أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
وماهي اقتراحاتكم ؟ هل الافضل الانتظار للجرد السنوي خصوصا ان مدير المخازن يأكد ان الارصدة سليمة ولا داعي للقلق .
بالنسبة لاصناف المخازن يكون عليها حركة شبه يومية ودورية اما بالاضافة او الصرف فنرى عدم ضرورة اجراء جرد قبل الجرد السنوى لانها امام اعين مدير وامناء المخازن بصفة دوريه
اما بالنسبة للاصول التى تكون فى عهدة روساء الاقسام فنرى من الافضل عميلة اجراء جرد مبدئى قبل الجرد السنوى لتحديد اماكن الاصول واعطاء تنبيه لرؤساء الاقسام للتجهيز للجرد السنوى ومراجعة اصولهم الفعلية والدفترية طرفهم مع الاصول الدفترية لدى الادارة الماليه
يجب ترتيب البضاعة من حيث الاصناف وعمل جرد مبدئي ثم الجرد السنوي في الميعاد
يفضل عمل جرد كل فترة على حسب نوع النشاط والمخزون بشكل يؤدى الى اظهار اى انحرافات وقت وقعها وتحديد اسبابها
وبطبيعة الحال لابد من التحضير للجرد السنوى بعمل جرد تمهيدى وتحضيرى للجرد النهائى مما يساعد على تجنب الاخطاء فى الجرد الرئيسى بنسبة 90 % ...
من المفترض ان يقوم مأمور المستودع بالتجهيز للجرد وذلك بترتيب البضاعة حسب الاصناف وكتابة عدد الكراتين علي كل خط مما يسهل عملية الجرد وهذه الاجراءات يجب ان تتم قبل الجرد بفترة مثلا اسبوعين او شهر
لذا يمكن للمدير المالي بعمل جرد مبدئي ومقارنتة بالدفاتر لمعرفة مقدار الانحرافات ولكن هذا الاجراء من الممكن ان يتم في المؤسسات والشركات الصغيرة حيث ان الجرد لا يحتاج الي ايام او مجهود كبير
ولكن في الشركات الكبيرة اعتقد سيكون هذا الاجراء صعب ومكلف ايضا وبالتالي يتم عمل جرد نصف سنوي لمتابعة الانحرافات وتسهيل جملية الجرد السنوي في نهاية العام المالي
1-مراجعة حركة قيد الإدخالات والمخرجات لبعض الأصناف ومطابقة أرصدتها مع المخزون ومطابقتها مع فواتير الشراء .
2- التأكد من انتظام القيد في بطاقات وسجلات المخازن .
3-التحقق من إجراء جرد دوري للمخازن والتأكد من القيام بالجرد المفاجئ لعينات من موجودات المخازن بين حين وأخر.
4- التحقق من إن المخزون لا يتضمن بضائع مملوكة للغير.
5- التحقق من حالة ونوعية المخزون وإعداد بيان بالأصناف بطيئة الحركة أو التالفة.
6- فحص أسس وطرق تسعير المخزون .
7- التحقق من سلامة تخزين الأصناف والحفاظ عليها بحالة سليمة
8- التأكد من وجود سجل للعهد الشخصية موضح به الأنواع والكميات المستلمة.
9- قياس مدى كفاءة وكفاية العاملين بالمخازن ومدى ملائمة خبراتهم للإعمال المكلفين بها.
10-التأكد من إن كل إذن خروج مخازن صدر بناء على فاتورة مبيعات أو طلب احتياجات تشغيل معتمد.
11-التحقق من إن الإضافة إلى المخزون تتم بعد التأكد من سلامة البضائع المشتراه وتوقيع المسئول الفني أو اللجنة المختصة بذلك أو المسئولين عن الإنتاج.
12-التحقق من صحة عرض المخزون بقائمة المركز المالي وصحة عرض تكلفة البضاعة المباعة بقائمة نتائج الإعمال.
13- التأكد من وجود عقود تأمين على المخزون ودراسة مددها وصلاحيتها وشروطها .
14-الاطلاع على تسوية التغيرات بين كميات المخزون اول السنة ونهاية السنة مع سجلات المشتريات والانتاج والمبيعات .
15- مقارنة معدل دوران المخزون عام الفحص مع معدل دوران المخزون العام السابق للفحص .
16- التحقق من تكلفة المواد الهام والمكونات مع فواتير الموردين .
17-مراجعة الخامات الداخلة في الانتاج تحت التشغيل والانتاج التام مع الادلة المؤيدة لها – اذون صرف المخازن –
18-مراجعة المصروفات الصناعية الغير مباشرة الداخلة في الانتاج تحت التشغيل والانتاج التام مع الادلة المؤيدة – قوائم التكاليف –
19-فحص اسس وضع معايير التكلفة والانحرافات للتكاليف الفعلية عن المعيارية لمل من المواد والاجور والمصروفات الاخرى .
20- مطابقة الارصدة الافتتاحية والختامية للمخزون مع المشتريات وسجلات الانتاج والمبيعات .
21- التحقق من نسبة مجمل الربح بالنسبة لكل منتج او لكل قسم .
22- التحقق من انحرافات العام مع المعتمد بالموازنة التقديرية المعتمدة .
23-مراجعة مكونات المخزون من الإنتاج التام وتحت التشغيل – مواد ، عمالة ، مصروفات صناعية غير مباشرة – ومقارنتها مع السنوات السابقة .
24- قياس العمر الزمني للإنتاج تحت التشغيل .
25-الاطلاع على مدفوعات الإعمال المنفذة والمدفوعات تحت الحساب للتأكد من المعالجة الصحيحة لها .
26-إرسال مصادقات في حال وجود مخزون لدى طرف خارجي للتأكد بعدم وجود اى التزامات على تلك البضاعة .
27- فحص اى اختلاف يظهر بين المخزون الدفتري والجرد الفعلي .
28- مراجعة مردودات المبيعات للتحقق من صحة انعكاسها على سجلات المخزون .
29-فحص مخصص هبوط قيمة المخزون بما في ذلك متابعه البنود التى ظهرت تالفة او بطيئة الحركة او متفاوتة في كشوف الجرد .
30- مراجعة اعمار المخزون من اجل تقدير كفاية المخصص .
31-فحص قوائم المخزون للتحقق من سلامة الفصل بين المواد الخام و الانتاج تحت التشغيل والانتاج التام والبضاعة المشتراة بغرض البيع .
يعتمد ذلك علي طبيعة نشاط الشركة وحجمها فاذا كانت مصنع او شركة متوسطة يفضل القيام بجرد دوري منعا للتهاون والسرقة خاصة في حالة وجود عمالة يومية او مؤقتة فيفضل عمل جرد شهري او كل ثلاثة اشهر بحد اقصي
الحسابات عامة لاتخلو من الشك ولكن يجب عليك كمحاسب مالي توقع اي خطاء اثناء الجرد لذلك عليك المراجعه قبل الجرد بفترة شهر ويكون الجرد بدورات اسبوعيه زز وذلك يقلل من حجم الاضرار والفروقات لديك ..
اما بالنسبه للحلول يجب ان يكون لديك حلول لاي شيئ مسبقا والجهوز لاي خلل ووضع حله فورا .
يفضل تقسيم السنة الي فترات لحصر سبب العجز او الفائض في فترة محددة ولا تكون عملية المراجعة صعبة نهاية السنة المالية
واقترح عمل جرد لبعض الاصناف ذات القيمة العالية كتقرير مبدئي للاطمان علي المخزن
خاصة اذا كانت عملية الجرد مكلفة وسوف تؤثر علي الانتاج او المبيعات
كما انه لابد من ترتيب وتصنيف المخازن وفهرست المخازن بداية الان
