سؤال اخنياري :من اهم اجراءات الرقابة على المبيعات ؟

شكرا لدعوتك على الاجابة

صديقتي العزيزة ان اجراءات الرقابة بشكل عام هي علم بحد ذاته واجراءات الرقابة على المبيعات من اكثر الاجراءات تعقيدا وطولا وتكلفة اذ ان الاجراءات الرقابة على المبيعات تتم بنفس الوقت معها اجراءات الرقابة على المدينين لارتباطهما بعضا ببعض وتتطلب تلك الاجراءات مايلي:

1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟ 2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟ 3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟ 4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟ 5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:• الترقيم المسبق.• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد. 6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟ 7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟ 8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟ 10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟ 11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟ 12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟ 13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟ 14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟ 15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟ 17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-• الترقيم المسبق.• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.• تبليغ قسم الشحن فورا بها.• تبليغ المستودعات فورا بها.• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها. 18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-• رقم أمر البيع.• اسم العميل.• المكان الذى ستشحن له.• وصف كامل للبضاعة وكميتها.• تاريخ الشحن.• وسيلة الشحن.• الإقرار بالاستلام 19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟ 20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟ 22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟ 23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: -• الترقيم المسبق.• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع. 24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟ 26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟ 27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟ 28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ 29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: -• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة. 30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟ 31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟

يمكن توفير الرقابة الداخلية من خلال وسائل عديد

ضبط وتسجيل جميع طلبات العملاء لشراء بضاع

رقابة البضاعة المباعة والتحقق من توفر المستندات اللازمة للبيع والتسليم وتسجيل ذلك ضمن حسابات العملاء

توفير إجراءات للمطالبة بالديون بشكل صحيح وفي وقتها

رقابة الودات من حيث اعتمادها واستلامها وتوفير مستندات لذلك والتسجيل بشكل دقيق وكامل  

التحقق من توفير كافة المستندات من فواتير وإشعارات من المفوضين بذلك

وجود إجراءات لمتابعة الديون والتحصيل لتقليل الديون المعدومة

مع اجابة الاستاذ جورجي عيسى

الجواب أ - المراجعة التحليلية عن طريق تناول :

السلعة : نوع المنتج المباع، أشكاله، ألوانه، أحجامه، السعر، جودته 

الناحية الجغرافية : المدن، المحافظات، البلدان الخارجية 

قنوات التوزيع : جملة تجزئة وكلاء

طريقة البيع : بالبريد ووكلاء متجولون، بالأمانة، سلسلة محلات

العميل : أجنبي، محلي، خاص، عام، حكومي

شروط البيع : آجل، تقسيط، نقدي، أمانة

نوع المشروع : فروع، أقسام

اتفق مع معظم الاجابات السابقه

و شكرا للدعوه للاجابه على سؤالكم

اؤيد اجابة استاذ جورج 

واعتقد انها اجابة شافية ولا استطيع الاضافة 

اتفق مع اجابة الاستاذ جورجى

آسف فهمي العربية ضعيف جدا اذا كنت تستطيع طرح هذا السؤال في اللغة الإنجليزية قد أكون قادرا على الإجابة لكم ... تحياتي

هل الموازنة التقديرية اداة للرقابة على المبيعات  وهل هناك اداة بديلة لها