عن النظام السائد بتسجيل القيود ... هل تسجل علي السيستم وفي النهاية تنقل بالدفاتر القانونية ؟ ام نكتفي بالتسجيل علي السستم؟

سجل اول سنة استعمال للسيستم دفتريا بالاضافة للتسجيل عبر السيستم حتى تتاكد انه الامور تمام وبعدها سجل على السيستم بدون دفاتر ،،، التسجيل على السيستم يقفل عادي بالسستم .

لا لابد من التسجيل الدفتيري للقيود والعمليات المحاسبيه 

 

طبعا فيه سجلات ودفاتر قانونية يجب ان تكون موجودة وبيتم التسجيل فيها ودي مش بيبقي فيها توسع يعني دفتر اليومية العامة ودفتر الجرد. وسجل براحتك علي اي سيستم انت تختاره سواء كانت برامج محاسبية او اكسيل او غيره ‘ المهم تبقي موجودة دفاتر المحاسبة القانونية وفيه في الضرائب حاليا فحص لهذه النظم المحاسبية ‘ ومن وجهة نظر زيادة الحرص والامان يجب الاحتفاظ بالتسجيل في هذه الدفاتر لمواجهة اي امر طارئ غير متوقع او خلل يحدث في الاجهزة الالية

بشكل عام الانظمه المحاسبيه الالكترونيه هي بديل معتمد للانظمه والدفاتر التقليديه ولايوجد خلاف في مدي الموثوقيه لكل طريقه الا اذا كان النظام المحاسبي في نفسه غير مكتمل او غير معتمد او صادر من جهه غير معتمده اما بالنسبه لحالتك فهناك خياران الاول هو اعتبار أن النظام اليدوي الذي تعمل به حاليا هو اداة اثبات بكل مايتعلق به من سندات قبض وصرف .....الخ في هذه الحاله يمكنك الانتقال الي النظام المحاسبي عن طريق ادخال الارصده والقيود الافتتاحيه فقط لكل الحسابات وجمع وتبويب جميع المستندات المطلوبة والمفصله لمحتويات هذه الارصده لتكون اداة اثبات ومراجعه لتلك الارصده هذه الطريقه سهله وبسيطه وتقلل الوقت المطلوب وتتفادي مشكلات الطريقه الثانيه الطريقه التانيه. وانصح بها فقط في حال كانت المؤسسة التي تعمل بها صغيره ولايوجد عمليات ماليه كثيره وتتسم بالبساطه وهي البدء في ادخال العمليات الماليه في النظام المحاسبي الجديد عمليه بعمليه في تاريخ اما موحد او في تاريخ العمليه الفعلي باختصار تقوم ببدء تصوير العمليات الماليه باثر رجعي ومفصل علي حسب نوع العمليه وليس علي حسب الرصيد فقط ويتم التوصل الى الارصده بعد اتمام ادخال كافة العمليات لكل حساب عيوب هذه الطريقه انها تحتاج وقت كبير وتحتاج اعادة اعتماد البيانات من جميع الجهات داخل وخارج المؤسسه وسحب جميع المستندات السابقه من جميع المتعاملين مع المؤسسه وهذا امر في غاية التعقيد والصعوبه المشكله الاخرى هي في تاريخ ادخال البيانات فلو ادخلتها جميعها في تاريخ موحد هذا يعتبر غير صحيح واذا حاولت ادخالها بنفس تاريخ حدوث العمليه فقد يرفض النظام لان بعض البرامج لاتقبل التعديل بتواريخ سابقه وقد يكون النظام الذي تستخدمه كذلك لذلك انصحك بالطريقه الاولى مع ضرورة استشارة الادارة وعرض كل العيوب والمميزات لكل طريقه من الطريقتين لاعتمادها من قبل الاداره قبل البدء في العمل اما بالنسبه لضمان حفظ البيانات فيجب عليك الجلوس مع الجهه المزوده بالبرنامج ومعرفة الية عمله وكيفية عمل النسخ الاحتياطيه واسترجاع المعلومات هناك برامج تعمل نسخ احتياطي تلقائي او يدوي وهذه من اهم الامور التي يجب مراعاتها ويجب وضع النسخ الاحتياطيه في مكان يختلف عن مكان البرنامج نفسه امر اخر وهو يجب أن ينتج عن كل عمليه في النظام المحاسبي مستند مطبوع يتم وضعه في الملف المخصص له فلو حدث وتم فقد البيانات لاي سبب يمكن الرجوع للملفات وهذا خيار نأمل الا يحدث