أنشئ حسابًا أو سجّل الدخول للانضمام إلى مجتمعك المهني.
سؤال جميل واجابة الاستاذ صابر جميلة
أصبحت المعلومات موردا من الموارد الأساسية للنظم الاقتصادية وللمؤسسات بصوره خاصة فلكي تحافظ المؤسسات على البقاء و الاستمرار يلزم لها أن تجمع و تعالج و تخزن كل ما تستطيع الحصول عليه من المعلومات التي تخدم أنشطتها، ومن هنا نشأته الحاجة إلى نظم تعمل على جمع و معالجة وتخزين و بث هذه المعلومات، من خلال نظم معلومات فاعله ورشيدة سواء على المستوى الكلي ( الوطني) مثل أنظمة المعلومات السكانية- نظم المعلومات الصحية- ونظم المعلومات الصناعية – ونظم المعلومات التعليمية.......الخ.
او على المستوى الجزئي ( المؤسسات ) و ماتحتويه من أنظمة جزئية مثل نظم المعلومات المالية و المحاسبة، اونظم المعلومات ا لتسويقية، ونظم المعلومات الإنتاجية ونظم المعلومات الإدارية......الخ.
وذلك للعمل على توفير المعلومات لصناع القرار في المؤسسات عند الحاجة بالسرعة والكمية والدقة و الشكل المطلوب ،لاتخاذ القرارات في ظل مختلف الظروف سوءا المخاطرة أو التأكد ويحقق أقصي فعالية لتحقيق أهداف المؤسسة من خلال رفع دقة القرارات .
والقرارات الحديثة لا تعتمد علي المعلومات فقط بل تعتمد كذالك علي تقنية التحليل والنمذجة والبحث عن الحلول المثلا وهذا ما تقدمه أنظمة المعلومات وتقنياتها ، وتكون النتيجة زيادة في قدرة المؤسسة علي مواجهة التغيرات سواء الداخلية أو الخارجية ، وكان لعملية التحول هذه أثارا كبيرة على المستوى التقني و الإداري والتنظيمي داخل المؤسسات ومع كل هذا لا يزال هناك رفض للاستفادة من هذه الموارد التقنية ، فهدف نظم المعلومات هو المساهمة في إدارة المؤسسات بصورة فاعلة ورشيدة ، و ترشيد عملية اتخاذ القرارات لهذه المؤسسات ، و زيادة إمكانيات وقدرات المؤسسات في التعامل مع المعلومات و معالجتها و تخزينها و بثها وتنظيمها في ملفات قواعد البيانات .
وزيادة فعالية الاتصال و التنسيق بين الوحدات التنظيمية في المؤسسات ، و زيادة سرعة ودقة و سرية تبادل المعلومات بين تلك الوحدات و الجهات الخارجية ( المؤسسات الأخرى).
و تأتي أهمية هذا البحث في أنه إضافة علمية لقطاع الإدارة الحكومية في اليمن ، لتنمية وعي العاملين في المؤسسات الحكومية بالدور الذي تقوم به نظم المعلومات في هذه المؤسسات من نشاطات تشمل ( الجمع و التخزين و المعالجة و البث للمعلومات ) و كذلك الاتصال و التنسيق بين مختلف النشاطات في المؤسسات ، و كذا دورها في دعم عملية اتخاذ القرار في هذه المؤسسات كما تأتي أهمية الموضوع من الاعتبارات التالية :
1- لعدم استغلال التقنيات و التجهيزات في المؤسسات الحكومية اليمنية الاستغلال الأمثل و اقتصارها على بعض الأعمال البسيطة مثل الحفظ و الطباعة رغم إعدادها الكبيرة و حداثتها.
2- جمود الهياكل التنظيمي و عدم مناسبته للتغيرات و التقدم في مجال أنظمة المعلومات والاتصالات وتقنياتها العالية.
3- بسبب ما تلاقيه أنظمة المعلومات من معارضة من قبل القادة الإداريين ذوي الخبرات السابقة لعدم تقبلهم لهذه التغييرات الجذرية نظرا لعدم وجود ثقافة معلوماتية لديهم .
4- تسارع التطورات في مجال أنظمة المعلومات على المستوى الكلي و الجزئي .
كما إن الهدف من دراسة هذا الموضوع هو إبراز دور نظم المعلومات بما تشمله من أنظمة جزئية في المساهمة في إدارة المؤسسات الحكومية و الوصول إلى الأهداف التالية :
1- إبراز دور نظم المعلومات و النظم الجزئية في المساهمة في إدارة المؤسسات و زيادة كفاءتها .
2- الوصول إلى تقييم لوضع نظم المعلومات في الحاضر ، و ما يمكن أن تكون عليه في المستقبل في المؤسسات الحكومية .
3- بيان أثر استخدام نظم المعلومات على المستوى التنظيمي و الإداري في المؤسسات .
4- إبراز أهمية نظم المعلومات المتقدمة و النظم الخبيرة في عملية اتخاذ القرارات .
5- بيان دور الاتصال في عملية إرسال و استقبال المعلومات و التنسيق بين الوحدات المختلفة داخل المؤسسات و خارجها .
6- محاولة زيادة وعي القادة الإداريين بأهمية نظم المعلومات من خلال إبراز دورها في العملية الإدارية ، و مساهمتها في الحد من التعقيدات في بيئة العمل داخل المؤسسة .
وفي إطار التحولات المتسارعة و الاهتمام المتزايد بالمعلومات و تطور وسائل الجمع والتخزين و معالجة و بث المعلومات ووسائل الاتصال و التنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسة و خارجها مع المؤسسات الأخرى ، و تزايد الاهتمام بتقنيات المعلومات و الاتصال وكذا ضخامة حجم الهيكل التنظيمي للمؤسسة، و ارتباطها بالمؤسسات من حولها باعتبارها نظاما مفتوحا يؤثر بالبيئة الخارجية و يتأثر بها ووجود القوي الرافضة للتغيير.
- الإشكالية :-
- ما هو دور نظم المعلومات في ادارة المؤسسات الحكومية؟ و بعبارة أخرى هل هناك مبررات و مزايا لإدخال نظم المعلومات و تقنياتها في الإدارة الحكومية بما تمثله من أنظمة جزئية داخل هذه المؤسسات و بما سيشكله من إحداث تغييرات قد تكون جذرية داخل المؤسسات ؟
ومن هذة الإشكالية طرحنا التساؤلات التالية:
ماهي المفاهيم الأساسية التي تشكل صيغة نهائية للمفهوم العام لنظم المعلومات ووظائفها و مقوماتها داخل المؤسسات ؟
هل يؤدي تطور أنظمة المعلومات و الاتصال في مختلف المجالات سواء المالية و الإدارية و النظم الخبيرة و نظم مساندة القرارات إلى حل المشاكل في إدارة المؤسسات و القضاء على التداخل في أداء المهام ؟
باعتبار وضع نظم المعلومات و الاتصالات بما تمثله من تكنولوجيا حديثة نوع من التغيير داخل هذه المؤسسات – فما هي الآثار الناتجة عن وضع هذه النظم وهل سيؤدي إلى إدارة هذه المؤسسات بفاعلية و شفافية ؟
باعتبار وزارة التربية و التعليم من المؤسسات العملاقة و ذات الهيكل التنظيمي الضخم ، ما هو دور نظم المعلومات في هذه المؤسسة، و ما هي الآثار التنظيمية و الإدارية الناتجة عن وضع نظام المعلومات فيها ؟
وللإجابة علي هذه الإشكالية طرحنا الفرضيات التالية:-
- الفرضية الأولى: أدى تطور المفاهيم لكل من ( المعلومات – النظام – الاتصال-خصائص المعلومات – اقتصاد المعلومات) إلى الوصول إلى المفهوم العام لنظم المعلومات بما تشمله من أنظمة و مقومات هذه الأنظمة .
- الفرضية الثانية : إن نظم المعلومات في المؤسسات من الدعائم الأساسية المساهمة في حل كل مشاكل المؤسسة من خلال اتخاذ القرارات الرشيدة ، و القضاء على التداخل في المهام بين الوحدات التنظيمية المختلفة داخل المؤسسات ، و هي تصمم على حسب المجال الذي تستخدم فيه .
- الفرضية الثالثة : تساهم نظم المعلومات و الاتصال و تقنياتها بإدارة المؤسسات بفاعلية و شفافية و كفاءة ، و تزيد من فعالية الاتصال و التنسيق داخل وخارج المؤسسات ، و أثارها تزو ل بصورة سريعة نظرا لما تحدثه من تحسين كبير في مستويات الأداء .
- الفرضية الرابعة : باعتبار وزارة التربية و التعليم من الوزارات الحساسة و المهمة ، فإن إدخال نظم المعلومات و تقنياتها كان له الأثر البالغ في تحسين أدائها سواء على مستوى اتخاذ القرارات أو تفويض الصلاحيات و الحد من البيروقراطية و تخفيض حجم الهيكل التنظيمي و الحد من الازدواج الوظيفي داخل الوزارة و مع الوزارات الأخرى .
ويتمحور البحث حول الهدف الرئيسي لوضع نظم المعلومات والاتصالات وتقنياتها ، أي دورها في إدارة المؤسسات الحكومية ، حيث إن وزارة التربية والتعليم تمتلك عدد كبير من النشاطات وما تحتويه هذه الأنشطة من أنظمة معلومات - المطابع المدرسية- البحث والتطوير- نظام معلومات التعليم والخارطة المدرسية – الامتحانات – الإدارة وغيرها ، وكلها مجالات واسعة جدا تحتاج إلى بحوث مستقلة واقتصرنا البحث على دور نظم المعلومات في رئاسة الوزارة والإدارات العامة في الولايات وبصورة غير معمقة دون فروع المديريات "البلديات" وخصوصا دورها في الجانب الإداري والمالي والتعليمي .
وقد تمة معالج الموضوع باستخدام المنهج الاستنباطي وذلك بهدف الوصول إلى معرفة دقيق لعناصر الإشكالية وذلك قصد الوصف العميق لدور نظم المعلومات في المؤسسات بهدف وضع سياسات مستقبلية واتخاذ إجراءات تزيد من دورها الفاعل.
واستخدام أسلوب دراسة الحالة كوسيلة من وسائل النفاذ إلى أعماق الموضوع من أجل إسقاط الدراسة النظرية على واقع مؤسسة التربية والتعليم والقيام بالتوصيف المعمق لهذا الوصف بهدف التدقيق في كل جزء من أجزاء الظاهرة.
وترجع أسباب و مبررات اختيار موضوع البحث في الرغبة لدراسة وضع نظم المعلومات في المؤسسات الحكومية و خاصة وزارة التربية و التعليم ، نظرا لضخامة الهيكل التنظيمي لهذه الوزارة و أهميتها في تسيير الحياة العامة و نظرا لموقف المد راء اللذين يعتبرون تطور تقنيات المعلومات كتحدي ثقافي و اقتصادي و إداري يواجههم ، و لسبب نقص الثقافة المعلوماتية لدى اغلب المسؤولين بدور نظم المعلومات في الإدارة الحكومية وكذا للاعتبارات التالية:
1- بغية الكشف عن دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات وبوجه خاص المؤسسات الحكومية.
2- المساهمة في إثراء موضوع نظم المعلومات والذي يبقى موضوعا مهما يستحق البحث والدراسة.
3- إيفاد الباحث من قبل المؤسسة التي يعمل فيها للدراسة والتخصص في هذا المجال .
وقد تم دراسة الموضوع من خلال التركيز على بنيته ، ودراسة مكوناته والعلاقة بينها والسعي إلى تطبيق أحداث معينة والوصول في النهاية إلى نتائج عامة،و وبناءً على ذلك ارتأينا تقسيم البحث إلى أربعة فصول :-
الفصل الأول: تم فيه معالجة المفاهيم الأساسية سواء المعلومات أو النظام والاتصال بهدف إبراز المفاهيم العلمية لنظم المعلومات والعلاقات فيما بينها ومكوناتها الأساسية وتوصلنا إلي النتائج مجموعة من النتائج لهذ الفصل وهي :
أن المعلومات تعتبر المنتج الأساسي والوحيد (تقريباً) لنظام المعلومات، وهي كذلك جسدت هذا المفهوم لهذا الكيان المتماسك المتكامل.
أن أي كيان في هذا الكون يحقق هدفه بتكامل عناصره وتفاعلها بصورة منتظمة وفي علاقات محددة هو نظام مثل( الكون- الإنسان- نظام المعلومات).
أن نظام المعلومات الفعال والمتفاعل والكفؤ في تحقيق أهداف المؤسسة لابد له من قنوات تجسد تفاعله مع بيئتة الداخلية والخارجية، ومع الأنظمة الأخرى لتحقيق التكامل وضمان سريان المعلومات بسرعة وأمان وهو ( الاتصال).
أن ترابط المفاهيم وتجسيدها على واقع المؤسسة ؛ باعتبارها نظام مفتوح يدل على جدوى نظامها ويتيح إمكانية إدارة هذه المؤسسات إلكترونياً.
الفصل الثاني : تم التركيز فيه على أشكال أنظمة المعلومات داخل المؤسسات ، ودورها في المساهمة في حل المشاكل الإدارية للمؤسسات ،من خلال تقسيم المباحث إلى أجزاء تمثل أنظمة المعلومات في هذه المؤسساتوتم التوصل الي النتائج التالية:
أن أغلب المؤسسات لابد أن تستفيد من نظم المعلومات سواء الإدارية والمحاسبية أو المساندة أو الخبيرة والتي تعتبر عنصراً أساسيا في المؤسسات الحديثة لدعم وظائف وعمليات المؤسسة
تعمل نظم المعلومات وخاصة المحاسبية على الاستفادة القصوى من المعلومات في حل مشاكل المؤسسة في مخلتف المجالات .
تقوم المؤسسة بمجموعة من الوظائف ، وتولد كل وظيفة بيانات ومعلومات، مما يتطلب وجود نظام داخل هذه الوحدات لإدخال وحفظ ومعالجة هذه المعلومات، وهذا النظام كنظام فرعي لنظام المعلومات الكلي في المؤسسة من خلال تحقيق التكامل بين الأنظمة، وبذلك يتحقق عدم تداخل المهام داخل المؤسسة .
وأخيراً يجب على المؤسسة وخاصة المؤسسات الحكومية أن تضع وتطور الأنظمة المعلوماتية داخل المؤسسات وخاصة الأنظمة الخبيرة ، لما لها من قدرات عالية على حل أصعب المشاكل واتخاذ أصعب القرارات .
الفصل الثالث: تم في هذا الفصل إبراز دور نظم المعلومات في إدارة المؤسسات بشكل عام ودورها في دعم عمليات ووظائف المؤسسات ، وكذلك الآثار التنظيمية لاستخدام نظم المعلومات في المؤسسات وكذا تم التركيز على دور نظم المعلومات في الإصلاح الهيكلي والاتصال والتنسيق بين الوحدات داخل المؤسسات وخارجها و تم الخروج بالنتائج التالية:-
1-إن نظم المعلومات أصبحت الأداة الأساسية للتغيير داخل المؤسسات،وصار تبنى المؤسسة لوضع وتحديث نظم المعلومات ركيزة تبني عليها استراتيجية المؤسسة .
2- إن نظم المعلومات ساهمة في دعم وظائف الإدارة (التخطيط-التنظيم-التوجيه-الرقابة- وعملية اتخاذ القرارات) أينما وجدت داخل التنظيم،وهي بذلك تدعم، العمليات( الإنتاج-التسويق-المالية-الأفراد...الخ) من خلال توفير المعلومات لاختيار البدائل واقتراح الحلول للمشاكل التي تواجه المؤسسات .
3- لعبة نظم المعلومات دور قوي جدا في عملية الاتصال والتنسيق بين الوحدات التنظيمية داخل المؤسسات وذاك باستخدامها التقنيات العالية لشبكات المحلية والعالمية "الإنترنت" وربطها بقواعد البيانات الحديثة فزاده من تلاحم التنظيم ومكنت من المشاركة بالمعلومات مما زاد من الشفافية ووحد مصادر المعلومات .
4- وجود أخطار كبيرة تواجه أنظمة المعلومات الحديثة وتطبيقاتها وقواعد بياناتها واتصالاتها وحتى العاملين في هذا المجال والتي قد تهدد كيان المؤسسة برمتها ، وتحد من توجه هذه المؤسسات نحو اقتناء وتبني هذه التقنيات، مما يؤدي إلى الحد من فاعلية أنظمة المعلومات وتقنياتها في المساهمة في رفع كفاءة أداء المؤسسات، وتعطى الفرصة للتيار المقاوم للتغيير للوقوف ضد هذا التغيير بإدخال هذه التقنيات في العمل الإداري .
5- اتخذت نظم المعلومات أسلوبين لتنظيم أعمالها أما مركزية أعمالها وقواعد بياناتها أو العكس لا مركزي بحيث أنشأت إدارة للمعلومات ،ووحدات تنظيمية وقواعد بيانات في الوحدات التنظيمية المختلفة وهي وحدة تنظيمية تتبع الإدارة العليا تنظيميا وهي باحتلال هذا الموقع ساهمت وبشكل فاعلي في توجيه استراتيجيات المنظمة وزادت من قدرة المؤسسة مما ساعد المؤسسات على احتلال مواقع استراتيجية مهمة على نظيراتها .
6- إن أحداث التغيير بإدخال نظم المعلومات لابد أن يكون مخط
