ماهي الدورة المستندية الكاملة في مجال المخازن؟

الدورة المستندية للمخازن تبدأ باستلام مواد سواء مستوردة او محلية عن طريق بوليسة شحن أو فاتورة من الجهة التى تقوم بتوريد تلك المواد بالاضافة لاذن كتابى داخلى صادر للمخازن من ادارة المشتريات او ادارة الاعتمادات والبنوك التى تتعامل مع المورد الخارجى بميعاد وصول مواد وأصنافها ومرقومها وطبيعتها بالاضافة لكميتها حتى يتسنى للمخازن تحضير المكان المناسب والمعدات اللازمة لاستلام تلك المواد وعند الاستلام يجب مطابقة ماهو مكتوب فى الاذن الكتابى مع المواد المستلمة

ثم بعد ذلك عمل اضافة فى المخازن بالكمية المستلمة وارسال اذن الاضافة الى الحسابات أو الاعتمادات والبنوك لعمل التسويات الحسابية للمورد

ثم الصرف حسب اجراءات مخزنية محددة

ثم عمل يومية للاصناف الموجودة والمتبقية فى المخزن حيث أن اليومية توضح حركة الأصناف كلها من اضافة وصرف خلال يوم

ثم عمل كارتة الاصناف وهى توضح حركة الصنف الواحد خلال سنة

أولا: يتسلم العميل من المورد عرض أسعار

ثانيا: يقوم العميل بمراجعته والموافقة عليه وإرسال أمر الشراء

ثالثا: يقوم المورد بتجهيز البضاعة وإرسالها مع الفواتير الخاصة بها للمطابقة ولابد أن تتوافق الأسعار مع ما ورد بأمر الشراء ولا تزيد عنها

رابعا: عند استلام البضاعة يتم عمل إذن استلام بضاعة بالمخزن يوقع عليه مسئول المخزن

خامسا: يتم إرسال اذن الاستلام موقعا إلى قسم الحسابات لتسجيل الفاتورة الخاصة بالمورد في حسابه

هذا كان بخصوص عملية الشراء

وفي حال عملية البيع ، يكون عكس ذلك ويكون الترتيب كالآتي:

1. عرض أسعار من الشركة إلى العميل

2. عند استلام أمر الشراء نقوم بتجهيز البضاعة وإرسالها مع الفواتير

3. عند إعادة استلام الفواتير موقعة ومختومة يتم إرسالها للحسابات لتسجيلها على حساب العميل.

أما عن المستندات للحركات الداخلية فهي تقتصر على ما يلي:

1. أمر تحويل ، إذا تم تحويل بضائع بين مخازن أو فروع مختلفة

2. فاتورة بيع ، في حال تم البيع بشكل مباشر لغير العملاء المعتادين أو لموظفي الشركة.

أرجو أن تكون إجايتي أفادتكم مع أمنياتي بالتوفيق.

ماهي الدورة المستندية للمخازن

اذا كان مشتريات

اذن توريد من ادارة المشتريات

محضر استلام مرفق به بوليصة تسليم من المورد

مع تثبيت في يومية اضاف المخزن

ثم الصرف باذن صرف او البيع باذن بيع من ادارة المبيعات

وان كان وارد خط انتاج يكون ايضاً محضر استلام

واذن صرف أو محضربيع بعد اذن البيع من ادارة المبيغات  

الدورة المستندية للمخازن قد تختلف في بعض الاشياء من نشاط الي نشاط ولكن سوف نستعرض أساسيات الدورة المستندية للمخازن 

بعد أرسال أمر التوريد للمورد يتم أرسال صورة من أمر التوريد الي المخازن ولكن بدون أسعار الاصناف وذلك حتي يتم أشعار المخازن بتلك الاصناف وللأستلام المبدئي عليها    وعندما تصل البضاعه او الأصناف  يتم أستلامها ككميات فقط  ويتم توقيع أمين المخزن علي تسلمه لتلك الاصناف علي منافستو النقل(ليكون مستند للشركة المورده ) ثم يتم وضع تلك الاصناف في جزء مخصص بالمخزن يسمي   الفحص والاستلام ولايتم أضافتة إلا بعد فحص الجهه المتخصصه لتلك الاصناف وقبولها ومطابقتهاا لأمر التوريد الصادر من الشركة 

ثم أذن الاضافة ( أصل و3صور   أو أصل وصورتين ) ثم التسجيل في بطاقة صنف لكل صنف من الاصناف 

أصل أذن الاضافه للمالية (حسابات المخازن ) للتسجيل في الحسابات 

صورة لمراقبة المخزون  ، وصورة للمشتريات للمتابعه ولتسجيل أنه تم التوريد ، وصورة يحتفظ بها أمين المخزن 

يتم الصرف عن طريق طلب صرف من الجهه الطالبه ثم عمل أذن صرف 

ولا ننسي أذن تحويل مخزني من مخزن لأخر 

وأذن أرتجاع 

والمخازن بها كذلك سجلات العهده الشخصية (مستديمة ومؤقته )  وسجل الاصول المخزنه 

وكل هذا يمكن أن يكون ورقي أو الكتروني