كمدير... ما هي خطوات قراءتك وتحليلك لتقرير مالي وصلك من مرؤوسيك؟

اتفق مع اجابتك تماما

المقارنة الزمنية:

مقارنة التقرير الشهري بتقارير الاشهر السابقة، وبنفس الشهر من الاعوام السابقة. مع ملاحظة ان بعض المواسم يجب مقارنتها مع الموسم السابق، كالاعياد والمعارض والفعاليات التسويقية، مقارنة تقرير رمضان الحالي مع رمضان السابق. ومقارنة فعالية التسويق الحالية مع فعالية التسويق السابقة...

مصدر التقرير:

طلب التقرير من اكثر من مصدر واحد، وطرق متعددة، ثم مقارنتها، ويجب ان تطابق الارقام الاجمالية، 

مثل مقارنة صافي مبيعات الزبائن في تقرير مبيعات الزبائن التفصيلي مع صافي المبيعات في قائمة الدخل.

الادارة بالاستثناء:

اي التركيز على الحالات التي لا تنسجم مع سياسات الشركة وطبيعة العمل فيها. فطبيعة العمل ان تكون مبيعات الزبون اكبر من مسحوباته، وهنا يمكن طلب تقرير حول الزبائن الذي كانت مرتجعاتهم اكبر من مبيعاتهم ومعالجة هذه الحالات مع المختصين.

وطلب تقرير بالاصناف غير الرابحة، والاصناف التي ينخفض معدل ربحها عن وسطي الربح في الشركة. والتركيز على علاجها.

اختيار المؤشر المناسب:

ما هو الرقم الذي سيتأثر عندما يتم خرق سياسات الشركة.. فسياسة الشركة تقضي بان يكون المخزون يغطي فترة مبيعات بين ثلاثةاشهر وستة اشهر.. وهنا يجب طلب تقرير يتضمن اسم الصنف، وفترة تغطية المخزون. ويتم الترتيب تصاعديا.. فالاصناف التي انخفض مخزونها عن3 شهور او ازداد عن الـ6 شهور هي موضوع الدراسة.

الهدف من التقرير:

قبل طلب التقرير يجب التفكير جيدا بالهدف منه، لتحديد الشكل المناسب للتقرير والبيانات التي يوفرها.. عندما يكون الهدف معرفة تغطية الزبائن، فيجب ان يتم طلب جدول يتضمن في الحقل الاول منه اسماء الزبائن جميعاً (المعرفين لدينا) والحقل الثاني صافي مبيعات الشهر الاول، ثم صافي مبيعات الشهر الثاني.. الخ....... يجب عرض كل زبون حتى لا كانت مبيعاته صفر... يمكن اضافة حقل المنطقة او وكيل المبيعات لمتابعة الزبائن غير الفعالين مع الوكيل المختص.

وعندما يكون الهدف من التقرير هو جدوى التعامل مع الزبون (ربحية الزبون) ، يتم طلب جدول يتضمن الحقل الاول اسماء الزبائن الفعالين (فقط)، والحقل الثاني صافي المبيعات، والحقل الثالث: تكلفة المبيعات، والحقل الرابع: المصاريف الاضافية المتكبدة لدى التعامل مع الزبون من عمولة او اجور نقل، والحقل الخامس اجمالي ربحية هذا الزبون. .... لا ضرورة لعرض الزبون الذي مبيعاته صفر.

بعض المزايا المساعدة في اكسل لتحليل التقارير:

sort & Filter : لترتيب القيم تصاعديا او تنازليا وفلترة ما يوافق معيار ما..

spark line حيث يعرض مخطط بياني 

time line يمكن من خلاله الفلترة على فترة زمنية ما لدراستها. (شهر او ربع عام او ايام... الخ)

conditional formating يمكن من خلال التنسيق الشرطي تمييز القيم الاعلى والادنى، تمييز القيم المتطرفة، تمييز القيم المتكررة.

Pivot table يمكن من خلاله تجميع وتلخيص البيانات، وعرضها على اساس شهري او ربعي.. مما يسهل مقارنة البيانات.

اجابتك ا معتصم   وافية وكافية 

شاكر الدعوة 

إجابة الأستاذ معتصم وافية

بسم الله الرحمن الرحيم هي اول جملة  اقولها قبل كل شيء 

فيما يخص خطوات عملي كمدير فان الشيء الذي يلفت انتباهي هو السيرة الذاتية لمروسين العمل 

يعني من خلال الملاحظة يستنتج المدير ان العمل المقدم اليه يمكن ان يحتاج الى تحليلات بسيطة 

كمعرفة الفترة الزمنية للتقرير المالي و كم استغرق من الوقت 

كمتابعة  الحسابات المالية المرفقة للشركة و اذا كانت تتطابق مع ما جاء في التقرير 

و بعض التعديلات البسيطة 

وشكرا 

اولا اقوم بعمل تحليل لكافة البيانات داخل التقرير ومعرفة موعده 

عمل مقارنة تاريخية وفق نفس الفترة للوقوف على مدى دقة التقرير وادخال بالحسبات العوامل والمتغيرات التي حدثت

اقوم بالتأكيد مرة اخرى من الادارة المالية لاعتماد التقرير اذا كان متعلقا بالحسابات او بادارة المبيعات اذا كان متعلقا بحجم المبيعات

ومن ثم اقوم بوضع اسس واستراتيجيات للعام الجديد مبنية على البيانات التي تم جمعها من التقرير