ما هى المقومات الشخصية التى يجب أن يتحلى بها السكرتير التنفيذى ليكون ناجحاً؟

عدى المهام الروتينية الواجب توافرها في اي سكرتير ناجح وهي:

1- سرعه اداء الواجبات الوظيفية

2- المظهر الجيد والابتسامة والاحترام والمعاملة الطيبة

3- اللغة واجادة الكمبيوتر والرد على الاتصالات

وغيرها من المهام الاخرى

فان السكرتير التنفيذي مطلوب منه ان يكون:

1- محافظ على السرية التامة للاعمال

2- الامانة في اداء المهام وعدم افشاء المعلومات لجهات اخرى

3- نطاق المعرفة يجب ان يكون اكبر ليشمل اولويات الوظيفة الادارية ايضا

4- مهارات عالية في التواصل مع جميع الجهات واللباقة في الحديث

5- مهارات عالية ودقة في اتخاذ بعض الاجراءات التي قد توكل اليه عند غياب المدير كخطوة اسعافية حتى حضوره

6- بعض الصفات القيادية وقوة الشخصية

7- ان يكون مصدر ثقة بانه سينفذ كل ماقد يوكل اليه من مهام

8- يعي جيدا مايجب عليه القيام به للتحضير لاجتماعات الادارة من جميع الجوانب من الالف الى الياء

9- ان يكون لديه علاقات جيدة مع الجهات التي يتم التعامل بها وكذلك امكانية تكوين علاقات جيدة مع الجهات الجديدة

ان يكون لبق في التعامل ذو اطلالة بهية يمتلك الموهبة في التحدث مع الناس شخصياً وعبر الهاتف ويستخدم جهاز الحاسوب بمهارة وسريع في الطباعة وانيق ويجيد اللغة الانجليزية بطلاقة يحفظ اسرار العمل بدرج خاص يسمى المكتوم ولا يفتحه الا هو او المدير فقط يتحلى باخلاق عاليه وادب يستطيع امتصاص غضب المراجعين والموظفين والمدير

لابد أن تتسم شخصية السكرتير التنفيذى بالقبول من نواحى عدة أولا لرئيسه حيث أنه يعتبر مساعد شخصى لمديره المباشر و ثانيا لكل من له صله بعمله و ذلك يؤدى لتقدمه دائماً فى علاقات العمل و الإنجاز بكل دقة فى أقل وقت و بأقل مجهود و لا يسمح له بالخطاء حيث أن أخطائه من الممكن أن تعكس صورة سيئة لمديره و تفقده مصداقيته و هذه سمة لا يمكن أن يفقدها السكرتير التنفيذى الناجح ، و أضيف لما سبق أنه يجب أن يتوفر لديه معلومات و خبرات فى مجالات متعددة حيث أنها تنعكس على قدراته فى تنفيذ الأعمال التى ليس لها علاقة بالسكرتارية و ذلك غالبا ما يحدث مع السكرتير التنفيذى.

أبرز الصفات التي يجب توافرها في السكرتير : العمل بأحترافية, الدقة, الأمانة وعدم أفشاء أسرار العمل , الشخصية المحببة , الأبتكار , الموضوعية...