كيف استطيع ان اكون سكرتير تنفيذى ناجح؟

لكى تصبح سكرتير تنفيذى ناجح يجب ان تتوفر بعض الشروط الهامه . اولا: سمات شخصيه واهمها اﻻمانه والذكاء والسرية التامة و النظام وسرعة البديهه وايضا المظهر الحسن.ثانيا: القدرات بمعنى ان تكون مدرك طبيعة العمل جيدا وايضا عندك المام بجميع قوانين العمل التنظيمية الداخلية والخارجية بمعنى ان تكون على علم باللائحه الداخلية للشركة التى تعمل بها وايضا القوانين العامه التى تنظم العلاقه بين الشركة والسوق الخارجى ان كان التعامل مع افراد او شركات اخرى او حكومه.ثالثا: ان يكون لديك من القدرات على حل المشكلات العامة التى تحدث اثناء العمل والتى ﻻ تحتاج الى قرار مديرين او مجلس ادارة ..فيجب ان يكون لديك حسن تقدير لحجم المشكلة ان كانت من اختصاصك حلها او تصعيدها الى من هو صاحب قرار.رابعا: ان يكون لديك نظام متبع فى ادارة المكتب بمعنى سهولة الوصول الى الملفات الخاصه بك والتى يجب ان تحفظ بشكل منظم وسهل .خامسا: ان تصنع لنفسك شخصية مستقله داخل المنظومة وان تكون شخصية غامضه بمعنى انه يجب ان لا يستفيد منك اى من العاملين بالشركة باية معلومات سرية خاصة بالعمل او بشخص المدير .

اولا تتعرف علي قوانين العمل واللوائح ثانيا ترجمه القوانين الي اعمال ملموسه كمثال التواجد في العمل قبل بدء العمل  السؤال دائما عن الخطط المستقبليه القصيره منها والطويله والتذكير بها دوما الاحتفاظ بالاوامر الصادره والمنصرفه في اماكن امنه

 

انهاء المهام المكلفة بطريقة احترافية وبسرعة فائقة محاولة ايجاد الحلول قبل نقل المشاكل 

1- متابعة العمل بانتظام2-ترتيب الجدول اليومى للمدير3- متابعة كافة الاعمال الاداريه4- الالمام ببرامج الكمبيوتر5-الالمام باللغه الانجليزية والفرنسية6- حسن المظهر7- حسن الاخلاق8 - تحمل العمل تحت الضغوط الشديدة9 - العمل فترات اطول تزيد على ساعات يوميا

تعريف السكرتير التنفيذي

هو موظف في شركة يقوم بدعم السلطة التنفيذية، الرئيس التنفيذي، أو المدير، وله القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة في الوقت المناسب. وإدارة المكاتب بصورة شاملة من الألف الى الياء بسرية تامة وحضور الاجتماعات أو المؤتمرات بدلا عن السلطة التنفيذية في بعض الاحيان ان تطلب الأمر.

 

 

الوصف الوظيفي الدقيق لهذه الوظيفة

تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين

التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب

 جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات

اشعار المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.

 إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.

 التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن

 إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة

 ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه

 إعداد التقارير الإحصائية.

 إدارة جداول البيانات.

 استقبال الزوار وتحيتهم.

 إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص

تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.

 تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك

إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا

 التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها

 المساعدة في إعداد ميزانية المكتب

تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.

 تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.

 عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك

 التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها

تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها

 متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.

 استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.

توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص

 الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.

التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا

 العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر

 اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها

 

 

فإذا كنتَ أو كنتِ تقوم بهذه المهام على اكمل وجه اذن انت سكرتير تنفيذي ناجح جدا بل قيادي ناجح

 

 

عزيزي الفاصل 

سؤال ممتاز لكن يحبذا الاخوة الذين يسألون يطالعون الكتب الذي تتعلق بتخصصاتهم ووظائفهم سواء الحالية او المستقبلية  . على العموم  إن كلمة سكرتير هي كلمة عربية بمعنى (امين الاسرار)  وفي الانجليزية مأخوذة من كلمة  سيكرت   بنفس المعنى (خازن الاسرار) فا وظيفة السكرتارية ليست سهلة كما تتوقعون فهي تأخذ وقتك كامل لأنك تتحمل اكبر قدر ممكن من المهامات  والمسؤوليات التابعة لصاحب المنشئة  وفي النهية يعتمد على نوع العمل فيوجد سكرتير رئيس وسكرتير عام وسكرتير تنفيذي ولها تفاصيل عدة. وهناك ثلاث سمات يجب ان يتسم بها السكرتير السمات الشخصية وهي عدة والقوة العلمية والقوى العملية. 

 

 

يجب توافر بعض السمات الشخصية التى لاغنى عنها فى السكرتير الناجح حسن المظهر واللباقة والتواصل مع العاملين وفهم طبيعة شخصية المدير و الامانة والسرية التامة ومراعاة شعور العاملين بان سكرتير المدير او السكرتير التنفيذى ليس افضل منهم ولا عين عليهم ولكنه مثله مثلهم مع الوضع فى الاعتبار اليقظة والاهتمام بتنسيق المواعيد مع المهارات التى لاغنى عنها كمهارات الحاسب الالى وبخاصة الورد والاكسيل وفى بعض الاحيان الباور بوينت مع ضرورة الالمام باللغة الاجليزية مع وجود الشخصية القيادية التى تعى جيدا الوقت الذى يجب ان اكون كبقية العاملين او كقائد لبقية العاملين

يتم ذلك بترتيب جدول عمل يومي ومتابعة المكالمات والمعاملات الواردة والإجابة  عن استفسارات الواردة وخصوصاً في عملية التواصل والإتصال الفعال لكل مايرد للمكتب اضافة الى ترتيب ملفاتي على الجهاز وخطاباتي 

اجاده النسخ علي الكمبيوتر والاله الكاتبه

ان اكون مبتسم دائما

المحافظه علي السريه والامانه والملبس الجيد وحسن التعامل مع العملاء والزائرين

معرفه القواعد اللغويه الصحيحه وخاصه اللغه النجليزيه

 

متابعة العمل ، الترتيب والتنظيم، الاهتمام بالمظر وحسن الخلق، تنظيم المواعيد والاجتماعات والسيمينارات ، ترتيب مهام العمل والعمل علي انجازها قبل الموعد المحدد، الاهتمام بايجاد افكار واساليب جديدة تخدم شركتي، الدقة والامانة والسرية، تنظيم المواعيد ،

الدقة والمتابعة ومهارات التحرير والتواصل, تعتبر من أهم ركائز السكرتير التنفيذي الناجح بغض النظر عن مسلمات الأمور كالأمانة وحفظ الأسرار وغيرها.

في بعض الشركات قد تكون مهارات البحث والحجوزات والتقارير وتعدد اللغات من ضمن مهام السكرتير.