التي تحتاج إلى تركيز خاص من جانبه .ولإجراء إختبارات الالتزام والاختبارات التفصيلية هناك ثلاثة مداخل للمراجعة في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات تتمثل في الأتي :الأسلوب الأول : أسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسبالأسلوب الثاني : أسلوب المراجعة من خلال الحاسبالأسلوب الثالث : أسلوب المراجعة بمساعدة الحاسبأسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسب Auditing Around The Computer يطلق على هذا الأسلوب المراجعة حول الحاسب وفيه يتجاهل المراجع تماماً الحاسب الإلكتروني ويعامله على أنه " صندوق أسود " لا يعرف ما يحدث بداخله عند عملية تشغيل الحاسب الإلكتروني للعمليات ويقوم هذا الأسلوب على فرض مؤداه أنه طالما أن البيانات المحاسبية لتي استخدمات في التشغيل بيانات صحيحة وتم تغذيتها للحاسب بطريقة صحيحة ( المدخلات سليمة ) وتم تداول المخرجات بشكل صحيح وفقاً لضوابط الرقابة ، فإن عمليات تشغيل هذه البيانات تكون سليمة أي أن هذا الأسلوب يركز على فحص العلاقات بين المدخلات والمخرجات بصرف النظر عن عمليات التشغيل .وتتم المراجعة وفق هذا الأسلوب بقيام المراجع باختبار بعض العمليات من بدايتها إلى نهايتها عن طريق الحصول على المستندات الأصلية لهذه العمليات والقيام بفحصها ومراجعتها يدوياً من البداية إلى النهاية ثم يقوم بمقارنة النتائج التي توصل إليها مع المخرجات التي كان قد تم الوصول إليها بواسطة إدارة التشغيل الإلكتروني للبيانات وعلى ذلك لا يلجأ المراجع إلى إستخدام الحاسب في أدائه لعمله.ولكي يستطيع المراجع استخدام هذا الأسلوب لا بد من الحصول على مصادر المستندات وعلى قائمة مفصلة بالمخرجات في شكل يمكن قراءته وهذا يتطلب الأتي :* أن تكون المستندات والوثائق الأصلية محتفظ بها ومتاحة في شكل يمكن للإنسان قراءته أي لا تكون بلغة الحاسب .* أن تكون هذه المستندات مرتبة بصورة سليمة يمكن للمراجع توزيعها حسب أغراض المراجعة .* أن تكون مخرجات الحاسب مفصلة بدرجة كافية تجعل المراجع قادراً على تتبع عملية معينة من منشأ المستندات حتى المخرجات .ويلجا عادة إلى هذا الأسلوب المراجعون الذين ليس لديهم معرفة ودراية كافية بالحاسبات الإلكترونية ونظم تشغيلها كما يتسم هذا الأسلوب بالبساطة والسهولة وتخفيض تكلفة المراجعة كما يتسم أيضاً بمزية السماح للمراجع بإجراء المقارنات مستعيناً بمخرجات الحاسب أكثر مما هو ممكناً في ظل التشغيل اليدوي التقليدي ، كما يستخدم هذا الأسلوب في حالة الاستخدام المحدود للحاسب من قبل المنشأة محل المراجعة حيث تتوافر أدلة الإثبات ( المستندات ) في صورة مرئية علاوة على توافر موازين مراجعة دورية بالمجاميع والأرصدة .وتوجد عدة عيوب لأسلوب المراجع حول الحاسب أدت إلى عزوف معظم المراجعين عن استخدامه في الوقت الحالي ومن أبرزها :1- صعوبة تطبيقه في أنظمة التشغيل الإلكتروني المعقدة حيث تكون المستندات والدفاتر في شكل غير مرئي وصعوبة الحصول على تقارير مفصلة للعمليات .2- عدم تناسب هذا المدخل مع نظم التشغيل الإلكتروني المتقدمة التي يصعب تحديد المفردات فيها بسهولة بصفة مستقلة وبالتالي قد يصعب اكتشاف بعض أوجه الأخطاء والتلاعب .3- عدم استفادة المراجع من الإمكانيات التي يتيحها الحاسب نفسه كأداة للمراجعة وهي مفيدة إفادة كبيرة في مراجعة أعمال الحاسب .4- قد لا يتوافر في بعض نظم التشغيل الإلكتروني الأكثر تعقيداً تقارير مطبوعة وسيطة لإجراء المقارنات المطلوبة .5- يتجاهل هذا الاسلوب أثار خصائص الرقابة الداخلية على تحديد توقيت ونطاق الاختبارات الأساسية اللازمة للتحقق من صحة وشرعية عناصر القوائم المالية .أسلوب المراجعة من خلال الحاسب Auditing Through The Computer مع تزايد خبرة المراجعين بأنظمة التشغيل الإلكتروني للبيانات أمكن تطوير أساليب أكثر تقدماً لاختبار صحة برامج التشغيل نفسها بدلاً من النظر إلى الحاسب على أنه صندوق اسود مغلق وهو ما يعرف بأسلوب المراجعة من خلال الحاسب ، ويقوم هذا الأسلوب على فرض مؤداه أنه إذا تم التحقق من نظام التشغيل زكانت إجراءات الرقابة الخاصة به على درجة عالية من الكفاءه فلا بد وأن يتولد عن هذا النظام نتائج على درجه عالية من الصحة والثقة وبالتالي تزداد إمكانية اعتماد المراجع على هذا النظام ولا شك أن كفاءة النظام من حيث التشغيل والرقابة تتوقف إلى حد كبير على جودة ودقة البرامج التي يقوم عليها النظام المحاسبي ككل وبالتالي يتطلب فحص واختبار هذه البرامج ومن ثم لا بد من استخدام الحاسب في عملية المراجعة .وتتم المراجعة من خلال الحاسب عن طريق عدة أساليب يمكن استخدام أحدها أو مجموعة منها ومن أهم هذا الأساليب :* أسلوب البيانات الاختبارية Test Data Techniquesيستخدم المراجع أسلوب البيانات الاختبارية في التأكد من كفاءة ومدى الثقة في البرامج المختلفة المستخدمة في التشغيل مثل برنامج تحديث الحسابات تحت التحصيل ( المدين ) وبرنامج الأجور وكذلك التأكد من سلامة الإجراءات الرقابية .وطبقاً لهذا الأسلوب يتم إعداد مجموعة من البيانات غير الحقيقية ( وهمية ) Dummy Data عن العملية محل الفحص وقد يضاف إليها بيانات خاطئه تغطي كافة احتمالات الخطأ التي يمكن أن تواجه عملية تشغيل البيانات الفعلية مثل عدم تشغيل بعض العمليات ، عمليات خاطئه ( أو عمليات غير منطقية ) بحيث يمكن أن تغطي كافة الجواب المنطقية في معالجة هذه العملية ويحدد المراج مقدماً نتائج معالجة هذه البيانات الاختبارية يدوياً ثم يستخدم البرنامج الخاص بمعالجة البيانات ( الفعلية ) لهذه العملية في معالجة البيانات الاختبارية على الحاسب وبمقارنة النتائج المتولدة من التشغيل على الحاسب مع النتائج التي حددها المراجع مسبقاً يمكن تحديد الفروق بينهما وتحري أسباب هذه الفروق .وقد تكون البيانات الاختبارية عينة من البيانات الفعلية من واقع سجلات العميل ، ففي حالة نظم الحاسبات المحدودة يكون من السهل استخدام بيانات اختيارية افتراضية على أن يتم إلغاء أثرها من ملفات المنشأة بعد انتهاء أعمال المراجعة أما في حالة النظم المتقدمة فإن إدخال افتراضية قد يؤدي إلى صعوبات كبيرة عند محاولة إلغاء أثرها من الملفات المتعددة والمرتبطة ببعضها في ظل استخدام قواعد البيانات وشبكات الاتصال المحلية ، فقد تؤدي البيانات الافتراضية إلى تعديل حسابات متعددة يصعب تتبعها ، وإذا كان النظام يعمل بصفة مستمرة كما في نظم البنوك يكون من الصعب تحديد وقت إدخال البيانات الافتراضية .ويتطلب تطبيق هذا الأسلوب القيام بالمهام الأتية :1- تحديد المرحلة التي ستبدأ فيها مراجعة بيانات الاختبار ، هل من أول ظهور المستند الأولي أم من نقطة إدخالها للنظام .2- تحديد أنواع العمليات التي ستشملها البيانات الاختبارية ، هل ستكون كافة العمليات لفترة معينة أو كافة المعاملات لمنطقة جغرافية معينة أو عينة من نوع معين من المعاملات .3- الإطلاع والحصول على أرصدة الملفات قبل وبعد إدخال البيانات الاختبارية .4- الحصول على برامج المنشأة للتأكد من أنها البرامج الرسمية التي يتم تشغيلها وقت الاختبار ولذلك يفضل اختبار توقيت مفاجئ لاختبار النظام .ويتميز هذا الأسلوب بأنه غير مكلف وسريع وبسيط نسبياً حيث لا يقتضي ضرورة تدريب المراجع تدريباً عالياً على الناحية الفنية للحاسب إلا أنه يعاب عليه ما يلي :1- يتم اختبار برامج العميل عند نقطة زمنية معينة وليس عن فترة المراجعة بالكامل .2- لا تعد البيانات الاختبارية الافتراضية اختباراً كافياً لتوثيق التشغيل الفعلي للنظام3- قد يعلم مشغلو الحاسب بالبيانات الاختبارية مما ينعكس على فعالية الأسلوب4- يتحدد مجال الاختبار بمدى تخيل ومعرفة المراجع لإجراءات الرقابة داخل النظام5- في حالة استخدام بيانات افتراضية يعتبر هذا الأسلوب اختباراً غير مباشراً للنظام ، ومن ثم لا يوجد الضمان الكافي بأن البرامج المستخدمة في اختبار هذه البيانات هي بالضرورة البرامج المستخدمة في عمليات التشغيل على مدار فترة المراجعة .6- تحاج البيانات الاختبارية الشاملة - والتي يمكن من خلالها اختبار معظم جوانب النظام - إلى وقت كبير في تشغيلها مما يجعلها مكلفة للغاية .* أسلوب البيانات الاختبارية المتكاملة Integrated Test Facilityيعتبر هذا الأسلوب تطويراً لأسلوب البيانات الاختبارية وذلك للتغلب على مشكلة إمكانية اختلاف البرامج المستخدمة في الاختبار عن البرامج المستخدمة في عمليات التشغيل على مدار السنة ، وطبقاً لهذا الأسلوب ينشئ المراجع وحدة وهمية - على سبيل المثال قسم أو مستهلك أو عامل أو بائع وهمي - ويدخلها ضمن السجلات الرئيسية للوحدة الاقتصادية موضوع المراجعة وفي أثناء العام يدخل المراجع عمليات لتلك الوحدة الوهمية ليتم تشغيلها مع العمليات الحقيقية ويتم مراجعة الوحدة الوهمية على مدار العام وفي أوقات مختلفة وأي انحراف عن النتائج المحددة مسبقاً يشير إلى احتمال وجود تلاعب في نظام الحاسب وهذا يعني أن البرامج موضع الاختبار هي نفسها التي تستخدم في تشغيل بيانات العميل ومن ثم فإنه يعتبر اختباراً مباشراً لنظام العميل حيث من خلاله يستطيع المراجع اختبار إجراءات الرقابة الداخلية المبرمجة .ولا شك أن هناك مزايا عديدة يتمتع بها هذا الأسلوب حيث أن البيانات الوهمية يتم اختبارها أثناء وقت التشغيل العادي للبيانات الحقيقية الأمر الذي يؤدي إلى عدم تعطيل النظام وتخفيض تكلفة المراجعة نسبياً فضلاً عن أنه يمكن من إجراء اختبارات أكثر شمولاً لنظام التشغيل ، غير أن هذا الأسلوب يشوبه عيباً محدداً يتعلق بمشكلة فصل نتائج البيانات الاختبارية قبل اندماجها مع نتائج معالجة البيانات الحقيقية .ومن الطرق التي يمكن استخدامها في الفصل بين النتائج أن يتم تطوير النتائج بالشكل الذي يتسنى معه تحقيق هذا الفصل ، أو استخدام قيود محاسبية عكسية مقابلة للقيود المحاسبية للبيانات الاختبارية بمايؤدي إلى إلغاء أثر البيانات الاختبارية على البيانات الفعلية ، ومع ذلك هناك احتمال حدوث تدمير غير مقصود لملفات البيانات الفعلية سواء بشكل جزئي أو كامل .* أسلوب تتبع البيانات ذات العلامات المميزة Tagging and Tracingيعتبر هذا الأسلوب تطويراً للأسلوب السابق حيث يتم اختيار بيانات الاختبار من ضمن البيانات الأصلية للعمليات مع وضع علامات مميزة لهذه البيانات وتتبع خطوات التشغيل التي تجري على عملية معينة محل الاختبار من خلال برامج التطبيق المستخدمة ، وتتمثل مزايا هذا الأسلوب في الأتي :1- يستخدم مع كل من البيانات الاختبارية أو الحقيقية للمنشأة وبالتالي يمكن تجنب الحاجة الى إجراء قيود عكسية وما ينجم عنها من مشاكل .2- يحدد بشكل قاطع خطوات التشغيل التي تتبع في تشغيل عملية معينة بواسطة البرنامج3- يوفر بشكل ملحوظ دليلاً أفضل لتطابق رقم البرنامج مع سياسات وإجراءات المنشأة عما هو الحال في الفحص اليدوي لرقم البرنامج لكن يعاب على هذا الأسلوب ما يلي :1- يجب أن يكون لدى المراجع معرفة كافية ببرنامج التطبيق لكي يستخدم مسار المخرجات بشكل فعال في تتبع خطوات البرنامج2- عند استخدام هذا الأسلوب في تتبع العمليات الفعلية فإن التتبع يزيد بدرجة كبيرة من وقت تشغيل البرنامج3- لا يتم إعطاء علامات للبيانات الخاطئة* أسلوب التشغيل المتزامن Concurrent Processingوهو أسلوب أكثر تطوراً من الناحية الفنية حيث يتم تصميم برامج لها صفة الإشراف على عمليات التشغيل ووظيفتها ضبط العمليات غير العادية وطبع تقارير عن هذه العمليات والبيانات الخاصة بها ومن ثم يمكن أن يسمى هذا الأسلوب بالمراجعة المستمرة ، ويتطلب هذ الأسلوب ضرورة مشاركة المراجع الخارجي في تصميم النظام وفي وضع خطط الرقابة الخاصة به كما يتطلب أيضاً ضرورة الاعتماد على المراجعة الداخلية لأنها هي التي ستتولى متابعة تشغيل هذه البرامج وتجميع التقارير الناتجة عليها واقتراح أي ضوابط رقابية إضافية تساعد في إكتشاف التجاوزات ( الانحرافات ) فعليسبيل المثال نفرض أن سياسة الشركة تقضي بتحصيل نسبة معينة مقدماً من قيمة المبيعات الأجلة فإذا تم تسليم بضاعة لأحد العملاء دون سداد هذه النسبة فإن الإجراءات التي تتم في ظل أسلوب التشغيل المتزامن تكشف مثل هذا التجاوز .ويزداد الاتجاه في الوقت الحاضر نحو استخدام هذا الأسلوب نظراً لزيادة التعقيد في نظم التشغيل الإلكتروني للبيانات والكم الهائل من العمليات التي تقوم بها المنشأة على مدار العام وكثرة الأخطار المصاحبة لأسلوب المعاينات الإحصائية مما يحتم ضرورة الاعتماد على المراجعة الداخلية والأدوات المتاحة لها والتقارير الناتجة عنها .* أسلوب المحاكاة الموازية Parallel Simulationيتطلب استخدام أسلوب المحاكاة الموازية من المراجع إنشاء مجموعة من برامج التطبيقات التي تحاكي وتماثل نظام التشغيل بالمنشأة محل المراجعة ويلي ذلك مقارنة مخرجات النظام الذي يستخدم فيه العميل برامجه الخاصة مع مخرجات النظام الذي استخدم فيه المراجع البرامج المماثلة ومن ثم يكتشف المراجع أي اختلافات بين مخرجات النظامين وفحص أسباب حدوثها .ويمتاز هذا الأسلوب بالاتي :1- إمكانية اختبار وظائف برامج المنشأة ودقة مخرجات البرنامج في نفس الوقت2- يمكن للمراجع فحص المستندات الأصلية للعمليات للتحقق من شرعية وصحة هذه العمليات وذلك نظراً لحيازة المراجع ( مؤقتاً ) لسجلات العميل الحقيقة نفسها .3- يمكن للمراجع اختبار هذه البيانات باستخدام أجهزة إلكترونية غير الموجودة في منشأة العميل4- يوفر للمراجع تاكيداً مناسباً بأن السجلات الموجودة قد تم تشغيلها بشكل متسق خلال الفترة تحت المراجعةوعلى الرغم من تلك المزايا إلا أنه يعاب على أسلوب المحاكاة المتوازية ما يلي :1- يعتبر هذا الأسلوب في الحقيقة ترجمة لمدخل المراجعة حول الحاسب وذلك لأنه يركز على مقارنة المدخلات بالمخرجات ويتجاهل الخصائص الأساسية لنظام التشغيل فيفترض أنه إذا كانت المخرجات متطابقة فإن النظام يقوم بتشغيل العمليات والبيانات بدقة2- يستغرق وقتاً طويلاً وجهداً كبيراً ويكلف كثيراً في إعداد البرامج المستخدمة في المراجعةوفي الرابط التالي ما يمثل أسلوب المراجعة بدون استخدام الحاسب وكذلك من خلال الحاسب :http://sites.google.com/site/biladialyemen/edp-1/AuditinanElectronicDataProcessing.xls?attredirects=0&d=1أسلوب المراجعة بمساعدة الحاسب Auditing with The Computer يقصد بالمراجعة باستخدام أو بمساعدة الحاسب أن الحاسب وبرامجه تستخدم كأداة من أدوات المراجعة من خلال استخدام بعض البرامج الخاصة وينظر المراجع في ظل هذا الأسلوب أن الحاسب وبرامجه مساعدين له عند أداء الإختبارات مدى الإلتزام بالضوابط والإجراءات الرقابية وكذلك الاختبارات الأساسية كاختبارات العمليات والاختبارات التحليلية ، ويؤدي إلمام بوظائف وقدرات الحاسب إلى جانب إلمامه بخصائص أدلة الإثبات في المراجعة إلى تحقيق الأهداف التالية :1- استخدام قدرات الحاسب في التحقق من صحة الإجراءات الحسابية التي نقذها العميل مثل حساب قيمة مصروف الإهلاك أو المبيعات وجمع قيمة عناصر الفواتير أو إجماليات قوائم المخزون أو حسابات المدينين أو الممتلكات والمعدات ونظراً لسرعة ودقة نظم الحاسب في أداء تلك العمليات الحسابية يمكن التحقق من صحة هذه العمليات بشكل قاطع تقل كثيراً عن تكلفة أداء تلك العمليات يدوياً .2- استخدام قدرات الحاسب في تنفيذ العمليات المنطقية لتبويب بيانات الملفات المختلفة واختبار عينات بعض العناصر مباشرة من السجلات الإلكترونية للتحقق من صحتها مثل اختبار عينات من حسابات العملاء لإرسال المصادقات أو اختبار بعض عناصر المخزون .3- استخدام قدرات الحاسب في القراءة والطباعة لإعداد مصادقات أرصدة حسابات العملاء أو قوائم المخزون أو أي مراسلات أخرى تتعلق بجمع أدلة الإثبات .4- استخدام قدرات الحاسب في تنفيذ العمليات المنطقية لعمل التحليلات الرياضية مباشرة من واقع السجلات الإلكترونية فيمكن على سبيل المثال إعداد برامج لحساب ومقارنة النسب المالية لعناصر قائمتي الدخل والمركز المالي عن فترة محاسبية معينة ، كم يمكن فحص المستندات الأصلية مثل الفواتيرللتأكد من شمولها وتناسق العلاقة بينها ومعقوليتها .5- استخدام قدرات الحاسب في فحص السجلات المحاسبية بهدف اكتشاف العناصر غير العادية مثل الأرصدة الدائنة في حسابات العملاء أو عناصر المخزون بطيئة الحركة وطباعة كشف بها لدراستها وتحليلها وتحديد اسباب حدوثها تمهيداً لمعالجتها .ولكي يستطيع المراجع القيام بعملية المراجعة بمساعدة الحاسب فإنه يجب أن يتوافر له عدداً من البرامج المناسبة التي تمكنه من جمع أدلة الإثبات اللازمة بواسطة الحاسب ويمكن الحصول على هذه البرامج من المصادر التالية :1- البرامج التي يعدها ويستخدمها العميل :هي البرامج التي يكون العميل قد استخدمها لإعداد حساباته إلا أن ذلك قد يؤدي إلى تعرض المراجع إلى مخاطر فقد حياده واستقلاله ولذا يجب على المراجع إذا لجأ إلى هذه البرامج أن يقوم بفحصها بدقة باستخدام أجهزة ومعدات بخلاف التي يستخدمها العميل .

نطاق وكيفية المراجعة الداخلية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

على المراجع الداخلي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات تحليل المعلومات وفق النواحي الآتية :ــ

أولاً : المراجعة السابقة علي المدخلات .

 ويتمثل ذلك في مراجعة الدورات المستندية ، ومراقبة أو متابعة انسياب البيانات من خلال المستندات ومدى استيفائها لكافة الشروط الشكلية والموضوعية المتعارف عليها ، وطبقا للنظم واللوائح  الداخلية ودليل الإجراءات ، وما في حكم ذلك ، ومن الوسائل التي تستخدم في هذا المجال

ــ حصر وتبويب المستندات التي تؤخذ منها البيانات ومراجعتها .

ــ المقارنة بين الإجماليات والتفاصيل .

ــ استخدام أسلوب الأرقام المسلسلة في إدخال البيانات وإعداد سجل خاص بها.

ــ توثيق البيانات الداخلة من جهة أو شخص مسئول .

ثانياً : المراجعة علي البيانات الداخلة إلي الكمبيوتر .

 

ــ التأكد من صحة البيانات المقدمة إلي قسم إعداد البيانات بقسم الحاسبات الإلكترونية من خلال مراجعتها علي المستندات ، فمثلاً إذا كانت الأجور سوف يتم حسابها بمعرفة الكمبيوتر ففي هذه الحالة يجب أن تطابق البيانات الواردة في كشوف الأجور علي سجل الأجور .

 ــ التأكد من صحة المعلومات والتعليمات المطلوب أتباعها عند القيام بتشغيل البيانات ، وهذا يتطلب منه دراسة برامج الكمبيوتر والاطمئنان إلي سلامتها

 ــ التأكد من أن التعديلات والإضافات في البيانات الداخلة قد أضيفت إلي البرنامج المخزن في الكمبيوتر بعد موافقة الجهات المخولة بذلك .

ثالثاً : المراجعة علي برامج الكمبيوتر المستخدمة في تشغيل البيانات وتحليل وعرض المعلومات .

عندما تدخل البيانات إلي الكمبيوتر فإنه يصعب التعديل فيها إلا بناءً علي قيود جديدة ، ولا يكون هناك فرصة سانحة للتلاعب أو الغش أو حدوث أخطاء ، ولقطع الشك باليقين ، يمكن للمراجع الداخلي التأكد من أن البيانات والمعلومات المخزنة داخل الكمبيوتر مطابقة للأصل وفي هذه الحالة يركز المراجع علي ما يلي :ـ

* ـ صحة تصميم البرنامج .

* ــ سلامة أداء الحاسب الالكتروني .

* ــ سلامة الأوامر والتعليمات [ أوامر التشغيل ] من المنظور المحاسبي .

* ــ وجود وسائل التحكم الذاتي داخل البرنامج .

* ــ صحة التعديلات المداخلة علي برامج الكمبيوتر .

ويمكن  للمراجع في الصدد اختبار برامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشأة عن طريق إدخال بيانات تجريبية إلي الكمبيوتر وتشغليها مرة أخري باستخدام الأساليب اليدوية ، ويقارن بين مخرجات الحالتين .

 

رابعاً : المراجعة علي المخرجات من المعلومات وسبل عرضها وتفسيرها

 

1  ــ مطابقة المعلومات الواجب أن تكون من ناحية التصميم والواقعية علي المخرجات الفعلية .

2  ــ التأكد من أن تفسير المحاسب أو غيره مستندا إلي أرقام صحيحة واردة في مخرجات الكمبيوتر لتلافي التلاعب في تفسير تلك المعلومات .

3 ــ حيث أن معظم المديرين ليسوا خبراء في مجال الكمبيوتر يجب التأكد من التقارير المرفوعة إليهم تطابق من الناحية الموضوعية المعلومات الواردة من مخرجات الكمبيوتر ومن أن اقتراحاتهم قد روعيت عند تشغيل البيانات دورة أخري .

ــ إجراءات المراجعة الداخلية في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات .

  تتمثل إجراءات المراجعة في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات في الآتي :

 

ــ المراجعة حول الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة البيانات الداخلة بمراجعتها علي المستندات ، وكذلك مراجعة المعلومات الخارجة للتأكد من السلامة والموضوعية .

ــ المراجعة داخل الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة التشغيل الداخلي في ضوء البرنامج المعد ، ويتم ذلك عن طريق المقارنة بين التشغيل اليدوي وبين التشغيل الالكتروني للبيانات ، أو تشغيل نفس البيانات باستخدام برنامج كمبيوتر آخر وإجراء المقارنة .

ــ المراجعة باستخدام الحاسب الالكتروني : حيث يستطيع المراجع استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في تنفيذ بعض عمليات المراجعة ومنها علي سبيل المثال ما يلي : ــ

ــ التحقق من صحة العمليات الحسابية .

ــ المطابقة بين الموازين الفرعية والميزان العام .

ــ استخراج الأرصدة الشاذة .

ــ تحليل الأرصدة التي تزيد أو تقل عن أرقام محددة لإعطائها مزيداً من الفحص .

ــ تحليل بعض الأرصدة مثل المتحركة والبطيئة والساكنة .

ــ استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في إعداد القوائم والتقارير المالية علي فترات قصيرة .

ــ الاستفادة من أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات .

 

كيفية المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

هناك طرق مختلفة للمراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، ويتوقف اختيار الطريقة علي حجم المنشأة وحجم مكتب المراجعة وإمكانياته من حيث الخبرات ، ومن أهم تلك الطرق ما يلي :ــ

ـــ المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية

[Auditing Around The Computes  ]

ــ المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية

[Auditing Through the Compute ]

ــ المراجعة باستخدام أسلوب فحص برامج المنشأة

[Auditing Through Firm Computer Programs ]

ــ المراجعة باستخدام برامج خاصة بمكاتب مراجعة .

[Speaalized ProgramsAuditing Through ]

أولاً : المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية :

وتتمثل خطوات المراجعة حول الحاسبات في الآتي :ـ

1  ــ اختيار عينة من المستندات وإجراء المراجعة الشاملة عليها وحصرها وعدها [ Documents Count  ] ومتابعة تسلسل أرقامها .

2  ــ تشغيل البيانات الواردة بهذه المستندات يدوياً واستخراج النتائج  .

3  ــ تشغيل نفس البيانات باستخدام الحاسب الالكتروني واستخراج النتائج .

4  ــ المطابقة بين النتائج في حالة التشغيل اليدوي والتشغيل الالكتروني

5  ــ استخدام المراجعة بمقارنة الاجماليات مع العناصر [ Control Totals  ] للاطمئنان من صحة البيانات .

ثانياً : المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية.

 ويستخدم المراجع في هذا الخصوص مجموعة من البرامج الجاهزة المخصصة لتنفيذ المراجعة من بينها ما يلي : ـ

1  ــ برامج اختبار صحة البيانات الداخلة  Input Data Testing   

2  ــ برامج المحاكاة [Simulation   ] بمؤسسات شبيهة أو حالات افترضيه .

3  ــ برامج استخراج أو اكتشاف التجاوزات والاستثناءات [ Limit Ranges  ] في المعلومات الخارجة ويطلق عليها : اختبارات الحدود والاعتدال وذلك لاكتشاف الخطأ سواء في  البيانات الداخلة أو في البيانات الخارجة .

4  ــ برامج القيم المقيدة [ Restricted Valus  ] لاختبارات صحة البيانات .

 وتساعد هذه الطريقة المراجع من استخدام الأساليب الإحصائية والرياضية والمحاسبية لإنجاز معظم عمليات المراجعة ، وتتطلب هذه الطريقة مستوي عال من الخبرة في مجال  الحاسبات الإلكترونية والمراجعة .

ثالثاً : المراجعة باستخدام أساليب فحص برامج المنشأة .

 وتتمثل خطوات وكيفية المراجعة في الآتي :ــ

1  ــ فحص برامج الحاسبات الإلكترونية التي تستخدمها المنشأة للاطمئنان على سلامتها في ضوء تحقيق الأغراض المصممة من أجلها .

2  ــ فحص خرائط تدفق البيانات التي تغذي  البرامج ، للاطمئنان من سلامة وانتظام التغذية .

3  ــ استمرارية الفحص لأي تعديلات علي البرامج المطبقة .

4  ــ استخدام   هذه البرامج في تنفيذ عمليات  المراجعة والفحص باستخدام الأساليب السابق بيانها في المدخل السابق .

ويتطلب تطبيق هذه المنهج أن يكون لدي المراجع خبرة متميزة عالية في استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المراجعة بعد الاطمئنان من سلامة برامج المنشأة .

رابعاً : المراجعة باستخدام برامج خاصة للمراجعة .

 حيث تقوم مكاتب المراجعة بتصميم  برامج المراجعة مستقلة خاصة بها باستخدام الحاسبات الإلكترونية لتستخدم في مراجعة المنشآت التابعة للمكتب وهذا المنهج لا يطبق إلا في مكاتب المراجعة ذات الإمكانيات البشرية والمادية الكبيرة ، وما زال تطبيقه محدوداً علي بعض المكتب في  بعض الدول .

ويتطلب تطبيق هذه البرامج دراسات الجدوى الاقتصادية ومقابلة تكلفة إعدادها بالمنافع المرجوة منها ، كما يجب أن يؤخذ في الحسبان مخاطر تطور التقنية علي تقادم تلك البرامج .

أساليب المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات .

بالإضافة إلي أساليب المراجعة في ظل التشغيل اليدوي للبيانات ، هناك أساليب أخري  استوجبها التشغيل الالكتروني من أهمها ما يلي : ــ

ــ أسلوب العينات الإحصائية [ Statistical sampling  ] .

ــ أسلوب المحاكاة تحت حالات بديلة [ Simulation  ]  .

ــ أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات  Feed Back Loops  .

ــ أسلوب الاختبار عن طريق الحدود والمقيدات [ Limits and Restrictions  ] . 

ــ أسلوب خرائط المراقبة  [ Control Charts  ] .

ــ أسلوب خرائط الإجراءات  [ChartsProceders  ] .

ــ أسلوب برامج المراجعة الجاهزة [Ready Computer Audit Programs  ] .

ــ أسلوب خرائط تدفق المعلومات Systems Flow Charts   .

ــ أسلوب تحليل النظم  [ Systems Analysis  ] .

 

ـ كيفية مراجعة العمليات التي تتم من خلال الإنترنت .

 

ــ مراجعة المستندات  والمذكرات والوثائق المتعلقة بالبيانات المدخلة إلي الكمبيوتر تمهيداً لإرسالها من خلال البريد الالكتروني أو من خلال شبكة الإنترنت الاطمئنان من سلامتها من الناحية الشكلية والموضوعية والحسابية والمحاسبية وأنها لا تخالف النظم واللوائح الداخلية .

ــ مراجعة موافقات الجهات التي لها سلطة الاعتماد علي الأوامر المرسلة بواسطة البريد الالكتروني وشبكة الإنترنت حسب السلطة والمسئولية داخل المنشأة ، والاطمئنان من سرية المعلومات ذات الطبيعة الحساسة الخاصة من خلال جهاز جدار السلامة .

ــ مراجعة عملية إدخال البيانات والتعليمات إلي الكمبيوتر من أجل تنفيذ العمليات المتفق عليها ، علي النحو السابق بيانه في المباحث السابقة .

ــ مراجعة المعلومات الواردة من المرسل إليهم بخصوص التعليمات والأوامر السابقة للتأكد من أنها تمت حسب الوارد في الاتفاقيات والعقود المعتمدة .

ــ مراجعة المعالجة المحاسبية للعمليات التي تمت من خلال الإنترنت والتأكد من أنها تمت وفقاً للأسس والسياسات المحاسبية المتعارف عليها

 

مراجعة الصفقات التجارية التي تمت من خلال الإنترنت .

تتم مراجعة الصفقات المباعة [ عمليات البيع ] من خلال الإنترنت علي النحو التالي :ــ

ــ         مراجعة عروض الصفقات المعلنة من خلال شبكات الإنترنت من حيث الكمية والمواصفات والأسعار وشروط التسليم وشروط الدفع والتأمين والتسليم.

ــ        مراجعة طلبات الشراء الواردة من خلال الإنترنت علي العروض السابقة أو علي موافقات الجهات المعنية ذات السلطة علي بعض التعديلات في ضوء المساومة والممارسة التي تمت .

ــ        مراجعة العقود المبرمة والمرسلة من المشتري من خلال البريد الالكتروني والاطمئنان من سلامتها ومطابقتها علي ما اتفق عليه .  

ــ        مراجعة أوامر صرف البضاعة من المخازن وأوامر الشحن علي العقود المبرمة وعلي المستندات الأخرى المؤيدة لذلك .

ــ        مراجعة تنفيذ شروط السداد والاطمئنان على الالتزام بسداد الدفعات المتفق عليها من خلال البنك ، وكذلك ضمانات سداد بقية القيمة .

ــ       مراجعة المعالجة المحاسبية خلال المراحل السابقة والتي تتلخص في الآتي :ـ

ــ مرحلة الموافقة علي العرض من خلال شبكة الإنترنت .

ــ مرحلة إبرام العقود من خلال البريد الالكتروني .

ــ مرحلة الحصول علي خطابات الضمان والتأمين المقدم إن وجد .

ــ مرحلة صرف البضاعة من المخازن للشحن .

ــ مرحلة الشحن حسب المستندات المؤيدة لذلك .

ــ مرحلة استلام الثمن سواء من خلال البنك أو عن طريق أوراق القبض وهكذا .

يمكن مراجعة العمليات الأخرى التي تتم من خلال الإنترنت مثل :ــ

ــ عمليات شراء بضاعة .

ــ عمليات تقديم خدمات للغير .

ــ عمليات تلقي خدمات من الغير .

ــ عمليات الإعلان عن بضاعة أو خدمات .

ــ عمليات الاشتراك في معارض دولية .

ــ عمليات المشاركة في مؤتمرات أو ندوات .

ــ عمليات نشر تقارير مجلي الإدارة ومراقب الحسابات .

ــ عمليات متابعة أسعار أسهم شركات معينة .

ــ عمليات طلب الحصول علي تمويل من البنوك العالمية .