ما هو نطاق الأشراف الأمثل ؟ وهل تؤيد أن نطاق الإشراف الفعال يؤدي إلى تحقيق الفاعلية والكفاءة بأهداف المنظمة ؟

الخريطة التنظيميةوهي عبارة عن صورة أو مخطط لهيكل التنظيم (المنظمة) والذي يبين الوحدات التنظيمية والأعمال الموجودة فيها وخطوط السلطة والمسؤولية التي تربط بين أجزاء التنظيم (المنظمة) وأهم فوائد هذه الخريطة:1- تحديد إطار التنظيم ووحداته التنظيمية والأعمال.2- توضيح كيفية تقسيم العمل بين الأعضاء (الواجبات).3- توضيح خطوط الاتصالات (السلطة والمسؤولية).4- توضيح العلاقات بين الأطر (الحقوق).5- توضيح عدد المستويات التنظيمية.6- بيان اللجان والقيادات سلطاتها وعلاقاتها بالمرؤوسين.وغالبا ما نستخدم في رسم الخريطة الشكل الانسيابي الرأسي بمعنى أن المستوى القيادي الأول يكون في الأعلى وتنبثق عنه السلطات والمسؤوليات، ومن الممكن إن تأخذ الشكل الأفقي أو الشكل الرأسي من أسفل إلى أعلى أو الشكل الدائري.ويوضح النظام الأساسي لحركة (فتح) الحقوق والواجبات للأعضاء ومهمات المسؤولين في الأطر القيادية (منطقة، إقليم) ومهمات عمل كل إطار وصولا للجنة المركزية لحركة فتح.تقسيم المهمات (أعمال التنظيم):إن تقسيم النشاطات أو الواجبات في الإطار التنظيمي تخضع في تحديدها لأربعة خطوات كالتالي:1) وضع الأهداف 2) تحديد النشاطات الضرورية لتحقيق الأهداف3) الأعمال (المهمات) المتضمنة لهذه النشاطات4) تحديد المسؤولين عن تنفيذ هذه النشاطات. ويستدعي ليأخذ هذا الأسلوب حقه في التطبيق إن يخضع للتالي:1- تجنب التداخل في المسؤولية: وهو ما يحدث عندما يكون اثنان أو أكثر مسؤولين عن إنجاز نفس النشاط أو التكليف.2- تجنب النقص في المسؤولية: وهو ما يحدث عندما لا تكون أعمال معينة مشمولة ضمن حدود مسؤولية أي شخص.3- تجنب خلق نشاطات وأعمال لا تؤدي إلى الإسهام في تحقيق أهداف التنظيم. الشخص المسؤولإن الكادر في التنظيم هو شخص" له سمات مختلفة في كل منظمة" مسؤول " عن وأمام" بما يعني انه (يقوم بالواجبات أو المهمات أو النشاطات المخصصة له، ويلتزم بإنجازها) ولكي يستطيع المسؤول إن يضمن قبولا اكبر والتزاما أوسع بالقرارات فان عليه إن يتبع الإجراءات التالية:1. استخدام القنوات الرسمية المعروفة.2. تحديد قناة الاتصال الرسمية بوضوح لكل عضو.3. أن يكون الاتصال بين المسؤول والأعضاء مباشرا.4. توصيل القرارات عبر التسلسل.5. أن يكون كل مسؤول متمرسا في الاتصالات مع الآخرين.6. أن يكون القرار قد وصل للشخص المعني كما هو.ولقبول سلطة إصدار الأمر من القيادة للمستويات التنظيمية المختلفة يقول المفكر (برنارد) (2) إن ذلك يتحقق في الحالات التالية:1. إذا استطاع الفرد أن يفهم الأمر الصادر إليه.2. إذا اعتقد الفرد أن الأمر منسجم مع أهداف التنظيم.3. إذا ارتأى الفرد أن الأمر منسجم مع اهتماماته الشخصية.4. إذا كان الفرد قادرا ذهنيا وجسديا على إطاعة الأمر والاستجابة إليه. إن المسؤولية التنظيمية والتي تعني (الالتزام بتنفيذ وتحقيق المهام على الوجه المستهدف) هي أحد مهمات العمل في أطر التنظيم بدء من الإطار الأعلى ومكتب التعبئة والتنظيم، فلجان الأقاليم ولجان المناطق، والمسئول التنظيمي من الناحية الإدارية هو المدير في المستوى الأول في نطاقه وهو حلقة الوصل بين القيادة أو الإطار الأعلى وبين القاعدة، لذلك فهو على اتصال بفئات ثلاث هي:1- الأعضاء ضمن مسؤوليته أو تحت إشرافه ويتوقعون منه الإنصاف والتفهم.2- الزملاء في نفس الإطار أو اللجنة ويتوقعون منه التعاون والاتصالات (3) .3- مسؤوليه (قيادته أو رؤسائه) ويتوقعون منه تحقيق أفضل النتائج بأقصى جهد واقل التكاليف وأقصر مدة. ولمقابلة هذه التوقعات فإنه لا بد للكادر في موقع المسؤول التنظيمي من:1- التحلي بالإيمان والقناعة والالتزام بغايات وفكر وأهداف التنظيم ونظامه الأساسي.2- الإلمام بالمبادئ الأساسية للتنظيم.3- القيام بواجباته نحو نفسه ونحو الجماهير ونحو التنظيم والذي يقتضي منه الفهم الواعي للسلوك الإنساني ودوافعه وحوافزه.4- الإلمام الكامل بأهداف وواجبات واختصاصات مهمته أو عمله أو تكليفه.والكادر القائد، المسؤول باعتباره إنسان يرى د.احمد صقر عاشور انه يجب إن يتميز بعدد من الخصائص السلوكية كما يلي:1- المبادرة والابتكار والمثابرة والطموح.2- التفاعل الاجتماعي: بالنشاط والايجابية بأكثر من الوعي وبدرجة اكبر من الذكاء.3- العلاقات (الاتصالات): بأن يضبط الاتصالات بين الأعضاء ويحرس التماسك.4- التمثيل الخارجي للجماعة: بأن يكون كسفير للتنظيم لدى الأطر الأخرى.5- التكامل: بتخفيف حدة التوتر وجمع شمل الجماعة.6- التخطيط والنظام والعدل.7- الإعلام: بإطلاع القائد لجماعته على حقائق الأمور.8- التقبل والاعتراف المتبادل بين القائد والعناصر: بالعلاقات المعززة ومراعاة مشاعرالآخرين.9- التوافق: بالرزانة وتقبل الآراء المخالفة والنقد كمن يعمل داخل كأس من الزجاج.10- الشعور بالمسؤولية لأنه كلما ارتفع المستوى التنظيمي صعب احتساب أو قياس المسؤولية، لذلك فالقيم الخلقية حاسمة وضرورية وخاصة في الأطر العليا.