ما هي المهام الوظيفية لمدير المخازن؟

هو مسؤول عن ادامة المخزون والمحافظة عليه  ضمن الحدود المطلوبه

وادارة المخزون ضمن الطرق الحديثة مع مراعات السلامة  العامه للعاملين والمخزون

ومتابعة التطورات في المؤسسة بالتنسيق مع الادارات الاخرى من اجل ديمومة المخزون

مدير المخازن مسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة نظام المخازن بالتضامن مع المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها و القرارات التى يتخذها مسئولية كاملة ويجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

1- منسقي المخازن

2- أمناء المخازن

3- عمال المخازن

- المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات - المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة - المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة - مسئول عن التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة - مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المخازن - تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب - مسئول عن تحديد الحدود المخزنية للأصناف وتكويد الأصناف - مسئول عن إصدار طلبات الشراء لإدارة المشتريات - المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بالمخازن مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط توكيد الجودة - مسئول عن إمساك السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وإصدار القرارات بكيفية التخزين - إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته - إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين الأداء المخزني - إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات - إصدار القرارات المناسبة لكيفية التخزين بما يتوافق مع طبيعة المخزونات - إجراء جرد دوري للمخازن كل ثلاث شهور ورفع نسخ منه لكل من المدير الإداري ، والمدير التنفيذي ، وممثل الإدارة لنظام الجودة - رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب - جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن - مدير المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

Warehouse managers are a vital part of the supply chain process.
They oversee the efficient receipt, storage, value-adding servicing and dispatch of a wide range of goods including food, clothing, healthcare products, manufacturing parts and household items.
To achieve this, they manage people, processes and systems.
They ensure productivity targets are met and oversee the maintenance of warehouse and labour management systems.
Warehouse managers may also be involved in operating automated storage and retrieval systems.
They ensure workplace health and safety requirements are met and take responsibility for the security of the building and stock.
In a large operation, warehouse managers manage teams of workers through the use of team leaders and supervisors and deal with personnel issues such as the recruitment, training and discipline of staff.
Specialist warehouses involve the storage of temperature-controlled products, such as food and pharmaceuticals, and the storage of hazardous materials.
Work activities depend on the size of the operation.
In large storage operations, managers have a more strategic role and deal with planning, coordinating, administration and general management issues, which include the day-to-day supervision of staff and overseeing work organised by team leaders (who then report to the manager).
In a small operation, a manager deals with more practical, 'hands-on' work.
Typical work activities include: liaising with customers, suppliers and transport companies; planning, coordinating and monitoring the receipt, order assembly and dispatch of goods; the efficient utilisation of space and mechanical handling equipment, ensuring quality, budgetary targets and environmental objectives are met; having a clear understanding of the company's policies and vision and how the warehouse contributes to these; coordinating the use of automated and computerised systems where utilised; responding to and dealing with customer communication by email and telephone; keeping stock control systems up to date and ensuring inventory accuracy; planning future capacity requirements; organising the recruitment and training of staff, as well as monitoring staff performance and progress; motivating, organising and encouraging teamwork within the workforce to ensure productivity targets are met or exceeded; producing regular reports and statistics on a daily, weekly and monthly basis; briefing team leaders on a daily basis; visiting customers to monitor the quality of service they are receiving; maintaining standards of health and safety, hygiene and security in the work environment, for example, ensuring that stock such as chemicals and food are stored safely; overseeing the planned maintenance of vehicles, machinery and equipment.

المهام الوظيفية لمدير المخازن : تختلف المهام الوظيفية لمدير المخازن باختلاف خجم  المنشأة فبينما يكون مسئولاً عن المخازن والتوريدات واللوجستيك فى المنشأت الصغيرة فانة يكون مسئولاً عن المخازن فقط فى المنشأـ الكبيرة لذلك دعنا نتحدث عن المهام الوظيفية الخاصة بادارة المخازن فقط والتى تبدأ اساساً من اختيار وتكوين وتدريب فريق العمل طبقاً لمهام واضحة لكل العمليات والتعاملات والتى يفضل ان تكون مدونة فى مانيوال واضح وخاص بنشاط المنشأة بحيث يتم تنفيذ كل العمليات من خلال ذلك المنيوال ورفع تقارير العمل والارصدة اليومية والمستندات من خلال المشرفين الية حتى يحصل على المعلومات اللازمة لعمل التقارير التى تحتاجها  الادارة العليا لاتخاذ القرارات وتكون المهمة الثانية متابعة وضع المخازن اليومى من ترتيب وتنظيم ورص وامن وسلامة بنفسة حيث ان التفاصيل الصغيرة من الممكن ان تكون نواة لمشاكل كبيرة بعد ذلك وتاتى المهمة الثالثة من خلال عمل شبكة اتصالات قوية داخل المنشأة مع باقى الادارات كالانتاج والتخطيط واللوجستيك والمشتريات حسب ظروف المنشأة لتوفير المساعدة اللوجستية لكافة الادارات المهمة الرابعة تتمثل فى وضع معدلات اداء وتقييم لكل شىء بداية من اداء العاملين الى حركة الاصناف والعمليات المختلفة ليتمكن من اتخاذ القرار المناسب فى الوقت المناسب 

السؤال :  ماهي المهام  الوظيفية لمدير المخازن ؟

الجواب :  مسؤوليات مدير المخازن  تتلخص  بمايلي :-

1-  الحفاظ على  المواد والموجودات  بحالتها وضمان عدم تعرضها لللتلف او الضياع او النقصان  او تغيير المواصفات وتوفير مكان  مناسب لها باستخدام  الوسائل المطلوبة والامكنه الخاصة بها حسب نظام  GMP  .

2-  معرفة مدة التخزين الزمنية للموجودات  تطول او تقصر حسب الحاجة لها وحسابها جيدا .

3-  يتم تخزين الموجودات  بمكان قريب للانظار  لتفادي المخاطر والاستلام والتخزين  تحت مبدأ  الاول فالاول  .ولابد ان يتم التخزين  باسلوب مناسب  من عمليات استلام وصرف ، وفحص ، وتوكيد ، مناولة ، تخطيط ، رقابة ..الخ

4-  على المسؤول الاداري  بناء  نظام المخازن  على  اسلوب مخزني سليم  مثل نظم المعلومات الحاسوبية للموجودات ، بطاقة الصنف ، الدفتر الخاص بالموجودات المعتمد ، ارشفة  يدوية  من فواتير وسندات وخلافة في غرفة خاصة ، للعوده للمعلومات اذا ما حصل مشاكل في النظام او اخرى لاسمح الله

5-  توفير البيانات الازمة  والمعدات وتدريب العمالة و ارسال تقارير 

6- الحفاظ  على السلامة العامة والامن والامان  للعمالة التي تحت امرتة و المخزن . بوسائل السلامة العامة

7-  جرد المخازن كل فترة  - جرد  شهري - ربعي  - سنوي    ( واظهاربيانات الارصدة  الراكدة )

8-  نظافة عامة ومتابعة وتفتيش ..

... الخ   يوسف  محمد حمدان ابوذوابة

 

1. توجيه ومتابعة  سير العمل في مخازن المواد، والتحقق من حسن تنفيذ نظم تخزين وتداول وصرف احتياجات المصانع و إدارات البيع وفقا للنظام المعتمد. 2. العمل على تطوير علاقات العمل مع الجهات الطالبة والتدخل لحل ما يعترض تعاملات المخازن التابعة مع المصانع ويتحقق من مقدرة المخازن على تلبية احتياجات الإنتاج والتوزيع . 3. وضع القواعد المناسبة لتنظيم وتحسين أساليب العمل في المخازن والإشراف على تنفيذها وتطويرها، ويشمل ذلك :

•   القيام بمراجعة تخطيط أماكن وأساليب التخزين والمناولة المناسبة لكل صنف من أصناف المخزون.
•  حسن أتباع أسلوب تسجيل ومراقبة حركة المخزون من إضافة وصرف واسترجاع  ( كروت الصرف ، الإدخالات ، الإخراج ).
•    مراعاة اعتبارات الأمن والسلامة ومتطلبات حماية البيئة في تخزين وتداول المواد.
•    تحديد وتوزيع واجبات ومسئوليات العاملين بالمخازن.

4. القيام بالتفتيش المستمر على المخازن التابعة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة، وعلاج معوقات العمل، وإعداد التقارير الدورية عن أعمال المخازن حسب النظام المعتمد. 5 -  التعاون مع إدارة الجودة وصحة إجراءات الرقابة على جودة الواردات. 6. التحقق من كفاية وحسن أداء معدات النقل والمناولة في المخازن، و توفير احتياجات صيانتها مع إدارة الصيانة المركزية أو الجهة المعنية . 7.  متابعة  أرصدة المخزون، والإشراف على إعداد البيانات اللازمة عن حركة أصناف المخزون لمراجعة خطط الشراء والتخلص من الرواكد . 8. العمل  على دعم وتطوير علاقات العمل مع إدارة الاحتياجات المركزية، و التحقق من توفير البيانات اللازمة لتخطيط وتنفيذ أعمال الشراء وتدبير احتياجات المصانع والمبيعات . 9.توجيه وتطوير وإدارة العاملين بالإدارة :

•   القيام  بتحديد احتياجات المخازن التابعة من القوى العاملة، ومتابعة إجراءات توفيرها بإشراف إدارة الموارد البشرية  .
•   القيام بتقييم أداء المرؤوسين المباشرين ، ووضع خطط التطوير الوظيفي لرفع مستويات أدائهم، ومراجعة واعتماد نتائج تقييم أداء باقي العاملين وخطط تطوير مستويات أدائهم.
•      القيام باقتراح الحوافز والمكافآت للعاملين بالإدارة وفقا للنظم المعتمدة .

هو مسؤل عن جميع عمليات المستودعات من استلام المواد وصرفها .

اعداد التقارير اليوميه  تحديثها في دفتر الاستاذ

مراقبة المخزون

تطبيق معاير السلامه

استخدام الامثل للمساحات التخزنيه

الصادر الاول يصرف اول

التخطيط

اكتشاف الاخطاء واصلاحها

 

مهام مدير المخازن تتخلص في اربع محاور:

1- التخطيط.2-التعليم.3-التنظيم .4-التوجيه .

كلا من هذه المحاور له تشعبات فعلي سبيل المثال وليس الحصر بالنسبة للمحور الاول التخطيط للتكويد اليدوي في حالة عدم وجود برامج مخزنية , التخطيط لمسك السجلات والدفاتر المخزنية وسهولة التواصل الي المعلومة المطلوبة في اسرع وقت ممكن , التخطيط للحد الادني للمخزون ,التخطيط للتخلص من الرواكد المخزنية والحفاظ علي مساحة المخزن , التخطيط للدورة المستندية للمخازن وتحديد النماذج التي يجب استخدامها في الإدارة العامة للمخازن طبقا لنشاط الكيان الاقتصادي ......الخ.

بخصوص المحور الثاني الخاص بالتعليم فعلي سبيل المثال ايضا وليس الحصر تعليم امناء المخازن كيفية استخدام الدفاتر واتباع الدورة المستندية بشكل صحيح , تعليم الادارات الاخري طرق التعاون مع إدارة المخازن , تعليم فريق العمل التحلي بالصبر , تعليم فريق العمل بامساك سجلات دفترية والكترونية ,تعليم فريق العمل كيفية استغلال المساحات وكيفية تقسيم المخزن سواء يدوي او عن طريق برنامج الاوتوكاد الهندسي .............الخ.

بخصوص المحور الثالث الا وهو التنظيم فبختصار المعلومة المنظمه اسرع وسيلة للاقناع .

بخصوص التوجية ايضا باختصار عبارة عن متابعة الوارد والمنصرف من والي المخازن الفرعية والرئيسية يوميا والتوجيه الي الطرق الصحيحة في حالة وجود اخطاء .

KPIS-تقارير الصيانة الشهرية -تقارير الارصدة الشهرية -تقارير التطوير الربع سنوية -قيمة المخزون السنوية 

ماهي المهام المشتركة بين النماذج الكمية و ترشيد القرارات في المخزون . ارجووكم الاجابة

 

 

هو مسؤل عن كل مايخص المخازن من وارد ومنصرف وتقييم مخزون وحد الطلب وادارة المخازن من جرد وتسويه ومتابعة العاملين تحت ادارتة من امناء وعمال وبث روح الفريق داخل المنظومه