ما الغرض من المواصفات عن الشراء ؟

الهدف من وضع مواصفات دقيقة للصنف او الاصناف المطلوب شراءه1- جعل المورد يعرف بدقة ما تطلبه المنظمة من المواد والمستلزمات .2- تساعد على تدوين الأصناف المطلوب شراءها في أوامر التوريد .3- تساعد على القيام بالفحص والاختبارات اللازمة للمواد والمستلزمات المشتراه بسهولة ويسر وذلك من خلال مقارنتها مع التوصيف المحدد لها في أوامر التوريد .4- توصيف الجودة يجب أن يعكس مستوى جودة المنتج النهائي من السلع والخدمات . ويتم توصيف الجودة للمواد والمستلزمات المطلوب شراءها بعدة طرق من أهمها ما يلي : أ – التوصيف بالعلامات التجارية : هناك اختلاف بين منظمات الأعمال بالنسبة لتوصيف جودة المواد والمستلزمات الأخرى التي تقوم بشرائها بالاعتماد على العلامات التجارية ، فالبعض منها تعتمد على ذلك كثيراَ والبعض الأخر قليلا ما تعتمد عليها وهذا يعود إلى الاختلافات بين الأصناف التي يتم شرائها من جهة ومن جهة أخرى يرجع ذلك إلى نوع وظيفة المنظمات نفسها . والاعتماد على العلامات التجارية يرجع إلى أن المورد يحرص على شهرته وعلى استمرارية الاحتفاظ بمستوى الجودة الموجودة في الصنف الذي يتاجر به من المواد أو المستلزمات الأخرى في حين أن منظمات الأعمال عند شرائها للمواد والمستلزمات المطلوبة تعتمد على الصنف ذو الاسم أو العلامة التجارية ودرجة رضاه عنها . وهناك حالات عديدة تجعل المنظمات تتبع طريقة التوصيات بالعلامات التجارية منها : *في حالة كون خواص وتركيب المادة أو المستلزمات الأخرى المطلوب شرائها غير معروفة أو سرية . *في حالة ما تكون طريقة صنع أو تركيب المادة معروفة عن طريق العلامة التجارية فقط . *في حالة ما يكون هناك صعوبة في تحديد المواصفات نتيجة لصعوبة العمليات الصناعية للمادة عند المورد ونقص الكفاءات القادرة على التوصيف عند المشتري . *في حالة الشراء البسيط أو بكميات قليلة . * في حالة شراء الآلات والمعدات المشهورة بعلامات تجارية معينة . ويعاب على هذا التوصيف أن الاعتماد عليها قد يؤدي إلى حرمان المنظمة من فرص التعامل مع مصادر التوريد المتعددة وإلى إهمال بعض الجوانب المتعلقة بالجودة المناسبة مع احتمال توقف المورد الوحيد للسلعة ذات العلامة التجارية عن التوريد . ب – التوصيف بتحديد المواصفات : تستخدم هذه الطريقة في توصيف المواد والمستلزمات الأخرى من خلال وضع توصيف دقيق وكامل للمادة المطلوب شرائها بما يضمن وصولها إلى المورد بشكل محدد ودقيق عبر أمر التوريد ، والتوصيف قد يكون بتحديد حالة الصنف والاشتراطات المطلوب توافرها فيه لكي يتناسب مع الاحتياج الفعلي له من قبل المنظمة أو قد يكون الشكل والمقياس وبقية المواصفات الأخرى ، ومن أهم مميزات هذه الطريقة أنها تدل على فهم كامل للاحتياجات من المواد والمستلزمات الأخرى وتساعد على القيام بعملية الفحص بدقة بناء على المواصفات المحددة في أمر التوريد كما أنها تتيح الفرصة للتعامل مع عدد كبير من الموردين ، كذلك فإنها تجنب الخلافات بين المنظمة والمورد .أما أهم عيوب هذه الطريقة فتتمثل في أن تكاليفها غالية في حالة كون الكميات المطلوب شرائها قليلة وفي حالة فحص المواد عند توريدها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة إضافة إلى المغالاة في تحديد المواصفات قد يؤدي إلى زيادة تكلفة الشراء وإلى صعوبة حصولها لدى الموردين المحليين . جـ - التوصيف عن طريق الرتب : تستخدم هذه الطريقة في توصيف المواد والمستلزمات الأخرى النمطية والمتجانسة من حيث الشكل والحجم والمقاس والجودة ....إلخ ، بحيث يتم وضعها في رتب معينة مثل القطن الذي يصنف إلى درجة أولى ودرجة ثانية ودرجة ثالثة أو طويل التيلة والمتوسطة التيلة وقصير التيلة ، حيث يتم تجديد الرتب بواسطة الدولة أو الغرف التجارية الصناعية ويشترط لنجاح هذه الطريقة أن تتوافر رتب محددة تحديداَ دقيقاَ لكل رتبة على أساس مقاييس ثابتة وأن يتم الالتزام بها من قبل المنتجين والموردين لها . د – التوصيف بتحديد الخصائص : تستخدم هذه الطريقة في حالة توصيف المواد والمستلزمات الأخرى المطلوب شرائها والتي تحتوى على خواص طبيعية تتمثل بالمتانة والقوة والمرونة ودرجة الاحتمال وقابلية الشد والمط ...إلخ كالمنسوجات والمواد والمستلزمات التي تحتوي على خواص كيماوية مثل الحبر الذي يجب أن تتوفر خصائص معينة في تركيبته الكيماوية بحيث يتلاءم مع نوع الورق المستخدم ، وكالخامات المعدنية والبلاستيكية ، ومواد الدهان المختلفة والشحوم والزيوت . فالتحليل الكيماوي هو الذي يحدد الصفات المطلوب شراءها من مواد أو مستلزمات والتي تميز الصنف ومكوناته وخصائصه . هـ - التوصيف عن طريق الأداء : تستخدم هذه الطريقة لوصف جودة المواد والمستلزمات الأخرى حيث يتم وصف المادة من خلال تحديد الأداء الذي تؤديه أو الوظيفة التي يجب أن تؤديها المادة المطلوب شرائها وهي تتميز بأنها سهلة الإعداد والتحضير والتأكد من إمكانية الحصول على الأداء المطلوب من المادة بشكل دقيق ، ويعاب عليها انه قد يتم استخدامها بشكل غير سليم وبالتالي اختيار الموردين على أساس غير سليم . و – التوصيف عن طريق العينات : تستخدم هذه الطريقة إما عن طريق عينة يقدمها المشتري الى المورد ويطلب منه أن يوفر له المواد أو المستلزمات وفقا لها أو أن يقوم المشتري بطلب عينات من المواد والمستلزمات المطلوب شرائها من المورد ويتم فحصها واختيارها للتأكد من مواصفاتها وسلامتها لاحتياجاته وأحيانا فإن الموردين هم الذي يقومون بعملية عرض عينات عن ما لديهم من مواد ومستلزمات على المشترين للاختيار من بينها ما يناسب احتياجاتهم ، وتعتبر هذه الطريقة من أسهل الطرق بالنسبة للمشتري الذي لا يريد الدخول في مشاكل تتعلق بتحديد المواصفات المطلوبة حيث أن المنظمات تلجأ إلى هذه الطريقة في حالة عدم قدرتها على وضع مواصفات دقيقة للمواد المطلوبة وعند عدم رغبتها في مشاكل تحديد المواصفات وفي حالة كون الشراء غير متكرر وفي حالة اعتماد العطاءات في الشراء .