ماهي مهام السكرتير التنفيذي بعد الانتهاء من عقد اي اجتماع للمدراء؟

فور انتهاء الاجتماع  عليه إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر كل مادار من حوار واسئلة واجوبة    1-عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده.   2-قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين.   3-اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا.   4-اسم رئيس الاجتماع.   5-جدول الأعمال.   6- ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال.   7- خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية.   8- تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي.

 

تدوين القرارات التي تضمنت بالاجتماع

تدوين نقاط الاختلاف لعرضها على المدير التنفيذي

عمل تقرير عن نهاية الاجتماع ووضعه بملف الاجتماعات ويسمى باسم انعقاد الاججتماع

اسماء المدراء واسماء اقسامهم واسم محضر الاجتماع

عمل جدول بالملاحظات التي تركت للاجتماع القادم وتدوين تاريخه اذا حدد اثناء الاجتماع ومهام كل شخص مطلوبة لاحضارها وتجهيزها

1- تجهيز مسودة محضر الاجتماع بجميع تفاصيله ( المحضر يعمل على كتابته السكرتير التنفيذي اثناء حضوره الاجتماع مع المدراء )

2- توزيع مسودة محضر الاجتماع على المدراء الذين حضروا والذين لم يحضروا في الاجتماع لغرض الاطلاع والتعديل ان تطلب الامر

4- تجهيز المحضر النهائي للاجتماع وارساله للمدراء للتوقيع عليه

3- عرض المحضر على المدير العام لتعميده والامر بالتوزيع

4- عمل رسالة تغطية للمدراء الذين حضروا الاجتماع والذين لم يحضروا مرفق فيها المحضر مع تحديد المهمات الموكلة لكل مدير لغرض تنفيذها بحسب ماتم الاتفاق عليه في الاجتماع

5- متابعة تنفيذ التكليفات والقرارات والتوصيات الواردة في محضر الاجتماع مع المدراء المختصين وتسجيل الى ماوصلت اليه الاجراءات اولا بأول لغرض عمل عرض لها في الاجتماع التالي ومعرفة ماتم انجازه ومالم يتم واسباب التاخير والاخفاق في حالة عدم الانجاز

شكرا على الدعوة، ولكن ساترك الاجابة لذوي التخصص

إعداد محضر الاجتماع . تسليط الضوء على نقاط العمل و الأشخاص المسؤولين عن ذلك.

لمعرفة الاجابة على سؤالك انصحك بقراءة هذا المقال 

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

إعداد محضر الاجتماع . تسليط الضوء على نقاط العمل و الأشخاص المسؤولين عن ذلك.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>