ما هي مهام واختصاصات الشؤون الادارية؟

شكرا لدعوتك

تختلف مهام قسم الشؤون الادارية من منظمة لأخرى ( اعتمادا على حجم الشركة ونشاطها ) الا ان اختصاصها اداري خالص

وتقسم مهام ادارة الشؤون الادارية الى المحاور الاتية والتي من خلالها تقسم الوظائف

اولا: المهام الادارية والتي تتلخص بالاتي

• الارشفة وحفظ العقود الخاصة بالمبادلات التجارية واي وثائق ادراية او تنظيمية اخرى
• توزيع المهام والاشراف عليها
• تجهيز الاقسام والمكاتب بالقرطاسية والادوات المكتبية
• الاشراف على الاجهزة المكتبية وحساب مدة اندثارها وتقدير الحاجة لها في الاقسام الجديدة او للموظفين الجدد
• اتمام الاعمال الورقية الخاصة بالموظفين الجدد وبالتعاون مع قسم الموارد البشرية
• تحديث ملفات الموظفين
• نشر التعميمات والنشرات الادارية على الاقسام والموظفين على سبيل المثال ( نشرات الاجازات السنوية , الترفيعات , العقوبات التعميمات على المؤسسة بشكل عام ,..)
• ترقيم الكتب الصادرة والواردة وترميزها وحفظها

ثانيا : المهام الداعمة والتي تتلخص بالاتي

• عمليات الشراء والتعاقدات لشراء التجهيزات المكتبية سواء كانت قرطاسية او تجهيزات الكترونية او كهربائية
• عمليات الصيانة والتصليح
• النقل سواء كان للموظفين او للبضائع
• عمليات التنظيف الدوري واليومي والصيانة للابنية والمرافق الخاصة بالمؤسسة
• الحراسة والامن
• الاشراف على كافتريا المؤوسسة او المطعم وهذا يشمل شراء التجهيزات الغذائية والطباخين او عمال الضيافة ونوعية التجهيزات الغذائية
• الاشراف على طباعة الاعمال الورقية او اي اعمال طباعية اخرى منها الكارت التعريفي بالموظفين والمدراء واي منشورات تعريفية بالمنظمة او ترويجية لخدمات او منتجات المنظمة

ثالثا : المهام اللوجستية والتي تتلخص بالاتي

• تجهيز الفروع بالمعدات والادوات والقرطاسية واي تجهيزات اخرى مهمة او ضرورية لادامة العمل
• التعاقد مع المجهزين
• تنظيم المناقصات لشراء المعدات او اي تجهيزات اخرى ضرورية
• تجهيز قاعات الفعاليات الخاصة بندوات و فعاليات المؤوسسة وهذا يشمل ارسال الدعوات والتأكيد على الاستلام والاتصال بالمدعويين والاشراف على الضيافة

وهناك اعمال اخرى عديدة تقوم بها ادارة الشؤون الادارية منها

• متابعة تصاريح العمل للموظفين الجدد وتجديدها واستصدارها وبالتعاون مع ادرة الموارد البشرية
• بعض المهام المالية الخاصة بالاستقطاعات او تنظيم ميزانيات الشراء والصيانة والتصليح
• عمليات شراء بعض التجهيزات الكمالية للشركة من ضمنها الزرع الداخلي و الاضاءة والديكورات الداخلية
• الرقابة على استهلاك او استخدام اجهزة الشركة وادواتها

اتمام الاعمال الاورقيه للموظفين الجدد بالتعاون مع الموارد البشريه

تحديث ملفات الموظفين

النقل للموظفين والبضائع

عمليات النظافه الدوريه.

صيانه البنيه التحيه للمنشأه

تجهيز قاعات الفاعليات والندوات والتدريب

الحراسه والامن