هل الافضل الاعتماد على البرنامج المحاسبى للشركه فقط ام ان يتم عمل دفاتر على الاكسيل مقابله للبرنامج للتأكد من صحه الارصده ولماذا ؟

ولماذ الازدواج بالعمل طالما ان البرنامج موثوق من الممكن عمل كشوفات اكسل مساعدة في حال الحاجة الي بيانات يصعب استخراجها من البرنامج

من وجهة نظرى المتواضعه البرامج المحاسبية رغم انها عامل امان وسهولة وسرعة فى الحصول على المعلومة الا انها لا تبنى محاسب جيد لان هذه البرامج تقوم بالترحيل للاستاذ وعمل موازين المراجعه وقائمة الدخل بالاضافة الى الميزانية

اما الاكسيل برغم اخطائة الكثيرة والتى يصعب التعرف عليها بسرعة الا انها كانت تعطى خبرة كبيرة للمحاسب

هناك بعض التقارير التى يلزم مصاحبتها بدفاتر يتم عملها على شيت إكسيل و لكن ليس الكل باتأكيد  ..

انا من جهتي اعمل بالاثنين معا لانني دائما في نظري ممكن ان يأتي يوم وبلمسة واحدة ممكن تتوقف البرامج وغير قادر على ان تعيدها وممكن اي نسخة احتياطية ان لاتعمل تبقى الدفاتر الرئيسية هي المستند الرئيسي

على حسب طبيعة البرنامج المستخدم بمعنى 

لو البرنامج موثوق يه وبيقدم جميع التقارير المطلوبة يبقى لية اعمل اكسل واضاعف من عبئ العمل على المحاسبين معايا

لو هو برنامج ضعيف او احنا لسه فى مرحلة التجربة يبقى طبعا نشتغل الاتنين افضل بحيث اننا نقارن ونتاكد من عدم وجود اخطاء

لا شك ان البرامج المحاسبية جعلت العمل المحاسبي اكثر دقة و اقل مجهودا. و لكن قد يكون هناك احتياج لبرنامج اكسيل للمطابقة مع البرنامج المحاسبي في بعض المهام مثل حركة الخزينة حيث يكون استخدام اكسيل فيه تاكيد علي صحة تسجيلات الصرف و الاضافة من الخزينة و كذلك فيه تجنب للكثير من الاخطاء و ذلك عن تجربة .

افضل نظام لمراقبة الارصده والدفاتر والتاكد من صحتها هو نظام الرقابه الثلاثى عن طريق استخدام 

1/ برنامج الشركه      2/ ملفات الاكسل المقابله للبرنامج        3/ الدفاتر المحاسبيه للشركه 

وهذا النظام مستخدم بالفعل فى العديد من الشركات مثل شركة صافولا مصر وهو يتيح لك التاكد من صحة الارصده والحسابات عن طريق المطابقه بين الثلاثة  مما يؤدى الى اكتشاف الاخطاء وتصحيحها فى الحال ان وجدت وبدون تاخير وبالتالى تكون البيانات الماليه للشركه دقيقه جدا جدا

يوجد الكثير من البرامج الموثوقة والتي هي جيدة بما فيه الكفاية للاستغناء عن الاكسل او الدفتر المحاسبي او ما هنالك من الطرق التقليدية وهي بنفس الوقت تعطيك تقارير لا تعد ولا تحصى لكل ما تحتاجه...اعتقد ان البرنامج يكفي مع الاخذ بعين الاعتبار قواعد السلامة(Backup)

إستخدام الحاسبات وبرنامج الإكسيل مفيد جداً حتى تكون الأرقام دقيقه وإستخدام الدفاتر مفيد أيضا حتى يكون هناك دائما مضاهاه وتطابق بين الدفاتر والحاسب الآلى لمزيد من الإتقان والدقه.

ان البرامج المحاسبية في اعتقادي موثوقة بشكل كبير ولكنها تفقد المحاسب المهارات المحاسبية الدقيقة حيث انها تقوم بكل الاعمال والاجراءات المحاسبية المختلفة في سرعة كبيرة ودقة الا ان الاخطاء من المحتمل وقوعها لذا اعتقد انه لابد من دفاتر شيت الاكسل تكون موازية لهذه البرامج حتى تكون النتيجة النهائية متطابقة وهذا هو المطلوب

الاكسيل هو شيت موثق للموظف للتأكيد على عمله وتسهيل عمله ، ولكن طالاما يوجد برنامج محاسبي فهو البرنامج المعتمد ولا يجوز التوثيق بشيت اكسيل في وجود برنامج محاسبي ، وانما من الممكن ان يكون تاكيد للمعلومة