ماهى شروط خدمه العملاء الاساسيه لموظف الخدمه ؟

الابتسامه والتحية المناسبة للعميل باختصار شديد

حيث اذا توفرت تلك الامرين فان الموظف قادر على خدمة العميل فوق توقعات العميل                                                                                                          

يجب على موظفى خدمة العملاء الاهتمام بالعميل ومطلباته ف المقام الاول 

ايضا عدم التذمر من كثرة مطلبات او شكوى العملاء 

الاهتمام بقاعدة العميل دائما على حق (افهم مقصده وفهمه الصحيح والمفروض)

الابتسامة هى العامل الاساسى فى نجاح موظف خدمة العملاء وهى الباب لتييسير جميع المشكلات مع العملاء كما ان الالتزام بالابتسامه فى وجه العملاء تمييز لك عن الاخريين وبالتالى نجاح اكبر

يجب على موظف خدمة العملاء الالمام بجميع اعمال وتفاصيل المؤسسة او الشركة التى من الممكن ان يسال عنها العميل 

يجب ان يكون موظف خدمة العملاء صبورا قادر على العمل تحت الضغط ويكون لدية القدرة على امتصاص غضب العملاء

 فالمعيار الاساسى لنجاح موظف خدمة العملاء هو

( مدى إسعادك وإرضائك لعملائك)

والحفاظ على هذا الشعور الذي سيجعلهم يرجعون إليك في المستقبل وبالتالى نجاحك انت كموظف متميز .

اولا :- معرفة احتياجات العميل على حسب الخدمة التى تقدمها المنشاة

ثانيا:- تقديم افضل خدمة للعميل و محاولة ارضاه دائما

ثالثا :- يحب على موظف خدمة العملاء الالمام بكل الخدمات المقدمة و ذلك لتوصيل المعلومات بشكل صحيح و مفهوم للعميل

اهم شروط خدمة العملاء هي كما يلي:

1. التنبؤ باحتياجات العميل قبل ظهورها: وهي عنوان لكل شركة ناجحة أن تتبنى هموم ومشاكل العميل قبل ظهورها وتكون الخدمة بتميزها ضمن المستوى الذي يتوقعه العميل وأكثر واستحضار الأجوبة الذكية على تساؤلات العميل بجاهزية عالية المستوى.
2. الانصات للعميل: إن الانصات للعميل بشكل جيد واستيعاب مشكلته وتفهمها تكون من مفاتيح الحل لمشكلة العميل ، وتدل على وعي وادراك موظف الخدمة لهذه المهمة كأن يضع الموظف نفسه مكان العميل ، حينها يبدأ التعاطف الجدي مع المشكلة وسرعة البحث لها عن حلول جذرية.
3. الصدق مع العملاء: إن الجاهزية للانصات للعميل مع الصدق في توقعات الحل وافهام العميل في حالة استعصاء الحل بأنه سيبحث له عن مخرج لمشكلته هي من أهم نقاط الرضى التي سيرتاح لها العميل ويحث معارفه للتعامل مع الشركة لمصداقيتها مع زبائنها.
4. سهولة اتصال العملاء بمراكز الخدمة: إن من أهم عوامل نجاحات الشركات المنظمة هي توفير قنوات اتصال سريعة بتجهيز طاقم خدمة للعملاء يتفاعل معها وبقدم لها عبر تلك القنوات الحلول الامثل حتى يطمئن العميل على سلعته وخدمة منتوج الشركة بشكل جيد كأن توفر الشركة قنوات الهاتف النقال والفاكس والبريد الالكتروني وكذلك الهاتف المجاني.
5. الطموح لناء علاقة متينة مع العملاء: متابعة العملاء وإشعارهم بالتميز هو من علامات نجاح الشركة في ابقاء العملاء على علاقة متينة بها مثل استمرار التواصل معهم بالاتصال الهاتفي أو تذكرهم ببطاقة معايدة في الاعياد والمناسبابت الشخصية أو ببطاقة دعوة لاحتفالات الشركة المختلفة بمناسبة ذكرى تأسيسها أو عرض منتوج جديد يهم الناس وكذلك دعوة العملاء لندوات أو ورشات عمل تهمهم وتتعلق بالمنتوج المباع لهم وهو من علامات التأثير المباشر على العميل لشعوره بقيمتة العالية لدى الشركة وتقديرها له.
6. تخطي الوعود المعطاة للعملاء: إن تبني ايجاد حل لمشلكة العميل بما يتعلق بمنتوج ما فيجب على الشركة وبالتحديد دائرة الخدمة أن تكون على جاهزية تامة لاعطاء حقائق عنة طبيعة المشكلة وعن جاهزية الشركة لايجاد حلول لها واذا وعد الموظف عميله بالاتصال في اليوم التالي فعليه فعل ذلك ولا يتخلف عن موعده حتى لو قال له مرحبا وأفهمه عن سير العمل في حل مشكلته ، لان اهمال الموظف  في الاتصال حسب الموعد هو من أسوأ المواقف التي تهدد مصداقية شركة برمتها جراء عمل طائش كهذا، ويجب متابعة العميل حتى بعد الانتهاء من حل مشكلته والتي يجب ان تكون في وقت قياسي  كأن يتم اهداء العميل هدية ما عربون احترام ومحبة من الشركة واعتزازها به كعميل مما يكون له ابلغ الاثر في نفسه ويؤثر على التسويق ايجاباً لصالح الشركة لأن العميل هو عبارة عن اذاعة متنقلة!!
7. الاتصال الدائم للعملاء: إن تثبيت الالتزام بالاتصال الدائم بالعملاء واطلاعهم على كل ماهو جديد والعمل على دعوة العملاء لندوات تثقيفية للتعريف بالشركة وتاريخها ومنتجاتها هي من العوامل المهمة لتأكيد رسوخ صورة الشركة الايجابي في أذهان عملاءها،  كما أن مواصلة التركيز على نشر أخبار الشركة وتطورات منتجاتها عبر الوسائل الاعلامية المختلفة كالاتصال بالعميل عبر البريد الالكتروني ومواقع الاتصال الاجتماعي وكذلك موقع الشركة ذاتها الالكتروني والفاكس والهاتف النقال واصدار نشرة اخبارية كلما جد جديد للشركة وتوزيعه للعملاء سيبقي  العملاء على جاهزية دائمة للتعامل مع الشركة.
8. استخدام الابتسامة : إن من أهم ما يريده العميل عند طلب الخدمة هو الابتسامة والترحيب الدافيء به وهذا يمكن أن ينعكس بشكل ودي وأيجابي على نفسية العميل وشغفه بالتعامل الدائم مع هذه الشركة وكذلك دفء الحديث عند الاتصال والود الذي يعبر عنه الموظف بشكل هاديء ومؤدب يحث العميل للبقاء مع هذه الشركة في كل ما يحتاج من منتجات وخدمات تخصه.
9. عدم عزل العميل عن سير العمليات : إن ابقاء العميل على اطلاع تام عن سير العمليات هو من أهم العوامل لرضى العميل وإن العمل بأن الزبون على حق وبأنه لا يُخطيء ابداً هي قاعدة ذهبية للشركة في تعاملها مع العملاء. إن عدم الدخهول في جدل عقيم مع العميل يُفقد الشركة مصداقيتها حيث يكون موظف الخدمة عبارة عن ممثل للشركة وعن مستوى الخدمة فيها ، لذا على موظف الخدمة توخي الحيطة والحذر الشديدين بأن لا يقوم بتكذيب العميل أو محاولة التلميح بأن " هذا الأمر لم يحصل من قبل لدينا" أو " إن كلامك عزيزي فيه الكثير من المغالطات "..الخ ، إن اعطاء كل الاهمية للزبون لخدمته سيعطي الفرصة للشركة بمزيد من التطور والتقدم وذلك لسمعة الشركة بالبحث الدائم عن رضى العميل بالدرجة الاولى ، لأن العميل اذا اشترى عمل كل من في الشركة ، المعرض والصيانة وقطع الغيار إن وجدت وخدمة العملاء والمستودعات  والادارة المالية والادارة العامة ..الخ.
10. سرعة الانجاز للخدمة : إن العمل على سرعة الانجاز للعميل والبحث الدقيق في حل المشكلة للعميل يمنحه الطمأنينة كما وان لم يستطع الموظف حل المشلكة واحالها لمن هم اعلى منه رتبة في الادارة سيُظهر للعميل مدى اهتمام الشركة بكافة كوادرها لخدمته مما يعطيه الرضى التام عن الشركة وخدمتها المميزة.