في البداية لابد أن هناك معادلة أساسية لوضع خطة العمل المالية الصحيحة لمشروعك، وهي: الخسارة أو الربح = إيراد المشروع – مصاريف المشروع، فإذا وجدت أن الناتج بالموجب أي أنك حققت ربحًا بالفعل فهذا معناه أن خطة عملك سليمة، أما إذا كان ناتج المعادلة السابقة سالبًا، فأنت تعاني هنا من خسارة. ومن المعروف أن إيراد المشروع يشمل جميع المصادر التي تحقق له دخل في فترة من الزمن محددة، سواء كانت أسبوعية أو شهرية أو سنوية، أما الإيراد فهو ما حققته من بيع للمنتج الذي تقوم ببيعه أو للخدمة التي تروج لها، وهناك بعض المصادر للإيرادات الأخرى لا تدخل في المعادلة السابقة، مثل: العمولات والربح الذي تشاركه مع أحد وهكذا. أما بالنسبة للمصروفات فهناك نوعين منهم، الأول ثابت والثاني متغير، أما عن الثابت فهو لا يتغير بالنقص أو الزيادة، ولتوضيح المعنى على سبيل المثال: أنت تملك مطعم الراتب فيه للموظف الذي يعمل لديك لن يتغير سواء كان المطعم يدر لك دخلًا أم لا، لذلك الرواتب للموظفين من التكاليف الثابتة التي لن تتغير. ومن الجيد أن هذا البرنامج يوفر قوالب جاهزة لتخصيص ميزانية أسبوعية أو شهرية أو سنويةالإجمالي العام للميزانية، ويشمل الربح أو الخسارة ناقص مصروفات المشروع. دخل المشروع ويشمل كافة المصادر التي تحقق إيراد للمشروع. المصاريف الخاصة بالتشغيل، وتشمل جميع مصروفات المشروع سواء ثابتة أو متغيرة.
