كيف يمكنك أن تتصرف إزاء مسؤوليات متعددة ملقاة علي عاتقك؟

تحديد الاولويات ووضع الخطة الزمنية و الكيفية لحلها.

احدد الاولويات اولا بمعنى ترتيب المسئوليات من الاهم للاقل اهمية ومن العاجل للقابل للتأجيل ثم اضع برنامج زمنى للتنفيذ لأضمن حسن استغلال الوقت واذا كان مسموح لى بالاستعانة باشخاص استعين بمن مشهود لهم بالسرعة مع الدقة

احاول بذل قصاري جهدي في اعطاء كل عمل الجهد والوقت المناسبين

ان التحدي الاكبر هو القدرة على تصنيف المهمات والأعمال :
1- مهمات حرجه وطارئة : تستلزم الرد عليها والتصرف إزائها وان تأجيلها قد يؤدي إلى تأخير سريان العمل او نتائج سلبيه جدا تؤثر في جوهر المؤسه فمثلا : تغيب أحد الموظفين التابعين لإدارتك والذي يقوم بعمل هام لا يمكن تأجيله .2-مهمات حرجه ولكنها ليست طارئة : وهذه المهمات قد تؤدي الى تعطيل سريان العمل اذا لم يتم التعامل معها بعد فترة يمكن تقديرها من قبل المدير او القائد ومن الأمثلة : لو تبين لك أن أداء أحد الموظفين ضعيف قليلا فإنه يتحتم عليك جدولة التدريبات والتعزيزات اللازمة لجعله يسير في المسار الصحيح .
نعتبر الرد على مثل هذا الحدث مهم جدا ولكن لا يستلزم الرد في نفس اللحظه .
3- مهمات غير حرجه وغير عاجله : لاترثر على سير العمل ولا يلزم الرد عليها بنفس الوقت .
وهنا يجب ان نعلم كمدراء انه يجب التعامل مع الصنف الاول مباشرة وإتخاذ القرار اللازم مباشرة .
أمثله : بدأت صباح عمل جديد كمدير محل أو دائرةى ووجدت خلل في نظام المحل اقصد النظام المرتبط بفتح نقاط الدفع وسيطرة السيرفر .
وإكتشفت ايضا ان أحد الموظفين قد مرض ولم يأت الى الدوام وهو أحد الموظفين العاديين وعلى كل هذا اتصل بك المدير واراد منك بعض التقارير خلال هذا اليوم كحد اعلى فهنا كيف تتصرف ؟ الاجابه : اهتم أولا بنظام المحل لانه لن يعمل المحل طوال الوقت من دون نظام كمبيوتري وم فأتصل بطاقم الصيانه الخاص وابلغ بشكل سريع مديري الاعلى مني , ومن ثم يتك تمكين الدفع بالفواتير اليدوي حتى يتم تشغيل النظام ..
ومن ثم اهتم بمسألة غياب العامل العادي واقسم مهامه ونشاطاته على الموظفين المتواجدين بالمحل ..
ومن بعدها اقوم بتحضير التقارير المطلوبة للإدارة وأتابع ايضا ادخال الفواتير اليدوية الى النظام بعد تشغيله من أجل تحديث موجودات المحل ...الخ وأريد أن أضيف شيء مهم جدا : الاعتماد على daily to do list وبالعربيه هي قائمة المهام اليوميه والتي تبين مجموعة مهام مطلوب اجرائها وكذلك يجب وضع قائمة أشبوعيه وقائمة شهريه.
ويتم تعديل هذه القائمة آنيا بمعنى انه اذا واجهت مهمه جديده فعليك تسجيلها وتسجيل مدى أهميتها ان كانت طارئة او غييره ...
وبهذا يكون المسؤول هو المسيطر على جريان العمل وبالتالي الحصول على أداء رائع للمؤؤسسة أو المحل أو القسم .

تحديد الأولويات، وان تساوي بعض المهام فى نفس درجة الأولوية فابدأ بالمهام التى تتطلب وقت وجهد أقل، فذلك يعطيك شعور بان العمل قابل للانهاء ويحفزك للبدأ بالمهام التالية.
- تجميع المهام المرتبطة فى بعض النقاط ومحاولة انجازها مجتمعة.
- استخدام طريقة العاصفة الذهنية (اجتماع مع فريق العمل وكل فرد يبدأ بطرح طرق الحل) - تحديد المهام التى من الممكن قيام أحد أفراد فريق عملك بانجازها بنسبة كبيرة.
- أخذ وقت للراحة بعد انجاز كل مهمة حتى تستطيع التركيز فيما بعدها.

اذا كان من الممكن الحصول علي معاونة زملائي ساطلب منهم المساعدة ولكن اذا كانت هذه المسوليات من اختصاصي ويجب ان انفذها سو اقوم اولا بترتيب هذه المسؤليات علي حسب اهميتها واولويتها وترتيبها من الاهم فالمهم ووابذل قصاري جهدي حتي اقوم بتنفيذها علي اكمل وجه

أولا يجب التحكم بأعصابك بمعنى أن لا يتوتر الشخص إذا أوكلت اليه مهام متعددة فعندها يستطيع تنظيم العمل فيقوم بإتمام العمل حسب الأهميه فيبدأ بالأاهم فالمهم..
وإذا كان ضمن فريق عمل فيستعين بالفريق حسب خطة منظمه

في البداية هل انا مسؤول عن فريق عمل او تحت ادارتى موظفون ام لا ؟ ام انا موظف مكلف باعمال متعددة ويجب على القيام بها بنفسي على ضوء ذلك تتم الاجابة عموما في البداية يجب على تنظيم وقتى بالشكل الصحيح للوصول الى اقصر الطرق في انجاز المهام يجب ان احدد نوعية العمل المطلوب واختصاصاته وطريقة انجازه بما يتوائم مع نوع العمل اذا كان العمل المطلوب منى بشكل فردي ولا يساعدنى احد ما ابدا بالمهام الصغيرة المستعجلة والتى لا تحتاج الى وقت وانجزها بسرعة ثم انتقل للمهام الاكبر والمستعجلة ايضا واستعمل الوسائل المناسبة والمتطورة من ادوات لانجاز العمل باسرع ووقت واقل جهد اذا كنت ادير فريقا او مسؤول عن موظفين اقسم العمل فيما بينهم تبعا لنوعية العمل المطلوب من كل منهم واشرف على انجاز العمل وادققه ليخرج بالشكل المناسب اذا واجهت مشاكل في انجاز العمل استطيع الاستعانة باهل الخبرة للمساعدة وهذا لا يقلل من شانى بل استطيع ان اضع تصور كامل للموضوع قبل انجازه

بحسن تدبير وتنظيم وإدارة الوقت , وتقديم الأولويات والأهم فالمهم

اعطاء كل ذي حق حقه

لاينبغى - عمل عدة اعمال فى وقت واحد هذا يقلل من كفاءة المنتج لاكن تنظيم الوقت وتنظيم العمل يساعد على سرعه انجاز العديد من الاعمال ويقلل الجهد