كيف تدير ادارة المشتريات ؟

ادارة المشتريات تتم عبر خطوات عملانية تنظم عملية الشراء مما يسهل القدرة على تحسين سير العمل وتنظيمه واغلاق قنوات الهدر في المؤسسة وذلك عبر:

.اتباع سياية العروض في عمليات الشراء

.اعتماد سجلات للموردين الدائمين

.المشتريات الروتينية تعمل ضمن نظام فواتير داخلي في المؤسسة

.المشتريات غير الروتينية تتم عبر طلب يقدم ويشرح فيه كل الموجبات

.يتم انشاء حساب خاص في ديوان الأرشيف لمدير المبيعات لمراقبات المتطلبات للمؤسسة وتحديد موجباتها كاملة

.استلام المشتريات يتم عبر لجنة يرئسها مدير المشتريات تقوم بمعاينة البضائع قبل إدخالها

.المشتريات المرتجعه تسجل في أرشيف مدير المشتريات وتقارن مع بنود عقد الشراء المبرم مع المورد

تتضمن عملية الشراء من عدة مراحل أساسية كالتالي:

1. دراسة حالة السوق
2. اتخاذ قرار بالشراء
3. إصدار طلبات شراء
4. تسجيل البضائع والخدمات المستلمة
5. تدوين حسابات البضائع والخدمات
6. استلام الفواتير ودفع المبلغ المستحق
7. عمل إشعار مدِين حال وجود عيب في المواد

تتكون عملية إدارة المشتريات عادة من3 مراحل:

1. التخطيط للشراء
2. متابعة عملية الشراء
3. تقديم تقرير عن المشتريات

قد يتضمن التخطيط للشراء بضع خطوات وهي كالتالي:

• إنشاء خطط ومهام شرائية
• تقديم المعلومات المتعلقة بالشراء (الملفات والروابط والإشعارات وما إلى ذلك.)
• تكليف المختص بالمهام الشرائية
• تحديد أولويات المهمة وتواريخ البدء/الانتهاء إلخ.
• تحديد مشرفين
• وضع مرشدين
• التحكم والتقييم

تشتمل عملية تقديم تقرير عن المشتريات على:

• مقارنة القيم الحقيقية والقيم المُقدّرة
• حساب إحصائيات مهمة ومخطط الشراء
• فرز أو تجميع أو ترشيح المهام وفقًا لصفاتها
• عمل جداول لتصوّر الإحصائيات الرئيسية ومؤشرات الأداء KPI

اولا لابد عن اختيار فريق المشتريات ان يتم عمل اختبار لهم للتاكد من الطريقة التى ستتبع او بنية افكارهم 

حيث وضع خطة جيدة للعمل نبنى علية ما بعد ذلك . 

والان تطور مفهوم عمل المشتريات تطورا كبيرا وفسح لة المجال واصبح يعتبر من اسس اقسام الشركات 

اتصور ان من اولى واهم مراحل ادارة المشتريات امتلاك مدير المشتريات لقاعدة بيانات كاملة عن الموردين فى مجال النشاط .ومعرفة اساليب وطرق التعاقد المتبعة وفقا لكل مورد .والباقى عمل اجرائى يتمثل فى اختيار الفريق المساعد بعناية . وتحديد رؤية واستراتيجية ادارة المشتريات وفقا لاهداف الشركة 

بما ان الهدف من ادارة المشتريات هو تعظيم الربح  بتقليل تكاليف الانتاج علية يجب ان يكون هناك تخطيط جيد للمشتريات من خلال تحديد الطريقة المناسبة للشراء.ادارة المشتريات تكون عبر بناء فريق متمكن توفر له الراحة المعيشية وتدخل فيه مفهوم الشراء ضمن حدود تعظيم الربحية والحد من الأنفاق 

ادارة المشتريات تكون عبر بناء فريق متمكن توفر له الراحة المعيشية وتدخل فيه مفهوم الشراء ضمن حدود تعظيم الربحية والحد من الأنفاق وكسر الأسعار وتدوير الأصول وذلك ضمن دورة مستندية نظامية تظهر شفافية هذه الأدارة

بما ان الهدف من ادارة المشتريات هو تعظيم الربح  بتقليل تكاليف الانتاج علية يجب ان يكون هناك تخطيط جيد للمشتريات من خلال تحديد الطريقة المناسبة للشراء (طرق الشراء المعروفة) بالاضافة الي قواعد البيانات الخاصة بالعملاء والموردين والاصناف والاسعار .

أدارة المشتريات يتلخص دورها فى تعظيم الربح من خلال تقليل المصاريف من خلال سعر تنافسى وتعظيم الربح بتوفير متطلبات وخدمات ذات جوده تنعكس على جوده المنتج 

التدريب المستمر للأفراد

التوسع في الحصول على موريدين جدد مع أسعار منافسة

إبرام التعاقدات الدائمة مع الموردين

متابعة السوق الدائم 

من خلال معرفة أسعار السوق المحيط والالمام بكل ماتحتاجة الشركة من مواد خام وقطع غيارالخ . ومتابعة مندوبين المشتريات للشركة وكيفية التعامل معهم