ما هى الدورة المستندية للمشتريات؟

الدورة المستندية للمشتريات كالتالى

عند وجود احتياجات او متطلبات سواء مواد خام او الات او معدات فى اداره ما او مشروع فى شركه تقوم هذه الجهه بعمل طلب الشراء موضح به مواصفات (المشتريات) الاصناف المطلوبه وكمياتها

فى هذا الطلب يتم توقيع السلطة المفوضة على طلب الشراء ( مدير الادارة الراغبة فى الشراء مثلاً )

يتم تقديم الطلب الى السلطة المصرح لها الموافقه على هذا الطلب ( المدير العام - رئيس القطاع فى الجهات الحكومية )

بعد الموافقه على طلبيه الشراء تاتى المرحله الثانيه امر التوريد

يتم توجيه الطلب الى ادارة المشتريات  لاعداد عروض الاسعار وعمل امر التوريد

تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات مثلا على الاقل وتختار العرض الاعلى جوده واقل تكلفه

تحرر ادراة المشتريات امر توريد لجهه التوريد  محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة

مرحله اذن الاستلام يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام فى حال مطابقه الاصناف المورده لامر التوريد ومحضر الفحص

تاتى مرحله  فواتير الشراء يتم تحرير الفواتير ارساله الى ادراة الحسابات لعمل استحقاق للمورد لاصدار شيك باسمه بقيمة البضاعة المورده

برنامج محاسبه مقاولات

الدورة المستندية للمشتريات كالتالى 

1- طلب شراء من الادارة الرغبة فى الشراء موضح به مواصفات الاصناف وكمياتها 

2- توقيع السلطة المفوضة على طلب الشراء ( مدير الادارة الراغبة فى الشراء مثلاً )

3- موافقة السلطة المصرح لها ( المدير العام - رئيس القطاع فى الجهات الحكومية ) 

4- توجيه الطلب الى ادارة المشتريات 

5-  تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات على الاقل وتختار العرض الاقل 

6- تحرر ادراة المشتريات امر توريد للبائع محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة 

7- يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام وفواتير الشراء 

8- يتم ارسال الفواتير الى ادراة الحسابات لاصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة المورده 

9- يتم تسليم الشيك الى المورد على سركى او على صورة ضوئية 

10- يتم تسجيل العملية فى السجلات وتسجيل المورد فى سجل الموردين 

1) طلب مواد معتمد من مدير الادارة المختص يحال الى المخازن

2) فى حال عدم وجود الطلب فى المخازن يحرر به طلب شراء ويعتمد من مدير الادارة المالية

3) يحال الطلب الى لجنة المشتريات وذلك لتنفيذه بجلب ثلاث عروض اوكثر حسب اهمية الطلب وذلك للمفاضلة بينها من حيث السعر والجودة

4) يحال محضر لجنة المشتريات الى قسم المشتريات لجلب المطلوب والتأكد من مطابقتة للمواصفات والكميات

5)عند تنفيذ طلب الشراء يسلم الى المخزن لاستلامة ثم يصرف الى الحهه الطالبة

6)تحال الفاتورة وكذلك صورة من اذن الاستلام الى الادارة المالية للبدء فى اجراءات صرف القيمة 

7) يسجل قيد فى الدفاتر عبارة عن اذن صرف من  ح/ المورد الى ح / المصرف  ويقفل حساب المورد بالقيد من ح/  المخازن الى ح / المورد

ويختصر القيد من ح/ المخازن الى ح / المصرف

دورة المشتريات  كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :

دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها  من الموردين.ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات  وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن  ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.

وان كان  برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات  بشكل كامل وامكانية  انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته  .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :

2) طلب عروض اسعار:

ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.

برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:

3) ارسال اوامر التوريد:

ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل  اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها  , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:

4) اذن الاستلام:

رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه  بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

•  ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
• ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

     الى مكورين

ح مورد السلعه(بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)

وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.-   ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته  الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

• ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات  مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد  , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات.دورة المشتريات  كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :

دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها  من الموردين.ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات  وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن  ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.

وان كان  برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات  بشكل كامل وامكانية  انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته  .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :

2) طلب عروض اسعار:

ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.

برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:

3) ارسال اوامر التوريد:

ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل  اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها  , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:

4) اذن الاستلام:

رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه  بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

•  ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
• ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

     الى مكورين

ح مورد السلعه(بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)

وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.-   ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته  الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

• ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات  مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد  , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات.دورة المشتريات  كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :

دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها  من الموردين.ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات  وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن  ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.

وان كان  برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات  بشكل كامل وامكانية  انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته  .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :

2) طلب عروض اسعار:

ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.

برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:

3) ارسال اوامر التوريد:

ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل  اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها  , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:

4) اذن الاستلام:

رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه  بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

•  ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
• ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

     الى مكورين

ح مورد السلعه(بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)

وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.-   ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته  الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

• ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات  مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد  , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات.دورة المشتريات  كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :

دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها  من الموردين.ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات  وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن  ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.

وان كان  برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات  بشكل كامل وامكانية  انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته  .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :

2) طلب عروض اسعار:

ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.

برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:

3) ارسال اوامر التوريد:

ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل  اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها  , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:

4) اذن الاستلام:

رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه  بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

•  ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
• ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

     الى مكورين

ح مورد السلعه(بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)

وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.-   ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته  الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

• ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات  مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد  , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات.دورة المشتريات  كامله وتطبيقها فى برنامج حسابات ومخازن أكفليكس :

دورة المشتريات هى جميع المراحل التى تمر بها عملية الشراء بدءا من احتياج الاقسام المختصه وحتى توريد البضاعه و استلامها  من الموردين.ايه مراحل دورة المشتريات ؟ وماهى سيناريوهات دورة المشتريات  وهل هاتختلف مراحل دورة المشتريات لو كنت بشتغل على برنامج حسابات ومخازن ؟مبدئيا خلينا نتفق ان دورة المشتريات هى  مجموعة خطوات ومراحل موحده مابتختلفش لو كنت شغال بنظام مانويل او على برنامج المخازن  ولكن الاختلاف بيكون لاعتبارت متعدده منها حجم الشركه , وكمان نظام الرقابه الداخليه المطبقه فى الشركه.

وان كان  برنامج ادراة المخازن المستخدم فى الشركه بيكون ليه اثر غير مباشر على دورة المشتريات فى الشركه من خلال المرونه فى تطبيق دورة المشتريات  بشكل كامل وامكانية  انى ابدأ من أى مرحله من هذه المراحل.ولان دورة المشتريات ممكن تختلف من شركه لاخرى حبينا نوضح تفاصيل السايكل كامله وكل مرحله ممكن تتم ازاى والتطبيق على برنامج ادارة المخازن

 ودا اولى مراحل دورة المشتريات وعباره عن بيان بيقدمه القسم المختص (زى قسم المخازن او قسم الit او اقسم الانتاج..) لادارة المشتريات يطلب منها توفير متطلباته  .بكميات معينه.وبعد مابيتم الموافقه على طلب الشراء ده سواء كان كله او بعضه بيقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين بتوعه عشان يرسلوله عروض اسعار بالكميات المطلوبه.الصوره المرفقه هى بيان لبعض المستلزمات المطلوبه من قبل قسم المخازن  تمهيدا لارسالها للموردين بواسطة قسم المشتريات فى برنامج المخازن :

2) طلب عروض اسعار:

ودا زى مااتفقنا المرحله التانيه من مراحل دورة المشتريات, ومن اول هنا بيكون دور برنامج المخازن اللى شغال عليه مهم جدا فى انه يديك الاوبشن انك تقدر تستلم اكتر من عرض سعر من الموردين وتثبتهم على السيستم تمهيدا للمقارنه بينه.

برنامج ادارة المخازن هايكون مهم فى انه هايقارنلك مابين العروض وبعضها المستلمه من الموردين , وبصرف النظر عن اعتبار جودة الاصناف , برنامج المخازن هايقيملك العروض ماليا وتقدر تختار العرض المناسب ليك. وطبعا المفروض الخطوه دى تتم مانول لوماكنش عندك برنامج حسابات ومخازن.

دى صورة من برنامج ادارة المخازن اكفليكس بتوضح  مرحلة مقارنة عروض الاسعار المستلمه من الموردين:

3) ارسال اوامر التوريد:

ودى تالت مرحله من مراحل دورة المشتريات, وفيها ادارة المشتريات بترسل  اوامر توريد للموردين بنبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها  , وبنوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع اللى هايتم التوريد عليه وكمان اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.وبرنامج حسابات ومخازن اكفليكس  بيتميز فى انه ممكن بناءا على التقييم المالى لعروض الموردين يرسل اكتر من امر توريد لكل مورد على حسب الصنف الاقل تكلفه فى كل عرض سعر.صورة تقرير امر التوريد فى برنامج المخازن:

4) اذن الاستلام:

رابع مرحله فى دورة المشتريات هى مرحلة ان الموردين يرسلوا البضاعه ويتم بموجب اذون استلام بتفيد باستلام البضاعه  بالكبمات المظبوطه وانها مطابقه للمواصفات والمعايير وبيوقع عليه امين المخزن او الشخص المستلم للبضاعه. وطبعا ممكن البضاعه تتورد على كذا مرحله وبالتالى هاتتم بموجب اكتر من اذن استلام وفى الاخر بيتم اصدار فاتوره واحده مجمعه باجمالى اذون الاستلام  ولو انت شغال على برنامج المخازن فلازم يكون السيستم بيدك المرونه فى تنفيذ دورة المشتريات مع اختلاف السيناريوهات المتبعه.صورة اذن الاستلام كتقرير يظهر فى برنامج ادارة المخازن:

5) اذن الاضافه (فاتورة الشراء)

ودى اخر مرحله من مراحل دورة المشتريات وهى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد ولازم ناخد بالنا مش شوية اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :

•  ان تكلفة الاصناف او الخامات او الاصول المشتراه عموما مش بس بتقتصر على سعر الشراء اللى هاتسدده من المورد لاكمان ممكن تدخل بتكلفة اضافيه زى النقل والشحن والتفريغ والاكراميات والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
• ان فى احيان كتير بيحصل ان مورد الخدمه زى الشحن والنقل مابيكونش نفسه مورد السلعه الماديه وبتالى لازم نراعى فى التوجيه المحاسبي اننا ندخل الصنف المادى بتكلفته بالاضافه الى تكلفة الشحن وعلى الجانب الاخر نثبت استحقاق كل مورد بمديونيته وفى الغالب القيد هايكون بالشكل ده :من ح المخزون او المشتريات (باجمالى التكلفه)

     الى مكورين

ح مورد السلعه(بسعر الشراء)

ح  مورد الخدمه (بتكلفة الخدمه)

وطبعا مع الاخذ فى الاعتبار الحركات الضريبيه اللى بتتم على الفواتير.-   ولذلك برنامج حسابات ومخازن أكفليكس ادى للمستخدم المرونه الكافيه فى انه ينشأ أصناف الخدمه اللى مابتسمعش بكميات فى المخزن, ومن هنا يقدر المستخدم يدخل الصنف فى اذن الاضافه بتكلفته  الفعليه بالاضافه الى تكلفة الخدمات الاخرى ومش بس كدا يقدر كمان يحمل استحقاق الخدمات الاخرى على موردين تانيين فى نفس شاشة حركة الشراء.

• ان لو حصل وتم مرتجع فى مرحلة اذن الاستلام مش هاتاثر معايا فى الحسابات ولكن التاثير المحاسبي هايكون بعد اصدار فاتورة الشراء وان المرتجع لو تم هاتثب استحقاق على المورد بقيمة سعر الشراء اللى جه بيه فى حين تكلفة الخدمات الاخرى مش هاقدر ارجعها للموردين لانى بالفعل استفدت بيها ولذلك الصنف هايدخل المخزن بتكلفه وهايخرج بتكلفه تانيه ومع تعدد الاصناف هانلاقى ان العمليه معقده جدا ولذلك برنامج ادارة المخازن هايقدر يتعامل بكفاءه عاليه جدا مع كل السيناريوهات اللى ممكن تتم فى دورة المشتريات وبمنتهى الدقه فى التوجيه المحاسبي.وفى النهايه لازم نلاحظ ان دورة المشتريات  مش شوية خطوات جامده ,ممكن دورة المشتريات فى شركة ما تكون بتقتصر على المرحله الاخيره وهى اصدار فاتورة شراء وممكن فى شركه تانيه تكون بتبدأ من امر التوريد  , وفى شركات تانيه ممكن تبدأ باذون الاستلام .

وبكدا نكون قدرنا نشرح دورة المشتريات وكافة السيناريوهات اللى ممكن تتم عليها بشكل كامل مع تطبيقها على برنامج ادارة المخازن , والاعتبارات الهامه فى كل مرحله ايا كان برنامج المخازن اللى بتشتغل عليه.تقدر تطلب نسخه تجريبيه وعرض سعر من برنامج حسابات ومخازن اكفليكس وتتأكد من إمكانيات النظام ودعمه لدورة المشتريات.