عرف وظيفة السكرتير التنفيذي وحدد الوصف الوظيفي لهذه الوظيفة؟

تعريف

هو موظف في شركة يقوم بدعم السلطة التنفيذية، الرئيس التنفيذي، أو المدير، وله القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة في الوقت المناسب. وإدارة المكاتب بصورة شاملة من الألف الى الياء وحضور الاجتماعات أو المؤتمرات بدلا عن السلطة التنفيذية في بعض الاحيان ان تطلب الأمر.

 

 

الوصف الوظيفي الدقيق لهذه الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين

التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب

 جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات

اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.

 إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.

 التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن

 إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة

 ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه

 إعداد التقارير الإحصائية.

 إدارة جداول البيانات.

 استقبال الزوار وتحيتهم.

 إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص

تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.

 تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك

إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا

 التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها

 المساعدة في إعداد ميزانية المكتب

تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.

 تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.

 عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك

 التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها

تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها

 متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.

 استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.

توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص

 الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.

التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا

 العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر

 اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها

 

 

فإذا كنتَ أو كنتِ تقوم بهذه المهام على اكمل وجه اذن انت سكرتير تنفيذي ناجح جدا بل قيادي ناجح

 

 

 

 

•    مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial  ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary  هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .

•    ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها . 

الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :

   

أولا الصفات الشخصية :

 

    أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة

    أن يتميز باللباقة وحسن التصرف

    أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة

    أن يكون قوى الثقة بنفسه

    أن يكون حسن المظهر

    أن ينجز العمل بإتقان ودقة

    أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع

ثانيا : الصفات العلمية :

 

    أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية

    أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله

    أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة

    أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل المنشأة

    أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال المنشأة

ثالثا الصفات العملية :

 

    الطباعة

    الإملاء

    النسخ

    معالجة البريد الوارد والصادر

    استعمال الهاتف

    معالجة المعلومات والبيانات

   مهارات الاتصال

    مهارات تحديد المواعيد والاستقبال

 

إنك لم تصبح سكرتيرة أو سكرتير تنفيذى أو إداري لأن لديك قدره على النسخ على الكومبيوتر او الآله الكاتبه الكهربائيه أو لأن ابتسامتك مبهره ، لكن هناك خطوات ضروريه تمر بها لتحصل على تلك الوظيفه . ولكن صدقوني كل واحد يمكنه أن يصل إلى ذلك الهدف ، ويتعلم كيف يكون أحد الممتازين فى هذا المجال. إذا أخذت دورة فى أعمال السكرتاريه , سوف تتعلم الأساسيات التى تساعدك.ولكن لتتمكن من الحصول على الاعتراف بك كسكرتير والوصول إلى الهدف من أن تصبح سكرتير تنفيذي ، ستحتاج الى تطوير نوعيات معينة من الصفات، فى هذا المقال سوف تجدهم ، وأنا متأكده أنك سوف تكون سكرتيره أو سكرتير تنفيذى موضع إحترام لكفائته العاليه.

أولا : المحافظه على السريه :السرية هي الصفه الرئيسيه للسكرتير التنفيذي الجيد . من دون هذه الثقة بين رب العمل والموظف لن يكون هناك ثقه بعد الآن. خلال سنوات عمله و الخبرة في العمل كسكرتير يتطور الموظف ، ويتعلم كيفية المحافظه على سريه الامور. صدقوني هناك الكثير من السلوكيات التي يمكنك تجنبها لتحافظ على سريه العمل منها الآتى :ــ

· الحديث عن وظيفتك و تفاصيلها خارج العمل أو ما يحدث أثنائها ــ التحدث عن رئيسك أو قرارته أو أين يذهب ، اوالغرض من أى رحلة يقوم بها ــ الاستماع الى محادثة سرية عن شيء ثم تقوم بنشرها و التعليق عليها مع باقى العاملين أو حتى أحدهم . إذا كنت لا تستطيع منع نفسك من النميمة أو حب الإستطلاع لا يمكنك أن تصبح سكرتير تنفيذى أو إدارى و هذه الوظيفه ليست مكانك على الإطلاق لأنك شخص لا تستطيع أن تحفظ سر.

ثانـيــا : الأمـــانة الأمانه مع السرية معا من الصفات العظيمة التى تجعلك سكرتيرا متميزا. هناك طرق كثيرة لتكون أمينا الآتى بعض الأمثلة  الوقت الذى تقضيه فى الدردشة أو اللعب على الكمبيوتر ينبغي القيام به في وقت فراغك ، ووقت الغداء أو في المنزل و ليس فى أوقات العملأي شىء ملك الشركة عليه البقاء داخل الشركة ما لم يكن لديك الإذن لأخذهما يوجد داخل الخزينه من مال هو ملك المنشأه لا يمكنك أخذ شىء منه دون إذن ، إنه لا يخصك فلا تأخذ منه مهما كان لديك عذرا أو حتى إذا كنت تنوى في إعادتهإذا كان لديك عمل مطلوب إنجازه لابد من الوفاء به فى الميعاد المحدد و لا تؤجله لاى سبب. لا تغادر المنشأه الا فى الميعاد المحدد للمغادره. لا تخرج مبكرا الا بإذن.مكافأة أن تكون أمينا ، هى إنك سوف تكسب المزيد من التقدير لعملك ، وقد تحصل على ترقيه أو زياده فى المرتب. وستحصل أيضا على الترقيه اللازمه للوصول الى هدفك كسكرتير تنفيذي مشهود له بالكفاءه و الإحترام

ثالثـــــا : المعرفـــه :المعرفة ، والحفاظ عليها ، هي مصدر كبير للحكمة. تعلم ، واحصل على مزيد من المعرفة ، وإهتم بتعلم مهارات جديدةمن المدهش أنه يبدو أنه لا نهاية للتعلم , العلم يجري أسرع من التعلم. إذا كنت قادرة على أن تكون قابلا للتعلم في عملك كسكرتير سوف تصل الى الهدف أن تكون سكرتير تنفيذي. إقنع نفسك بفكره ''يمكننى ان افعل ذلك

هناك حاجة إلى مجموعة واسعة من الصفات والمهارات لتكون سكرتير تنفيذى ناجح: انها بالتأكيد ليست الوظيفة التى يستطيع الوافد حديثا يستطيع مباشرة أن يصبح سكرتير تنفيذى. لذلك فإن الخطوة الأولى هي الحصول على ما لا يقل عن عامين من الخبرة في مجال تعزيز وتحسين معلوماته فى اعمال السكرتارية و إجاده المهارات الأساسية. و بصراحة ، المؤهلات الأساسية في اللغة الإنجليزية والرياضيات وطريقة الملبس الجيدة و التعامل مع الهاتف و الزائرين بشكل صحيح من أساسيات العمل كسكرتير عادى و أهم للسكرتير التنفيذى بالاضافه لما ذكر أعلاه. القواعد اللغويه الصحيحه ، الإملاء واستخدام اللغة الانكليزية ضرورة لوسائل الإتصال المكتوبه ، سواء كان عن طريق البريد الإلكتروني أو العادي ، ولكن أيضا فى كتابه التقارير والمقترحات. كما يطلب العديد من السكرتاريه التنفيذيه تحمل بعض المسؤوليات المالية ، وبالتالي يجب أن يتم تدريبه على التعامل بالأرقام. مهارات الكمبيوتر, وليس فقط معالجة النصوص ولكن أيضا إدارة قواعد البيانات وجداول البيانات ، والبحث في الإنترنت ، وحتى في هذه الأيام يجب معرفه وسائل الاعلام الاجتماعية.

 

مهارات التواصل , بما ان السكرتير التنفيذى هو أول من يقابل الزائرين , فان اللباقة والدبلوماسية و القدره على التفاهم ضرورية لأن معظم المديرين مشغولين لذلك الاعتماد على السكرتاريه التنفيذيه تصبح مهمه جدا, خاصه التعامل مع المكالمات التليفونيه والتحضير لعقد الاجتماعات. قد يكون من الجيد أن السكرتير التنفيذى قادر على التعامل مع المواقف الطارئه من دون الحاجة إلى الرجوع إلى رئيسه و التعامل مع هذه المواقف بكياسة ، وفي تكتم واقتدار. كما إنهم في حاجة الى فهم مفصل لمنتجات الشركة وعملياتها حتى يجيب على أى سؤال يوجه له . وبالتالي لذلك يحتاج السكرتير التنفيذى إلى مستوى أعلى من التعليم إذا كان منتج المنشأه ذات تقنية عاليه أو عاليه التخصص

منصب السكريتار التنفيذي هو منصب يوجد في المستوى التنفيذي او التشغيلي من مستويات الادارة .

 

بطاقة الوصف الوظيفي:

1- الوصف لمتطلبات المنصب الوظيفي:

الاسم الكامل: سكريتار تنفيذي

النوع: تنفيذي

القسم: إداري

2- المسؤوليات الكبرى:

الرد على الهاتف

تسجيل الطلبيات

المهام:

تنظيم الاجتماعات

أعمال السكريتاريا اليومية وتهيئة الملفات.

دراسة الاحتياجات و البريد وغيرها من الاعمال المكتبية.

3- العلاقات الوظيفية:

علاقات افقية: تتمثل في التنسيق بين جميع الأقسام في نفس المستوى الإداري

علاقات عمودية: تكون مع المدير المشرف

4- وصف مواصفات المرشح:

التكوين على تكنولوجيا العمل الجديدة.

التجربة والتأهيل الجامعي في مجال إدارة الاعمال

 

 

السلام عليكم ورحمة الله...

اتفق تمام مع الاخت سهير والاخوه محمد وحمدن الله  فى اجابتهم  الموجزة كفيتى ووفيتى وماتركتولى شئ اقوله ماشاء الله ههههه ... جزاكم الله خيرا ... واحب ان اضيف الى ذلك حسب رايي  وخبرتى المتواضعين ان الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي يختلف حسب من شركة لشركة ولكن ذلك لا ينفي اشتراك جميعها فى المبادئ الاساسية المعروفة فى مجال الادارة والسكرتارية بصورة عامة .. وشكرا

تقبلو خالص تحياتى ..

بسم الله الرحمن الرحيم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

طبعا وكالعادة اجابتي تعبر عن وجهة نظري لا اكثر ولا اقل

السكرتير التنفيذي وبشكل مبسط ومختصر هو امين سر مدير القسم الذي يعمل به من حيث المحافظة على اسرار العمل والعاملين

وطبعا نعرف ان هذا التعريف ينطبق على كل سكرتير ولكن السكرتير التنفيذي يختلف او بمعنى اصح يتميز بأن له الصلاحيات الكامله من مديره بأن ينوب عنه احيانا في البت والتصرف في بعض الامور والقرارات الخاصه والتي من شأنها مواصلة عمل المنشأة والعاملين بها دون تأخيير سير العمل

واشكرك جدا على سؤالك المتميز

. الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير1 التخصص اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية.2 الثقافة أ الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية. ب الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.3 اللغة القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها. الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير1 التنظيم الإلمام بالنظم الإدارية.2 العلاقات القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.3 اللوائح والتعليمات الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها. أعمال السكرتير الاستقبال، التنظيم، الحفظ، التنسيق، السفر، تدوين الملاحظات، استلام وتسليم البريد، الرد على المكالمات الهاتفية. الاتصالات الهاتفية أهمية الاتصالات الهاتفية:1 السرعة في نقل المعلومات2 السرعة في انجاز الاعمال3 اعطاء المتكلم الفرصة لشرح وجهة نظره. قواعد الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي1 مكان الجهاز على الناحية اليسرى من المكتب،2 سماعة الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز3 الاحتفاظ باحدث الادلة والنماذج الهاتفية،4 المعرفة بكيفية اجراء المكالمات الداخلية والدولية5 المعرفة بكيفية تدوين الرسالة الهاتفية،6 عدم تشجيع الاصدقاء على الاتصال اثناء العمل ،7 معرفة اماكن تواجد الرئيس. آداب استخدام الهاتف عند طلب الاتصال بالغير1 التأكد من صحة الرقم المطلوب2 الايجاز في الحديث ،3 إنهاء المكالمة بطريقة طبيعية4 تعزيز الاتصال الهاتفي برسالة. آداب استخدام الهاتف أثناء الحديث1 التحدث بصورة مهذبة،2 التحدث في السماعة بهدوء ،3 الابتعاد عن الكلام المبالغ فيه ،4 عدم الغضب أثناء الحديث ،5 الإصغاء إلى المتكلم جداً ،6 عدم تناول الطعام والشراب اثناء الحديث ،7 الاعتذار عند اي تأخير ،8 إعادة السماعة بهدوء إلى مكانها الصحيح. ملاحظة: هناك قواعد اخرى خاصة عند الانشغال بمكالمتين في وقت واحد ومن الذي ينهي المكالمة أولاً المتصل ام المستقبل وكيفية معالجة المكالمة الطويلة,,, الخ. دور السكرتير في إعداد الرحلة للرئيس1 الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة،2 الاستفسار عن موعد السفروالعودة وإجراء الحجز،3 الاتصال بالفندق لحجز مكان المبيت،4 إعداد جدول خط سير الرحلة،5 اعداد المعلومات والبيانات اللازمة للرئيس،6 الاتصال بالاشخاص والفئات الذين سيتعامل معهم الرئيس،7 إعداد الترتيبات المالية اللازمة،8 تأجيل/ إلغاء أي مواعيد مجدولة نظراً للسفر،9 إعداد ملف كامل للرحلة. أعمال السكرتير أثناء غياب الرئيس1 التصرف في المسائل الروتينية،2 إعداد قائمة باسماء الزوار والمراجعين،3 اعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة اثناء غياب الرئيس،4الاتصال بالرئيس من وقت لآخر لإعلامه بالاحداث الهامة،5 إعداد ملفين لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته من السفر. ا ملف للمواضيع التي تم البت فيها. ب ملف المواضيع المؤجلة السكرتير بعد عودة الرئيس1 عرض الملفين السابقين ،2 مساعدة الرئيس في اعداد تقرير الرحلة،3 إعداد رسائل شكر لمن ساهم في انجاح الرحلة. تنظيم مقابلات الزوار1 السماح بالمقابلات الضرورية ،2 المقابلات بمواعيد محددة مسبقاً،3 عناية السكرتير بمكتبه وتجهيزه لراحة الزوار ،4 عدم الاعتماد على الذاكرة في تحديد المواعيد،5 استقبال الزائرقبل السماح له بمقابلة الرئيس،6 مراجعة مفكرة الرئيس يومياً،7 إعداد سجل للرئيس بمواعيده ومقابلاته،8 ضرورة إبلاغ الرئيس قبل دخول الزائر ،9 معرفة اماكن تواجد الرئيس باستمرار لتذكيره بالمواعيد. المهارات المكتبية للسكرتير1 فتح البريد،2 كتابة المراسلات،3 متابعة المراسلات الصادرة والواردة،4 التخلص من الأوراق الزائدة،5 استخدام آلة التصوير. أولا: فتح البريد: عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:1 تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،2 افتح البريد فور وصوله ،3 افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،4 تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،5 اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،6 وزع البريد على من يهمه الأمر. ثانياً: كتابة المراسلات يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف:1 جهز أوراقا لإعداد المراسلات،2 يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،3 يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،4 احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،5 يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية. ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له اسبابه فإذا قلنا: مازلنا بانتظار ردكم فكأننا نقول للعميل أنت مخطىء فقط,, علينا أن نعرف القارىء ان هذه هي رسالتنا الثانية دون إصدار حكم مسبق. ليس من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت. يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد. يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة. رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله. حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها. حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية,. هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها. أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة . خامساً: استخدام آلة تصوير المستندات توفير آلة التصوير للمستندات وحسن استخدامها من الأولويات الضرورية التي تعكس مهارات السكرتارية الناجحة.1 الألمام بمميزات آلة التصوير يساعد على استخدامها الاستخدام الامثل والقصوى في التصوير.2 الإلمام بكفاءة وقدرة آلة التصوير يمكن الاستيعاب لحجم وامكانية الكيفية القصوى في تصوير المستندات.3 المعرفة السطحية لعملية صيانة الآلة ضرورية في كسب الوقت وتوفير المال. تلخيص المقالات التعريف: هي عملية إظهار المقالات بصورة متميزة بأقل عدد من الكلمات مع عدم الإخلال بالمعنى الحقيقي للمقال. أهمية تلخيص المقالات:1 توفير وقت القارىء،2 تمكين الرئيس من التفرغ لمهامه الأخرى،3 إكساب الشخص القدرة على فهم المعاني بسرعة. الهدف من التلخيص:1 وضع المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة،2 إعطاء فكرة واضحة عن موضوع المقال،3 تجنب التكرار في الألفاظ والدقة في العبارات. طرق التلخيص : تتم عملية تلخيص المعاني والأفكار في كلمات قليلة ومختصرة1 التلخيص بالاختيار: وهو اخذ ماله أهمية،2 التلخيص بالتركيز: وهو ترك ما ليس له أهمية. الطريقة العلمية للتلخيص1 جمع البيانات.2 تصنيف البيانات والمعلومات،3 الربط بين المعلومات،4 وضع خطوط بالقلم الرصاص تحت الافكار والجمل الرئيسية,5 حذف كل ما يدل عن الفكرة الرئيسية،6 إعطاء معنى لهذه المعلومات يدل على مضمونها،7 تحليل النتائج،8 توزيع الموضوع الى فصول وابواب ،9 كتابة الأجزاء المختارة من جديد بربط متناسق في جمل صحيحة،10 كتابة المرجع هذا المختصر. المبادئ الأساسية1 عزز وحافظ على الاحترام.2 أنصت وتجاوب مع المشاعر.3 اطلب المساعدة لحل المشاكل اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير التنفيذي اولا - معالجة البريد :1- يستلم البريد اليومي .2- يفرز البريد اليومي .3- يعرض البريد على المدير .4- يوجه البريد حسب الاختصاص.5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .8- يسجل البريد الصادر.9- يحفظ صورة من البريد الصادر.10- يرسل البريد الصادر. ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير. ثالثا - اعداد المراسلات :1- يحرر المادة المكتوبة.2- يطبع المادة المحررة.3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل. رابعا - تنظيم الاجتماعات :1- يحجز قاعة الاجتماعات.2- يوجه الدعوة للمشاركين.3- يجهز قاعة الاجتماع.4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.5- يدون الملاحظات في الاجتماع .6- يعد محضر الاجتماع.7- يوزع محضر الاجتماع. خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :1- يسجل بيانات الزوار.2- يعرض الاجندة على المدير.3- يجهز البيانات المطلوبة. سادسا - استقبال زوار المدير العام :1- يستقبل الزوار.2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.3- يقوم باستقبال كبار الضيوف. سابعا - ترتيب السفريات:1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.3- يجهز ملف السفر.4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير. ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .2- يصنف المحفوظات .3- يرمز المحفوظات.4- يفهرس المحفوظات .5- يحفظ المحفوظات .6- يتلف المواد المحفوظة.7- يحضر الملفات عند الطلب. تاسعا - متابعة اعمال الادارة:1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه. عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:1- يومن المواد والمستلزمات.2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.5- يحضر المصروفات النثرية للادارة. حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.3- ينشى الجداول باستخدام Excel.4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي. ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:1- يستخدم جهاز الفاكس.2- يستخدم آلة التصوير.3- يستخدم فرامة الورق.4- يستخدم الماسح الضوئي.5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية. ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :1- يغير احبار الاجهزة .2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.3- يصلح الاعطال البسيطة.4- يبرمج الفاكس. رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.4- يتابع البرامج المتخصصة.5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم. خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل. سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة :1- يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.2- ينسق اجازات العاملين.3- يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة.4- ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين. الفصل الاول : المفهوم العام للسكرتارية ويتكون هذا الفصل من ستة ابواب رئيسية هي كالتالي :1- مفهوم السكرتارية2- التخصص والتميز3- مهام مكتبية هامة للسكرتير4- التعامل مع الآخرين5- التعامل مع الملفات والسجلات6- التخطيط اليومي

مصطلح ( سكرتارية ) تعريف للكلمة الإنجليزية Secretarial  ومعناها أمانة الأسرار أو حفظها ، ومن ثم فالكلمة العربية الفصحى لكلمة ( سكرتير ) Secretary  هي ( أمين أسرار) ، وفي الحياة العسكرية يطلق عليه كاتم أسرار ، والاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي ( السكرتارية ) أو ( الأمانة العامة ) .

•    ويطلق لفظ سكرتارية على الوحدة التنظيمية التابعة لمدري الإدارات ، وللرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوى هذه الوحدة جهازا بشريا يسند إليه بمهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيف المكتب ، وتنظيم حركة المعاملات الواردة والصادرة ، وأعداد المذكرات والخطابات والتقارير ، وإدارة عمليات الاتصال الشفهية والتحريرية ، ومقابلة الزائرين وتوجيههم ، وفتح الملفات وحفظ المعاملات والمستندات لاسترجاعها وقت الحاجة إليها .

باختصار السكرتير التنفدي يعتبر الذراع اليمين للمدير اي يجب ان يغطي جميع ثغرات او النقاط التي يقوم بها المدير وذلك كون المدير يكون دائما منشغل بامور كثيرة ويترب على شخص ما القيام بالتغطية والتواصل معه ومع الجميع . 

 

ما شاء الله لم اجد اجابة بعد اجابة الزملاء الاكثر من رائعة على السؤال المميز

دمتم بود

 

بإختصار شديد  رايح اعرفه لان  وجدث اكثر الاجابات  والمشاركات  على هذا السؤال وافية جدا    لذلك  رايح  اعبر  ان السكرتير التنفيذي  هو المتسبب  في  نجاح  جميع الاعمال  المكتبية  والتنظيم الجيد وإدارة الوقت بنجاح  لمجلس الادارة  بالمنشاة