برايك : لماذا نحتفظ بالارشيف الورقي في ظل تطور قواعد بيانات البرامج المحاسبية ؟

انا شخصيا من انصار الاحتفاظ بها و لمدد طويلة جدا لانها هي المعطيات الاساسية التي يعتمد عليها المحاسب  و اضا المدقق الداخلي او الخارجي و توجد اسباب تجعلنا نحتفظ بها منها 

@ انه لا قدر االله ان حدث اي شئ في برنامج المحاسبة او في قاعدة البيانات و تعطل البرنامج او تلاشت جميع المعلومات التي فيه لاي سبب فني قد يتعرض البرنامج لهاكر مثلا او قد تفسد قاعدة البيانات لخلل في البرنامج نفسه و احيانا لا تظهر عيوب البرنامج المحاسبي الا بعد مدة طويلة  جدا فلا قدر الله لو حدث ذلك الامر فمن اين لك بمعطيات تعتمد عليها ان لم يكن لديك ارشيف ورقي و شريطة ان يكون الارشيف الورقي ايضا مرتب و ز منظم بالشكل الذي يجعلك تعيد اثبات الامور علي البرنامج او برنامج اخر بالشكل الذي يحفظ لك  التسلسل التاريخي 

@ المراجعة سواء الداخلية او الخاريجة لابد و انها تقوم بعملية التدقيق الدقيق للامر المحاسبي و ذلك يتطلب مراجعة عن طريق مقارنة المثبت بالفعلي و المثبت هو الموجود علي البرنامج و الفعلي هو المستندات الفعلية الموجودة في الارشيف الورقي

@ في حالات الاختلاف الشديد مع بعض الجهات التي يتم التعامل معها احيانا يستلزم الامر الرجوع الي الارشيف الورقي للرجوع لصل السند و التاكد من امر ما 

@ في حالات الخلاف الشديد و التي يمكن ان تظهر اثناء تصفية الشركات بين المشاركين فيها فيكون لابد من ارشيف ورقي يعتبر مرجعية يتم اللجوء اليها لحل اي نزاع او تشكيك

@ باي منطق اوافق علي ان يقوم محاسب باثبات امور محاسبية في برنامج محاسبي  دون ان يحتفظ لي بارشيف ورقي يثبت صحة ما قام به ؟!!!!!!

@ و في حالات ا التلاعب باصول المنشاة يكون الارشيف الورقي عرضة للخطر من قبل الممتلاعبين لذا وجب ان يكون هناك كيفية محكمة يتم الاحتفاظ بها بالارشيف الورقي بعيدا عن اي يد فمثلا بعد الانتهاء من ميزانية العام يتم رفع الارشيف الورقي الخاص بالعام المالي الي مكان اخر بعيد عن يد المحاسب المسئول و بعيد ايضا عن ايدي المراجعة الداخلية فهذا الامريخص صاحب المنشاة او المساهمين و لا يخص المحاسب او المراجع الداخلي 

@ سمعت ان بعض المؤسسات تقوم بالاستغناء عن الارشيف الورقي كل خمس سنوات و لكنني شخصيا لست من مؤيدي تلك الفكرة لاننا في بعض الحالات مثل حالات وجود ورثة في المنشاة او حالات الشراكات قد يظهر مالاتحمد عقباه اثناء عمليات التصفية النهائية في حالة خروج شريك او وريث او في حالة تصفية المشروع بشكل عام  و قد تكون المشكلات عواقيها وخيمة و نظطر وقتها للاعتماد علي تقدير الامور و باي منطق الجا الي تقدير الامور و في يدي ما يساعدني علي الحسم الدقيق بدون تقدير 

@ ممتا سبق و اعمالا لمبدا الحيظة و الحذر و اعمالا لقانون الاحتمالات الذي يجعلك تتوقع اي احتمال و لا تتجاهل حدوثه حتي تكون مستعد لمواجهته في وقت حدوث ذلك الاحتمال لذا كان من المهم جدا الاحتفاظ بالارشيف الورقي و انا شخصيا اري انه يتم الاحتفاظ به طوال فترة نشاظ المشروع و خاصة فيما يخص حسابات الاصول و الحسابات الهامة جدا  مثل حقوق المليكة و خاصة مسحوبات الورثة او المساهيمن  و تلك يجب ان يحتفظ بها صاحب المنشاة بنفسه و يحتفظ المساهمون او الورثة بصور منها ان ارادو 

@ السؤال المحتمل من البعض / كيف يتم لي ان احتفظ بكل ذلك الارشيف و خاصة اذا كان لسنوات عدية قد تصل لعمرالمشروع او المنشاة و قد تصل الي الاستمرارية باستمرارية المنشاة

الاجابة / و الله  هو ده اللي عندنا ووضحنا ليك الاسباب عايز تحتفظ شوف الطريقة مش عايز تحتفظ انت حر

برغم تطور البرمجيات المساعدة فى اداء العمل والتكنلوجيا المرتبطة بالحواسيب الا ان المؤسسة لا تستطيع الاستغناء عن الارشيف الورقى للمستندات ولذلك لان هذه البرامج معرضة للفيروسات التى تعمل على فقدان البيانات وبالتالى يكون من الانسب وجود مستندات ورقية محفوظة

 نعم ذلك لأن الاصل في البيانات التقنية المدرجة فيى البرامج المحاسبية  هو الارشيف الورقي .

متفق مع كل ما سبق ..............

سيظل الارشيف الورقى الافضل فى رائيى  لانه  امن من اى تغييرات او تغييرات او وجود  وقت معين لاسترجاع المعلومات  ..لانه رغم التطور لابد من وجود تيار كهربائى وهذا يعتبر نقطه ضعف كما انه يتاخ لاى شخص ان يعدل فى البيانات والبرامج ولكن من الصعب تعديل او تغيير فى الورق 

لان قواعد بيانات البرامج المحاسبية عادة معرضة للتلف اكثر وخاصة في البلدان التي تعاني من مشكلة انقطاع التيار الكهربائي بكثرة وهذا اكبر سبب يؤدي الى انضراب قواعد البيانات في النظام المحاسبي.

اولا النسخة الالكترونية من الممكن ان يحدث لها تلف او تعديل في بعض الاحيان التي تكون غير مؤمنة جيدا.. لابد من الاحتفاظ بنسخة  ورقية للمحافظة علي البيانات عند طلبها من الجهات المعنية وايضا نسخة من القرارات التنفيذية الموقع عليها من الادارة العليا .. القدرة علي العمل ورقيا عند حدوث مشكلة في الاجهزة الالكترونية او انقطاع التيار في بعض الاحيان

يجب عدم الاعتماد فقط على الارشيف الورقى لانه الارشيف الورقىة معرض للضياع الورق

اتفق مع كل ما ذكر من الزملاء الافاضل