لماذا يهدف النظام المحاسبي؟

يهدف النظام المحاسبيي الموحد للفنادق الذي نشره اتحاد الفنادق الامريكي إلى تبويب مصادر الايرادات والمصاريف وتوزيعها بالنسبة لاقسام الفندق عن طريق تقسيم حسابات التشغيل إلى ثلاثة اقسام كمايلي :

القسم الاول :

1. إيرادات الغرف

2. إيرادات الاغذية

3. إيرادات المشروبات

4. إيرادات التلفونات

5. إيرادات مكان انتظار السيارات

6. إيرادات الإيجار

7. إيرادات اقسام الانتاجية أخرى المغسلة ومركز رجال الاعمال

القسم الثاني :المصروفات

1. مصروفات الغرف

2. مصروفات الاغذية والمشروبات

3. مصروفات التلفونات

4. مصروفات قسم الموارد البشرية

5. مصروفات الحجوزات

6. مصروفات الادارية والعمومية

7. مصروفات الاعلان والتسويق

8. مصروفات الصيانة

9. مصروفات القوى المحركة والانارة

. العمولات لشركات السياحة

. مصروفات أخرى متنوعة

القسم الثالث:

o الضرائب العقارية

o التامين ضد الحريق

o اهتلاك الأصول الثابتة

الدفاتر والسجلات الفندقية

1- سجل الحجز : يعتبر هذا السجل من السجلات المعلوماتية حيث يزودنا بمعلومات عن الغرف المحجوزة والغرف غير المحجوزة ومدة الحجز واسماء العملاء الذين تم حجز الغرف باسمهم.

2- سجل الوصول والمغادرة : هذا السجل مهم جداً لانه يعتبر احدى طرق الرقابة على الايرادات المالية للغرف المحجوزة في الفندق ، بالاضافة الى تزويدنا بمعلومات عن اسماء المقيمين في الغرف وعددهم وغيرها من المعلومات المهمة.

3- دفتر استاذ النزلاء اليومي : يعتبر هذا الدفتر من اهم الدفاتر المحاسبية في قطاع الفنادق ، لانه يبين كافة الالتزامات المترتبة على النزلاء نتيجة الخدمات المقدمة لهم اضافة الى اجرة الغرفة ، وكل هذا يظهر في الجانب المدين من الدفتر ، اما الجانب الدائن فيظهر جميع المبالغ التي قام النزلاء بتسديدها ، ويعتبر ايضاً من السجلات الاحصائية من حيث نوعية الخدمة المقدمة للنزلاء وحجمها ....الخ.

4- دفتر ملخص العمليات اليومي : هذا الدفتر يتضمن ملخص العمليات اليومية والمقيدة في دفتر استاذ النزلاء اليومي ، والهدف منه معرفة كل ما يتعلق بايرادات الفندق والديون المستحقة على النزلاء وغيرها من الامور المهمة ، واجمالي العمليات في هذا الدفتر يتم تثبيتها في دفتر اليومية العامة ليتم ترحيلها الى الحسابات المعنية في دفتر الاستاذ المساعد ومنه الى دفتر الاستاذ العام.

5- دفتر اليومية العامة : يتم التسجيل فيه لكافة العمليات التي ليس لها دفاتر خاصة.

6- دفتر يومية المشتريات : يتعلق هذا الدفتر بالمشتريات على الحساب ( الآجلة ) ، وفي نهاية كل يوم يتم عمل قيد اجمالي في دفتر اليومية العامة كما يلي :

من حـ / المشتريات

الى حـ / اجمالي الدائنين

ومن ثم يتم ترحيل القيد الى الحسابات الخاصة في دفتر الاستاذ العام ، وكذلك دفتر الاستاذ المساعد للدائنين لاثبات الالتزام اتجاههم.

7- دفتر يومية النقدية : يتم تسجيل كافة المقبوضات والمدفوعات فيه.

8- دفتر يومية صندوق المصروفات النثرية : لا يختلف عن دفاتر اي مؤسسة تجارية اخرى.

9- دفتر الاستاذ المساعد – المدينين : يقيد فيه المبالغ غير المدفوعة من النزلاء بحيث يتم فتح صفحة لكل نزيل.

- دفتر الاستاذ المساعد – الدائنين : يتم قيد كل الالتزامات اتجاه الموردين ، كل مورد له صفحة خاصة.

- دفتر الاستاذ العام : يتم ترحيل كافة القيود اليومية العامة اليه.

القوائم المالية الفندقية

هناك عدة قوائم مالية للفنادق وتم تقسيمها كما يلي :

1- قوائم الدخل المختلفة : تنقسم الى ما يلي :

• قائمة الدخل لقسم استغلال الغرف : الايرادات لهذه القائمة هي ايرادات مبيعات الغرف مطروح منها اي خصومات ممنوحة للنزلاء واي ايرادات اخرى مثل الصالات العامة المستخدمة لاغراض المؤتمرات وغيرها من الامور.

اما النفقات فتشمل المباشرة وغير المباشرة مثل الرواتب لموظفي القسم واجور العمال وتكاليف التنظيف للغرف وكل ما يتعلق بالغرف والعاملين.

• قائمة الدخل لقسم المطعم والمشروبات : نفس ما جاء في قسم استغلال الغرف ولكن بما يتعلق بقسم المطعم والماكولات.

• قائمة الدخل لقسم التلفونات والفاكس.

• قائمة الدخل لقسم المغسلة.

• قائمة الدخل للاقسام الانتاجية الاخرى.

2- قائمة الدخل الشاملة والميزانية العمومية