Register now or log in to join your professional community.
1- لا يسمح لأي موظف بإجراء عملية من بدايتها إلى نهايتها.
2- الأشخاص الذين يتعاملون في النقدية يجب ألا يكون لهم أي علاقة بالسجلات المحاسبية الخاصة بالنقدية أو بدفتر أستاذ المدينين.
3- يفضل تركيز استلام النقدية ما أمكن في إدارة مركزية.
4- يجب قيد المقبوضات في الحال عند استلامها.
5- تشجيع العملاء على الحصول على إيصالات بالمبالغ التي دفعوها ، كما يجب أيضاً وجود رقابة على أشرطة آلات تسجيل النقدية.
كما أنه إذا سمحت المنشأة بسداد بعض المصروفات من النقدية الواردة بدلاً من إيداعها بالكامل في البنك ، فإن هذا الإجراء يسهل الاختلاسات. فالنقدية المختلسة يمكن تغطيتها بزيادة رقم المدفوعات عن حقيقتها أو بإثبات مدفوعات وهمية. فالأفضل أن تتم المدفوعات بشيكات بعد التحقيق منها واعتمادها من الجهة الإدارية المختصة بالمشروع.
7- جميع المدفوعات يجب أن تتم بشيكات فيما عدا المدفوعات الصغيرة فيخصص لها صندوق للمدفوعات النثرية.
يجب إعداد مذكرات التسوية الخاصة بالبنوك بواسطة موظفين لا علاقة لهم بإصدار الشيكات أو بحيازة النقدية.
1- استقلال امين الصندوق بعمله و ان لا يجمع بين عمله كامين صندوق وعمل محاسبي اخر،
2- موافاة قسم الحسابات بسندات القبض اولاً بأول ليتم قيده مباشرةً،
3- عدم صرف اي مبلغ نقدي الا بسند صرف نقدي و بعد قيده في سجل اليومية العامة و ختمه بختم تم القيد في الحسابات و بختم تم الصرف نقداً من امين الصندوق بعد التأكد من صحة توقيع المستفيد شخصياً مع تدوين بياناته الشخصية المؤيدة لشخصية المستلم،
3- لا يحق لامين الصندوق باحتفاظ اي مبالغ مالية او شيكات الا بسند قبض،
4- اذا كانت مرتبات العاملين تصرف عبر امين الصندوق من خلال كشف جماعي عليه تقع مسؤولية تحرير سند قبض بالمرتبات الغير مصروفة في يوم الصرف،
5- يتولى امين الصندوق مسؤولية تحرير كشف يومية حركة الصندوق نهاية كل يوم و تقديمه لقسم الحسابات لمطابقة رصيد يومية امين الصندوق مع رصيد سجل الصندوق في قسم الحسابات،
6- اجراء الجرد الفعلي نهاية الدوام للتأكد من الرصيد الفعلي بعد مطابقة كشف يومية الصندوق مع سجل الصندوق في قسم الحسابات،
