ماهي الأسباب الرئيسية لكتابة التقارير ؟

من الأسباب الرئيسية لكتابة التقارير هي إفادة الإدارة العليا بمدى سيرورة العمل داخل المؤسسة ومدى تحقيق أداء العمل للنتائج المرجوة التي تسعى إليها الإدارة سواء كانت ربحية أوخدماتية أو نفعية بحكم أن الإدارة أو المؤسسة نسق مفتوح يتفاعل مع بقية الأنساق الأخرى ولهذا فإن بقائها واستمراريتها مرهون بالتقارير التي تمدنا بمدى فاعلية وجاهزية  ومدى جدية وانضباط الموظفين والعاملين داخل المؤسسة التي تترجم إلى تقديم خدمة نفعية للزبائن أو المستهلكين و هذا لا يتأتى إلا من خلال ممارسة السلطة الرقابية أو ما يسمى بمراقبة الأداء الوظيفي للعاملين داخل المؤسسة سواء كانت هذه الرقابة دورية أو شهرية أو سداسية أو سنوية

1. الهدف الأساسي من كتابة التقارير بالدرجة الأولى هي نقل المعلومات، و يمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:• معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة• التوثيق والتسجيل• تبادل المعلومات• معلومات مرجعيةالتقارير وسيله اتصالية عن طريقها يتلقى المديرون المعلومات التي يعتمدون عليها في رسم السياسات، ووضع الخطط واختيار أسلوب العمل المناسب داخل مؤسساتهم، كما تستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج، ومشكلاته، ومستوى الأداء في مختلف الأعمال في المنشاه.ورغم تنوع وسائل الاتصال داخل دوائر الأعمال، إلا أن التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل، ويرجع ذلك للأسباب التالية:1. تعتبر التقارير مصدراً دائما للمعلومات يمكن الرجوع إليها في أي وقت2. تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى، على فهم واستيعاب المعلومات والحقائق.3. تعتبر التقارير القاعدة الأساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها4. تتميز التقارير بالاعتدال في إعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الأخرىوعلى ذلك فان التقارير المكتوبة تعتبر من أهم وسائل الاتصال في منشأة الأعمال.

ومن بين العوامل التي عظمت أهمية التقارير :

1. النمو في كثير من العمليات في مجال الأعمال وتعقدها في المدى الطويل2. تنامي الحاجة لطرق أفضل لقياس أداء الإداريين3. التطور السريع في أجهزه ومعدات إنتاج المعلومات ذات الكفاءات الأكبروكثيرا ما يترتب على التقرير قرارات معينة، كفصل من العمل، أو استحقاق ترقيه، أو نقل، أو إعادة تصميم البرامج الحالية، أو توسيع نشاط المنظمة أو تحجيمه .

لذا ينبغي مراعاة ما يلي عند كتابة التقرير :

• تحري الدقة والموضوعية• التأكد من صحة المعلومات• الصدق في الإدلاء بالمعلومات• عدم تدخل الأغراض الشخصية في كتابه التقرير( كالصداقة والبغض والمصلحة)

أهداف التقرير :

لابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من وراء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يأتي :

1. إعلام الغير بأمر من الأمور2. تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محدده3. عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكله مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من اطلع عليه.

لذلك فان الهدف من إعداد التقرير يجب أن يكون واضحا ومحددا في جملة واحدة، مثل: ( الهدف من هذا التقرير معرفه ما تم انجازه في جهة ما والأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق وانجاز ما هو مستهدف خلال فتره معينه)... وهكذا

ويمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي :

معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة التالية :

 التخطيط: يبنى على معلومات عن أوجه النشاط المختلفة، ترد إلى الإدارة في شكل تقارير تمثل الانجازات السابقة والإمكانيات المتاحة ووجهات نظر وتوصيات القائمين على الانشطه المختلفة للإدارة، مما يساعد على إصدار خطط موضوعية وعلمية وقابله للتنفيذ و تتوفر لها مقومات النجاح. الرقابة: أن جوهر وظيفة الرقابة يمكن في مقارنة الانجاز الفعلي بما كان يجب أن يتم في ضوء الخطة الموضوعة وحسب معايير الأداء المتفق عليها، وحتى تتمكن الإدارة من إجراء هذه المقارنة فانه يلزمها دائما معلومات في شكل تقارير عن الانجازات التي تمت. التوجيه والإشراف: لا يستطيع الرئيس أو المسئول أن يمارس وظيفة التوجيه والإشراف دون الحصول على معلومات عن سير العمل وأي مشكلات أو معوقات تظهر أثناء التنفيذ، ولا يتيسر ذلك إلا من خلال نظام للتقارير يمده بشكل منتظم بالمعلومات اللازمة. المتابعة و التقييم: تتطلب عملية متابعة الانشطه المختلفة وتقييم أداء الأفراد والوحدات الإدارية ضرورة وجود تقارير تعرض الانجازات وتساعد على تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعه وتحدد الاختلالات التي وقعت وتقدم تحليلا لأسبابها وكيفية تلاقيها مستقبلاً.

2) التوثيق والتسجيل : تعتبر التقارير وسيلة للتوثيق والتسجيل، فهي تعبر عن نشاط وانجازات وأعمال تمت ونتائج تم التوصل إليها، ومشكلات واجهت العمل وأساليب معالجتها، فنجد مثل أن مجموعة التقارير التي تصدر نهاية كل سنه ماليه، تعتبر سجلا لنشاط المنشاه خلال هذه الفترة الزمنية، و تقارير تتضمن تحليلا لنتائج الأعمال وتقارير تقييم لمستوى الأداء والمعوقات التي واجهتها المنشاه.

3) تبادل المعلومات : تعتبر التقارير وسيله لتبادل المعلومات بين الوحدات و الانشطه المختلفة داخل المنشاه، و بالتالي التأثير على خطط و برامج هذه الوحدات بما يكفل تحقيق أهداف المنشاه.

4) معلومات مرجعية : هناك بعض التقارير التي تتضمن معلومات نحتاج دائما للرجوع إليها، مثال ذلك: تقييم الأداء التي توضح خطوات سير العمل والإجراءات المختلفة الواجبة الإتباع والنماذج التي تساعد مثل هذه المعلومات المرجعية في تدريب الموظفين الجدد أيضا.

فوائد استعمال التقارير :

هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرا استعمالها للتقارير منها:

1) إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، فلسفه المؤسسة. حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين.2) التبوء بالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينه، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .

3) مقارنة الانجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف4) تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوافرات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير

أنواع التقارير :

تنقسم التقارير إلى أنواع عديدة مثل :

أ‌- حسب موضوعاتها ومنها :

1. التقارير الاخباريه2. التقارير التحليلية أو تقارير البحث والفحص3. التقارير السنوية4. التقارير المالية5. تقارير دورية اشرافيه تتناول موضوعات معينه6. تقارير احصائيه وتضمن بيانات في صورة احصائيه كمية7. تقارير إدارية وتتعلق بعرض ومناقشة مشكلات إدارية معينه

ب‌- أنواع التقارير حسب درجة شكليتها رسمية أو غير رسمية :

1. تقارير رسمية2. تقارير غير رسميةج. أنواع التقارير حسب الصورة التي تخرج عليها ومنها:1. تقارير شفهية 2. تقارير مكتوبةد. أنواع التقارير حسب الجهة الصادرة إليها ومنها:1. تقارير داخلية 2. تقارير خارجية

كما ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع أخرى وفقاً لما يلي :

أولا: من ناحية الزمن :

1. تقارير دورية: وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة، عادة ما تحددها نظم العمل بالمنشاة أو قد يحددها القانون في بعض الحالات، وقد تكون هذه التقارير: يومية أسبوعية شهرية  ربع سنوية( كل3 أشهر) نصف سنوية ( كل6 شهور) سنويةوقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات، فهناك تقرير مبيعات يومي وأخر شهري يمثل إجماليات التقارير اليومية، وهكذا كما تؤثر العوامل التالية على تحديد دورية التقرير:أ‌. درجة حساسية الموضوع وتأثيره على بعض الانشطهب‌. مدى الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة

ت‌. ارتباط موضوع التقرير بموضوعات تقارير أخرى لها دورية ثابتة قد لا تستطيع المنشأة تغييرهاث‌. احتياجات ورغبات الإدارةج‌. المستوى الإداري الذي يرفع له التقريرح‌. اللوائح والقوانين2. تقارير غير دورية: وهي التي تغطي فترات زمنية غير ثابتة، وتختلف من تقرير لأخر وعادة ما يرتبط إصدار مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينه/ مثل وصول رصيد المخزون لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين، أو حدوث عطل مفاجئ لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين، أو حدوث عطل مفاجئ لإحدى الآلات على خط الإنتاج.وتسمى هذه التقارير الاستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع وتمثل مشكلة لأحد الانشطه الرئيسية للمنشاة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا واستثنائية، وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تحمل الصفتين معا، فنجد في بعض المصانع مثلا أن هناك تقريراً دوريا عن حالة الآلات  وأوقات التوقف وأسبابها ( أعطال، صيانة دورية، عدم توفر خامات،... الخ) يصدر أسبوعيا، كما يصدر تقرير فوري غير دوري في بعض حالات التوقف لبعض الماكينات أو حالات التوقف الناتجة عن أنواع معينه من الأعطال.

ثانياً: من ناحية الهدف :

1. تقارير متابعه: وهي التقارير إلي تكون مرتبطة بخطه موضوعة أو برنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وعادة ما تتضمن عملية مقارنه بين ما هو واقع فعلا وما كان يجب أن يتم وفقا للخطة أو البرنامج الموضوع، وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها وأحيانا ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي actual  ويرمز لها بحرف a  والتمثيل التقديري أو المخطط planned  ويرمز لها بحرف p  ، وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل في الخطط الموضوعية أو إعادة توزيع للمواد المتاحة.2. تقارير معلومات: وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينه، وتسمى أحيانا تقارير إخبارية وقد تتضمن تعليقاً يمثل وجهة نظر كاتب التقرير، ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق أو ما يطلق عليه البعض معلومات حقائقية مثل تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة، أو تقرير الأسعار العالمية لبعض المنتجات. ونادرا ما يترتب على مثل هذه النوعية من التقارير اتخاذ قرارات معينة، ففي معظم الأحوال تهدف إلى الاحاطه فقط، إلا أنها يمكن أن تستخدم عن إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السلاسل الزمنية والتي تمثل أرقام فترات سابقه، كما تساعد على اكتشاف الموسمية وتحديد ظواهر معينه.3. تقارير الدراسات: وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنشاه أو في البيئة الخارجية، وقد يقوم بها أفراد من المنشاه أو جهات أخرى متخصصة، مثل تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لإنشاء خط إنتاجي جديد بمصنع أو تنويع المنتجات، أو دخول أسواق جديدة، أو إتباع سياسة تسويقية أو ترويجية معينة.4. تقارير تقييم الأداء: وهي التقارير التي تقيم مستوى الأداء قياساً بمعايير موضوعية مسبقاً، وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعفاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى الأداء خلال فتره التقييم، وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير وتحديد أسلوب لقياس ومقارنه الأداء الفعلي بالمعايير النمطية لمثل هذا العمل. ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء الأفراد أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط، وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحيانا بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات.

ثالثاً : من ناحية المحتوى :

1. تقارير مالية ومحاسبية2. تقارير الانشطه3. تقارير الأفراد( الجانب الشخصي، الوظيفي، السلوكي، تقييم) .

رابعاً: من ناحية الشكل :

1. تقارير وصفيه: تقارير دراسات الجدوى، تقارير دراسة السوق واتجاهات المستهلكين2. تقارير سابقة التصميم: مطبوعة وعلى كاتب التقرير أن يملا بياناتها مثل: تقارير المتعلقة بالرحلات الجوية، الصيانة، تقييم الأداء للعاملينخامساً: من ناحية التوجيه:1. تقارير داخلية2. تقارير خارجية

خصائص التقرير الجيد :

هناك عدة خصائص يتميز بها التقرير الجيد من أهمها :

1. هدف أو غرض التقرير: كل تقرير فعال يجب أن يكون هناك سبب لكتابته.2. الإيجاز: كلما كان التقرير موجزا كلما كان أفضل، يجب أن يكون مختصراً، مباشراً، وألا يكون الإيجاز على حساب الشمول والكمال.3. الوضوح: يجب أن يكون التقرير واضحا ومفهوما و بلغه غير غامضة4. التوثيق: يجب أن يكون التقرير موثقا قدر الإمكان ومدعماً بمعطيات موضوعية، والغرض من التوثيق هو تمكين القارئ من اتخاذ قرار غير متحيز5. التاريخ: يجب أن يكو للتقرير تاريخ، وان تحدد الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير6. الإجراء الواجب اتخاذه: يجب أن تتضمن التقارير توصيه بما يجب عملة كنتيجة معطيات الوارد ذكرها في التقرير.7. التوضيحات: يقال " الصورة أفضل من ألف كلمة" ولذلك فأن التقرير الذي يتضمن خرائط ورسوما بيانية توضيحية أفضل من التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات.

مواصفات التقرير الجيد:

هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريراً جيداً، كما أنها تستخدم أيضا كمعايير للحكم على جودة وكفاءة ومهارة معدة وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي:

1. البعد الزماني: الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة التغطية كلما عظمت فائدة التقرير لإمكانية الانتفاع به عند التخطيط للمرحلة المستقبلية.2. الشمولية والارتباط بالموضوع: ويقصد بالشمولية أن يغطي التقرير كافة جوانب الموضوع ويجيب على كل التساؤلات المحتملة للقارئ، وذلك توفيرا لوقت القارئ ومعد التقرير.3. الدقة وصحة البيانات: تعتبر دقة وصحة البيانات التي يتضمنها التقرير عاملا أساسيا في الحكم على مدى جودته، ويتطلب ذلك من معد التقرير التأكد من المعلومات التي يعرضها، والإشارة أحيانا إلى مصدرها، وذلك حتى يكسب ثقة القارئ ويوفر له إمكانية الاعتماد على التقرير في اتخاذ قرار معين.4. مناسبة الحجم: يجب إلا يكون اصغر أو اكبر من اللازم، ويتوقف حجم التقرير على عدة عوامل منها:  الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير المستوى الإداري الذي يرفع له الموضوع الذي يتحدث عن التقرير شعور معد أو معدي التقرير بمدى الحاجة إلى الإسهاب أو الاختصارو هناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض، بأنه كلما كان التقرير كبيرا وزادت عدد صفحاته، كلما أعطى ذلك إحساسا بالأهمية وعكس الجهد المبذول في أعداده، والعبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى إشباع التقرير لحاجته من المعلومات.5.القدرة على الإقناع: كلما كان التقرير قادراً على إقناع القارئ بوجهة نظر أو توصيات كاتبه، كلما زادت درجة جودته، ويساعد على ذلك كفاءة الكاتب وقدرته على التحليل والاستنتاج وعرض الأفكار، ولاشك أن لغة الأرقام هي دائما الأقدر والأفضل على الإقناع خاصة لمراقبة ومتابعة تنفيذ الاستراتيجيات المختلفة.6. أسلوب العرض: يساعد أسلوب العرض بشكل مباشر في الحكم على جودة التقرير ويسهل مهمة القارئ، فلا شك أن التتابع المنطقي للأفكار والتكوين الهيكلي للتقرير ووجود عناوين رئيسية وفرعية وطريقه ثابتة للترقيم واستخدام وسائل إيضاح مناسبة، كل ذلك يعتبر عوامل مساعدة لرفع كفاءة وأسلوب عرض التقرير7. الموضوعية: و معنى ذلك البعد عن المؤثرات الشخصية عند عرض المعلومات والحقائق وتحليلها، ولا نسمح لمواقفنا وآرائنا الشخصية بان تحدد شكل وموضوع المعلومات التي يعرضها التقرير، فإن ذلك يضعفه في الحقيقة لا يقويه

المهارة في كتابة التقارير:

قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة، إلا أنها في الواقع عملية لها أصول علميه يجب أن تراعى، كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير، مثل: 1. القدرة على التفكير المنطقي2. القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور3. القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار4. القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبةومن هنا تظهر أهمية الإعداد السليم للتقارير، ومراعاة المبادئ العلمية لكتابتها، واكتساب المهارات الفردية اللازمة لذلك حتى تتحقق لها الفعالية والتأثير المطلوبين.

الهيكل العام للتقرير

بداية التقرير

v    صفحة الغلاف

v    صفحة المحتويات

v    إجراءات التعديل

v    المقدمة( الأهداف، المجال)

v    ملخص الإدارة

صلب التقرير

v    عرض المعلومات والحقائق

v    الجداول

v    الرسوم البيانية

v    الدراسة والتحليل

خاتمة التقرير

v    النتائج

v    التوصيات

v    الملاحق

و تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل :

1. مرحلة الإعداد2. مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي3. مرحلة الكتابه4. مرحلة المراجعة5. مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير

أولا: مرحلة الإعداد : ويتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي :

1. الإطار العام للتقرير( الموضوع أو المجالات التي يغطيها التقرير)2. معرفة الهدف من كتابة التقرير3. ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟4. من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟5. الاستخدامات المتوقعة من التقرير6. معلومات التقرير

ثانيا : مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي: يتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد مايلي :

1. المنطق العام للتقرير: الأفكار الرئيسية وارتباطها بموضوع التقرير ووضع العناوين الرئيسية المناسبة والعناوين الفرعية لكل عنوان رئيسي والتأكد من تسلسلها المنطقي داخل التقرير وارتباط النتائج التي تم التوصل إليها بالحقائق المجمعة2. الهيكل العام للتقرير: الذي يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسيه:1) بداية التقرير2) صلب التقرير3) الخاتمة3. مراجعة مادة التقرير: ماذا يعرض التقرير، وماذا يعرض في الملاحق؟ وكذلك درجة التلخيص المناسبةوعند صياغة التقرير يجب مراعاة مايلي:  لابد من مقدمة يبين فيها الكاتب الدوافع التي دعت إلى كتابه التقرير والمعلومات التي استعملها في اتخاذ قراراته

  عرض مسلسل ومرتب للبيانات التي يراها مهمة في توضيح أرائه ومعلوماته  خاتمه موجزه يوضح فيها كاتب التقرير راية حيال موضوع التقرير  إعادة قراءة التقرير قراءة متأنية لاستدراك ما فاته أو تصحيح ما أخطا فيه سهوا

ثالثاَ : مرحلة الكتابه: 

على الرغم من أهمية مرحلتي الإعداد والبناء الهيكلي للتقرير إلا أنهما غير كافيتين لضما ن جودة التقرير وغالبا ما يتطلب الأمر من كاتب التقرير كتابة مسودة أو أكثر قبل الوصول للشكل النهائي للتقرير ولعل أصعب مهمة هي كتابه المسودة الأولى و لتسهيل ذلك على الكاتب فانه ينصح بعدم أعطاء اهتمام كبير في هذا الوقت بقواعد اللغة أو أسلوب الكتابه حيث انه من المرجح أن تخضع هذه المسودات لتعديلات كثيرة. ويجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه:1. أن يكون التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا2. أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا3. أن يكون الانتقال من فقره إلى أخرى بسلاسة ويسر4. اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ5. استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض

رابعاً : المراجعة : 

يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابه للقارئ، تطبيق قواعد الكتابه( المقدمة، الخاتمة)، وضوح القواعد العامة للكتابة،  منطقيه وتنظيم التقرير، صحة هجاء الكلمات ومراعاة قواعد اللغة.

مهارات جمع وترتيب و عرض المعلومات :

البيانات والمعلومات : تشير البيانات إلى الحقائق والأرقام والحروف والكلمات والإشارات التي تعبر عن فكرة أو شي ما أو موقف محدد كأرقام المبيعات وأرقام الإنتاج.أما المعلومات فهي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى ناتج تشغيل البيانات التي تصف إحداث العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد ( الإدارة) مثل معدل دوران البضاعة ، نسبه السيولة... الخ.

 ولا بد أن تتوفر في المعلومات الخصائص التالية :

أ‌. الدقةب‌. ارتباطها باحتياجات المستفيدينت‌. الشمولث‌. التوقيت المناسب

البيانات

المعلومات

·        حقائق غير منظمة لا تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات

·        حقائق منظمه تفيد مباشرة في صنع القرارات

·        بمثابة مادة خام في نظام المعلومات

·        بمثابة المنتج في نظام المعلومات

·        مدخلات لنظام المعلومات

·        مخرجات لنظام المعلومات

دورة حياة البيانات :

• توليد البيانات وهي المرحلة التي يتم فيها خلق البيانات ويمكن توليد البيانات بواسطة الفرد من خلال الملاحظه أو بواسطة الإله.• تشغيل البيانات:  بمجرد خلف البيانات بعد توليدها يتم إجراء مجموعة من الخطوات اللازمة لتشغيلها منها: التخزين، التحويل إلى صور أو وسائل للعرض، النقل من مصادرها إلى التخزين ثم إلى التشغيل ثم إلى الاستخدام، فالتخزين ثانية، التشغيل، ( التصنيف والفرز وأجراء العمليات الحسابية والتسجيل والتجميع)• استخدام البيانات: يتم إرجاع المعلومات التي تم الحصول عليها إلى مراكز اتخاذ القرار حسب احتياجاتها، وترتكز القيمة الفعلية للبيانات عندما يتم تشغيلها وتحويلها إلى معلومات، تعتمد فائدتها على المعايير التالية: دقه المعلومات، درجة الاعتماد عليها، توقيت الحصول عليها، تكلفه تخزينها،وعلى ذلك فنهالك حاجه مستمرة إلى مراجعة محتويات ملفات البيانات لحذف البيانات غير الهامة.

التقارير وعلاقتها بالبيانات :

 تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراَ كافياَ صالحاً ومفيداً وفنياً وشكليا وموضوعياً، كلما اقتضى الأمر جمع اكبر قدر من البيانات بطريقه صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب.

و تتمثل مراحل إعداد التقرير في :1. جمع البيانات المرتبطة به2. تفريغ البيانات وتبويبها3. تحليل البيانات4. استخراج النتائج و التوصيات5. كتابة التقرير ونشرة

ويظهر الشكل التالي العلا قه بين البيانات و التقارير واتخاذ القرار:بيانات+معلومات+تقارير+اتخاذ قرار

مراحل ( خطوات كتابة التقرير) :

1. جمع وتنظيم المعلومات2. تحديد الأفكار الرئيسية3. كتابه المسودة الأولى للتقرير4. إعادة كتابة المسودة5. قياس قابلية التقرير للقراءة6. التدقيق7. تصحيح الطباعة

عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ :

o أن يكون كاملا، دقيقا وصادقاo أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاًo أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصيةo له بداية ووسط ونهايةo له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاءo أن يكتب في لغة واضحة ومباشرهo أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)o  استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكناo أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقريرo خاليا من الأخطاء