Register now or log in to join your professional community.
ماهي الخطوات التي تتبعها لأجل تحسين سير العمل ...وعدم تأثر الانتاج ..
أولاً : شكراً لك أخي محمود على دعوتي للمشاركة في الإجابة على هذا السؤال المفيد.
ثانياً : عندما يتم تعيين الشخص مديراً عاماً لشركة , و يلتحق بالعمل الجديد ، عليه قبل أن يباشر مهام منصبه أن يكون قد أعد خطة العمل التي سيعمل بها مع فريق العمل الجديد والتي يوضح من خلالها طريقته ومنهجه في العمل ومن أجل ذلك، عليه :
1 - يطلب من معاون المدير إعداد تقرير مفصل عن أداء ونتائج الشركة خلال الثلاث سنوات الأخيرة وتقديمه إليه مباشرة بنهاية دوام اليوم نفسه.
2 - يطلب من معاون المدير بشكل ( سري و عاجل ) إعداد تقارير كاملة ومفصلة عن كل إدارة من إدارة الشركة وتقديمه إليه مباشرة في بداية دوام اليوم التالي على أن يشمل معلومات عن ( الكادر الوظيفي - الأداء - نتائج الأداء - المعوقات التي تواجهها الإدارة ).
3 - يطلب بشكل ( سري وعاجل ) من مدير كل إدارة بالشركة إعداد تقرير كامل ومفصل عن إدارته يشمل معلومات عن ( الكادر الوظيفي - الأداء - نتائج الأداء - المعوقات التي تواجهها إدارته - ملاحظاته و مرئياته و توصياته ) وعرضه عليه مباشرة بنهاية دوام اليوم نفسه.
4 - طلب ملفات جميع مدراء الإدارات والإطلاع عليها لأخذ فكرة عن كل مدير لمعرفة مؤهلاته وخبراته ومهاراته وقدراته.
5 - طلب تقارير الأداء الوظيفي لكل مدير عن آخر ثلاث سنوات والإطلاع عليها.
6 - الإطلاع على الهيكل التنظيمي والتنظيم الإداري للشركة.
7 - الإطلاع على دليل الإجراءات الإدارية.
8 - الإطلاع على تقارير دوران العمل خلال الثلاث سنوات الأخيرة.
9 - توزيع استبانة وأرى أن يكون نموذج التقييم التغذية العكسية360 Degree Feed back
حيث يتم إختيار خمسة أفراد من أقسام مختلفة بكل إدارة من إدارات الشركة ومن مستويات إدارية ( عمال - إداريين - رؤساء أقسام - مشرفين - مدراء ادارات ).
ملاحظة : (( الأفراد من الفئات المختلفة يرون الأمور من زاويا مختلفة ويدلون بيانات مختلفة ، وهذا يزيد من صحة ودقة وأهمية النتائج )).
10- بعد الإطلاع ودراسة كل هذه التقارير والمستندات والمعلومات يكون قد كون فكرة واضحة ومعرفة شاملة تضمن له خلفية قوية تمكنه من وضع خطته ورسم منهجه وطريقة سيرة وتوضح له الخطوات التي سيتبعها لأجل تحسين سير العمل وضمان عدم تأثر الإنتاج.
11- بعد دراسة كل تلك المعلومات واستخلاص النتائج منها يقوم بإعداد تقرير شامل ودقيق مرفقا به توصياته ومقترحاته يقوم بإعداد خطه العمل بناءاً على تلك الدراسات متظمنة عدة إجراءات تصحيحة وتطويرية تعالج هفوات وأخطاء الماضي وتحقق مزيداً من التقدم والازدهار للشركة.
12- خلال مناقشة خطته مع الإدارة العليا يحاول كسب الثقة من خلال المناورة للحصول على صلاحيات أفضل تسهم في إنجاح العمل ومن ضمن هذه الصلاحيات صلاحية إختيار مساعده ومدراء الإدارات وقبول توصياته بشأن تعيينهم أو الاستغناء عنهم.
13- بعد إقرار الخطة من الإدارة العليا وتعزيز ثقتها فيه بمنحه الصلاحيات التي يريدها ، يعقد إجتماع لكل القيادات الإدارية في الشركة يقوم فيه بالآتي :
مناقشة التقارير التي قدموها مسبقاً والتوصل إلى حلول يقوم بإصدار القرارات الإدارية التالية :
أولاً : توزع المهام وتركيز المسؤوليات :
من خلال التنظيم الإداري للشركة ( الموجود في إدارة الموارد البشرية أو الشؤون الإدارية ) الذي يوضح الآتي :
1 - اسم الإدارة و الوحدات والأقسام والشعب التابعة لها.
2 - شرح لمهام وأعمال هذه الإدارة و دورها في المنظومة و إرتباطها ببقية الإدارات الأخرى في المنظمة حسب موقعها في الهيكل التنظيمي.
3 - مسميات الوظائف بهذه الإدارة ومواصفاتها وشروطها.
4 - العلاقات الوظيفية داخل الإدارة نفسها.
( أ ) المرجعية الإدارية لكل وظيفة ( المسؤول المباشر ).
( ب ) الإرتباطات الوظيفية لكل وظيفة ( المرؤوسين ).
5 - الإجراءات الإدارية التي تحكم سير العمل وطرق الأداء.
ثانياً : إلزام كل موظف بالالتزام بمهام وظيفته والتقيد بمسؤولية.
من خلال التوقيع على قرار إداري بذلك.
ثانياً : يطلب من من مدراء الإدارات خطة عمل لكل إدارة.
ثالثاً : تحذير المقصرين والإشادة بالمتفانين والتلويح بحصوله على صلاحية اختيار طاقم العمل و تغييره كاملاً إن لزم الأمر، وكذلك صلاحية الاستغناء عن كل مقصر أو غير متعاون .
من وجهة نظري اهم شيء تحديد الاختصاصات
ثانيا لن التفت الي النفوز فالمعيار هو الانتاجية
ثالثا اذا كان من اصحاب النفوز لماذا لم يتم تعيينه مدير عام؟.. علي ما اعتقد الاجابة واضحة
من المدير أنا ...؟ أم هو ..؟ إن كنت مديرا عليه فلن ينفعه نفوذه إلا بالحق وإن كان هو المدير فليبحث له عن مكان آخر يبسط عليه نفوذه ومن خاف من الله لاتخيفه المخلوقات ...... وهناك مثل شعبي مصري يعجبني : ( إمشي عدل يحتار عدوك فيك )
اتخذ قرار تغيير معاون المدير
اتصرف بتصرف العقلاني وابدا بصنع سيره التي تتماشا مع معاون المدير حتى اكسبه الى صفي وحتى اعرف نقاط ضعفه ولكل واحد نقاط ضعف
يا استاذي العزيز في مثل هذه المواقف لا توجد قواعد انما توجد الموهبه في السيطره علي العاملين واستخدام الاساليب المتاحه من ثواب وعقاب وشد وجذب وفي حالة الفشل لا مفر من الانسحاب وعدم المشاركه في اخطاء ضد المبادئ والقيم
أولا ومن الواجب الجلوس مع هذا المعاون وأتناقش معه بطريقة سليسة لكي نكتشف طريقة التي يفكر بها وطبيعة شخصيته والتعرف أفكاره و على المشكل الذي وقع فيه الطرفين (المدير السابق مع المعاون) لأن المشكل هومجموعة من الاسباب ، وهذه الأخيرة أدت بطرفين الى النزاع . فعندما نشخص الظاهرة بشكل أكثر تعمق ، من هنا يسهل عليا ضبط الخلل هل في المعاون أم في تعامل المدير، وغالبا المديرين الشركات نجدهم يضغطون على الأشخاص الذين أقل منهم مرتبة وهذا غير مقبول أبدا، إذن فالمعرفة الجيدة للمعاون هي التي تجعلني كمدير اتخاذ ما ينبغي اتخاده دون إلحاقه الضرر أوشيء من هذا القبيل ، وإذا كان المدير متخلقا شبه مستحيل أن يجد عراقيل مع عماله بمختلف مراتبهم .
التفهم هوا اساس كل عمل والمرونة خاصة في التعامل مع الناس كل حسب نيته احاول ان اكون مرنا ومتفهما قدر الامكان مع ضرورة العلم اني بشر وهوا بشر ولكل خصوصياته في التعامل والطباع ولكن ارى ان العمل اقدس من ان نحمل طباعنا الى الشغل فالمدير هدا يبدو ان له طباعا خاصة كان يجدر ابقاءها في البيت ولكن وان حدث دالك علي ان اودي عملي بكل تفاني واتقان وما هو مطلوب مني دون ان يوثر هدا الشخص على سير العمل ولكن ان جمعنا حديث جانبي حول العمل فاحاول ان نشكل فريقا صغيرا للامصلحة الشمروع ويكون اساسه التفاهم والاكيد ان كان الاسلوب مناسبا سيلين هدا المدير ويغير طريقته فهو يبقى بشر والبشر يوثرون ويتاثرون
العمل ليس به نفوذ لاحد لتحسين الانتاج ومن يخطا يحاسب
مادام هو تحت سلكتى احاول ان اقلل من نفوذه التى لا تؤذينى فى شئ ولكن لكى احجمه وان استطعت ان اغيره فهذا احسن مادام هذا قانونى وثبت فعليا امه يستند الى النفوذ الاعلى اما اذا كان هو المدير فاحاول ان اثبت نفسى بقدراتى وموهبتى وحبى وتفاني فى الشغل
