ماهي الاجراءت المتبعة عند التدقيق على فواتير الوقود والزيوت لسيارات المناديب في الشركات التجارية؟

- قراءات العداد مع كل تفويل يجب أن يلتزم السائق بتدوينها 

- مقارنة القراءة بسابقتها مع حساب أستهلاك الوقود بالكيلومتر 

- مقارنة حركة السيارة بدفتر الحركة مع أمكان البنزينات التى تم التعامل معها 

- ملاحظة اتلتاريخ و الوقت بالفواتير أذا وجد

انا احترم الاجابات السابقة ولكن اصبحت عملية التعامل في تمويل سيارات الشركات بعيدة كل البعد عن الطرق التي يصعب معها مراقبة التلاعب بالوقود ولا يستدعي الامر الى اخذ فواتير من محطات الوقود الا في حالات نادرة ... حيث ان الشركات التجارية تتعاقد مع محطة وقود ولا يجوز لاي مندوب تعبيئة سيارته الا عن طريق فاتورة صادرة من ادارة الخدمات التابعة للشركة ومختومة بختم الشركة وهنا تكون عملية الرقابة على استهلاك الوقود مسبقة لعملية تزويد الوقود وصرف القيمة الا في حالات نادرة وهي عندما يكون المندوب قد قام برحلة الى خارج المحافضة التابعة للشركة وهنا تكون عملية مقارنة عداد المسافة مع ما تقدم بة من لترات في الفاتورة المقدمة من قبله سهلة وليست صعبة لانها حالات نادرة وليست يومية . مع العلم ليست هناك اي صعوبة في تحديد عدد اللترات التي يجب عن تستخدمها كل سيارة لمسافة معينة فمن المعروف ان عدد وحجم البستونات لكل نوع من السيارات يحدد كم لتر يستهلك لكل واحد كيلو متر ..

يتم التأكد بالنسبه لفواتير البنزين من عده نواحي:

 منها مدى دقة الفاتوره بحيث تكون مسجله بإسم أو رقم سيارة المشتري وان تحمل ختم من محطة البنزين ان امكن ذلك، ومقارنة عدد اللترات المعبأ  فعليا مع السعر الاجمالي بحيث يكون عدد اللترات مضروب في سعر اللتر الواحد مساويا لقيمة الفاتورة.

قراءة العداد عند كل عملية تعبئه ومقارنتها مع المتوسط للاستهلاك الذي يخدم الغرض من التعبئه ، من خلال كرت الحركه للسياره وبالامكان ادخال نظام تتبع المركبات الذي من شانه ان تكون هنالك عملية رقابه من قبل قسم معني على حركة السيارات وتسجيل التحركات للسيارة المتتبعه .

**** و بصراحه بناءا على خبرتي فأنا كنت اعمل في شركة تأجير سيارات وكنا نواجه صعوبه في التحديد الفعلي للاستهلاك علما ان هناك كرت لحركة كل سياره ولكن هذا في الأول والأخير يعتمد على مدى امانة السائق او الموظف ، واتبعنا نظام للرقابه على هذا الأمر من خلال عمل اتفاقيه مع عدة محطات ويكون الدفع بالآجل بعيدا عن ان يقوم الموظف بالدفع من عهدته وكانت نوعا ما مسيطر عليها بحيث لا يقوم الموظف باحضار فواتير مزيفه من اي محطه تواجهه ، فكانت المحطه المتفق معها تقوم بتعبئة البنزين واعداد الفاتوره المكونه من3 نسخ ، يتم كتابة اسم السائق ورقم السياره وعدد اللترات والمبلغ الاجمالي ويقوم موظف المحطه والسائق بالتوقيع على الفاتورة تكون نسخه مع السائق يحضرها للشركه كل فتره ونسخه من المحطه تأتي نهاية كل شهر يتم مطابقة الفاتورتين معا ومطابقتها مع كشف المحطه قبل ادخالها على النظام.

اتمنى من الله ان اكون قد وفقت في المساعده

فواتير الوقود واحدة من اهم المصروفات التي تعتبر مصروفات مؤيدة بمستندات لذا يجب مراعاه الاتي

ان تكون فاتورة ضريبية اي تحمل كافة الشروط من رقم و ختم و اسم المستفيد

و اذا توافرت تلك الشروط ننتقل للمرحلة التالية و هي

ملازمة الكميات لطبيعة العمل او لطبيعة التخصص

فمن الممكن ان تستخدم السيارة في المشاوير الخاصة ليس بالضروري ان تكون للعمل فحسب

فيتم تحديد كميات معينة لكل سيارة طبقا لطبيعة عملها بموافقة من مدير ادارة المبيعات و الذي من المفترد انة علي علم بخط سير السيارة

بالاضافة الي حساب متوسط استهلاك السيارة من البنزين

خالص تحياتي ,,,

عند التدقيق يجب فحص الفاتورة جيدا حيث انه يجب مراجعة اسم المشتري هل هي الشركة المعنية او ليست وبعدها يجب التحقق هل للشركة سيارات اصلا او ان الوقود مشترى لتغطية حاجات اطار في الشركة و تفوترت باسم الشركة

يتم معايرة السيارات بحسب الإتفاق اما شهريا وهذا الأفضل بداية كل شهر ويحسب كم تحتاج السيارة وقود بالمسافات سواء قصيرة ام طويلة وكم تسير السيارة بالعشرين ليتر وبعد ذلك يتم أخذ بداية الشهر رقم عداد السيارة وتملء فل بالوقود/السيارة/وبنهاية الشهر تحسب المسافة المقطوعة وكم اخذت وقود وتقارن مع معايرة السيارة فاذا وجد زيادة بالوقود فيغرم السائق بالكمية الزائدة وان وجد اقل فيأخذ السائق قسيمة بباقي الكمية المطلوبة

تحياتي لك

- التاكد من فواتير تموين البنزين للسيارات الصادرة من البنزينه ..( الكميات والقيمه) والتاكد من امضاء مدير البنزينه عليها

- التأكد من وجود اشعار ماكينة البنزين  ومطابقته مع فاتورة البنزين 

-التاكد من قراءة العداد السابقه الصادرة من  قسم الحركة والتاكد من امضاء مدير الحركه عليها

-  مطابقة كشف التموين الخاص  ب رجل الامن التابع للشركه مع فواتير التموين 

-التاكد من التاريخ والكميه والقيمه والتصديقات ..

الارتباط بالكليو متر (الزيت + الوقود )

- التأكـــد من أين أصـــدرت الفاتـــوره هل هي فاتوره أصليه من محل حقيقي أو فاتوره وهميـــه 

- تـــوفر كافـــة شروط أصـــدار الفاتوره بمعنى وجود أسم المحل ورقمها التسلسلي وختم المحل وتوقيع البأئع والمستلم لها 

- ألتاكد من الكميه المحدده فيها بحيث أنها الكميه المستنفذه دائماً من خلال مقــارنتها  مع فواتير سابقه لنفس الغرض 

- التأكـــد من أن أستخدام هذه الكميه في  مجال العمل الخاص في الشركه أم أستخدامها لاغراض شخصيه وذلك من خلال التعرف على طبيعة العمل لهذه السياره اليومي أو الشهري أو السنوي وايضاً من خلال التعرف على مدى استهلاكها للوقود في اليوم أو في الشهر أو في السنه 

ولكن هنا يجد المدقق صعوبه في تحديد هــــذا في حالة عدم توفر الدلالات الكافيه وعدم مساعدة الاداره له في تقديم التقارير والمستندات اللازمه ................................تحيــــــــــــــــــــــــاتي 

- مقارنة القراءة بسابقتها مع حساب أستهلاك الوقود بالكيلومتر 

- مقارنة حركة السيارة بدفتر الحركة مع أمكان البنزينات التى تم التعامل معها 

-قراءات العداد مع كل تفويل يجب أن يلتزم السائق بتدوينها 

تدقيق بطاقة السيارة

تدقيق عداد السيارة

تدقيق فواتير محطات الوقود

تدقيق تواريخ الفواتير

تدقيق القيمة المصروفة