في القطاع العام مذكرة استلام للمستودعات ومذكرة ادخال ماالفرق بينهما ؟

مذكرة الاستلام هي أن يقوم مسئول المستوع وإدارة المستودع باستلام المواد والمنتجات من المورد بعد التأكد من سلامة المنتجات المستلمة وأنها مطابقة للمواصفات المطلوبة بموجب أمر الشراء وهذه المذكرة يتم الاحتفاظ بها بسجلات المستودعات

مذكرة الإدخال تأتي بعد الاستلام بوضع المواد والمنتجات بموقعها داخل المخازن وصورة من هذه المذكرة ترسل للحسابات لأثباتها بالدفاتر

مثل الفرق بين الساعة وال60 دقيقة ^_*

مذكرة استلام: اي الكشف عن المواد واجراء عمليات الفحص عليها

مذكرة ادخال : استلام المواد وادخالها بشكل نهائي للمخزن

كنت اعمل سكرتيرة مدرسة حكومية ومسؤولة عن الكتب واللوازم والامور المالية جميعها لكن نحن نتعامل مع اوراق وسجلات واخيرا وصلت التكنولوجيا لمدارسنا فاذا احتجنا لوازم مثلا للمختبر او الرياضة او المهني نتقدم بطلب شراء محلي لاحد الاماكن التي توفر هذه اللوازم وعندما يتم احضارها ندققها مع الفاتورة من المحل والسعر ونعمل بها مستند ادخالات نعطي نسخة منها لصاحب الفاتورة حتى يطالب المدرسة بصرف المبلغ ومن ثم ننزل هذه اللوازم على السجلات ونحتفظ بنسخة للتدقيق المالي ونسخة تذهب للمحاسبة في المديرية والمواد المستهالكة نخرجها على السجل بمستند اخراجات ونفس الشي نرسل نسخة للمديرية .

ان إدارة المستودعات هي من الإدارات الهامة في أي منشأة حكومية ، ولا تخلوا أي منشأة حكومية منها ، و الدور الأساسي لإدارة المستودعات هو حفظ وإدارة الأصناف المختلفة التي تقوم المنشأة بشرائها والاحتفاظ بها سواء أكانت أصنافا مستديمة (موجودات ثابتة) أو أصنافا مستهلكة

وتعمل إدارة المستودعات كنقطة تحكم رئيسية لانسياب الأصناف المختلفة من الموردين إلى المستفيدين من هذه الأصناف ، ويتم الاحتفاظ بها في المستودعات بكميات مختلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها وتقوم إدارة المستودعات بمراقبة ما لديها من مخزون ، وتلبية .طلبات الصرف التي تردها من الإدارات المختلفة

ويمثل نظام المستودعات الحكومي ، نظام معلومات متكامل ومترابط مع الأنظمة الحكومية الأخرى حيث سيتم ربط نظام المستودعات ونظام مراقبة المخزون بشكل آلي مع نظام المشتريات الآلي بحيث يمكن الحصول على التعميدات التي تمت (أمر الشراء) وقائمة بالأصناف والكميات والأسعار التي تم تعميدهاكذلك الربط مع نظام شئون الموظفين بشكل آلي بحيث يستطيع الحصول قائمة بأسماء الموظفين وأرقامهم كما يحتاج نظام شئون الموظفين معرفة إذا كان هنالك عهد على الموظفين حتى لا تتم عملية نقلهم أو ترقيتهم إلا بعد تسليم العهد و الربط مع النظام المالي بشكل آلي بحيث يتم تزويدهم بقائمة الأصناف وكمياتها وأسعارها التي تم استلامها بناءً على تعميدات معينة ليتم صرف مستحقات الموردين

و لتحقيق ذلك فإن حزمة حاسب للأنظمة الحكومية عملت على ضمان :تسهيل عمليات إدارة المستودعات عبر تضميها المزايا التالية فيها

إمكانية التعامل مع عدد كبير من المستودعات مع إمكانية تصنيفها تصنيف جغرافي أو نوعي ( المستودعات )المركزية / الفرعية / غرف الإمداد

دليل موسع ومرن لأصناف المخزون على شكل مجموعات رئيسية يتبعها مجموعات فرعية ومجموعات تحليلية علاوة على رقم الصنف الذي يصل إلى20 خانة والعمل مع الأصناف المستديمة والمؤقتة

ربط الأصناف الخاصة بقطع الغيار مع الآليات والمعدات المستخدمة لها سواء في سجلات العهد أو سجلات المستودعات

إمكانية تحديد النظام بعدم قبول تكرار الاسم للأصناف لمنع تكرار الإدخال والخلط بين الأصناف

توفر المعلومات التفصيلية للصنف مثل رقم الصنف ،اسمه،رقم القطعة، أرقام الأصناف البديلة ، والمجموعات التي يتبع لها مع إمكانية إضافة صورة الصنف

استخدام الباركود الخاص بالأصناف والتعامل معه في الجرد والحركات المختلفة

الربط الآلي لمراقبة المخزون بالتعاميد وجداول كميات العقود

إدخال الأرصدة الافتتاحية لأول مرة عند بدء تشغيل النظام وتتم هذه العملية آليا في السنة التالية

إدخال حركات الاستلام بكافة أنواعها (استلام مؤقت ، محضر فحص, مذكرة استلام،محضر استلام، استلام رجيع) بناء على تعاميد الشراء وطباعتها آليا على النماذج الحكومية المعتمدة ( نموذج رقم1،2،3،9 )

إدخال حركات الصرف بأنواعها (صرف مواد (مستهلكة ،مستديمة) ، صرف مواد راجعة) وطباعتها آليا على النماذج الحكومية المعتمدة (نموذج رقم7،10 )

الترحيل تلقائيا على بطاقة الصنف وإمكانية مشاهدة وطباعة بطاقة الصنف كما هي حاليا أو كما هي في تاريخ محدد

متابعة الرقم المطبوع والرقم الخاص تلقائيا في النظام وإمكانية طباعة تقارير بأرقام المستندات الملغاة و مراقبة تسلسل المستندات

التعامل مع عدة وحدات لنفس الصنف (صندوق, كيس , حبة ... الخ) ويسمح للمسؤول إضافة وحدات جديدة مع التحويل الآلي بين تلك الوحدات عند الاستلام وعند الصرف

إمكانية الاستعلام عن الأصناف في أي مستودع (حسب الصلاحية) وكذلك الموجودة في ساحة الاستلام أو مستودع الرجيع وكذلك معرفة مكان التخزين (المستودع/ الموقع/الرف )

بحث متميز من خلال أي من معلومات الصنف مثل اسمه أو جزء منه أو رقمه أو رقم الباركود .. الخ

وجود العديد من الاستعلامات والتقارير التفصيلية والإجمالية والتحليلية والإحصائية التي تفيد في إدارة المستودعات واتخاذ القرارات المناسبة

:إعدادات المستودعات

• شاشة إعدادات النظام

• مجموعات الأصناف

• تعريف المستودعات

• تسلسل ألمستنـــدات

• صلاحية المستخدمين على المستودعات

• سجل وبطاقة الصنف

• شاشة اختصارات الإدخال السري

• رموز أسباب الإرجاع

• رموز حالــــــة الصنف

• رموز وحـدات الأصـنـاف

:عمليات المستودعات

• شاشة تعريف أصناف المستودعات

• استلام مؤقت

• محضر فحص

• مذكرة استلام

• محضر استلام

• طلب الترخيص بصرف احتياجات

• طلب صرف مواد

• مستند إرجاع

• إدخال قرارات لجنة فحص الرجيع

• مستند صرف أصناف رجيع

• شاشة إقفال السنة

:تقارير المستودعات

• كشف مجموعات الأصناف

• كشف بالأصناف التي في المستودعات

• كشف بأرصدة الأصناف لجميع المستودعات

• كشف بالأصناف حسب مكان التخزين

• كشف بأرصدة الأصناف حتى تاريخ

• كشف بطاقة الصنف

• تقرير ميزان مراجعة الصنف

• كشف بالأصناف مرتبة حسب رقم القطعة

• لائحة الأصناف

• كشف بحركات الاستلام حسب الصنف

• كشف بحركات الاستلام

• كشف بالمنصرف حسب الجهة

• كشف بحركات الصرف حسب الصنف

• كشف بحركات الصرف

• كشف بالمستندات الناقصة

:استطلاعات المستودعات

• استعلام الأصناف

• استطلاع الصنف فى جميع المستودعات