كيفية ادخال تكنولوجيا المعلومات الى المكتبات ؟ وايضا ادارة الجوده الشامله فى المكتبات ؟

بسم الله الرحمن الرحيم،

لإجابة السؤال الأول: يمكن قراءة كتاب الدليل العملى لمتطلبات تطبيق تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات،  القاهرة: الدار المصرية اللبنانية،2009 .المؤلف أحمد أمين أبو سعده (صاحب الرد على هذا السؤال)،  مهندس كمبيوتر ، ماجستير المكتبات والمعلومات، مسجل لدراسة الدكتوراة فى الحوسبة السحابية. 

الرد على السؤال الأول:  تكنولوجيا المعلومات وكيفية إدخالها بالمكتبات، يعتمد على تطبيق عشرة عناصر رئيسية ولكن قبل التعرف عليها ينبغى أن نتطرق إلى أن تكنولوجيا المعلومات باتت ومازالت من الأدوات المهمة بالمكتبات، بما تمثله من مقومات رئيسية للخدمات التي تقدمها تلك المكتبات، وأصبحت من السمات الرئيسية لأي مكتبة تود أن تكون لها كيان على المستوى المحلى و الدولي، ولا يكتمل دور تكنولوجيا المعلومات إلا بتواجد إدارة عليا بتلك المكتبات- حديثة ومتطـورة- تؤمن بدور تكنولوجيا المعلومات وتقدر أهمــيتها كوسيلة ضرورية للتقدم والرقى وتنمية المجتمع المحيط وتوفر لها الإمكانات اللازمة سـواء كانت مادية أو عينية .

وقد يبدو الأمـر معقدًا     .........

ويبدو التساؤل !!!!     وما هي  متطلبات تكنولوجيا المعلومات بمكتبة ما ؟

فتكنولوجيا المعلومات هي من الأدوات الهامة في حياتنا والتي لا غنى عنا في كثير من تعاملاتنا حتى مع الذين لا يجيدون استخدامها، ولكننا نجد وبصفة خاصة تلك الأهمية داخل المكتبات ومراكز المعلومات لما للمعلومات من أهمية داخلها حيث أنها الهدف المنشود لدى كل زائر لتلك الأماكن . وهي الأدوات التي يمكن استخدامها للقيام بكافة وظائف المكتبة المختلفة والتعامل مع البيانات وإتاحتها في صورة معلومات بسرعة ودقة .

وهذا المفهوم يصل بنا إلى أكثر من مصطلح ذات الصلة بتكنولوجيا المعلومات وتطبيقاتها، ومن هذه المصطلحات الميكنة و والحوسبة والأتمتة  وكلها قريبة في المعنى إن لم تتفق.

الحوسبة Computerized  : وهي التي يمكن تعريفها بأنها استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته في أداء جميع عمليات المكتبة الفنية وأعمالها الإدارية .

الميكنة Machinery  : وهي التي يمكن تعريفها بأنها استخدام الماكينات ( أجهزة الحاسب الإلكتروني وملحقاتها ) مجازًا في القيام بجميع أعمال المكتبة الإدارية والعمليات الفنية بطريقة آلية بدلاً من الطريقة اليدوية ، ويمكن القول بأنها استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بدلاً من الأنظمة التقليدية في جميع عمليات المكتبة .

الأتمتة Automation    : فهي أيضًا تدور حول نفس المفهوم ويمكن تعريفها بأنها القيام بجميع عمليات المكتبة الفنية و أعمالها الإدارية بطريقة أتوماتيكية وتلقائية وتتابع بناء على منهج العمل المعد من قبل .

ويعتقد أن الفرق بين هذه المصطلحات ( الحوسبة، الميكنة، الأتمتة) ونشأتها يرجع في المقام الأول إلى مرحلة التطور في تكنولوجيا المعلومات ( الزمان والمكان ) الذي نشأت به فالميكنة ظهرت أولاً حيث ارتبطت باستخدام ماكينات وليس بالضرورة أجهزة حاسب إلكتروني بالشكل المتعارف عليهولأن هناك من اعتبر الحاسب الإلكتروني ماكينة تقوم بالأعمال بدلاً من الإنسان أو بمساعدته،  ثم تلتها الحوسبة مع ظهور أجهزة الحاسب الإلكتروني بالشكل المتعارف عليه وتمكنها من القيام ببعض الأعمال، ثم تلتها الأتمتة وهي استخدام الحاسب الإلكتروني وملحقاته وكذلك أية آلات لتساهم في إتمام العمل بطريقة اتوماتيكية بناء على ترتيب من المستخدم ، وفي المقام الثاني نجد أن هذه المصطلحات اختلفت باختلاف المكان الذي ظهرت به وطريقة الترجمة التي تم اعتمادها .

ونجد أن كلمة Computer  أثرت بشكل عام على المصطلحات السابقة وغيرها، فالبعض في وقت ما ترجمها على أنها الحاسب الآلي، والبعض في وقت آخر اعتبرها الحاسوب وآخرين ترجموها إلى الحاسب الإلكتروني فنشأت كلمة " حوسبة" وفي البداية كان العقل الإلكتروني ، وهكذا نجد أن كل المفاهيم والمصطلحات  المشار إليها سواء كانت أتمتة أو ميكنة أو حوسبة للمكتبات يمكن أن يعبر عنها في الوقت الحالي على أنها استخدام الحاسب الإلكتروني في القيام بعمليات المكتبة المختلفة وليست فقط العمليات المكتبية الفنية مثل البحث الآلي والفهرسة والتصنيف والإعارة والتزويد وضبط الدوريات والجرد والتقارير ( الأنظمة الآلية المتكاملة للمكتبات ) ولكن أيضًا أعمال الشئون المالية والإدارية والعلاقات العامة والاتصالات بل والمراسلة أي كل المهام التي تقوم بها المكتبة وليست عمليات فنية فقط مكتبية فقط لأخصائي المكتبات ، وكل ذلك يتم لتحقيق الدقة والسرعة في الأداء بما يعود بالنفع على المكتبة والمستفيدين والمجتمع بصفة عامة .

ولأن العمل باستخدام الحاسب الإلكتروني في المكتبات يحقق تكاملاً ليس في العمليات الفنية فقط ولكن في جميع الأعمال بما فيها الشئون المالية والإدارية وغيره فاختلفت طرق الأتمتة حسب المراحل التي مر بها تطور الحاسب الإلكتروني وتطبيقاته شأنها في ذلك شأن تطور المصطلحات والمفاهيم التي تم الإشارة إليها .

ودعونا نتفق على استخدام مصطلح واحد فقط من تلك المصطلحات وليكن هو " الأتمتة " وبمعنى أشمل يمكن القول بأنها استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بالمكتبات  .

ويبدو سؤال وهو  هل الأتمتة بالمكتبات مهمة ؟

والإجابة بالطبع نعم ، فيبدو تساؤل آخر وما هي الأهمية لتطبيق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بالمكتبات ؟

والإجابة أن تطبيق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات لها أهميتها على عدد من المستويات منها المكتبة ومجتمع المستفيدين :

أ‌-       على مستوى المكتبة تتمثل الأهمية في العديد من العناصر منها :

1-     تقديم خدمات متطورة تتناسب مع مستوى عصر المعلومات والاتصالات .

2-     توفير الوقت والجهد في القيام بأعمال المكتبة .

3-     إتاحة الاستفادة من أعمال الآخرين سواء داخل المكتبة أو خارجها .

4-     المشاركة والتعاون بين المكتبات وبعضها .

5-     إتاحة المعلومات وبيانات المقتنيات وأحيانًا محتواها .

6-     إنجاز بعض الأعمال التيس تساهم في اتخاذ القرارات مثل التقارير والإحصائيات .

7-     سرعة ودقة في إتمام العمليات المكتبية التي تساهم وبشكل فعال في الإتاحة والاسترجاع .

8-     المشاركة في البيانات بين أقسام المكتبة المختلفة .

9-     توفير المعلومات العامة عن المكتبة في صورة إلكترونية .

10-  المرونة في تقديم الخدمات من حيث المكان والزمان فيمكن تقديم بعض الخدمات أثناء غلق المكتبة وذلك من خلال موقع المكتبة على سبيل المثال .

11-  تقديم المكتبة كمؤسسة متطورة تساهم في منظومة المجتمع .

12-  رفع وتحسين كفاءة العمل .

13-  التقليل من الحيز المستهلك في الورقيات والسجلات والدفاتر والأضابير بالمكتبات .

14-تقلل من العمالة التقليدية ولكن تحتاج لعمالة مدربة على استخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ويحقق الاستفادة بالأعداد الموجودة في تقديم عدد أكبر من الخدمات .

15-  تحفز العاملين على التدريب ومسايرة التطور في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات كل فيما يخصه .

وهذه العناصر على سبيل المثال لا الحصر ففي كل وقت يمكن أن يظهر عنصر من عناصر الأهمية وحسب طبيعة كل مكتبة والمجتمع المحيط بها .

ب – أما على مستوى المستفيدين فتتمثل الأهمية في العديد من العناصر منها :

1-     احترام عقلية المستفيد ومساعدته على مسايرة العصر .

2-     إتاحة الفرصة للمستفيد للحصول على المعلومات التي يطلبها بنفسه من خلال الفهارس الآلية.

3-     توفير وقت المستفيد في سهولة وسرعة الحصول على المعلومات .

4-   عدم تقيد المستفيد بأوقات عمل المكتبة في الحصول على بعض الخدمات التي يمكن تقديمها عبر المكتبة على شبكة الإنترنت أو موقع الفهرس أو خدمات قواعد البيانات وخلافه .

5-     تحقيق التواصل بين المستفيد والمكتبة عبر وسائل اتصال مختلفة منها البريد الإلكتروني و الحوارات والدردشة وخلافه .

6-     مساعدة المستفيد في التجول بين المعلومات واختيار ما يريده خاصة إذا كان غير محدد لنوع الوعاء أو نوع المعلومة . 

7-     تقليل وقت الحصول على المعلومة .

8-     إمكانية التعرف على المكتبة قبل الوصول إلى مقرها .

9-     تحقيق الاتصال بين مجتمع المستفيدين وبعضهم البعض من خلال تكوين مجموعات أو أصدقاء للمكتبة .

10-  توصيل آراء المستفيدين للمكتبة .

11-  تقليل المراحل التي يمر بها المستفيد للحصول على الخدمة .

12-  يمكن للمستفيد الحصول على نفس المعلومات في نفس الوقت مع مستفيد آخر أي المشاركة ف المصادر المتوفرة بالمكتبة .

13-  تلقى المستفيد لخدمات متطورة دائمًا .

14-  زيادة رضاء المستفيد .

15-  حصول المستفيد على المعلومات بأكثر من صورة .

ومما سبق ندرك أهمية تكنولوجيا المعلومات والاتصال بالمكتبات ولكن على كل مكتبة دراسة الجدوى بينها وبين المستفيدين بها ومدى الاحتياج ومراحله ويدخل في ذلك حساب التكلفة في تقديم الخدمات عن طريق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وما يتطلبه المستفيد ويتطلع إليه من المكتبة و مدى العائد الذي يعود على المكتبة جراء ذلك، وليس بالضرورة أن يكون العائد ماديًا وإن كان مطلوب من خلال الاشتراكات والتصوير والغرامات و... ولكن يمكن أن يكون العائد اكتساب ثقة المستفيد ورضاؤه وتلبية احتياجاته وتطوير المجتمع المحيط بالمكتبة وأن يكون للمكتبة دور رائد .

والأمر ذات الأهمية هو حدوث الخلط بين الأتمتة وتطبيق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بالمكتبات واستخدام الأنظمة  الآلية المتكاملة بها حيث أن استخدام الأنظمة الآلية المتكاملة بالمكتبات يمثل فقط أتمتة أحد أعمال المكتبة وهي العمليات الفنية مثل البحث الآلي والفهرسة والتصنيف والإعارة والتزويد وضبط الدوريات والجرد والتقارير و ....  . ولكن في الوقت الحالي لا تمثل كل أعمال المكتبة فهناك مثلاً أعمال الشئون الإدارية والمالية ، فأعمال شئون العاملين والمرتبات والاستحقاقات والمرتبات والإعلام والدعاية والجرافيك، والتدريب كلها تعتمد على الحاسب الإلكتروني وتطبيقاته .

إن تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات لأمـر هام وهين و يسير توضحه السطور التالية بشكل عام وتفصيله مطلوب عند التطبيق حيث أن تكنولوجيا المعلومات في تطور مستمر فما هو موجود الآن قد لا يصلح للغد ولكن بشكل عام تنقسم متطلبات تكنولوجيا المعلومات بالمكتبة إلى عشرة عناصر رئيسية وهى :

·         أجهزة الحاسب الإلكتروني وملحقاتها :

·         شبكة المكتبة الداخلية LAN   وأجهزتها :

·         الشبكة الموسعة و خدمة الإنترنت:

·         البرمجيات :

·         نظام مكتبات آلي متكامل  :

·         موقع المكتبة على شبكة الإنترنت:

·         قواعد البيانات :

·         إتاحة مصادر المعلومات الغير الورقية:

·         تدريب العاملين :

·         متطلبات أخرى : 

ولمزيد من التفصيل لتوضيح مدى الأهمية لتلك العناصر فضلاً عن أهمية توافرها معًا كمنظومة عمل داخل المكتبات ومراكز المعلومات، يمكن قراءة كتاب الدليل العملى لمتطلبات تطبيق تكنولوجيا المعلومات بالمكتبات ومراكز المعلومات، الناشر: الدار المصرية اللبنانية،2009 المؤلف أحمد أمين أبو سعده ( صاحب الرد على هذا السؤال)،  مهندس كمبيوتر ، ماجستير المكتبات والمعلومات، مسجل لدراسة الدكتوراة فى الحوسبة السحابية.

ولنا  بقية مع إجابة السؤال الثانى.